Planejar um único local para eventos já é bastante complexo. Mas quando o evento acontece em vários locais ou você é responsável por um espaço que sediará diferentes tipos de eventos, os desafios se multiplicam rapidamente.
Para os organizadores, isso muitas vezes significa lidar com planilhas intermináveis e arquivos dispersos, fazer visitas repetidas ao local que consomem os orçamentos e coordenar com as partes interessadas que podem estar trabalhando em versões diferentes do plano. A falta de comunicação é comum, os riscos aumentam e as equipes enfrentam dificuldades para organizar tudo a tempo.
É por isso que OnePlan foi criada para simplificar o planejamento de múltiplos locais. Seja para coordenar um festival que abrange toda a cidade, um mercado que abrange diferentes cidades, uma corrida de ciclismo de várias etapas ou o maior evento esportivo do mundo, nossa plataforma oferece as ferramentas para planejar cada local em um só lugar centralizado.
Aqui estão 5 razões OnePlan software de planejamento de eventos foi criado para planejamento de eventos em vários locais.
1. Planejamento centralizado em todos os locais
Um dos maiores desafios no planejamento multisite é manter todos os membros da equipe e partes interessadas alinhados. OnePlan, todos os locais se reúnem em uma única plataforma, para que todos estejam sempre trabalhando com a mesma versão dos planos.
Um bom exemplo são os mercados de promoções de LSD no Reino Unido, que acontecem em diversas cidades ao longo do ano. Usando OnePlan, eles gerenciam layouts, infraestrutura e operações em uma ampla variedade de eventos: desde o acendimento das luzes de Natal e festivais de comida e bebida até feiras de outono, mercados de artesanato e celebrações sazonais como mercados de Natal e Halloween. Seus escritórios abrangem todo o Reino Unido, incluindo Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon e muitos outros.
Ao planejar todos esses eventos em OnePlan, os organizadores mantêm todos os detalhes centralizados e precisos. Seja planejando estandes, alocando infraestrutura ou coordenando parceiros locais, todos os planos ficam em um só lugar – dando à equipe a flexibilidade de realizar dezenas de mercados e festivais exclusivos sem nunca perder de vista o panorama geral.
Em uma escala maior, os Jogos Olímpicos e Paralímpicos de Paris 2024 usava OnePlan para planejar todos os 49 locais. Em todo o Comitê Organizador, 46 unidades de negócios diferentes puderam colaborar diretamente na plataforma, trabalhando juntas em tudo, desde áreas de aglomeração até o posicionamento da infraestrutura.
Não se tratava apenas de estádios e arenas permanentes. Paris 2024 também incluiu locais temporários e centros de eventos como a Place de la Concorde, que sediou breakdance, BMX estilo livre, skate e basquete 3x3.
“É fácil alternar entre diferentes esportes, diferentes campos de jogo, para diferentes sessões em diferentes estados, tudo com o toque de um botão. Essa flexibilidade é vital para eventos multiesportivos.”
Planejando vários esportes dentro do mesmo local, camadas adicionais de complexidade – cada uma com suas próprias necessidades de infraestrutura, fluxos de espectadores e considerações de segurança. OnePlan permitiu que as equipes gerenciassem todas essas variações em um único plano centralizado, garantindo que os locais temporários e multiuso fossem tão detalhados e precisos quanto os estádios maiores.
Ao gerenciar tudo em um só lugar, o Paris 2024 alcançou uma economia de tempo de até 80% em comparação aos métodos tradicionais. Mais importante ainda, deu a todas as partes interessadas a confiança de que os planos com os quais estavam trabalhando eram precisos e atualizados, reduzindo drasticamente o risco de erros.
2. Economize tempo e dinheiro com menos visitas ao site
Eventos com vários locais geralmente exigem longos dias de viagem apenas para verificar layouts ou atualizar mapas. Esse tempo aumenta rapidamente – mas com OnePlan, os organizadores podem reduzir significativamente as visitas ao local e ainda planejar com confiança.
O Tour da Grã-Bretanha e o Tour Feminino são bons exemplos. Essas corridas abrangem mais de 1,300 quilômetros, cruzando dezenas de cidades, com centenas de funcionários e voluntários para coordenar. Antes OnePlanAs visitas ao local eram frequentes e demoradas. Agora, os organizadores reduziram as visitas ao local em 75%, economizando cerca de 300 horas de planejamento por ano.
Essa eficiência proporcionou um retorno triplo sobre o investimento, com economias anuais de custos de € 8 a € 10 mil. Além da economia financeira, também significou a redução de 2.2 toneladas de emissões de CO₂ – provando que um planejamento mais inteligente também pode ser mais sustentável.
3. Ferramentas adaptadas ao seu esporte ou setor
Não há dois eventos iguais, e eventos com vários locais geralmente têm requisitos muito específicos dependendo da atividade. OnePlan inclui as ferramentas exatas que os organizadores precisam para seu setor.
Para Triatlo mundial, isso tem sido essencial. O federação utiliza OnePlan para planejar seus eventos internacionais de triatlo, que exigem layouts detalhados para rotas de natação, ciclismo e corrida, bem como zonas de segurança, barreiras e distribuição de voluntários.
Ao planejar diretamente na plataforma, os organizadores garantem que todos os detalhes sejam considerados e que todos os stakeholders possam visualizar as mesmas rotas e áreas operacionais. Esse nível de precisão gera confiança e garante uma entrega de eventos mais tranquila em todos os locais.
Não há dois eventos iguais, e eventos multi-site geralmente têm requisitos muito específicos dependendo do esporte ou atividade. OnePlan pode ser personalizado para incluir as ferramentas exatas que os organizadores precisam para seu setor.
4. Melhor colaboração entre as partes interessadas
Eventos de grande porte e multilocal envolvem uma ampla gama de parceiros: prefeituras, equipes de segurança, fornecedores e voluntários, para citar apenas alguns. Com tantas pessoas contribuindo para o processo de planejamento, a falta de comunicação pode facilmente inviabilizar até mesmo os planos mais bem elaborados.
Isso e onde OnePlan para sua equipe entra em cena. Este pacote permite que organizadores colaborem em tempo real, com várias pessoas editando o mesmo plano de evento juntas. As equipes podem atribuir diferentes níveis de permissão – para que membros, administradores e proprietários tenham o acesso correto – e tornar as alterações instantaneamente visíveis para todos os envolvidos.
Os organizadores também podem compartilhar links somente para visualização com as partes interessadas que não precisam de direitos de edição, enquanto fornecedores e parceiros podem ser convidados a participar do plano para implementar a infraestrutura diretamente. Cada atualização é capturada no mesmo espaço de trabalho central, eliminando o risco de trabalhar com versões desatualizadas ou lidar com arquivos conflitantes.
O resultado é uma colaboração perfeita em todos os locais. As equipes trabalham com mais eficiência, as partes interessadas permanecem alinhadas e os fornecedores têm a confiança de que estão trabalhando com planos precisos e atualizados. Para eventos de grande porte com muitas partes móveis, esse nível de colaboração é o que transforma o planejamento de um processo fragmentado em uma operação unificada e transparente.
5. Reduza o risco com precisão centimétrica
Ao planejar em vários locais, os riscos são maiores: desde fluxos de pessoas mal avaliados até riscos de segurança ou erros de aquisição. OnePlan ajuda os organizadores a mitigar esses riscos por meio de suas ferramentas de mapeamento GIS com precisão centimétrica.
Em Paris 2024, essa precisão foi vital. Da disposição dos assentos à logística de transporte e às medidas de segurança do público, a precisão centimétrica garantiu que cada objeto – de barreiras a bicicletários – fosse colocado exatamente onde precisava estar.
A mesma precisão é igualmente importante para eventos de estrada como o Tour da Grã-Bretanha. Traçar mais de 1,300 quilômetros de corrida exige mais do que apenas mapear o percurso. Os organizadores devem projetar zonas seguras para espectadores, fechamentos de estradas, posições de fiscais e áreas de equipe ao longo do percurso. Ao usar OnePlan, eles podem planejar cada etapa com precisão, garantindo que o fluxo de pessoas seja gerenciado, os riscos sejam reduzidos e que mudanças de última hora possam ser atualizadas rapidamente para que todos vejam.
Seja um megaevento multi-local, um festival em toda a cidade, uma série de mercados regionais ou um triatlo multidisciplinar, OnePlanO mapeamento de precisão da torna a redução de riscos uma parte integrante do processo de planejamento.
Construído para todos os eventos, em todos os lugares
Quer o seu evento se estenda por várias cidades ou o seu local precise hospedar um calendário diversificado de eventos, OnePlan foi projetado para tornar o planejamento mais simples, rápido e colaborativo. Dos maiores eventos esportivos do mundo a excursões regionais, festivais por toda a cidade e mercados locais, os organizadores já estão economizando tempo, cortando custos e reduzindo riscos com nossa plataforma.
Comece a planejar seus eventos em vários locais com mais eficiência, com até 50 objetos por evento incluídos no seu plano gratuito.
