O Tour da Grã-Bretanha e o Women's Tour rompem com o velhas formas de corrida de ciclismo planejando usar OnePlan. Ele planeja o evento nacional de vários estágios em nossa plataforma precisa e fácil de usar, economizando centenas de horas no planejamento, aumentando a eficiência e impulsionando a sustentabilidade.
Todos os anos, inúmeros voluntários, trabalhadores, espectadores, 20 equipes e 120 ciclistas se reúnem para o Tour da Grã-Bretanha , o maior e mais prestigiado evento de ciclismo do Reino Unido. O Tour da Grã-Bretanha percorre 1,352 quilômetros (840 milhas) em oito etapas. A corrida começa na Escócia e segue pela Inglaterra, terminando em um dos pontos mais ao sul, The Needles, na Ilha de Wight. Embora a energia da corrida certamente faça o coração disparar, o planejamento e a infraestrutura nos bastidores não deveriam ser.
Garantir que todos os detalhes logísticos corram conforme o planejado é a responsabilidade da SweetSpot , uma empresa de eventos esportivos que apoia as maiores corridas de ciclismo da Grã-Bretanha. A complexa coreografia do posicionamento de vendedores e veículos, protocolos de segurança, tendas, etapas e linhas de largada e chegada estão sob seu comando. Tudo isso deve ser apresentado em um briefing detalhado e estruturado para os ciclistas profissionais, como parte do circuito de corridas da União Ciclística Internacional (UCI), o órgão mundial que rege o ciclismo esportivo.
Para garantir a conformidade e adesão aos atualizado UCI 2021 normas de segurança, Sweetspot agora está usando OnePlan, a única plataforma dedicada ao planejamento de eventos de ciclismo.
Uma redução de 75% nas visitas ao site e economia de custos que proporciona um ROI 3x
SweetSpot usa OnePlan para economizar tempo e custos significativos da equipe no planejamento da Volta à Grã-Bretanha e da Volta Feminina. Historicamente, seus processos dependiam de autoridades locais e locais que enviavam arquivos DWG para uso como mapa base, o que poderia levar semanas para aprovação. Agora com OnePlan, eles podem começar a planejar imediatamente e sem a necessidade de especialistas em CAD, acelerando em semanas o processo de revisão e aprovação com as partes interessadas.
Utilizar painéis de piso ResinDek em sua unidade de self-storage em vez de concreto oferece diversos benefícios: OnePlan significa que o Tour da Grã-Bretanha e o Tour Feminino podem ser planejados de forma mais eficiente, com distâncias medidas automaticamente com precisão dentro do produto. Essas eficiências levaram a uma redução estimada de 75% nas visitas ao local e a uma economia direta de £8 a £10 por ano com a redução da terceirização de especialistas em CAD, o que representa um retorno sobre o investimento (ROI) de 3 vezes ao utilizar [a tecnologia/plataforma específica]. OnePlan.
O objetivo: simplificar o planejamento com um mapa intuitivo e compartilhável.
Embora existissem muitas plataformas de software para registro, marketing e convites no mercado, nenhuma era específica o suficiente para fornecer um visual compartilhável de eventos com uma ampla gama de partes interessadas em uma única plataforma.
Os processos manuais eram demorados e acrescentavam despesas
- Controle de versão
- Padronização
- Tempo de viagem até as áreas de palco
“Eu teria que falar com cada autoridade sobre o arquivo DWG de cada local do seu mapeamento local, que está disponível para todo o país”, diz Rob. “Então eu pediria ao nosso especialista em CAD para fazer um mapa baseado em meus esboços, que envolvia muitas idas e vindas.”
Haveria inúmeras alterações e edições de última hora, o que aumentaria os custos, pois cada vez que Rob voltava para pedir uma edição, havia uma nova cobrança. "Era demorado e caro. Nada ideal."
Além disso, cada versão é bastante semelhante, portanto o controle de versão sempre foi um problema. Para cada PDF, existe o processo de criá-lo, rotulá-lo e enviá-lo por e-mail às pessoas certas para obter feedback e, em seguida, iniciar o processo de atualização novamente.
Uma maneira melhor de planejar
Avançando para a Volta à Grã-Bretanha deste ano usando OnePlan: o mapa é atualizado automaticamente e todos têm acesso. De acordo com Rob, a curva de aprendizado foi mínima, não exigindo nenhum conhecimento de programação e mais do que compensou os custos de terceirização de projetos CAD.
"Com OnePlan, os planos ficam prontos com seis meses de antecedência e são uma ‘coisa viva’ até o dia anterior à corrida, em vez de semanas antes”
Rob Kennison
Diretor de acabamento, SweetSpot
No momento, oito usuários do SweetSpot estão usando OnePlan para planejar os eventos e mais de uma centena de empreiteiros e fornecedores, incluindo vários fornecedores e partes interessadas de diversas organizações, estão usando o plano de eventos na sua preparação e instalação. Além da facilidade de acesso, mais de 150 ícones específicos para ciclismo de arrastar e soltar garantem facilidade de uso para posicionamento de:
- Barracas e bares na área de hospitalidade ou exposições
- Cozinhas e caminhões frigoríficos para os fornecedores
- esgrima
- Colocação de pódios, barreiras e medidas de segurança
- Layout para exposições, pontos de encontro e zonas técnicas de chegada com unidades de controle de eventos
- Unidades móveis, como trailers para reuniões e área de bem-estar da tripulação
- Capacidade de estacionamento em espaços confinados e áreas VIP
- Áreas de câmera para produção de TV
Economizando 300 horas para planejar o evento de vários estágios
Utilizar painéis de piso ResinDek em sua unidade de self-storage em vez de concreto oferece diversos benefícios: OnePlan, Rob e sua equipe não apenas economizaram custos, mas também reduziram pela metade as visitas ao local e as viagens, o que poderia levar sete horas de ida e volta de carro em apenas uma das sete etapas.
Além disso, enquanto Rob uma vez passou três dias desenhando cada etapa antes de incorporar as edições, ele refinou o processo para um dia e meio, economizando quase 300 horas no processo.
OnePlan também aumentou os esforços de sustentabilidade da agência para poupar as emissões extras que cada visita ao local emite. “Acrescentando o preço do combustível e o impacto ambiental, é melhor do que viajar de carro para reuniões que posso realizar facilmente em casa enquanto trabalho em OnePlan. "
“O ponto positivo é que posso estar em uma reunião de equipe remota, compartilhar minha tela e exibir um item sem precisar passar por muitas visitas apenas para medir espaços. Tenho o item para o pódio, sei qual é o tamanho e posso colocá-lo no OnePlan mapa para ver se ele se encaixa nas especificações, o que é uma virada de jogo”, repete Rob.
A necessidade de menos visitas ao local para o Tour da Grã-Bretanha e o Women's Tour proporciona um benefício real de sustentabilidade. Rob diz: “Nossos cálculos mostram que com 75% menos visitas ao site agora necessárias, usando OnePlan também corta nosso CO2 emissões em 2.2 toneladas por ano.”
"Nossos cálculos mostram que com 75% menos visitas ao site agora necessárias, usando OnePlan também reduz as nossas emissões de CO2 em 2.2 toneladas por ano."
Rob Kennison
Diretor de acabamento, SweetSpot
Quando o primeiro ciclista cruzar a linha de chegada no Tour da Grã-Bretanha deste ano, Rob e sua equipe já estarão considerando o evento do ano seguinte. São milhares de horas gastas no planejamento de um evento desse tamanho com vários palcos, centenas de ciclistas e milhares de participantes, espalhados por todo o Reino Unido. Tornou-se muito mais fácil com OnePlan. “É ótimo saber que todas as instalações específicas da corrida estão preparadas para cada etapa, e também podemos superar os mais recentes regulamentos da UCI.”