Modelo gratuito de planejamento de eventos por planejadores de eventos profissionais
Um modelo de planejamento de eventos preciso e fácil de usar em Excel, Word e PDF
Criado por planejadores de eventos experientes, o OnePlan O modelo de planejamento de eventos é uma lista de verificação abrangente de planejamento de eventos com dicas úteis e um guia passo a passo para planejar e executar seus eventos. Baixe este guia gratuito sobre planejamento de eventos, que aborda os fundamentos do gerenciamento de um evento.
Baixe seu modelo gratuito de planejamento de eventos
O que há no modelo de planejamento de eventos?
- Lista de verificação de licença e licenciamento
- Dicas de gerenciamento de sites
- Conhecimento em gerenciamento de multidões
- Mantendo seu evento seguro
- Ajuda os planejadores de eventos a identificar marcos do evento
- Atribua tarefas e marcos aos departamentos de eventos
- Inclui cronogramas, cronogramas, agendas e exemplos
- Personalize a planilha de acordo com as necessidades do seu evento
Como acessar OnePlanDocumento de planejamento de eventos:
Registe-se para OnePlan gratuitamente em segundos (sem necessidade de detalhes de pagamento) e então:
- No canto superior esquerdo do seu painel, clique em 'Modelos'
- Clique no 'Formulário de gerenciamento de eventos'para baixá-lo!
"Nós amamos OnePlan! Isso nos ajudou a identificar uma maneira completamente diferente de usar nosso site e a maneira mais eficiente de obter capacidade total.”
Amy Bertaut
Festival Folclórico de Shrewsbury
Etapa 1 em sua lista de verificação do evento:
Preencha a visão geral do seu evento
Insira os detalhes essenciais do seu evento no modelo de planejamento. Isso inclui o nome da sua organização, o nome do evento, local, data e principais informações de contato. Esta seção é a espinha dorsal do seu processo de planejamento, fornecendo uma visão clara dos detalhes fundamentais do evento.
- Quais são as metas e objetivos do seu evento
- Quem está hospedando o evento
- Onde e quando o evento acontecerá
- Quem são os principais interessados, ou seja, as principais pessoas envolvidas no evento que devem ser mantidas atualizadas com certos ou todos os detalhes
Etapa 2: Empreiteiros e Serviços de Emergência
Liste os principais empreiteiros para serviços como alimentos e bebidas, eletricidade temporária e infraestrutura. Não se esqueça de incluir contatos essenciais de serviços de emergência em seu modelo de planejamento de eventos, incluindo bombeiros, polícia e suporte médico. Esta preparação é crucial para enfrentar quaisquer situações inesperadas durante o evento.
Etapa 3: Criando a programação do evento
A programação do evento é uma parte fundamental de qualquer plano de evento, pois fornece uma visão geral das tarefas a serem realizadas antes do evento, no dia do evento e após o evento. Ele fornece informações sobre quem está designado para cada tarefa. Utilize a grade anexa. Certifique-se de incluir o máximo de detalhes possível e divulgar o cronograma a todos os funcionários, fornecedores e partes interessadas.
Passo 4: Defina seu público e garanta acessibilidade para todos
Defina o perfil do seu público e considere suas necessidades, incluindo quaisquer requisitos de acessibilidade. Tornar o seu evento inclusivo não só atende aos requisitos legais, mas também acolhe um público mais amplo, enriquecendo a experiência do evento para todos.
Etapa 5: crie um plano de site
Crie um plano detalhado do local usando OnePlan, marcando tudo, desde estruturas temporárias e saídas de emergência até sanitários e locais de gestão de resíduos. Um plano de local bem elaborado é crucial para o bom funcionamento e o conforto dos participantes.
Passo 6: Gerir o saneamento e a gestão de resíduos
Use o guia do modelo de planejamento de eventos para garantir que você tenha banheiros adequados com base no comparecimento esperado e crie estratégias para coleta e reciclagem eficiente de resíduos para manter seu evento ecologicamente correto.
Passo 7: Crie um plano de gestão de ruído
Certifique-se de que seu evento tenha um plano de comunicação com os residentes próximos e cumpra os regulamentos locais. Considere contratar um engenheiro de som para eventos maiores para manter os níveis de volume adequados. Um plano claro para minimizar o impacto do ruído, incluindo monitoramento e ajuste do som conforme necessário, manterá satisfeitos os participantes e a comunidade local.
Etapa 8: Planejando a força de trabalho do seu evento
Desde funcionários qualificados que supervisionam vários aspectos do evento até comissários dedicados que gerenciam multidões e segurança profissional garantindo a segurança, cada função desempenha um papel importante. Certifique-se de que sua equipe esteja bem informada sobre suas funções e tenha acesso à planta do local. A formação adequada e as orientações claras irão capacitá-los a lidar com as situações de forma eficiente, contribuindo para uma experiência segura e agradável para todos os envolvidos.
Etapa 9: Crie um plano de gerenciamento de tráfego e multidão para o seu evento
Planeje como você gerenciará a capacidade e o tráfego do evento, garantindo uma movimentação segura e eficiente dos participantes. Considere as rotas de circulação pública e as políticas de veículos, especialmente em caso de emergências.
Passo 10: Planejando um evento seguro
Seu evento deve ser um espaço seguro para todos. Isto inclui medidas de segurança contra incêndio, planos de evacuação e políticas para crianças perdidas. Use o modelo de evento para criar um plano e uma lista de verificação para cada uma dessas possibilidades. Esteja sempre preparado para condições climáticas adversas e tenha uma política de cancelamento em vigor.
Etapa 11: Reúna tudo e compartilhe com as partes interessadas
Revise minuciosamente o plano de evento concluído, garantindo que cada detalhe foi considerado e abordado. Compartilhe com as partes interessadas. Lembre-se de que flexibilidade é fundamental. Esteja preparado para adaptar seu plano conforme necessário, até o dia do evento.