Do rugido dos motores de Fórmula 1 em Silverstone às arrancadas estrondosas de um quarto de milha no Santa Pod Raceway, os eventos de automobilismo exigem precisão, coordenação e tomada de decisões em frações de segundo. Por trás de cada fim de semana de corrida bem-sucedido, existe uma intrincada rede de planejamento, mapeamento de locais, coordenação de milhares de contratados, gerenciamento do fluxo de público e garantia de segurança em extensas áreas.
A complexidade é impressionante: locais que recebem centenas de milhares de espectadores durante um fim de semana, a coordenação de centenas de fornecedores e contratados, a gestão de tudo, desde a distribuição temporária de energia até rotas de acesso de emergência, tudo isso enquanto se adapta a mudanças de última hora e às condições climáticas.
Os métodos tradicionais de planejamento, como desenhos CAD, capturas de tela do Google Earth e documentos estáticos, simplesmente não conseguem acompanhar a natureza dinâmica dos eventos modernos de automobilismo.
Entrar OnePlan, solução colaborativa para planejamento de eventos Isso está transformando a forma como as organizações de automobilismo operam. Desenvolvido para equipes que precisam planejar juntas em tempo real, OnePlan Oferece a todas as partes interessadas, desde coordenadores internos a contratados terceirizados, um plano único e sempre atualizado para trabalhar.
Das principais pistas do Reino Unido aos campeonatos internacionais de automobilismo, as equipes de eventos estão descobrindo como OnePlanAs ferramentas de planejamento inteligente da empresa estão resolvendo desafios que têm afetado o setor por décadas.
Os resultados falam por si. Circuito Silverstone relata um retorno de investimento de 13 vezes, uma economia de 10% em dias de trabalho e uma redução de 5% nos custos com fornecedores, tudo isso a partir da adoção de OnePlan como sua única fonte de verdade. MSVA empresa, que gerencia mais de 30 eventos em diversos locais no Reino Unido, agora colabora entre os locais em tempo real, sem a necessidade de viagens constantes. Já o Santa Pod Raceway, com 80 eventos anuais, liberou sua equipe de horas de medições manuais e visitas aos locais.
Vamos explorar como as organizações do automobilismo estão utilizando OnePlan Equipe para realizar eventos mais seguros, tranquilos e bem-sucedidos:
O que torna os eventos de automobilismo tão complexos?
Antes de adotar soluções modernas de planejamento de eventos, as organizações de automobilismo enfrentavam uma série de desafios interligados que tornavam a execução de eventos desnecessariamente estressante e ineficiente.
O Pesadelo do Controle de Versões
James Loveridge, Gerente Sênior de Eventos no Circuito de Silverstone, lembra-se muito bem da frustração: “Antes de começarmos a usar a plataforma, dependíamos muito de ferramentas de mapeamento como o Google Docs ou algo semelhante, ou de desenhos CAD. E com esses, eles nunca estão atualizados ou as pessoas os consultam em versões diferentes, e não em uma versão atualizada.”
As consequências foram significativas: empreiteiros trabalhando com projetos desatualizados, equipes duplicando trabalho por não conseguirem ver o que os outros haviam feito e inúmeras horas gastas esclarecendo qual documento era a versão “correta”.
Yusif Basil, consultor de automobilismo da série Car Park Drift da Red Bull, enfrentou problemas semelhantes: “Usamos o Google Earth e o SketchUp para desenhar a pista. Nossos principais desafios foram as plataformas de compartilhamento online.”
Essas soluções improvisadas não eram apenas imprecisas, mas também extremamente demoradas, dificultando o compartilhamento eficaz de planos com a crescente rede de fornecedores e partes interessadas envolvidas em cada evento.
Pés no chão, tempo na lama
Max Frost, coordenador de eventos do Santa Pod Raceway, descreve o árduo período pré-corrida.OnePlan Na realidade: “Passamos muito tempo em campo, medindo rodas, usando pedaços de papel e fazendo desenhos toscos, tentando planejar o layout de cada evento. Usávamos principalmente um layout aproximado em outro software que nos dava uma ideia da disposição do local, mas esses layouts não estavam em escala, então calcular o layout podia ser difícil.”
Com 80 eventos anuais, essa abordagem manual consumia enormes recursos que poderiam ter sido melhor investidos em planejamento estratégico e melhorias na experiência dos participantes.
Caos na coordenação de múltiplos locais
Para organizações como a MSV (MotorSport Vision), gerenciar mais de 30 eventos anualmente em diversos locais no Reino Unido criou desafios de coordenação únicos. Alex Robinson, Gerente de Projetos de Eventos da MSV, explica: “Cada um de nossos locais tem sua própria equipe operacional, e cada local apresenta desafios específicos. Alguns locais exigem um gerenciamento cuidadoso de veículos, enquanto outros precisam de medidas específicas para o fluxo de pedestres. Precisamos colaborar de perto com a equipe de cada local para garantir que tudo funcione sem problemas.”
A necessidade constante de visitas presenciais, aliada à dificuldade de manter as equipes distribuídas alinhadas, fazia com que um tempo valioso fosse gasto em deslocamentos entre locais em vez de na resolução de problemas estratégicos. Falhas de comunicação eram comuns e as lições aprendidas em um local não eram facilmente replicadas em outros.
Como OnePlan Eventos de automobilismo da Team Powers
OnePlan Aborda esses desafios de frente com uma plataforma abrangente projetada especificamente para o planejamento de eventos complexos.
Eis como as organizações de automobilismo estão aproveitando suas principais capacidades para transformar suas operações:
Uma única fonte de verdade
A mudança mais fundamental OnePlan A principal vantagem é o estabelecimento de um plano de evento definitivo e sempre atualizado, que todos podem usar simultaneamente. James, da Silverstone, enfatiza o impacto transformador: "Descobrimos que é incrivelmente útil ter um documento dinâmico que qualquer pessoa possa consultar a qualquer momento."
Não se trata apenas de eliminar a confusão de versões, mas sim de criar uma base para uma colaboração eficaz. "O principal feedback que recebemos de nossos outros fornecedores e contratados é que o sistema está sempre atualizado. O número da versão não muda, é sempre o correto quando você acessa o link. E acho que isso realmente ajuda quando estamos trabalhando no fim de semana ou quando diferentes equipes estão trabalhando juntas. Está sempre atualizado. É uma única fonte de verdade", observa James.
Imagem: Plano de Eventos de Silverstone em OnePlan
Para a MSV, essa única fonte de verdade se estende por vários locais: “OnePlan "Mudou completamente a forma como nos comunicamos entre as nossas equipes. Mantém todos alinhados e garante que estamos trabalhando com base no mesmo plano", explica Alex.
A plataforma permite que eles registrem digitalmente os aprendizados de um evento e os apliquem perfeitamente ao próximo, possibilitando a melhoria contínua em todo o seu portfólio de espaços.
"Poder colaborar com nossas equipes no local, ao vivo em OnePlan Isso nos poupa muito tempo. Podemos identificar problemas imediatamente e fazer ajustes sem precisar nos deslocar fisicamente até cada circuito.”
Veja antes de construir.
OnePlanAs ferramentas de planejamento visual da plataforma permitem que as equipes modelem, simulem e refinem layouts antes mesmo da chegada de qualquer equipamento ao local. James destaca o poder prático disso: “O uso de OnePlan Como fonte única de verdade, o principal é poder adicionar fotos aéreas ou desenhos CAD para que possamos usar como referência e garantir que os itens estejam nos locais corretos, além de codificar por cores as posições de comissários de bordo, as cabines ou qualquer outro item que estejamos carregando.”
Para a MSV, essa capacidade de visualização é fundamental para a resolução proativa de problemas: “Usando OnePlan“Podemos ver rapidamente quantos carros podem entrar em uma determinada área e trabalhar com as equipes de operações para determinar se é viável. Isso nos ajuda a fazer pequenas, mas cruciais, alterações no fluxo de tráfego e na acessibilidade do local, o que, em última análise, melhora a experiência dos participantes”, descreve Alex.
Ao testar layouts e simular cenários digitalmente, os potenciais gargalos são resolvidos antes que se tornem problemas reais.
Imagem: Plano de Eventos MSV em OnePlan
Max, do Santa Pod Raceway, ecoa esse sentimento: “OnePlan nos permitiu medir, planejar e redesenhar os layouts dos poços sem sair da mesa. Assim que tivermos um plano estabelecido, utilizaremos botas no terreno para demarcar estas áreas, sabendo que as nossas ideias caberão no espaço determinado no local.”
Ferramentas de planejamento de precisão que economizam tempo e dinheiro.
OnePlanO conjunto de ferramentas de medição, cálculo de capacidade e layout da [nome da empresa] transforma tarefas que antes levavam horas em operações concluídas em minutos.
James quantifica o impacto: “Em termos percentuais ou monetários, considerando a economia que fizemos, vemos um retorno de investimento de cerca de 13 vezes o custo mensal de implementação e o tempo economizado. Economizamos cerca de 10% em dias de trabalho, evitando a necessidade de realizar tarefas manualmente. E provavelmente economizamos cerca de 5% também com fornecedores”, relata James.
Max destaca ferramentas específicas que se mostram indispensáveis: “As ferramentas de medição e a escala 1:1, em particular, são incrivelmente úteis no planejamento de nossos eventos. Seja para simplesmente medir do ponto A ao ponto B ou para posicionar objetos em escala, com dimensões personalizadas, em nosso local para garantir que o layout funcione. ” Para o gerenciamento de multidões, ele acrescenta: “Outro recurso fundamental e útil no planejamento de nossos eventos é a possibilidade de selecionar áreas personalizadas para a multidão em todo o local, para calcular a capacidade com base em 'pessoas por m²' selecionáveis.”
James, da Silverstone, confirma que o planejamento de capacidade é o recurso que ele mais utiliza: "A ferramenta que mais usamos é a função de capacidade ou densidade de público, para que possamos analisar uma área, excluir seções se estivermos instalando um bar ou outra infraestrutura e verificar quantas pessoas podemos acomodar ali."
Colaboração em tempo real entre equipes e fornecedores
OnePlan Elimina os silos de informação, permitindo uma colaboração perfeita entre equipes internas, contratados, fornecedores e autoridades reguladoras. Os recursos de compartilhamento são poderosos e simples.
James descreve o ecossistema colaborativo de Silverstone: "Ele nos ajuda a compartilhar os planos com nossos diferentes contratados, permitindo que eles tenham acesso selecionado para que possamos desenvolver o local e proporcionar uma experiência realmente positiva para nossos visitantes."
A flexibilidade de compartilhamento da plataforma atende a diversas necessidades de comunicação: “A forma como compartilhamos informações com nossos clientes melhorou significativamente com o uso da plataforma.” OnePlanE como é sempre ao vivo, eles sempre recebem as informações corretas no momento certo”, explica James.
Para a MSV, a colaboração remota reduziu drasticamente a necessidade de visitas presenciais aos locais: “Poder colaborar com nossas equipes locais ao vivo em [localização] é fundamental para o sucesso da empresa.” OnePlan “Isso nos poupa muito tempo. Podemos identificar problemas imediatamente e fazer ajustes sem precisar nos deslocar fisicamente até cada circuito”, diz Alex. Isso permite que a equipe se concentre no planejamento estratégico em vez da resolução reativa de problemas.
Max, da Santa Pod, valoriza a capacidade de colaboração em tempo real: "A possibilidade de trabalhar em eventos compartilhados em tempo real com outros usuários da empresa. Poder ver as alterações que cada um está fazendo em tempo real melhora muito a capacidade de planejar eventos."
Yusif Basil, da Red Bull, enfatiza como OnePlan resolveram o desafio de distribuição de atualizações: “OnePlanA acessibilidade on-line e as atualizações instantâneas me permitiram manter todos informados.”
Segurança e Conformidade: Planejando para o Inesperado
Em eventos de automobilismo, a segurança não é opcional, é a base de tudo. Alex, da MSV, explica a abordagem proativa da empresa: “As mudanças cruciais sempre acontecem na fase de planejamento. OnePlan Permite-nos analisar o que funcionou em anos anteriores, ajustar-nos a potenciais riscos e implementar melhorias antes do evento.” Ao modelar digitalmente o movimento da multidão, as rotas de acesso e os percursos de emergência, é possível antecipar e abordar sistematicamente as preocupações com a segurança.
James em Silverstone destaca como OnePlan Apoia a conformidade regulamentar: “Na Silverstone, compartilhamos OnePlan internamente, com todos os nossos fornecedores de segurança. Sejam eles internos ou terceirizados que contratamos para realizar o evento, também compartilhamos essas informações com as autoridades locais.”
Acessibilidade e facilidade de uso
Apesar de suas capacidades sofisticadas, OnePlanA interface intuitiva do [nome da plataforma] permite que as equipes se tornem produtivas rapidamente, sem a necessidade de treinamento especializado.
Max descreve sua experiência: “É um software de planejamento de eventos intuitivo e fácil de usar.” Ele enfatiza que: “O design intuitivo e a estrutura do software são excelentes.” OnePlan Facilita o planejamento de eventos sem exigir conhecimento profundo do software. Com o extenso banco de dados de infraestrutura inserível, ferramentas de medição e recursos de zoneamento, não há realmente nenhuma situação em que não seja possível realizar o planejamento. OnePlan não consigo lidar.”
James, da Silverstone, enfatiza essa democratização da capacidade de planejamento: “Você não precisa ser um profissional para usar isso. Tudo se resume à interface do usuário. Antes, quando usávamos CAD, era preciso ser quase um especialista para descobrir como adicionar objetos, mover elementos e garantir que a data e o número da versão estivessem corretos para depois compartilhar as informações. Agora, qualquer pessoa da nossa equipe pode fazer isso. Basta fazer login, começar a inserir objetos, mover elementos, medir ou calcular espaços congestionados.”
Yusif, da Red Bull, destaca a biblioteca de objetos: "Costumo usar cercas, barreiras de água, veículos e outros objetos que me ajudam a visualizar meu evento." OnePlanO menu de objetos abrangente fornece os blocos de construção que as equipes precisam sem exigir trabalho de design personalizado.
Quer você esteja gerenciando um único circuito ou um calendário completo de corridas, OnePlan Foi desenvolvido para equipes como a sua. Pronto para ver como você pode transformar a maneira como planeja?
