«Город Хэллоуина» — это ежегодное общественное мероприятие, которое проводится в Игл-Маунтин-Сити, штат Юта, и в нем приглашаются местные предприятия принять участие, устанавливая креативно оформленные киоски для Хэллоуина и раздавая конфеты и угощения местным детям. Однодневное мероприятие ежегодно собирает 3,000 человек: местные жители наслаждаются сладостями, контактным зоопарком, автомобильным шоу и выступлениями местных танцевальных коллективов.
Мы поговорили с Дон Хэнкок, менеджером по организации мероприятий в Игл-Маунтин-Сити, и она нашла OnePlan после разочарования в программном обеспечении, предназначенном исключительно для закрытых помещений с ограниченными возможностями.
Переход от неорганизованного к точному планированию
Перед тем, как OnePlan, Dawn пришлось полагаться на неспециализированные инструменты, не требующие совместной работы. Это не только отнимало много времени и утомило, но она чувствовала, что макет часто выглядел непрофессиональным.
Дон говорит: «Прежде чем обнаружить OnePlan, мой процесс заключался в том, чтобы сделать снимок экрана моего парка с помощью Google Maps, а затем импортировать его в Publisher, чтобы приступить к созданию макета мероприятия. Однако при таком подходе я столкнулся с несколькими проблемами».
При планировании мероприятий Дон сотрудничала примерно с 30–40 поставщиками, что вызывало у нее серьезный стресс. Она упоминает, какие потери это нанесло ее событиям.
«Мне интересно, как мы поместим всех этих людей в имеющееся пространство. Иногда мы перенаполняли территорию, что приводило к дезорганизации, или же она казалась пустой, если бы мне приходилось ограничивать регистрацию из-за нехватки места».
Она продолжает: «Теперь я могу точно определить, сколько поставщиков мы можем разместить, и оптимально организовать их настройку».
К счастью, Dawn получила мгновенную выгоду от использования OnePlan и влюбился в программное обеспечение, которое позволяет организовать мероприятия в открытом парке. «Я считаю невероятно ценным то, что я могу создать масштабируемый макет своего мероприятия, используя OnePlan," она сказала.
«Эта функция меняет правила игры, поскольку она дает мне точную информацию о доступном пространстве, и я также могу работать над актуальным изображением парка. Я особенно ценю значки палаток, области без границ, различные пешеходные и автомобильные дорожки, а также возможность помечать значки — просто чтобы выделить некоторые из фантастических инструментов, находящихся в моем распоряжении».
Гордимся новым качеством планов участков
Составление планов профессиональных мероприятий, которыми можно поделиться с заинтересованными сторонами, поставщиками, поставщиками и участниками, может показаться сложной задачей. С OnePlanсовременные возможности картографии ГИС и наши функция экспорта презентаций Создание профессиональных планов еще никогда не было таким простым. Это означает, что планом мероприятия «Город Хэллоуина» можно поделиться с местными заинтересованными сторонами, экспортировав презентацию плана через «скриншоты» каждого вида макета.
OnePlan упрощает процесс, но также повышает уровень профессионализма, качества и детализации при планировании участка».
Дон Хэнкок
Менеджер по организации мероприятий, Eagle Mountain City
С OnePlan, Дон чувствует себя более уверенно, представляя свое мероприятие сообществу. Она говорит, "OnePlan значительно повысило мою уверенность в внешнем виде моих макетов, позволив мне создать комплексный дизайн, включающий все необходимые мне элементы».
«Прошли времена создания отдельных макетов для пожарных, полиции, объектов и других ведомств. Теперь я могу создать единый всеобъемлющий макет, который с гордостью представляю на встречах с участием всех заинтересованных сторон», — продолжает Дон.
Экономия времени 70% благодаря OnePlan
Планирование мероприятия традиционными и устаревшими методами требует много времени и денег. Раньше Дон составляла отдельные карты для каждого из своих поставщиков, объектов и персонала, но теперь она помещает всех на одну карту и с легкостью распространяет план.
«Раньше на более крупное мероприятие у меня уходило примерно 8–10 часов. Это влечет за собой создание нескольких разных карт для разных заинтересованных сторон. Теперь я могу создать комплексную карту для всех всего за несколько часов», — говорит она.
«Я планирую более 20 мероприятий в год. я буду использовать OnePlan исключительно и с этого момента гораздо более подробно».
Это означает, что город Игл-Маунтин добился огромной экономии времени — 70% , что позволяет Доун уделять больше времени другим аспектам планирования мероприятий.
По оценкам, экономия времени Dawn привела к 5-кратный возврат инвестиций ежемесячно OnePlan тратить. Она говорит: «Можно с уверенностью сказать, используя OnePlan экономит нам тысячи долларов".
К Dawn и команде Eagle Mountain City присоединились другие организаторы мероприятий, в том числе Сильверстоун, Тур по Британии, Бейрутский марафон и многие другие, кто добился экономии времени, затрат и здоровой окупаемости инвестиций благодаря использованию OnePlan.
Один комплексный план для распространения среди команды и поставщиков
Сотрудничество с вашей командой, поставщиками и местными властями имеет решающее значение для проведения успешного мероприятия. Дон описала нам процесс обмена информацией, сказав: «Во время встреч нам приходилось обсуждать событие страница за страницей. Теперь я создаю одну всеобъемлющую карту, которая охватывает все мероприятие и включает в себя все заинтересованные стороны».
«Затем я могу поделиться этим единым макетом по электронной почте и более эффективно решать любые возникающие вопросы или проблемы».
С OnePlanссылки только для просмотра и управление поставщиками инструменты, планировщики мероприятий могут оптимизировать процесс общения. Ссылка только для просмотра дает организаторам возможность создать общедоступную ссылку только для просмотра на ваш план мероприятия, чтобы каждый мог открыть ее без необходимости OnePlan войти в систему или иметь возможность изменять планы мероприятий.
Использование функций управления поставщиками позволяет планировщикам мероприятий вводить информацию о каждом размещенном объекте, такую как имя поставщика, стоимость, доступность, требования к электропитанию и многое другое.
Эти функции помогают Дон и ее команде тесно сотрудничать с департаментом парков, местным бизнесом, местными школами, Торговой палатой и крупными корпорациями (включая Meta). Ей было легко делиться информацией с местными властями и своей командой, говоря: «Комплексные функции, предлагаемые OnePlan позволяют мне точно проиллюстрировать размещение всех компонентов мероприятия, что улучшает процесс планирования».
Дон добавляет: «Это также гарантирует, что я смогу предоставить подробную документацию для получения разрешений, что упрощает и упорядочивает процесс утверждения в соответствующих органах власти».
"Благодаря OnePlanЯ могу постоянно создавать исключительные и визуально привлекательные макеты мероприятий, которые не только соответствуют, но и часто превосходят ожидания моей команды, поставщиков и заинтересованных сторон».
Дон Хэнкок
Менеджер по организации мероприятий, Eagle Mountain City
Опыт Игл-Маунтин-Сити с использованием OnePlan показывает важность использования универсального комплексного программного обеспечения для планирования мероприятий. С OnePlan, Дон и ее команда могут легко и точно составить схему планирования своего мероприятия и поделиться ею с различными отделами и партнерами. Начните планировать свое следующее мероприятие и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!