Бесплатный шаблон планирования мероприятий от профессиональных организаторов мероприятий
Простой в использовании и точный шаблон планирования мероприятий в Excel, Word и PDF.
Созданный опытными организаторами мероприятий, OnePlan Шаблон планирования мероприятий — это комплексный контрольный список по планированию мероприятий с полезными советами и пошаговым руководством по планированию и проведению мероприятий. Загрузите это бесплатное руководство по планированию мероприятий, в котором рассматриваются основы управления мероприятием.
Загрузите бесплатный шаблон планирования мероприятия
Что содержится в шаблоне планирования мероприятия?
- Контрольный список разрешений и лицензий
- Советы по управлению сайтом
- Ноу-хау по управлению толпой
- Обеспечение безопасности вашего мероприятия
- Помогает организаторам мероприятий определить основные этапы мероприятия
- Назначайте задачи и этапы отделу мероприятий
- Включает сроки, расписания, программы и примеры.
- Настройте лист в соответствии с потребностями вашего мероприятия
Как получить доступ OnePlanДокумент по планированию мероприятий:
Зарегистрируйте OnePlan бесплатно в течение нескольких секунд (платежные реквизиты не требуются), а затем:
- В левом верхнем углу панели управления нажмите «Шаблоны"
- Нажмите кнопку 'Форма управления мероприятием', чтобы скачать его!
"Мы любим OnePlan! Это помогло нам найти совершенно другой способ использования нашего сайта и наиболее эффективный способ получить полную мощность».
Эми Берто
Фольклорный фестиваль в Шрусбери
Шаг 1 в вашем контрольном списке мероприятий:
Заполните обзор вашего мероприятия
Введите необходимую информацию о вашем мероприятии в шаблон планирования. Сюда входит название вашей организации, название мероприятия, место, дата и ключевая контактная информация. Этот раздел является основой вашего процесса планирования и дает четкий обзор основных деталей мероприятия.
- Каковы цели и задачи вашего мероприятия
- Кто проводит мероприятие
- Где и когда пройдет мероприятие
- Кто является ключевыми заинтересованными сторонами, то есть основными людьми, участвующими в мероприятии, которых необходимо держать в курсе определенных или всех деталей?
Шаг 2: Подрядчики и аварийные службы
Перечислите ключевых подрядчиков по таким услугам, как продукты питания и напитки, временное электроснабжение и инфраструктура. Не забудьте включить в шаблон планирования мероприятия контакты основных служб экстренной помощи, включая пожарную, полицию и медицинскую поддержку. Эта подготовка имеет решающее значение для решения любых непредвиденных ситуаций во время мероприятия.
Шаг 3: Создание расписания событий
Расписание мероприятий является ключевой частью любого плана мероприятия. Оно дает обзор задач, которые необходимо выполнить в преддверии мероприятия, в день мероприятия и после него. Он предоставляет информацию о том, кто назначен для каждой задачи. Используйте прикрепленную сетку. Обязательно укажите как можно больше подробностей и разошлите график всем сотрудникам, поставщикам и заинтересованным сторонам.
Шаг 4. Определите свою аудиторию и обеспечьте доступность для всех.
Определите профиль своей аудитории и учтите ее потребности, включая любые требования к доступности. Инклюзивность вашего мероприятия не только соответствует требованиям законодательства, но и привлекает более широкую аудиторию, обогащая впечатления от мероприятия для всех.
Шаг 5. Создайте план участка.
Создайте подробный план участка, используя OnePlan, отмечая все: от временных сооружений и запасных выходов до туалетов и мест сбора отходов. Продуманный план площадки имеет решающее значение для бесперебойной работы и комфорта посетителей.
Шаг 6: Управление санитарией и утилизацией отходов
Используйте руководство по шаблону планирования мероприятия, чтобы убедиться, что у вас есть необходимые ванные комнаты в зависимости от ожидаемой посещаемости, и разработайте стратегию эффективного сбора и переработки отходов, чтобы ваше мероприятие было экологически чистым.
Шаг 7. Создайте план управления шумом
Убедитесь, что у вашего мероприятия есть план общения с местными жителями и соблюдение местных правил. Рассмотрите возможность привлечения звукорежиссера для крупных мероприятий, чтобы поддерживать соответствующий уровень громкости. Четкий план по минимизации шумового воздействия, включая мониторинг и регулировку звука по мере необходимости, порадует как посетителей, так и местное сообщество.
Шаг 8. Планирование рабочей силы для мероприятия
От квалифицированного персонала, контролирующего различные аспекты мероприятия, до преданных стюардов, управляющих толпой, и профессиональной охраны, обеспечивающей безопасность, каждая роль играет важную роль. Убедитесь, что ваша команда хорошо осведомлена о своих обязанностях и имеет доступ к плану объекта. Адекватное обучение и четкие инструкции дадут им возможность эффективно справляться с ситуациями, способствуя безопасному и приятному опыту для всех участников.
Шаг 9. Создайте план управления трафиком и толпой для вашего мероприятия
Спланируйте, как вы будете управлять вместимостью и трафиком мероприятия, обеспечивая безопасное и эффективное передвижение посетителей. Рассмотрите маршруты общественного движения и правила использования транспортных средств, особенно в случае чрезвычайных ситуаций.
Шаг 10: Планирование безопасного мероприятия
Ваше мероприятие должно быть безопасным местом для всех. Сюда входят меры пожарной безопасности, планы эвакуации и политика в отношении потерявшихся детей. Используйте шаблон мероприятия, чтобы просмотреть и создать план и контрольный список для каждой из этих возможностей. Всегда будьте готовы к суровой погоде и соблюдайте правила отмены бронирования.
Шаг 11. Соберите все воедино и поделитесь с заинтересованными сторонами.
Тщательно просмотрите готовый план мероприятия, убедившись, что каждая деталь учтена и учтена. Поделитесь с заинтересованными сторонами. Помните, гибкость имеет решающее значение. Будьте готовы адаптировать свой план по мере необходимости, вплоть до дня мероприятия.
