От рева двигателей Формулы-1 на трассе Сильверстоун до грохота четвертьмильных спринтов на автодроме Санта-Под, автоспортивные мероприятия требуют точности, координации и принятия решений за доли секунды. За каждым успешным гоночным уикендом стоит сложная сеть планирования, составления карт мест проведения, координации тысяч подрядчиков, управления потоками зрителей и обеспечения безопасности на обширных территориях.
Сложность задачи ошеломляет: площадки, принимающие сотни тысяч зрителей в течение выходных, координация работы сотен поставщиков и подрядчиков, управление всем, от временного электроснабжения до аварийных подъездных путей, и все это при одновременной адаптации к изменениям в последнюю минуту и погодным условиям.
Традиционные методы планирования, такие как чертежи САПР, скриншоты Google Earth и статические документы, просто не могут угнаться за динамичным характером современных автоспортивных мероприятий.
Enter OnePlan, решение для совместного планирования мероприятий Это меняет принципы работы организаций в сфере автоспорта. Создано для команд, которым необходимо планировать свою работу в режиме реального времени. OnePlan предоставляет всем заинтересованным сторонам, от внутренних координаторов до сторонних подрядчиков, единый, постоянно действующий план работы.
От лучших гоночных трасс Великобритании до международных чемпионатов по автогонкам, команды организаторов мероприятий узнают, как... OnePlanРазработанные компанией интеллектуальные инструменты планирования решают проблемы, которые десятилетиями преследовали отрасль.
Результаты говорят сами за себя. Сильверстоун Сообщается о 13-кратной окупаемости инвестиций, 10% экономии трудозатрат и 5% снижении затрат на поставщиков — все это благодаря внедрению данной технологии. OnePlan как их единственный источник истины. MSVКомпания, управляющая более чем 30 мероприятиями на различных площадках Великобритании, теперь может взаимодействовать между площадками в режиме реального времени без необходимости постоянных поездок. А гоночная трасса Santa Pod Raceway, проводящая 80 мероприятий в год, освободила свою команду от многочасовых ручных замеров и выездов на объекты.
Давайте рассмотрим, как организации в автоспорте используют OnePlan Команда для проведения более безопасных, бесперебойных и успешных мероприятий:
Что делает автоспортивные мероприятия такими сложными?
До внедрения современных решений для планирования мероприятий организации автоспорта сталкивались с целым рядом взаимосвязанных проблем, которые делали проведение мероприятий излишне стрессовым и неэффективным.
Кошмар системы контроля версий
Джеймс Ловеридж, старший менеджер по организации мероприятий на трассе Сильверстоун, хорошо помнит это разочарование: «До того, как мы начали использовать эту платформу, мы в значительной степени полагались либо на картографические инструменты, такие как Google Docs или что-то подобное, либо на чертежи САПР. А они никогда не обновляются, или люди ссылаются на разные версии, а не на ту, которая актуальна».
Последствия были значительными: подрядчики работали по устаревшим чертежам, команды дублировали работу, потому что не могли видеть, что сделали другие, и бесчисленные часы тратились на выяснение того, какой документ является «правильной» версией.
Юсиф Базил, консультант по автоспорту серии Car Park Drift от RedBull, столкнулся с похожими проблемами: «Мы использовали Google Earth и Sketch Up для построения трассы. Главными трудностями для нас стали онлайн-платформы для обмена информацией».
Эти импровизированные решения были не только неточными, но и невероятно трудоемкими, что затрудняло эффективное информирование о планах растущей сети поставщиков и заинтересованных сторон, участвующих в каждом мероприятии.
Ботинки на земле, время в грязи
Макс Фрост, координатор мероприятий на гоночной трассе Santa Pod Raceway, описывает изнурительные подготовительные мероприятия.OnePlan Реальность: «Много времени ушло на то, чтобы, работая непосредственно на месте, измерять расстояние колесиками, клочками бумаги и некачественными чертежами, пытаясь спланировать расположение каждого мероприятия. В основном мы использовали приблизительные схемы в другом программном обеспечении, которые давали нам представление о планировке площадки, но они были не в масштабе, поэтому определить планировку было сложно».
При проведении 80 мероприятий в год такой ручной подход отнимал огромные ресурсы, которые можно было бы лучше потратить на стратегическое планирование и улучшение впечатлений участников.
Хаос координации на нескольких площадках
Для таких организаций, как MSV (MotorSport Vision), организация более 30 мероприятий в год на различных площадках Великобритании создавала уникальные проблемы координации. Алекс Робинсон, менеджер проектов мероприятий в MSV, объясняет: «На каждой из наших площадок работает своя оперативная команда, и каждая локация имеет свои уникальные особенности. На некоторых площадках требуется тщательное управление транспортными средствами, в то время как на других необходимы специальные меры для организации пешеходного движения. Нам приходится тесно сотрудничать с каждой командой на площадке, чтобы обеспечить бесперебойную работу».
Постоянная необходимость физических визитов на объекты, а также сложности с обеспечением согласованной работы распределенных команд, приводили к тому, что ценное время тратилось на поездки между локациями, а не на решение стратегических проблем. Сбои в коммуникации были обычным явлением, и уроки, извлеченные в одном месте, было сложно перенести в другие.
Как OnePlan Мероприятия Team Powers Motorsport
OnePlan Эта платформа, разработанная специально для планирования сложных мероприятий, решает эти проблемы напрямую.
Вот как организации, занимающиеся автоспортом, используют её ключевые возможности для преобразования своей деятельности:
Единый источник истины
Самый фундаментальный сдвиг OnePlan Это позволяет создать единый, постоянно действующий план мероприятия, с которым все работают одновременно. Джеймс из Сильверстоуна подчеркивает преобразующий эффект: «Мы сочли невероятно полезным иметь постоянно обновляемый документ, который любой может просмотреть в любой момент».
Речь идёт не только об устранении путаницы с версиями, но и о создании основы для эффективного сотрудничества. «Основной отзыв, который мы получаем от других поставщиков и подрядчиков, заключается в том, что информация всегда актуальна. Номер версии не меняется, при переходе по ссылке всегда отображается правильная версия. И я думаю, это действительно помогает, если мы работаем в выходные или разные команды занимаются разными делами. Информация всегда актуальна. Это единый источник достоверной информации», — отмечает Джеймс.
Изображение: План мероприятия на автодроме Сильверстоун. OnePlan
Для MSV этот единый источник достоверной информации распространяется на множество площадок: «OnePlan «Это полностью изменило то, как мы общаемся между нашими командами. Это помогает всем работать согласованно и гарантирует, что мы все работаем по одному плану», — объясняет Алекс.
Платформа позволяет им фиксировать полученные в ходе одного мероприятия знания в цифровом формате и беспрепятственно применять их к следующему, обеспечивая непрерывное совершенствование всей сети их площадок.
«Возможность сотрудничать с нашими командами на объекте в режиме реального времени». OnePlan Это экономит нам огромное количество времени. Мы можем немедленно выявлять проблемы и вносить корректировки, не выезжая физически на каждый участок трассы.
Посмотрите, что получится, прежде чем строить.
OnePlanИнструменты визуального планирования позволяют командам моделировать, имитировать и уточнять компоновку еще до прибытия на площадку хотя бы одного элемента оборудования. Джеймс подчеркивает практическую ценность: «Использование OnePlan В качестве единого источника достоверной информации главное — иметь возможность добавлять в него аэрофотоснимки или чертежи САПР, чтобы мы могли использовать их в качестве ориентира и убедиться, что размещаем их в правильных местах, а также использовать цветовую кодировку для обозначения мест работы стюардов, кают и всего остального, что мы загружаем в систему».
Для MSV эта возможность визуализации имеет решающее значение для проактивного решения проблем: «Использование OnePlan«Благодаря этому мы можем быстро определить, сколько автомобилей может въехать в определенную зону, и совместно с оперативными группами выяснить, осуществимо ли это. Это помогает нам вносить небольшие, но важные изменения в транспортный поток и доступность площадки, что в конечном итоге улучшает впечатления посетителей», — описывает Алекс.
Благодаря цифровому тестированию планировок и моделированию сценариев потенциальные проблемные места выявляются до того, как они превратятся в реальные проблемы.
Изображение: План мероприятия MSV OnePlan
Макс из гоночной трассы Santa Pod Raceway разделяет это мнение: «OnePlan позволило нам измерять, планировать и перепроектировать планировку ям, даже не вставая из-за стола. Как только у нас будет четкий план, мы будем использовать ботинки на земле, чтобы разметить эти области, зная, что наши идеи впишутся в заданное пространство на объекте».
Инструменты точного планирования, экономящие время и деньги.
OnePlanКомплекс инструментов для измерения, расчета вместимости и компоновки позволяет превратить задачи, которые раньше занимали часы, в операции, выполняемые за минуты.
Джеймс количественно оценивает эффект: «Если говорить о процентном или денежном выражении, то экономия составляет примерно 13-кратную окупаемость инвестиций по сравнению с ежемесячными затратами на внедрение и сэкономленным временем. Мы сэкономили около 10% рабочего времени, используя эту систему и не выполняя ручную работу. И, вероятно, сэкономили около 5% на расходах поставщиков», — сообщает Джеймс.
Макс выделяет конкретные инструменты, которые оказались бесценными: «Инструменты для измерения, и особенно масштаб 1:1, невероятно полезны при планировании наших мероприятий. Будь то просто измерение расстояния от точки А до точки Б или размещение объектов нестандартных размеров в масштабе на нашей площадке, чтобы убедиться, что наша планировка работает » . Что касается управления толпой, он добавляет: «Еще одна ключевая функция, полезная при планировании наших мероприятий, — это возможность выбора зон скопления людей на нашей площадке для расчета вместимости на основе выбираемого показателя «людей на квадратный метр»».
Джеймс из Сильверстоуна подтверждает, что планирование вместимости — это наиболее часто используемая им функция: «Наиболее часто используемый нами инструмент — это функция вместимости или плотности толпы, которая позволяет нам оценить территорию, исключить некоторые участки, если мы планируем разместить бар или другую инфраструктуру, и посмотреть, сколько людей мы сможем там разместить».
Взаимодействие в режиме реального времени между командами и поставщиками.
OnePlan Устраняет информационные барьеры, обеспечивая бесперебойное взаимодействие между внутренними командами, подрядчиками, поставщиками и регулирующими органами. Возможности обмена информацией одновременно мощные и простые.
Джеймс описывает экосистему сотрудничества в Сильверстоуне: «Она помогает нам делиться планами с различными подрядчиками, предоставляя им выборочный доступ, чтобы мы могли развивать площадку и обеспечить нашим гостям действительно позитивный пользовательский опыт».
Гибкость платформы в плане обмена информацией позволяет удовлетворить разнообразные коммуникационные потребности: «Способ обмена информацией с нашими партнерами значительно улучшился благодаря ее использованию». OnePlan«А поскольку информация всегда в режиме реального времени, они всегда получают правильные данные в нужное время», — объясняет Джеймс.
Для MSV удаленное сотрудничество значительно сократило необходимость физических визитов на объекты: «Возможность сотрудничать с нашими командами на местах в режиме реального времени OnePlan «Это экономит нам огромное количество времени. Мы можем немедленно выявлять проблемы и вносить корректировки, не выезжая физически на каждый участок», — говорит Алекс. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегическом планировании, а не на решении проблем в критической ситуации.
Макс из Santa Pod высоко оценил возможность совместной работы в режиме реального времени: «Возможность работать над общими событиями в режиме реального времени с другими пользователями внутри компании. Возможность видеть, какие изменения вносит каждый в режиме реального времени, значительно повышает эффективность планирования мероприятий».
Юсиф Бэзил из RedBull подчеркивает, как OnePlan Они решили свою проблему с распространением обновлений: «OnePlanОнлайн-доступность и мгновенные обновления позволили мне держать всех в курсе».
Безопасность и соответствие нормативным требованиям: планирование на случай непредвиденных обстоятельств.
В автоспортивных мероприятиях безопасность — это не просто желательный, а фундаментальный аспект. Алекс из MSV объясняет их проактивный подход: «Ключевые изменения всегда происходят на этапе планирования». OnePlan «Это позволяет нам проанализировать, что работало в предыдущие годы, скорректировать потенциальные риски и внести улучшения до начала мероприятия». Моделируя движение толпы, пути доступа и аварийные пути в цифровом виде, они могут систематически предвидеть и решать проблемы безопасности.
Джеймс на Сильверстоуне подчеркивает, как OnePlan поддерживает соблюдение нормативных требований: «В Сильверстоуне мы разделяем...» OnePlan «Мы передаем информацию всем нашим подрядчикам по обеспечению безопасности внутри компании. Будь то наши собственные сотрудники или сторонние организации, которых мы привлекаем для проведения мероприятия, мы также делимся этой информацией с местными властями».
Доступность и простота использования
Несмотря на свои сложные возможности, OnePlanБлагодаря интуитивно понятному интерфейсу команды могут быстро начать продуктивную работу без специального обучения.
Макс описывает свой опыт: «Это интуитивно понятное программное обеспечение для планирования мероприятий, простое в использовании». Он подчеркивает: «Интуитивно понятный дизайн и структура...» OnePlan Упрощает планирование мероприятий, не требуя глубоких знаний программного обеспечения. Благодаря обширной базе данных встраиваемой инфраструктуры, инструментам измерения и зонирования, действительно нет ситуации, в которой бы не было OnePlan не могу справиться».
Джеймс из Сильверстоуна подчеркивает эту демократизацию возможностей планирования: «Вам не нужно быть профессионалом, чтобы этим пользоваться. Все дело в пользовательском интерфейсе. Раньше, когда мы использовали САПР, нужно было быть почти профессионалом, чтобы понять, как добавлять объекты, перемещать их, а затем убедиться, что у вас есть правильная дата и номер версии, и поделиться этой информацией. Теперь это может сделать любой в нашей команде. Они могут просто войти в систему, начать размещать объекты, перемещать их и начать измерять или рассчитывать пространство в условиях ограниченного пространства».
Юсиф из RedBull подчеркивает важность библиотеки объектов: «Я часто использую заборы, водонепроницаемые ограждения, транспортные средства и другие объекты, которые помогают мне визуализировать мое мероприятие». OnePlanОбширное меню объектов предоставляет командам необходимые базовые элементы, не требуя индивидуальной разработки дизайна.
Независимо от того, управляете ли вы одной трассой или полным гоночным календарем, OnePlan Этот инструмент создан для команд, подобных вашей. Готовы узнать, как вы можете изменить свой подход к планированию?
