Планирование одной площадки для мероприятия само по себе задача не из лёгких. Но когда мероприятие проходит в нескольких местах или вы отвечаете за площадку, на которой будут проходить мероприятия разных типов, количество задач резко возрастает.
Для организаторов это часто означает жонглирование бесконечными таблицами и разрозненными файлами, повторные выезды на объекты, которые поглощают бюджет, и координацию действий с заинтересованными сторонами, которые могут работать с разными версиями плана. Недопонимание становится обычным явлением, риски возрастают, и командам приходится с трудом сводить всё воедино в срок.
Вот почему OnePlan Создана для упрощения планирования мероприятий на нескольких площадках. Планируете ли вы городской фестиваль, ярмарку, охватывающую несколько городов, многоэтапную велогонку или крупнейшее в мире спортивное событие, наша платформа предоставит вам инструменты для централизованного планирования мероприятий на всех площадках.
Вот 5 причин OnePlan программное обеспечение для планирования мероприятий создан для планирования мероприятий на нескольких площадках.
1. Централизованное планирование на каждом объекте
Одна из самых сложных задач при планировании работы на нескольких площадках — согласование действий всех членов команды и заинтересованных сторон. OnePlanвсе локации объединены на единой платформе, поэтому все всегда работают с одной и той же версией планов.
Хорошим примером служат ярмарки LSD Promotions в Великобритании, которые проводятся в разных городах в течение года. OnePlanОни управляют планировкой, инфраструктурой и операционными процессами для самых разных мероприятий: от рождественских празднований зажжения иллюминации и фестивалей еды и напитков до осенних ярмарок, рынков ремесленников и сезонных праздников, таких как рождественские и хэллоуинские ярмарки. Их филиалы расположены по всей Великобритании, включая Билстон, Бирмингем, Оксфорд, Тамворт, Уотерсайд, Вулверхэмптон, Бат, Суонси, Стратфорд-на-Эйвоне и многие другие.
Планируя все эти события в OnePlanОрганизаторы централизуют и контролируют каждую деталь. Будь то размещение стендов, распределение инфраструктуры или координация работы местных партнёров, все планы хранятся в одном месте, что даёт команде гибкость для организации десятков уникальных ярмарок и фестивалей, не упуская из виду общую картину.
В более широком масштабе Олимпийские и Паралимпийские игры 2024 года в Париже использовал OnePlan спланировать все 49 площадок. 46 различных бизнес-подразделений Оргкомитета смогли напрямую взаимодействовать на платформе, совместно работая над всем: от организации зон для публики до размещения инфраструктуры.
Речь шла не только о постоянных стадионах и аренах. В рамках Игр в Париже 2024 года также предполагались временные площадки и многофункциональные центры, такие как площадь Согласия, где проходили соревнования по брейк-дансу, BMX-фристайлу, скейтбордингу и баскетболу 3×3.
«Легко переключаться между разными видами спорта, разными площадками, разными сеансами на разных площадках — всё одним нажатием кнопки. Такая гибкость жизненно важна для многоспортивных мероприятий».
Планирование занятий несколькими видами спорта в пределах одной площадки добавляются уровни сложности — каждый со своими потребностями в инфраструктуре, потоками зрителей и соображениями безопасности. OnePlan позволила командам управлять всеми этими вариациями в рамках единого централизованного плана, гарантируя, что временные и многоцелевые объекты будут столь же подробными и точными, как и более крупные стадионы.
Благодаря централизованному управлению всеми процессами Париж 2024 добился экономии времени до 80% по сравнению с традиционными методами. Что ещё важнее, это дало всем заинтересованным сторонам уверенность в точности и актуальности планов, на основе которых они работают, что значительно снизило риск ошибок.
2. Экономьте время и деньги, сокращая количество посещений объекта.
Мероприятия, проводимые в нескольких местах, часто требуют долгих дней поездок только для проверки макетов или обновления карт. Это время быстро накапливается, но с OnePlan, организаторы могут значительно сократить количество посещений объекта и по-прежнему уверенно планировать.
Тур по Британии и Женский тур — яркие примеры. Эти гонки охватывают более 1,300 километров, пересекая десятки городов, и координируются сотнями сотрудников и волонтёров. OnePlanВыезды на места были частыми и отнимали много времени. Теперь организаторам удалось сократить количество выездов на места на 75%, сэкономив около 300 часов планирования в год.
Такая эффективность обеспечила трёхкратную окупаемость инвестиций, с годовой экономией от 8 до 10 тысяч евро. Помимо финансовой экономии, это также позволило избежать 2.2 тонны выбросов CO₂, что доказывает, что более разумное планирование может быть более устойчивым.
3. Инструменты, адаптированные для вашего вида спорта или отрасли
Не существует двух одинаковых мероприятий, а мероприятия, проводимые на нескольких площадках, часто предъявляют весьма специфические требования в зависимости от вида деятельности. OnePlan включает в себя именно те инструменты, которые необходимы организаторам для их отрасли.
До Мировой триатлон, это было важно. федерация использования OnePlan для планирования международных соревнований по триатлону, которые требуют детальной проработки маршрутов плавания, велогонки и бега, а также зон безопасности, ограждений и размещения волонтеров.
Планируя мероприятие непосредственно на платформе, организаторы учитывают каждую деталь, и все заинтересованные стороны могут наглядно представить себе маршруты и зоны проведения. Такой уровень точности способствует укреплению доверия и обеспечивает более плавное проведение мероприятия на всех площадках.
Не существует двух одинаковых мероприятий, а мероприятия, проводимые на нескольких площадках, часто предъявляют особые требования в зависимости от вида спорта или деятельности. OnePlan может быть настроен таким образом, чтобы включать в себя именно те инструменты, которые необходимы организаторам для их отрасли.
4. Улучшение взаимодействия между заинтересованными сторонами
Масштабные мероприятия, проводимые на нескольких площадках, предполагают участие широкого круга партнёров: местных советов, служб безопасности, поставщиков и волонтеров, и это лишь некоторые из них. Учитывая, что в процессе планирования участвует так много людей, недопонимание может легко сорвать даже самые продуманные планы.
Вот где OnePlan для вашей команды В комплекте. Этот пакет позволяет организаторам работать совместно в режиме реального времени, позволяя нескольким людям редактировать один и тот же план мероприятия вместе. Команды могут назначать разные уровни доступа, чтобы у участников, администраторов и владельцев был каждый свой доступ, и вносить изменения мгновенно, делая их видимыми для всех участников.
Организаторы также могут делиться ссылками, доступными только для просмотра, с заинтересованными сторонами, которым не требуются права редактирования, а поставщиков и партнёров можно приглашать к участию в проекте для непосредственного размещения инфраструктуры. Все обновления фиксируются в едином центральном рабочем пространстве, поэтому нет риска работать с устаревшими версиями или использовать конфликтующие файлы.
Результатом является бесперебойное взаимодействие на всех площадках. Команды работают эффективнее, заинтересованные стороны согласовывают свои действия, а поставщики уверены, что действуют на основе точных и актуальных планов. Для масштабных мероприятий с большим количеством этапов именно такой уровень сотрудничества превращает планирование из разрозненного процесса в единую и прозрачную операцию.
5. Снижение риска с точностью до сантиметра
При планировании на нескольких площадках риски выше: от неправильной оценки потоков людей до угроз безопасности или ошибок при закупках. OnePlan помогает организаторам снизить эти риски с помощью своих ГИС-инструментов картографирования с точностью до сантиметра.
На Парижских играх 2024 года эта точность имела решающее значение. От схемы расположения сидений до транспортной логистики и мер безопасности для зрителей – сантиметровая точность означала, что каждый объект – от ограждений до велопарковок – был размещён именно там, где нужно.
Такая же точность важна и для шоссейных гонок, таких как Тур Британии. Прокладка более 1,300 километров гонки требует большего, чем просто нанесение на карту маршрута. Организаторы должны продумать безопасные зоны для зрителей, места перекрытия дорог, места для маршалов и зоны команд по всему маршруту. Используя OnePlan, они могут точно планировать каждый этап, обеспечивая управление потоками людей, снижение рисков и возможность быстро вносить изменения в последнюю минуту, делая их доступными для всеобщего обозрения.
Будь то крупное мероприятие, проводимое на нескольких площадках, городской фестиваль, региональная рыночная серия или многопрофильный триатлон, OnePlanТочное картографирование делает снижение рисков неотъемлемой частью процесса планирования.
Создано для любого мероприятия, в любом месте
Независимо от того, охватывает ли ваше мероприятие несколько городов или вашему месту проведения необходимо организовать разнообразный календарь событий, OnePlan Разработано для того, чтобы сделать планирование проще, быстрее и эффективнее для совместной работы. От крупнейших мировых спортивных мероприятий до региональных туров, городских фестивалей и местных рынков — организаторы уже экономят время, сокращают расходы и снижают риски с помощью нашей платформы.
Начните эффективнее планировать мероприятия на нескольких площадках: в ваш бесплатный план включено до 50 объектов на мероприятие.
