Fra brølet fra Formel 1-motorer på Silverstone til de tordnende kvartmilssprintene på Santa Pod Raceway, krever motorsportarrangementer presisjon, koordinering og beslutningstaking på et splittsekund. Bak hver vellykket løpshelg ligger et intrikat nett av planlegging, kartlegging av arenaer, koordinering av tusenvis av entreprenører, håndtering av publikumsstrømmer og sikring av sikkerhet på tvers av vidstrakte anlegg.
Kompleksiteten er svimlende: arenaer som er vertskap for hundretusenvis av tilskuere i løpet av en helg, koordinering av hundrevis av leverandører og entreprenører, håndtering av alt fra midlertidig strømfordeling til nødruter, alt samtidig som man tilpasser seg endringer og værforhold i siste liten.
Tradisjonelle planleggingsmetoder som CAD-tegninger, skjermbilder fra Google Earth og statiske dokumenter, kan rett og slett ikke holde tritt med den dynamiske naturen til moderne motorsportarrangementer.
Enter OnePlanden samarbeidende løsning for arrangementsplanlegging som forandrer hvordan motorsportorganisasjoner opererer. Bygget for team som trenger å planlegge sammen i sanntid, OnePlan gir alle interessenter, fra interne koordinatorer til tredjepartsleverandører, én enkelt, alltid gjeldende plan å jobbe ut fra.
Fra Storbritannias fremste baner til internasjonale racingmesterskap, oppdager arrangementsteam hvordan OnePlans intelligente planleggingsverktøy løser utfordringer som har plaget bransjen i flere tiår.
Resultatene taler for seg selv. Silverstone krets rapporterer en 13x avkastning på investeringen, en besparelse på 10 % på arbeidsdager og en reduksjon på 5 % i leverandørkostnader, alt fra å ta i bruk OnePlan som deres eneste kilde til sannhet. MSV, som administrerer over 30 arrangementer på tvers av flere arenaer i Storbritannia, samarbeider nå på tvers av lokasjoner i sanntid uten behov for konstant reising. Og Santa Pod Raceway, med 80 arrangementer årlig, har frigjort teamet sitt fra timevis med manuell måling og besøk på stedet.
La oss utforske hvordan organisasjoner innen motorsport bruker OnePlan Team for å levere tryggere, smidigere og mer vellykkede arrangementer:
Hva gjør motorsportarrangementer så komplekse?
Før de tok i bruk moderne løsninger for arrangementsplanlegging, sto motorsportorganisasjoner overfor en rekke sammenkoblede utfordringer som gjorde gjennomføringen av arrangementer unødvendig stressende og ineffektiv.
Versjonskontrollens mareritt
James Loveridge, Senior Event Manager ved Silverstone Circuit, husker frustrasjonen altfor godt: «Før vi begynte å bruke plattformen, var vi i stor grad avhengige av kartverktøy som Google Docs eller noe lignende, eller CAD-tegninger. Og med disse er de aldri oppdaterte, eller folk henviser dem til forskjellige versjoner og ikke en som er aktiv.»
Konsekvensene var betydelige: entreprenører som jobbet ut fra utdaterte planer, team som dupliserte arbeid fordi de ikke kunne se hva andre hadde gjort, og utallige timer brukt på å avklare hvilket dokument som var den «riktige» versjonen.
Yusif Basil, motorsportkonsulent for RedBulls Car Park Drift-serie, møtte lignende problemer: «Vi brukte Google Earth og Sketch Up til å tegne banen. Våre største utfordringer var de nettbaserte delingsplattformene.»
Disse provisoriske løsningene var ikke bare unøyaktige, men også utrolig tidkrevende, noe som gjorde det vanskelig å dele planer effektivt med det voksende nettverket av leverandører og interessenter involvert i hvert arrangement.
Støvler på bakken, tid i gjørma
Max Frost, arrangementskoordinator ved Santa Pod Raceway, beskriver den knallharde for-OnePlan virkelighet: «Mye tid ble brukt med støvler på bakken, måling av hjul, papirbiter og tvilsomme tegninger, og forsøk på å planlegge utformingen av hvert arrangement. Vi brukte primært en grov utforming i annen programvare som ga oss en idé om plassens utforming, men disse var ikke i målestokk, så det kunne være vanskelig å utarbeide utformingen.»
Med 80 arrangementer årlig forbrukte denne manuelle tilnærmingen enorme ressurser som kunne vært bedre brukt på strategisk planlegging og forbedringer av deltakernes opplevelse.
Kaos i koordinering på flere steder
For organisasjoner som MSV (MotorSport Vision) skapte det unike koordineringsutfordringer å administrere over 30 arrangementer årlig på tvers av flere arenaer i Storbritannia. Alex Robinson, prosjektleder for arrangementer hos MSV, forklarer: «Hver av våre lokasjoner har sitt eget operative team, og hver lokasjon har unike utfordringer. Noen lokasjoner krever nøye kjøretøyhåndtering, mens andre trenger spesifikke ordninger for fottrafikk. Vi må samarbeide tett med hvert lokasjonsteam for å sikre at alt går knirkefritt.»
Det konstante behovet for fysiske besøk på stedet, kombinert med vanskeligheten med å holde distribuerte team på linje, medførte at verdifull tid ble brukt på å reise mellom lokasjoner i stedet for å løse strategiske problemer. Kommunikasjonsbrudd var vanlige, og lærdommer fra ett sted var ikke lett å overføre til andre.
Hvordan OnePlan Team Powers Motorsport-arrangementer
OnePlan tar for seg disse utfordringene med en omfattende plattform som er spesielt utviklet for kompleks arrangementsplanlegging.
Slik utnytter motorsportorganisasjoner sine viktigste muligheter for å transformere driften sin:
En enkelt kilde til sannhet
Det mest grunnleggende skiftet OnePlan Det som dette medfører er etableringen av én definitiv, alltid aktiv arrangementsplan som alle jobber ut fra samtidig. James på Silverstone understreker den transformative effekten: «Vi syntes det var utrolig nyttig å ha et aktivt dokument som alle kan se når som helst.»
Dette handler ikke bare om å eliminere versjonsforvirring, det handler om å skape et grunnlag for effektivt samarbeid. «Den viktigste tilbakemeldingen vi får fra de andre leverandørene og entreprenørene vi bruker, er at den alltid er aktiv. Versjonsnummeret endres ikke, det er alltid det riktige når du går inn på lenken. Og jeg tror det hjelper veldig hvis vi jobber i helgen eller forskjellige team gjør ting. Den er alltid aktiv. Det er den ene kilden til sannhet», bemerker James.
Bilde: Silverstone-arrangementsplan i OnePlan
For MSV strekker denne ene sannhetskilden seg over flere arenaer: «OnePlan har fullstendig endret måten vi kommuniserer mellom teamene våre på. Det sørger for at alle er på linje og at vi alle jobber ut fra samme plan, forklarer Alex.
Plattformen lar dem fange opp lærdommene digitalt fra ett arrangement og anvende dem sømløst på det neste, noe som muliggjør kontinuerlig forbedring på tvers av hele porteføljen av arenaer.
"Å kunne samarbeide med våre byggeplassteam live i OnePlan sparer oss enormt mye tid. Vi kan flagge problemer umiddelbart og gjøre justeringer uten å måtte reise fysisk til hver krets.»
Se det før du bygger det
OnePlans visuelle planleggingsverktøy lar team modellere, simulere og forbedre oppsett før et enkelt utstyrsstykke ankommer stedet. James fremhever den praktiske kraften: «Bruken av OnePlan Som en enkelt sannhetskilde er det viktigste å kunne legge til enten overheadbilder eller CAD-tegninger, slik at vi kan referere til dem og sørge for at vi får dem på riktig sted, og også fargekode våre stewardposisjoner, lugarer eller hva enn vi laster inn i den.»
For MSV er denne visualiseringsmuligheten avgjørende for proaktiv problemløsning: «Bruk av OnePlan, kan vi raskt se hvor mange biler som kan kjøre inn i et bestemt område og samarbeide med driftsteamene for å avgjøre om det er gjennomførbart. Det hjelper oss med å gjøre små, men viktige endringer i trafikkflyten og tilgjengeligheten til området, noe som til slutt forbedrer deltakeropplevelsen,» beskriver Alex.
Ved å teste oppsett og simulere scenarier digitalt, håndteres potensielle vanskelige situasjoner før de blir virkelige problemer.
Bilde: MSV-arrangementsplan i OnePlan
Max på Santa Pod Raceway gjentar denne følelsen: «OnePlan har gjort det mulig for oss å måle ut, layoute og redesigne pit-oppsett uten å forlate skrivebordet. Når vi har en etablert plan, vil vi bruke støvler på bakken for å markere disse områdene, vel vitende om at ideene våre vil passe innenfor den gitte plassen på stedet.»
Presisjonsplanleggingsverktøy som sparer tid og penger
OnePlans pakke med verktøy for måling, kapasitetsberegning og layout forvandler oppgaver som en gang tok timer til operasjoner som fullføres på minutter.
James kvantifiserer effekten: «Når det gjelder prosentvis eller økonomisk, når det gjelder hva vi har spart, ser vi omtrent 13 ganger mer avkastning på investeringen.» på hva det koster oss månedlig å implementere det og tiden vi har spart penger på. Vi har spart omtrent 10 % på arbeidsdager ved å bruke dette og ikke måtte gå ut og gjøre ting manuelt. Og vi har sannsynligvis spart omtrent 5 % på leverandørsiden også, rapporterer James.
Max fremhever spesifikke verktøy som viser seg å være uvurderlige: «Måleverktøyene, og spesielt 1:1-skalaen, er utrolig nyttige i arrangementsplanleggingen vår. Enten det bare er å måle fra punkt A til punkt B eller å plassere objekter i målestokk med spesialtilpassede størrelser på nettstedet vårt for å sikre at layouten vår fungerer.»" For publikumshåndtering legger han til: «En annen viktig funksjon som er nyttig når vi planlegger arrangementene våre, er muligheten til å velge tilpassede publikumsområder på tvers av nettstedet vårt for å beregne publikumskapasitet basert på valgbare «personer per m²».»
James på Silverstone bekrefter at kapasitetsplanlegging er hans mest brukte funksjon: «Det mest brukte verktøyet for oss er kapasitets- eller publikumstetthetsfunksjonen, slik at vi kan se på et område, ta ut seksjoner hvis vi setter opp en bar eller installerer annen infrastruktur og se på hvor mange mennesker vi kan plassere der.»
Samarbeid i sanntid på tvers av team og leverandører
OnePlan bryter ned informasjonssiloer, noe som muliggjør sømløst samarbeid mellom interne team, entreprenører, leverandører og regulatoriske myndigheter. Delingsfunksjonene er både kraftige og enkle.
James beskriver Silverstones samarbeidende økosystem: «Det hjelper oss å dele planene med de ulike entreprenørene våre, slik at de får valgt tilgang slik at vi kan utvikle nettstedet og sørge for at brukeropplevelsen for gjestene våre blir bedre, en virkelig positiv en.»
Plattformens delingsfleksibilitet imøtekommer ulike kommunikasjonsbehov: «Måten vi deler informasjonen vår med kontraktene våre har blitt betydelig forbedret med bruk av OnePlan«Og siden det alltid er live, får de alltid riktig informasjon til rett tid», forklarer James.
For MSV har fjernsamarbeid dramatisk redusert behovet for fysiske besøk på stedet: «Å kunne samarbeide med våre byggeplassteam live i OnePlan «sparer oss enormt med tid. Vi kan flagge problemer umiddelbart og gjøre justeringer uten å måtte reise fysisk til hver krets», sier Alex. Dette frigjør personalet til å fokusere på strategisk planlegging i stedet for reaktiv problemløsning.
Max hos Santa Pod setter pris på samarbeidsmulighetene i sanntid: «Muligheten til å jobbe med delte arrangementer i sanntid med andre brukere i selskapet. Å kunne se hva hverandre gjør opp for seg i sanntid forbedrer muligheten til å planlegge arrangementer betraktelig.»
Yusif Basil hos RedBull understreker hvordan OnePlan løste utfordringen med distribusjon av oppdateringer:OnePlansin online tilgjengelighet og umiddelbare oppdateringer gjorde at jeg kunne holde alle oppdatert."
Sikkerhet og samsvar: Planlegging for det uventede
For motorsportarrangementer er sikkerhet ikke valgfritt, det er grunnlaget for alt. MSVs Alex forklarer deres proaktive tilnærming: «De avgjørende endringene skjer alltid i planleggingsfasen.» OnePlan lar oss se på hva som fungerte tidligere år, justere for potensielle risikoer og gjøre forbedringer før arrangementet.» Ved å modellere folkemengdebevegelser, tilgangsveier og nødruter digitalt, kan de forutse og håndtere sikkerhetsproblemer systematisk.
James på Silverstone fremhever hvordan OnePlan støtter samsvar med regelverk: «Hos Silverstone deler vi OnePlan internt med alle våre sikkerhetsleverandører. Så enten det er internt eller tredjeparter vi henter inn for å gjennomføre arrangementet, deler vi også med våre lokale myndigheter.»
Tilgjengelighet og brukervennlighet
Til tross for sine sofistikerte egenskaper, OnePlans intuitive grensesnitt betyr at team kan bli produktive raskt, uten spesialisert opplæring.
Max beskriver sin erfaring: «Det er en intuitiv [programvare] for eventplanlegging som er enkel å bruke.» Han understreker at: «De intuitive designfunksjonene og strukturen til OnePlan gjør arrangementsplanlegging enkelt uten at det kreves inngående kunnskap om programvaren. Med den omfattende databasen med innsettbar infrastruktur, verktøy for måling og sonemuligheter, er det virkelig ingen situasjon der OnePlan klarer ikke."
James på Silverstone understreker denne demokratiseringen av planleggingsevnen: «Du trenger ikke å være profesjonell for å bruke dette. Det handler om brukergrensesnittet. Før, da vi brukte CAD, måtte du være nesten profesjonell for å finne ut hvordan du skulle legge til objekter, flytte ting rundt og deretter sørge for at du hadde riktig dato og versjonsnummer, og deretter dele det rundt. Nå kan hvem som helst gjøre det i teamet vårt. De kan ganske enkelt logge inn, de kan begynne å plassere objekter, begynne å flytte ting rundt og begynne å måle eller beregne overfylte rom.»
Yusif hos RedBull fremhever objektbiblioteket: «Jeg bruker ofte gjerder, vannbarrierer, kjøretøy og andre objekter som hjelper meg med å visualisere arrangementet mitt.» OnePlans omfattende objektmeny gir byggeklossene teamene trenger uten behov for tilpasset designarbeid.
Enten du administrerer en enkelt bane eller en full racingkalender, OnePlan ble bygget for team som ditt. Klar til å se hvordan du kan forvandle måten du planlegger på?
