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Planner di layout per campeggi per organizzatori di eventi

Le aree di campeggio durante gli eventi sono molto più che semplici spazi in cui piantare una tenda: influenzano l'esperienza dei partecipanti, incidono sulla sicurezza e influenzano lo svolgimento dell'evento dall'inizio alla fine.

Anche il festival più ben organizzato può essere deluso da campeggi sovraffollati, lunghe camminate per raggiungere le strutture o planimetrie poco chiare. Ecco perché utilizzare un planner per la pianificazione del campeggio non è solo pratico, è essenziale.

OnePlanIl calcolatore per campeggi di consente agli organizzatori di eventi di pianificare visivamente le aree di campeggio, stimare quante tende possono essere sistemate in sicurezza e comprendere in che modo infrastrutture, strutture e percorsi di accesso influiscono sulla capacità, sul comfort e sui costi.

Invece di affidarsi ai fogli di calcolo, OnePlan ti aiuta a bilanciare spazio, sicurezza, esperienza e fatturato.

Registrati gratuitamente per provare la pianificazione visiva di eventi e campeggi.

Che cos'è un pianificatore di layout per campeggi?

Un pianificatore di layout per campeggi ti aiuta a rispondere a domande pratiche come:

– Quante tende possono stare tranquillamente?
– Quanto spazio dovrebbe essere riservato a servizi igienici, docce, aree di benessere e strade?
– In che modo le vie di accesso, le corsie di emergenza e la disposizione del personale influiscono sulla capacità?
– Qual è l'equilibrio ottimale tra comfort, sicurezza e potenziale di guadagno del camper?

Con OnePlan, puoi disegnare le aree di campeggio su mappe satellitari o importare file di planimetrie esistenti. Quando modifichi zone, strutture e percorsi di accesso, il calcolatore di campeggio aggiorna istantaneamente la capacità.

Campeggio previsto in OnePlan

Perché la disposizione del campeggio influisce sull'esperienza dei partecipanti

Spesso i partecipanti trascorrono la maggior parte del loro tempo al di fuori degli eventi programmati in campeggio. 

Una disposizione scadente può portare a:

– Sovraffollamento e disagio
– Difficoltà di accesso alle strutture
– Rischi per la sicurezza e risposte di emergenza più lente
– Campeggiatori frustrati che condividono esperienze negative sui social media

Un campeggio ben pianificato utilizzando OnePlan garantisce ai campeggiatori spazi confortevoli, facile accesso ai servizi e un ambiente sicuro, aumentando direttamente la soddisfazione e la fedeltà.

Come calcolare la capacità del campeggio

Progettare uno spazio per il campeggio non si limita alla misurazione. Sapere come calcolarlo correttamente è fondamentale.

I fattori chiave includono:

  1. Superficie utilizzabile: escludere pendii, zone allagate e terreni non utilizzabili.
  2. Distanza tra tende o unità: applicare le normative sulla sicurezza antincendio, le distanze minime e il comfort.
  3. Infrastrutture e servizi: destinare spazi a servizi igienici, docce, raccolta rifiuti, illuminazione, punti acqua e punti vendita di cibo.
  4. Vie di accesso e di emergenza: mantenere libere le corsie antincendio, i marciapiedi e i percorsi di evacuazione.

OnePlanIl calcolatore per campeggi di consolida tutti questi elementi, aiutandoti a bilanciare la massima capacità con comfort, sicurezza ed efficienza dei costi.

Pianificare scenari "Cosa succederebbe se?"

Gli eventi sono imprevedibili. Pioggia, maggiori vendite di biglietti o restrizioni temporanee possono rendere necessarie modifiche dell'ultimo minuto.

Con OnePlan, puoi creare diverse versioni del tuo piano per distribuirle rapidamente in vari scenari come:

Tutti i calcoli vengono aggiornati in tempo reale, aiutandoti a valutare l'impatto sul numero di partecipanti, sui costi infrastrutturali e sul fabbisogno di personale. I piani possono essere condivisi tramite link e visualizzati in tempo reale su computer, tablet o dispositivi mobili, in modo che il team dell'evento possa adattarsi rapidamente a eventuali modifiche dell'ultimo minuto. 

ISCRIVITI GRATIS

Collaborare facilmente con le parti interessate

La pianificazione del campeggio richiede il coordinamento di più team: sicurezza, fornitori, fornitori di infrastrutture e autorità locali.

OnePlan ti permette di:

– Condividi mappe e piani interattivi tramite link
– Esportare i layout come PNG per la documentazione
– Dimostrare chiaramente la conformità ai requisiti di sicurezza e normativi
– Allineare fornitori e venditori sull’esatta allocazione degli spazi per strutture e servizi

Collocare il personale dove conta

Il posizionamento del personale è fondamentale per un campeggio sicuro e senza intoppi. Con OnePlan, puoi posizionare con precisione sulla mappa gli steward, la sicurezza e i team di assistenza sociale. Dopo l'evento, puoi analizzare gli incidenti in base alla posizione del personale per migliorare la pianificazione futura.

ISCRIVITI GRATIS

Domande frequenti (FAQ)

Uno strumento visivo per aiutare gli organizzatori di eventi a progettare aree di campeggio, calcolare il numero di campeggiatori sicuri e pianificare infrastrutture e percorsi di accesso.

Consente di disegnare zone su mappe satellitari o su layout di file esistenti e di aggiornare la capacità della tenda man mano che si modificano le dimensioni delle aree, delle strutture e dei percorsi di accesso.

Misurare il terreno utilizzabile, stabilire una distanza sicura tra le tende, allocare spazio per infrastrutture e servizi e tenere conto delle vie di accesso e di emergenza.

Sì, produce piani chiari e condivisibili che possono dimostrare la conformità ai requisiti di sicurezza, antincendio e delle autorità locali.

Assolutamente. OnePlan consente di modellare le variazioni di capacità, disposizione e strutture per valutare l'impatto su comfort, ricavi e personale.

Sì, è possibile posizionare con precisione gli steward, il personale addetto alla sicurezza e il personale addetto al benessere e analizzarne il posizionamento dopo l'evento.

Sì, supporta festival greenfield, aree di campeggio gestite, campi per il personale e aree di campeggio per i venditori in più località.
8 minuti letti

Come OnePlan Pianificazione di eventi Powers Motorsport

Dal rombo dei motori di Formula Uno a Silverstone alle roboanti sprint sul quarto di miglio al Santa Pod Raceway, gli eventi motoristici richiedono precisione, coordinamento e capacità decisionale in frazioni di secondo. Dietro ogni weekend di gara di successo si cela un'intricata rete di pianificazione, mappatura dei luoghi, coordinamento di migliaia di appaltatori, gestione dei flussi di pubblico e garanzia della sicurezza in siti di grandi dimensioni.

La complessità è sconcertante: strutture che ospitano centinaia di migliaia di spettatori nel corso di un fine settimana, coordinando centinaia di fornitori e appaltatori, gestendo tutto, dalla distribuzione temporanea di energia alle vie di accesso di emergenza, il tutto adattandosi a cambiamenti dell'ultimo minuto e alle condizioni meteorologiche. 

I metodi di pianificazione tradizionali, come disegni CAD, screenshot di Google Earth e documenti statici, semplicemente non riescono a tenere il passo con la natura dinamica degli eventi motoristici moderni.

Circuito di Santa Pod

entra OnePlan, il soluzione collaborativa per la pianificazione di eventi che sta trasformando il modo in cui operano le organizzazioni del motorsport. Progettato per i team che hanno bisogno di pianificare insieme in tempo reale, OnePlan fornisce a ogni parte interessata, dai coordinatori interni ai collaboratori esterni, un piano unico e sempre attivo da cui partire. 

Dai principali circuiti del Regno Unito ai campionati internazionali di corse, i team di eventi stanno scoprendo come OnePlanGli strumenti di pianificazione intelligenti stanno risolvendo le sfide che affliggono il settore da decenni.

I risultati parlano da soli. Circuito di Silverstone riporta un ritorno sull'investimento pari a 13 volte, un risparmio del 10% sui giorni-uomo e una riduzione del 5% sui costi dei fornitori, il tutto grazie all'adozione OnePlan come unica fonte di verità. MSV, che gestisce oltre 30 eventi in diverse sedi nel Regno Unito, ora collabora tra le diverse sedi in tempo reale, senza la necessità di spostamenti continui. E il Santa Pod Raceway, con 80 eventi all'anno, ha liberato il suo team da ore di misurazioni manuali e visite in loco.

Esploriamo come le organizzazioni del motorsport stanno utilizzando OnePlan Un team per organizzare eventi più sicuri, fluidi e di maggior successo:

Cosa rende gli eventi motoristici così complessi?

Prima di adottare soluzioni moderne per la pianificazione di eventi, le organizzazioni del motorsport si trovavano ad affrontare una serie di sfide interconnesse che rendevano l'esecuzione dell'evento inutilmente stressante e inefficiente.

L'incubo del controllo di versione

James Loveridge, Senior Event Manager del circuito di Silverstone, ricorda fin troppo bene la frustrazione: "Prima di iniziare a utilizzare la piattaforma, facevamo molto affidamento su strumenti di mappatura come Google Docs o qualcosa di simile, oppure su disegni CAD. E con questi, non erano mai aggiornati o le persone li rimandavano a versioni diverse, non a una versione live". 

Le conseguenze furono significative: appaltatori che lavoravano su piani obsoleti, team che duplicavano il lavoro perché non riuscivano a vedere cosa avevano fatto gli altri e innumerevoli ore spese a chiarire quale documento fosse la versione "corretta".

Yusif Basil, consulente per gli sport motoristici della serie Car Park Drift di RedBull, ha dovuto affrontare problemi simili: "Abbiamo utilizzato Google Earth e Sketch Up per disegnare il circuito. Le nostre sfide principali sono state le piattaforme di condivisione online". 

Queste soluzioni improvvisate non solo erano imprecise, ma richiedevano anche molto tempo, rendendo difficile condividere efficacemente i piani con la rete in espansione di fornitori e parti interessate coinvolte in ogni evento.

Stivali a terra, tempo nel fango

Max Frost, coordinatore degli eventi al Santa Pod Raceway, descrive la massacrante preparazioneOnePlan Realtà: "Abbiamo passato molto tempo con i piedi per terra, misurando ruote, pezzi di carta e disegni approssimativi, cercando di pianificare il layout di ogni evento. Abbiamo utilizzato principalmente un layout approssimativo in altri software che ci ha dato un'idea della disposizione del sito, ma questi non erano in scala, quindi elaborare il layout poteva essere difficile." 

Con 80 eventi all'anno, questo approccio manuale ha consumato enormi risorse che avrebbero potuto essere meglio impiegate nella pianificazione strategica e nel miglioramento dell'esperienza dei partecipanti.

Caos nel coordinamento multi-sito

Per organizzazioni come MSV (MotorSport Vision), gestire oltre 30 eventi all'anno in diverse sedi nel Regno Unito ha creato sfide di coordinamento uniche. Alex Robinson, Event Project Manager di MSV, spiega: "Ognuno dei nostri siti ha il proprio team operativo e ogni location presenta sfide specifiche. Alcuni siti richiedono un'attenta gestione dei veicoli, mentre altri necessitano di disposizioni specifiche per il traffico pedonale. Dobbiamo collaborare a stretto contatto con il team di ogni sito per garantire che tutto proceda senza intoppi".

La costante necessità di visite fisiche in loco, unita alla difficoltà di mantenere allineati i team distribuiti, faceva sì che si perdesse tempo prezioso spostandosi da una sede all'altra anziché risolvere problemi strategici. Le interruzioni di comunicazione erano frequenti e le lezioni apprese in una sede non venivano facilmente trasferite ad altre.

Come OnePlan Team Powers Motorsport Events

OnePlan affronta queste sfide con una piattaforma completa progettata specificamente per la pianificazione di eventi complessi. 

Ecco come le organizzazioni del motorsport stanno sfruttando le proprie capacità chiave per trasformare le proprie operazioni:

Un'unica fonte di verità

Il cambiamento più fondamentale OnePlan Ciò che porta con sé è la creazione di un piano di eventi definitivo e sempre attivo, su cui tutti possono lavorare simultaneamente. James di Silverstone sottolinea l'impatto trasformativo: "Abbiamo trovato incredibilmente utile avere un documento attivo che chiunque può consultare in qualsiasi momento".

Non si tratta solo di eliminare la confusione tra le versioni, ma di creare le basi per una collaborazione efficace. "Il feedback principale che riceviamo dagli altri fornitori e appaltatori con cui collaboriamo è che il software è sempre aggiornato. Il numero di versione non cambia, è sempre quello corretto quando si accede al link. E penso che questo sia davvero utile quando lavoriamo nel fine settimana o quando team diversi stanno lavorando. È sempre aggiornato. È un'unica fonte di verità", osserva James.

Immagine: Silverstone Event Plan in OnePlan

Per MSV, questa singola fonte di verità si estende su più sedi: “OnePlan "Ha cambiato completamente il modo in cui comunichiamo tra i nostri team. Mantiene tutti allineati e garantisce che lavoriamo tutti con lo stesso piano", spiega Alex. 

La piattaforma consente loro di acquisire digitalmente gli insegnamenti tratti da un evento e di applicarli senza soluzione di continuità a quello successivo, consentendo un miglioramento continuo dell'intero portafoglio di sedi.

"Poter collaborare con i nostri team di sito in tempo reale OnePlan ci fa risparmiare un sacco di tempo. Possiamo segnalare immediatamente i problemi e apportare modifiche senza doverci recare fisicamente in ogni circuito"

Alex Robinson
Responsabile progetto eventi
MSV (MotorSport Vision)

Guardalo prima di costruirlo

OnePlanGli strumenti di pianificazione visiva consentono ai team di modellare, simulare e perfezionare i layout prima che un singolo pezzo di equipaggiamento arrivi in ​​loco. James sottolinea il potere pratico: "L'uso di OnePlan come unica fonte di verità, la cosa principale è poter aggiungere anche foto aeree o disegni CAD, così da poter fare riferimento e assicurarci di posizionarli nelle posizioni giuste, e anche codificare a colori le posizioni degli assistenti di volo, le cabine o qualsiasi cosa carichiamo."

Per MSV, questa capacità di visualizzazione è fondamentale per la risoluzione proattiva dei problemi: “Utilizzando OnePlan"Possiamo vedere rapidamente quante auto possono entrare in una determinata area e collaborare con i team operativi per determinare se è fattibile. Ci aiuta ad apportare piccole ma cruciali modifiche al flusso del traffico e all'accessibilità del sito, il che in definitiva migliora l'esperienza dei partecipanti", spiega Alex. 

Testando i layout e simulando scenari digitalmente, si affrontano potenziali punti critici prima che diventino problemi reali.

Immagine: Piano dell'evento MSV in OnePlan

Max al Santa Pod Raceway riecheggia questo sentimento: "OnePlan ci ha permesso di misurare, allestire e riprogettare il layout delle fosse senza mai alzarci dalla scrivania. Una volta che avremo un piano stabilito, utilizzeremo gli stivali a terra per delimitare queste aree, sapendo che le nostre idee si adatteranno allo spazio dato sul posto.

Strumenti di pianificazione di precisione che fanno risparmiare tempo e denaro

OnePlanLa suite di strumenti di misurazione, calcolo della capacità e layout trasforma attività che un tempo richiedevano ore in operazioni completate in pochi minuti. 

James quantifica l'impatto: "In termini percentuali o monetari, in termini di risparmi ottenuti, vediamo un ritorno sull'investimento di circa 13 volte rispetto al costo mensile di implementazione e al tempo risparmiato. Abbiamo risparmiato circa il 10% in termini di giornate lavorative grazie a questo sistema, evitando di dover svolgere le attività manualmente. E probabilmente abbiamo risparmiato anche circa il 5% sui costi dei fornitori", riferisce James.

Max mette in evidenza alcuni strumenti specifici che si rivelano preziosi: "Gli strumenti di misurazione e, in particolare, la scala 1:1 sono incredibilmente utili nella pianificazione dei nostri eventi. Che si tratti semplicemente di misurare la distanza tra il punto A e il punto B o di posizionare oggetti di dimensioni personalizzate in scala sul nostro sito per assicurarci che il layout funzioni. " Per quanto riguarda la gestione della folla, aggiunge: "Un'altra funzionalità chiave utile nella pianificazione dei nostri eventi è la possibilità di selezionare aree di folla personalizzate sul nostro sito per calcolare la capienza in base al numero di persone per metro quadrato selezionabile."

James di Silverstone conferma che la pianificazione della capacità è la sua funzione più utilizzata: "Lo strumento che utilizziamo più frequentemente è la funzione di capacità o densità della folla, così possiamo esaminare un'area, eliminare sezioni se stiamo installando un bar o un'altra infrastruttura e vedere quante persone possiamo ospitarvi".

calcolatore di area affollata

Collaborazione in tempo reale tra team e fornitori

OnePlan Elimina i silos informativi, consentendo una collaborazione fluida tra team interni, appaltatori, fornitori e autorità di regolamentazione. Le funzionalità di condivisione sono potenti e semplici.

James descrive l'ecosistema collaborativo di Silverstone: "Ci aiuta a condividere i progetti con i nostri diversi appaltatori, consentendo loro di avere un accesso selezionato, in modo che possiamo sviluppare il sito e fare in modo che l'esperienza utente per i nostri ospiti sia davvero positiva".

La flessibilità di condivisione della piattaforma soddisfa diverse esigenze di comunicazione: "Il modo in cui condividiamo le nostre informazioni con i nostri contratti è migliorato significativamente con l'uso di OnePlanE poiché è sempre in diretta, ricevono sempre le informazioni corrette al momento giusto", spiega James.

Per MSV, la collaborazione remota ha ridotto drasticamente la necessità di visite fisiche in loco: "Poter collaborare con i nostri team in loco in diretta OnePlan "Ci fa risparmiare un sacco di tempo. Possiamo segnalare immediatamente i problemi e apportare modifiche senza doverci recare fisicamente in ogni circuito", afferma Alex. Questo libera il personale, che può concentrarsi sulla pianificazione strategica piuttosto che sulla risoluzione reattiva dei problemi.

Max di Santa Pod apprezza la capacità di collaborazione in tempo reale: "La possibilità di lavorare insieme agli eventi condivisi in tempo reale con altri utenti dell'azienda. Avere la possibilità di vedere le correzioni che gli altri stanno apportando in tempo reale migliora notevolmente la capacità di pianificare gli eventi".

Yusif Basil di RedBull sottolinea come OnePlan hanno risolto la sfida della distribuzione degli aggiornamenti: “OnePlanL'accessibilità online e gli aggiornamenti istantanei di mi hanno permesso di tenere tutti aggiornati."

Sicurezza e conformità: pianificare l'imprevisto

Per gli eventi motoristici, la sicurezza non è un optional, è il fondamento di tutto. Alex di MSV spiega il loro approccio proattivo: "I cambiamenti cruciali avvengono sempre in fase di pianificazione. OnePlan ci consente di analizzare cosa ha funzionato negli anni precedenti, di adattarlo ai potenziali rischi e di apportare miglioramenti prima dell'evento". Modellando digitalmente il movimento della folla, i percorsi di accesso e i percorsi di emergenza, possono anticipare e affrontare sistematicamente i problemi di sicurezza.

James a Silverstone sottolinea come OnePlan supporta la conformità normativa: “A Silverstone, condividiamo OnePlan internamente con tutti i nostri fornitori di servizi di sicurezza. Quindi, che si tratti di personale interno o di terze parti che coinvolgiamo per l'organizzazione dell'evento, condividiamo i dati anche con le autorità locali."

Accessibilità e facilità d'uso

Nonostante le sue sofisticate capacità, OnePlanL'interfaccia intuitiva di consente ai team di diventare produttivi rapidamente, senza bisogno di formazione specializzata.

Max descrive la sua esperienza: "È un software di pianificazione eventi intuitivo e facile da usare". Sottolinea che: "Le caratteristiche di progettazione intuitiva e la struttura di OnePlan semplifica la pianificazione degli eventi senza richiedere una conoscenza approfondita del software. Grazie all'ampio database di infrastrutture inseribili, strumenti di misurazione e funzionalità di zonizzazione, non esiste davvero alcuna situazione in cui OnePlan non posso gestire."

James di Silverstone sottolinea questa democratizzazione della capacità di pianificazione: "Non serve essere un professionista per usarlo. È tutta una questione di interfaccia utente. Prima, quando usavamo il CAD, bisognava essere quasi dei professionisti per capire come aggiungere oggetti, spostare le cose e poi assicurarsi di avere la data e il numero di versione corretti, per poi condividerli. Ora, chiunque nel nostro team può farlo. Basta accedere, iniziare a posizionare oggetti, spostare cose e iniziare a misurare o elaborare spazi affollati".

Yusif di RedBull sottolinea la libreria di oggetti: "Spesso utilizzo recinzioni, barriere d'acqua, veicoli e altri oggetti che mi aiutano a visualizzare il mio evento". OnePlanIl menu completo degli oggetti di fornisce gli elementi costitutivi di cui i team hanno bisogno senza dover ricorrere a un lavoro di progettazione personalizzato.

Che tu gestisca un singolo circuito o un calendario di gare completo, OnePlan è stato creato per team come il tuo. Pronto a scoprire come puoi trasformare il tuo modo di pianificare?

Prenota oggi stesso una demo con il team 👉

5 minuti letti

Calcolatori di parcheggio per eventi

Se c'è un aspetto di un evento che può silenziosamente determinarne il successo o il fallimento, è il parcheggio. Si può avere una scaletta perfetta, una produzione impeccabile e un ingresso senza intoppi, ma se i partecipanti passano 45 minuti bloccati nel traffico o non riescono a capire dove parcheggiare, è questo il ricordo che rimarrà impresso.

Ecco perché utilizzare un calcolatore di parcheggi non è solo un esercizio logistico, ma uno strumento diretto per migliorare l'esperienza dei partecipanti. OnePlan'S Il calcolatore integrato per la disposizione dei parcheggi consente agli organizzatori di eventi di pianificare visivamente la capacità di parcheggio, la disposizione e il flusso del traffico. È possibile simulare in anticipo diversi scenari di arrivo e partenza, garantendo ingressi fluidi, uscite rapide e un inizio e una fine positivi per l'evento. 

Per iniziare, crea un account gratuito , definisci l'area di parcheggio su una mappa satellitare in scala del tuo parcheggio (oppure importa i disegni del tuo parcheggio se è al coperto) , definisci il flusso di traffico e il calcolatore determinerà il numero di auto che possono essere ospitate nella tua area.

È possibile definire più aree (o piani per i parcheggi al coperto) , gestire parcheggi in più sedi e definire il numero stimato di persone per auto per garantire la disponibilità di posti auto sufficienti per il numero di partecipanti previsto.

Registrati gratuitamente per provarlo oppure continua a leggere per scoprire come funzionano i calcolatori di parcheggio e come utilizzarli.

Che cos'è un calcolatore di disposizione del parcheggio?

Un calcolatore della disposizione dei parcheggi ti aiuta a rispondere a domande pratiche come:

  • Quante auto possono entrare qui, una volta prese in considerazione strade, marciapiedi, ingressi, uscite e accessi di emergenza?
  • Dove si verificherà la congestione durante i picchi di arrivi?
  • Come possiamo far uscire rapidamente i veicoli dopo l'evento?

Invece di indovinare o affidarsi a fogli di calcolo, un calcolatore visivo dell'area di parcheggio, come quello in OnePlan, consente di visualizzare la disposizione su una mappa, modificare le dimensioni delle aree e ricevere aggiornamenti immediati sulla capacità.

La possibilità di modificare visivamente zone, aree e flussi di traffico e di ricevere aggiornamenti immediati è ottima per pianificare diversi layout, testare scenari e trovare il giusto equilibrio tra massima capacità, sicurezza e minima congestione.

Perché la disposizione del parcheggio influisce sull'esperienza dell'evento

Il parcheggio è spesso la prima e l'ultima interazione tra i partecipanti e il vostro evento. Disposizioni scadenti, corsie bloccate o parcheggiatori fuori posto possono creare frustrazione che offusca un ottimo spettacolo e a volte finisce sui social media prima della fine dell'evento.

Una disposizione ben pianificata del parcheggio aiuta a:

  • Onde di arrivo fluide prima dell'apertura dei gate
  • Ridurre al minimo le code ed evitare ingorghi
  • Mantenere separati in modo sicuro veicoli e pedoni
  • Accelerare le partenze dopo l'evento

Un calcolatore adeguato per la disposizione degli spazi di parcheggio garantisce lo spazio e la fluidità necessari per raggiungere questo obiettivo, aiutando al contempo a soddisfare i requisiti normativi.

Come calcolare l'area e la capacità del parcheggio auto

Quando si pianifica un parcheggio, non è importante solo quanto spazio è disponibile. Il segreto è saper calcolare l'area di parcheggio in modo che funzioni nella realtà.

Il calcolo del parcheggio auto prevede:

1. Misurazione dello spazio utilizzabile, escludendo:

  • Strade di accesso e corsie di circolazione
  • Corsie di emergenza e antincendio
  • Passerelle pedonali
  • Ostacoli, gradienti o strutture

2. Applicazione di layout di parcheggio realistici.

3. Considerazione dei vincoli di flusso e di entrata/uscita.

Anche il miglior calcolatore di parcheggio non ti aiuterà se ignori come si muove realmente il traffico. Ecco perché OnePlan combina spazio, disposizione e flusso in un unico piano visivo.

calcolatore-area-parcheggio

Pianificare scenari "Cosa succederebbe se?"

Ogni evento riserva imprevisti. Il meteo cambia. Gli arrivi si accumulano. Un'uscita chiude prima del previsto. Improvvisamente, il tuo piano perfetto viene messo a dura prova.

Con OnePlan puoi creare diverse versioni del tuo piano per modellare scenari come:

  • Arrivi scaglionati
  • Chiusure parziali dei lotti
  • Requisiti di accesso di emergenza
  • Partenze anticipate o graduali

OnePlan aggiorna i calcoli in tempo reale, così puoi adattare rapidamente i piani e mostrare in modo visivo possibili scenari e potenziali rischi.

Puoi condividere i tuoi piani tramite link o esportarli come PNG per stamparli o incorporarli nei documenti, in modo che il tuo team, le parti interessate e le autorità approvanti possano accedere allo stesso piano visivo.

Perché la pianificazione visiva del parcheggio è migliore dei fogli di calcolo

Fogli di calcolo e PDF vanno bene finché non cambia qualcosa. Poi, ricalcolare i parcheggi, riscrivere le istruzioni e inviare via email le nuove versioni diventa un vero grattacapo.

OnePlanIl calcolatore del parcheggio e il calcolatore della disposizione del parcheggio semplificano le cose:

  • Gli aggiornamenti del layout regolano automaticamente la capacità di parcheggio
  • I percorsi del traffico sono visivi e facili da capire
  • Il piano viene aggiornato istantaneamente per tutti gli utenti che hanno accesso
  • È possibile aggiungere note e marcatori per collaborare con i colleghi o spiegare i rischi o le motivazioni di determinate decisioni.
  • Tutti lavorano con lo stesso piano e vengono aggiornati man mano che le cose cambiano

È più rapido, più chiaro e molto più facile da spiegare alle parti interessate e alle autorità competenti.

Pianifica qualsiasi parcheggio, al chiuso o all'aperto

Gli eventi si svolgono ovunque: nei campi, negli stadi, nei centri congressi. OnePlan consente di utilizzare un calcolo dell'area di parcheggio per auto in qualsiasi sito:

  • Mappe satellitari per luoghi all'aperto o temporanei
  • Disegni per spazi interni temporanei o permanenti

In questo modo si garantisce che il calcolatore delle dimensioni del parcheggio rifletta il sito reale e non solo numeri teorici.

Parcheggiatori: posizionati dove contano

Anche la migliore disposizione dei parcheggi necessita di una gestione umana. Con OnePlan, puoi posizionare gli addetti al parcheggio esattamente dove servono: agli incroci, agli attraversamenti pedonali o nei punti di ingorgo.

Dopo l'evento, puoi rivedere il flusso del traffico, la posizione degli addetti e gli spostamenti dei veicoli, perfezionando il calcolatore dei parcheggi per l'evento successivo.

Dai calcoli dei parcheggi agli eventi migliori

Un calcolatore di parcheggi fa molto di più che contare i posti auto. Ti aiuta a:

  • Fai entrare le persone senza problemi
  • Tienili al sicuro mentre circolano
  • Tirateli fuori velocemente
  • Ridurre i reclami e migliorare la soddisfazione generale

I grandi eventi non iniziano al cancello. Iniziano nel parcheggio.

Pianifica in modo più intelligente con OnePlan

Per gli organizzatori di eventi che devono conciliare esperienza, sicurezza e conformità, i piani di parcheggio devono essere chiari, flessibili e facili da spiegare. OnePlan Collega la disposizione dei parcheggi, il calcolo dei parcheggi e il posizionamento del personale in un'unica piattaforma visiva. Puoi:

  • Progettare i layout con un calcolatore di layout del parcheggio
  • Calcola la capacità con un calcolatore di parcheggio
  • Scenari di arrivo e partenza dei test
  • Posizionare con precisione gli addetti al parcheggio
  • Rivedere i risultati dopo l'evento per migliorare la prossima volta
ISCRIVITI GRATIS

DOMANDE FREQUENTI

Un calcolatore della disposizione dei parcheggi è uno strumento per progettare la disposizione dei parcheggi, calcolare la capacità di parcheggio e pianificare il flusso dei veicoli, garantendo sicurezza e un funzionamento regolare.

Misurando lo spazio utilizzabile, applicando layout realistici dei parcheggi e tenendo conto della circolazione stradale, della sicurezza dei pedoni e dell'accesso di emergenza.

Sì. Le serrature scorrevoli portatili e i catenacci a superficie possono essere usati per mettere in sicurezza una porta a scomparsa dall'esterno. Alcuni kit con catena di sicurezza consentono anche il bloccaggio esterno con chiave o manopola girevole. OnePlan Funziona con immagini satellitari per siti greenfield e temporanei, perfetto per festival e raduni all'aperto.

Sì. Il calcolatore visivo dei parcheggi consente di mostrare facilmente alle autorità come sono organizzati i parcheggi, come scorre il traffico e dove sono posizionati gli addetti.

Sì. Le serrature scorrevoli portatili e i catenacci a superficie possono essere usati per mettere in sicurezza una porta a scomparsa dall'esterno. Alcuni kit con catena di sicurezza consentono anche il bloccaggio esterno con chiave o manopola girevole. OnePlan consente di importare i layout dei file esistenti, rendendo il calcolatore della disposizione dei parcheggi preciso per qualsiasi luogo, al chiuso o all'aperto.
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Pianificare per non pianificare

Di Paul Foster | Fondatore e CEO, OnePlan

Paul Foster è il fondatore e CEO di OnePlane è stato il sostenitore ufficiale del software GIS Mapping & Digital Twin per Parigi 2024Ha preso parte a nove Giochi Olimpici e Paralimpici.

Sono una pianificatrice per natura, il che non sorprende, visto che il mio lavoro è aiutare i più grandi eventi del mondo a organizzarsi in modo più intelligente. Di solito, sono il tipo di persona che prenota voli, hotel e biglietti con largo anticipo, senza lasciare nulla al caso.

Ma per Milano Cortina ho deciso di fare qualcosa di diverso. Avevo intenzione di non pianificare. E si è rivelata la scelta giusta.

Perché i Giochi invernali sono diversi

I Giochi invernali sono un evento importante molto particolare e capire cosa li rende diversi è ciò che ha fatto sì che l'approccio tardivo funzionasse.

Le sedi sono spesso più disperse rispetto ai Giochi estivi, a volte in remote regioni montuose che richiedono un'attenta pianificazione anche solo per essere raggiunte.

La combinazione di fattori quali il periodo, i viaggi invernali, i periodi scolastici, il minor numero di turisti e la posizione geografica fa sì che i biglietti non siano sempre sottoposti alla stessa pressione immediata che si verifica per i Giochi estivi in ​​una capitale.

Ci sono anche realtà logistiche che si svolgono dietro le quinte e che la maggior parte degli spettatori non vede. Spesso, la capienza definitiva delle strutture temporanee non viene confermata fino a una fase avanzata di costruzione, semplicemente perché i posti a sedere e la disposizione operativa non possono essere definitivi finché la costruzione non è sufficientemente avanzata.

I comitati organizzatori rispondono a questa situazione tenendo i biglietti in attesa finché non sono certi dei numeri, il che significa che la disponibilità spesso aumenta significativamente nelle ultime settimane prima dell'inizio della competizione.

La stessa dinamica si applica agli alloggi. Gli organizzatori prenotano in anticipo grandi quantità di camere per atleti, partner commerciali, media e funzionari, ragionevolmente, data la complessità operativa. Ma una volta confermato il numero definitivo delle delegazioni, molte di queste camere vengono rimesse sul mercato, spesso solo poche settimane prima dell'inizio dei Giochi.

Lo abbiamo visto accadere chiaramente a Parigi: le tariffe alberghiere sono crollate drasticamente nelle ultime settimane prima della cerimonia di apertura, con il rilascio dei blocchi e l'adeguamento del mercato. Chiunque abbia aspettato è stato ricompensato per la sua pazienza.

Un percorso diverso e un'esperienza migliore

L'approccio si è esteso al viaggio stesso. Invece di atterrare in uno degli aeroporti più trafficati di Milano e dirigermi a sud per poi tornare a nord, verso le montagne, ho preso un volo da Londra a Innsbruck. Si è rivelata una decisione geniale.

Il viaggio da Innsbruck a Livigno dura circa due ore e venticinque minuti, attraversando l'Austria, la Svizzera e poi l'Italia. È uno dei tratti di strada più belli delle Alpi, tranquillo, senza fretta, con quel tipo di paesaggio che ricorda perché le persone attraversano queste montagne da secoli. Livigno si trova a pochi chilometri dal confine svizzero, e arrivare da lì anziché da Milano è stata la giusta introduzione a un luogo che funziona secondo i propri criteri.

I voli last minute per Innsbruck erano facilmente reperibili e a prezzi molto ragionevoli. Il contrasto con la frenesia delle prenotazioni anticipate che solitamente caratterizzano i grandi eventi era sorprendente.

Ciò che l'attesa ha effettivamente prodotto

Due settimane prima della partenza, ho ottenuto uno sconto di gruppo del 25% sui biglietti per gli eventi a Livigno. Trovare un alloggio non ha presentato difficoltà, c'erano ancora buone opzioni disponibili a prezzi ragionevoli, senza la sensazione di dover correre all'ultimo minuto che la mentalità comune prevedeva in merito ai grandi eventi.

Questo cambiamento non è solo una constatazione personale. Ci sono sempre più prove che un numero sempre maggiore di fan stia abbandonando i propri acquisti più tardi, e questo trend si sta diffondendo anche oltre il settore degli eventi.

Un recente articolo di Reuters ha evidenziato come la domanda di biglietti per Milano Cortina sia aumentata considerevolmente in prossimità dei Giochi, riflettendo quella che l'articolo descriveva come una tendenza più ampia all'acquisto tardivo dei biglietti da parte degli spettatori. Il mercato si sta adattando a un mondo in cui la flessibilità è diventata una strategia legittima, piuttosto che un segno di indecisione.

In un certo senso, rispecchia qualcosa che abbiamo visto in altri ambiti del comportamento dei consumatori. Il viaggiatore che prenota all'ultimo minuto non è più necessariamente quello che non ha saputo pianificare. Sempre più spesso, è quello che ha capito il mercato abbastanza bene da sapere che aspettare era la mossa migliore.

La flessibilità non è l'opposto della pianificazione

At OnePlan, costruiamo gemelli digitali che aiutano i comitati organizzativi ad adattarsi con sicurezza in tempo reale, perché nessun piano, per quanto attentamente elaborato, sopravvive immutato al contatto con la realtà. Il valore di un quadro operativo condiviso e in tempo reale non sta nel prevenire il cambiamento, ma nel consentire di rispondere al cambiamento senza perdere il controllo del quadro generale.

Questo viaggio mi ha ricordato, a livello personale, lo stesso principio. Avere un piano per non pianificare non significa essere privi di strategia. È una strategia che riconosce l'incertezza e integra la flessibilità nell'approccio fin dall'inizio. A volte, soprattutto in un mondo in continua evoluzione, questo è il piano più intelligente di tutti.

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Tre proteste, una cerimonia di apertura: perché la pianificazione di eventi è progettazione spaziale

Di Paul Foster | Fondatore e CEO, OnePlan

Paul Foster è il fondatore e CEO di OnePlane è stato il sostenitore ufficiale del software GIS Mapping & Digital Twin per Parigi 2024. Ha preso parte a nove Giochi Olimpici e Paralimpici.

PyeongChang, Corea del Sud. 9 febbraio 2018. Due ore prima della cerimonia di apertura delle Olimpiadi.

Fuori dal perimetro dello stadio si stavano svolgendo contemporaneamente tre proteste:

Una dimostrazione rigorosamente organizzata e in uniforme, con briefing chiaro, tempi ben definiti e posizionata con precisione vicino all'accesso principale degli spettatori.

Un fan club geopolitico molto entusiasta, completo di segnaletica coordinata, che occupa un angolo ben visibile vicino alla zona media.

Un manifestante solitario con un messaggio esplicitamente discriminatorio, trasmesso con un altoparlante portatile e una tenacia ammirevole, fermo a un incrocio pedonale.

Messaggi diversi. Tattiche diverse. Stesso codice postale.

All'epoca ero Direttore di Progetto e mi occupavo della gestione della folla in tutte le sedi olimpiche. Ciò che mi colpì quella sera non fu la tensione, ma la calma: la cerimonia iniziò esattamente in orario. Cinquantamila possessori di biglietto entrarono senza incidenti, i media riuscirono a scattare le loro foto, le proteste furono visibili, udibili e del tutto pacifiche. E nessuna di queste proteste entrò accidentalmente in conflitto con le altre, con le operazioni di trasporto o con il perimetro di sicurezza.

Ciò non è accaduto per caso. È accaduto perché qualcuno, mesi prima, aveva trattato la pianificazione delle proteste non come un problema di sicurezza da reprimere, ma come un problema di progettazione spaziale da risolvere.

Il problema del pensiero “la sicurezza prima di tutto”

Gli eventi su larga scala attraggono visibilità. La visibilità attrae persone che vorrebbero sfruttarla per i propri scopi. Non si tratta di un difetto, è una caratteristica dell'operare nello spazio pubblico.

La risposta istintiva, in particolare da parte dei team focalizzati sulla mitigazione del rischio, è quella di trattare la protesta come un vettore di minaccia, qualcosa da contenere, minimizzare o, idealmente, prevenire. Questo si riflette nei documenti di pianificazione che inquadrano le manifestazioni esclusivamente attraverso la lente della disgregazione: quante persone, quanto rumore, quanto vicino al luogo dell'evento, quanto velocemente possiamo sgomberarlo se necessario.

Questa inquadratura non è del tutto sbagliata. Ma è incompleta. E l'incompletezza, alla scala di un'Olimpiade, crea problemi.

Se si pianifica solo il contenimento, si finisce per avere conflitti inaspettati: manifestanti che occupano un percorso necessario per l'accesso dei veicoli di emergenza. Contromanifestanti che arrivano nello stesso punto del gruppo originale. Troupe televisive che cercano di filmare da una posizione che blocca il flusso pedonale. Un singolo obiettore di coscienza con un altoparlante posizionato direttamente fuori dall'ingresso VIP, creando un problema di visibilità che avrebbe potuto essere evitato con una pianificazione spaziale leggermente diversa.

L'approccio migliore, quello che ha effettivamente funzionato a PyeongChang, parte da una domanda diversa: non "come possiamo fermare tutto questo?", ma "dove si colloca?".

Progettazione spaziale, non gestione del rischio

Ciò che ho imparato in diversi cicli olimpici è che la pianificazione delle proteste è fondamentalmente un problema di progettazione spaziale. Ci sono molteplici attori con obiettivi contrastanti, tutti operanti in uno spazio fisico finito, tutti meritevoli di considerazione.

I manifestanti hanno il diritto di essere visibili e udibili. I possessori di biglietto hanno il diritto di accedere al luogo dell'evento senza intimidazioni o ostacoli. I media hanno un compito da svolgere. I servizi di emergenza hanno bisogno di percorsi liberi. I residenti locali hanno bisogno di accedere alle proprie strade. I VIP hanno bisogno di gestire determinate realtà operative.

Nessuno di questi bisogni è intrinsecamente più importante degli altri. Ma interagiscono, spesso in modi che creano veri e propri conflitti. E questi conflitti diventano risolvibili solo quando si riesce a vederli spazialmente.

A PyeongChang, le tre proteste a cui ho assistito erano state previste, non per il messaggio preciso che trasmettevano, ma per la loro probabile esistenza. Il team di pianificazione aveva individuato zone in cui le attività di protesta potessero essere visibili e udibili senza bloccare il flusso di spettatori, interferire con l'accesso delle emergenze o creare scontri tra gruppi opposti. Ogni protesta era stata separata spazialmente dalle altre. Ognuna era stata posizionata in modo che i media potessero filmarle se lo desideravano, ma senza dominare l'inquadratura di ogni ripresa televisiva.

Ecco come si manifesta in pratica una buona progettazione spaziale. Non si tratta di controllo. Si tratta di creare le condizioni affinché più attività legittime possano coesistere nello stesso ambiente fisico.

I prerequisiti operativi

Per pianificare spazialmente la protesta, sono necessarie tre cose che molti team di eventi ancora non hanno:

Innanzitutto, un modello spaziale condiviso. Ogni area funzionale, sicurezza, trasporti, biglietteria, media, protocollo, deve operare sulla stessa mappa, con gli stessi vincoli visibili. Se il team di sicurezza non sa dove il team di trasmissione ha posizionato le telecamere, o il team di trasporto non sa dove il team di protocollo ha designato un percorso VIP, si sta pianificando a compartimenti stagni. E i compartimenti stagni creano conflitti.

In secondo luogo, l'identificazione precoce. È necessario individuare potenziali attività di protesta il prima possibile, non per prevenirle, ma per integrarle nel quadro operativo. Ciò richiede certo un lavoro di intelligence, ma soprattutto richiede una cultura operativa che consideri le proteste come una variabile di pianificazione legittima piuttosto che come una minaccia esterna.

Terzo, la capacità di testare scenari. Se si riesce a modellare cosa accade quando tre gruppi diversi occupano tre luoghi diversi, è possibile identificare i conflitti prima che diventino fisici. La zona di protesta pianificata blocca il percorso dei veicoli di emergenza? Crea un punto critico nel flusso pedonale? Posiziona gruppi opposti in vista l'uno dell'altro in modo da creare tensione? Queste sono domande a cui si può rispondere se si hanno gli strumenti per porsi.

At OnePlanQuesto è esattamente il tipo di scenario per cui abbiamo progettato la nostra piattaforma. La funzionalità di gemello digitale che abbiamo sviluppato come fornitore ufficiale del CIO consente ai team organizzativi di modellare non solo la sede fisica, ma anche i livelli operativi che la sovrastano, tra cui le attività di protesta, il movimento della folla, l'accesso alle emergenze e le aree dedicate ai media. È possibile individuare i conflitti prima che si verifichino. È possibile testare soluzioni. È possibile coordinare le diverse aree funzionali.

Non si tratta di teoria, ma di come funziona la moderna pianificazione di eventi quando è ben fatta.

Oltre le Olimpiadi

I principi qui esposti vanno ben oltre le cerimonie di apertura delle Olimpiadi. Qualsiasi evento che si svolga in uno spazio pubblico, congressi politici, festival su larga scala, grandi eventi sportivi, cerimonie pubbliche, attirerà persone che desiderano essere viste e ascoltate. Questa è la natura dello spazio pubblico.

La domanda per gli organizzatori è se pianificare questa realtà o se lasciarsene sorprendere. E pianificare richiede un cambio di mentalità: da "come possiamo prevenirlo?" a "dove si inserisce?"

Ho visto questo metodo funzionare in pratica in diverse edizioni dei Giochi. Ho anche visto cosa succede quando non funziona, quando le attività di protesta vengono considerate un ripensamento o quando la pianificazione territoriale viene gestita da una singola area funzionale senza la visibilità di ciò che stanno facendo tutti gli altri. Il risultato è prevedibile: conflitti scoperti sul posto, risolti in modo reattivo, spesso con costi operativi significativi.

L'approccio migliore richiede coordinamento, pianificazione tempestiva e un quadro operativo condiviso. Richiede di trattare lo spazio pubblico come qualcosa che si adatti a molteplici usi legittimi, non come qualcosa da bloccare.

Un diverso tipo di successo

Quella sera a PyeongChang, mentre cinquantamila spettatori si riversavano nello stadio e tre distinte proteste si svolgevano pacificamente all'esterno, il successo operativo non è stato il silenzio o l'invisibilità delle proteste. Il successo è stato che tutti, manifestanti, spettatori, media, servizi di emergenza, hanno potuto fare ciò per cui erano venuti, nello stesso spazio fisico, nello stesso momento, senza conflitti.

Questo non è un risultato in termini di sicurezza. È un risultato in termini di progettazione.

Gli eventi su larga scala non esistono in modo isolato. Attirano visibilità, simbolismo, telecamere e persone che vorrebbero approfittare di tutte e tre queste cose. Se si pianifica solo la cerimonia all'interno della recinzione, la realtà si metterà in fila all'esterno con un cartello e un altoparlante e vi dimostrerà che vi sbagliate.

Una buona pianificazione di un evento non consiste nel fermare le proteste. Significa garantire che non entrino in conflitto accidentalmente tra loro, con i media o con cinquantamila possessori di biglietti contemporaneamente.

L'obiettivo non è mai stato il controllo, l'obiettivo era la calma, e a PyeongChang abbiamo ottenuto esattamente questo.

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Spiegazione dei calcolatori della capacità degli eventi

Pianificare un evento inizia con una domanda fondamentale: quante persone può ospitare il tuo spazio in modo sicuro e confortevole? Che tu stia organizzando un concerto, un festival, un evento sportivo o un raduno all'aperto, utilizzare un calcolatore di capienza per eventi è essenziale per la sicurezza, la conformità e l'esperienza del pubblico.

OnePlanIl calcolatore di capacità consente agli utenti di pianificare in modo accurato e visivo la capacità per zone specifiche e per l'intero evento. Iscriviti gratis per provarlo tu stesso. 

In questa guida spieghiamo come calcolare la capacità dell'evento e mostriamo come OnePlan aiuta i pianificatori ad andare oltre i fogli di calcolo per arrivare a una pianificazione della capacità visiva e precisa.

Che cos'è un calcolatore della capacità di un evento?

Un calcolatore di capacità per eventi è un metodo o uno strumento utilizzato per determinare il numero massimo di persone che possono occupare in sicurezza uno spazio per eventi. Considera lo spazio utilizzabile, non solo l'area totale, e applica ipotesi di densità di folla e sicurezza.

I professionisti degli eventi utilizzano i calcolatori di capacità per:

  • Calcolare accuratamente la capacità dell'evento
  • Pianificare il movimento e il flusso della folla in sicurezza
  • Giustificare i numeri alle autorità locali e alle squadre di sicurezza
  • Progettare esperienze migliori per il pubblico

Perché i calcolatori di capacità sono importanti per gli eventi

Una corretta pianificazione della capacità è alla base di quasi ogni aspetto dell'organizzazione di un evento:

  • Sicurezza della folla e gestione del rischio
  • Presentazioni al gruppo consultivo per licenze, permessi e sicurezza (SAG)
  • Pianificazione della sicurezza, medica e delle emergenze
  • Limiti di vendita dei biglietti e previsioni di fatturato
  • Comfort ed esperienza del pubblico

Le autorità chiedono sempre più spesso non solo un numero, ma anche prove di come è stata calcolata la capienza della folla.

Come calcolare la capacità della folla

Pannello calcolatore capacità eventi

1. Misurare lo spazio utilizzabile per gli eventi

Rimuovere le aree non utilizzabili come:

  • Fasi e produzione
  • Aree di servizio e per l'equipaggio
  • Vie di accesso di emergenza
  • Strutture, barriere e concessioni

2. Applicare le ipotesi sulla densità della folla

Le indicazioni tipiche per calcolare la capacità della folla includono:

  • 0.2–0.5 m² a persona – folle ad alta densità e molto stipate
  • 0.5–1 m² a persona – folla in piedi comoda
  • 1–2 m² a persona – movimento e circolazione rilassati

Comprendere come calcolare la capienza di un evento inizia con lo spazio disponibile e con il modo in cui le persone lo utilizzeranno. La stima corretta dipende dal comportamento del pubblico, dalla durata dell'evento e dai requisiti di sicurezza.

In OnePlan gli utenti possono calcolare la capacità definendo la densità della folla in base alle persone per m2 o piede quadrato con le seguenti opzioni. 

  • 0.5 mq / 10 piedi quadrati
  • 1 mq / 10 piedi quadrati
  • 2 mq / 10 piedi quadrati
  • 3 per mq / 10 piedi quadrati
  • 4 per mq / 10 piedi quadrati
  • 5 per mq / 10 piedi quadrati

3. Identificare colli di bottiglia e vincoli

La capacità finale è spesso limitata da:

  • Ingressi e uscite
  • Passerelle e percorsi di circolazione
  • Tempi di evacuazione di emergenza

Una buona pianificazione della folla tiene sempre conto del punto più debole del sito.

I limiti dei calcoli di capacità basati su fogli di calcolo

I tradizionali calcolatori di capacità per gli eventi sono spesso gestiti tramite fogli di calcolo o PDF. Ciò comporta le seguenti problematiche:

  • Le ipotesi di capacità sono difficili da visualizzare
  • Le modifiche al layout richiedono un ricalcolo manuale
  • Diversi team lavorano con versioni diverse
  • I calcoli sono difficili da spiegare alle autorità

OnePlanCalcolatore della capacità degli eventi visivi di

OnePlan Funziona come un potente calcolatore di spazio per eventi, combinando la progettazione del sito e la pianificazione della capacità in un unico posto. Ecco una spiegazione di come funziona la pianificazione della capacità in OnePlan. 

Registrati gratuitamente per provarlo tu stesso. 

Pianificazione visiva della capacità basata sulla zona

I team organizzativi definiscono le zone direttamente sulla mappa del sito, ad esempio:

  • Aree per il pubblico e la folla
  • Code e percorsi di circolazione
  • Ospitalità e concessioni

A ogni zona è possibile applicare ipotesi di capacità, creando un calcolatore di capacità dello spazio per eventi chiaro e comprensibile a colpo d'occhio per tutti gli stakeholder. Gli utenti possono aggiungere note alle diverse zone in relazione alla capacità, al controllo della folla o ad altri aspetti dell'evento, per aiutare i diversi stakeholder a comprendere il piano. 

Aggiornamenti sulla capacità in tempo reale

Poiché i layout e le aree disponibili cambiano in OnePlan, le zone e la loro capacità vengono modificate all'istante. Questo consente ai pianificatori di:

  • Testare diversi layout del sito e l'impatto sulla capacità dell'evento
  • Comprendere l'impatto dei cambiamenti infrastrutturali
  • Bilanciare sicurezza, esperienza e fatturato

Prove chiare per i team di licenza e sicurezza

Con calcoli legati al piano visivo e la possibilità di condividere i piani tramite link con chiunque, OnePlan rende più facile dimostrare:

  • Come è stata calcolata la capacità dell'evento
  • Perché sono stati applicati determinati limiti
  • Come sono stati mitigati i rischi

Registrati gratuitamente per iniziare.

Aree con più persone

Pianifica eventi più sicuri e rafforza le proposte delle autorità locali con OnePlan

Per le autorità locali, i gruppi consultivi per la sicurezza e le sedi, i dati sulla capienza devono essere chiari, giustificati e difendibili. Per i team che gestiscono l'evento, devono inoltre essere pratici, accurati e facili da aggiornare con l'evolversi dei piani.

OnePlan aiuta a colmare questa lacuna collegando i calcoli della capacità direttamente alla planimetria del sito, in modo che le decisioni in materia di sicurezza siano visibili, logiche e facili da rivedere.

Con OnePlan, puoi:

  • Definisci visivamente le aree di affollamento, i percorsi e le zone su una planimetria live
  • Applicare in modo trasparente le ipotesi di capacità e densità
  • Mostrare chiaramente come è stata calcolata la capacità della folla e dell'evento
  • Ridurre i rapporti tra autorità locali e SAG
  • Presentare una documentazione di sicurezza e di licenza più chiara e sicura

OnePlan aiuta a colmare questa lacuna collegando i calcoli della capacità direttamente alla planimetria del sito, in modo che le decisioni in materia di sicurezza siano visibili, logiche e facili da rivedere.

Domande frequenti sui calcolatori di capacità per eventi

Un calcolatore di capienza per eventi è uno strumento o un metodo utilizzato per determinare quante persone possono occupare in sicurezza uno spazio per eventi. Considera lo spazio utilizzabile, la densità di folla, le vie di accesso e i vincoli di sicurezza, piuttosto che le dimensioni totali del sito.

Per calcolare la capacità di accoglienza è necessario misurare lo spazio utilizzabile, applicare opportune ipotesi sulla densità della folla (ad esempio, metri quadrati a persona) e identificare vincoli quali ingressi, uscite e vie di evacuazione.

Un calcolatore di spazi per eventi si concentra su come lo spazio è allocato in un sito, mentre un calcolatore di capacità di folla applica ipotesi di densità per determinare quante persone quegli spazi possono ospitare in sicurezza. In pratica, entrambi i metodi funzionano insieme.

Il calcolo della capienza di un evento all'aperto tiene conto delle infrastrutture temporanee, del terreno, della pianificazione meteorologica, dell'accesso di emergenza e del movimento della folla. A causa di questi vincoli, la capienza all'aperto è spesso inferiore alle dimensioni del sito principale.

Sì. Le serrature scorrevoli portatili e i catenacci a superficie possono essere usati per mettere in sicurezza una porta a scomparsa dall'esterno. Alcuni kit con catena di sicurezza consentono anche il bloccaggio esterno con chiave o manopola girevole. OnePlan funge da calcolatore visivo della capacità e dello spazio degli eventi consentendo ai team di definire zone su una planimetria del sito in tempo reale, applicare ipotesi di capacità e aggiornare i calcoli man mano che cambiano i layout, il tutto in un'unica piattaforma collaborativa.
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Quando tutti hanno ragione e tutto è sbagliato: la necessità di un'unica fonte di verità nella pianificazione di eventi

Di Paul Foster | Fondatore e CEO, OnePlan

Paul Foster è il fondatore e CEO di OnePlane  è stato il sostenitore ufficiale del software GIS Mapping & Digital Twin per Parigi 2024. Ha preso parte a nove Giochi Olimpici e Paralimpici.

Basta fermarsi all'esterno di qualsiasi grande location durante un evento su larga scala per vedere il risultato di mesi, a volte anni, di meticolosa pianificazione. Quello che non si vede è l'attrito che ha quasi fatto deragliare l'evento.

Qui a Milano per le Olimpiadi invernali del 2026, osservando i Giochi prendere forma in più sedi, continuo a tornare a una domanda apparentemente semplice: cosa succede quando ogni area funzionale fa esattamente ciò che dovrebbe fare e il risultato è comunque un problema?

Questa è la sfida centrale delle operazioni di eventi su larga scala, che la maggior parte dei quadri di pianificazione non affronta ancora pienamente.

Il problema della barriera della folla

Lasciatemi fare un esempio concreto. Il branding sulle barriere di protezione per la folla ha un aspetto fantastico. Audace, colorato, altamente visibile, esattamente ciò che un team di sponsorizzazione o marketing desidera trasmettere. Le barriere diventano una tela.

Il problema è la fisica. Le barriere standard per la folla sono significativamente più leggere di quanto si pensi. Un pannello pubblicitario teso su una di esse agisce come una vela. In caso di vento, o sotto la pressione della folla, una barriera pubblicitaria diventa un problema di sicurezza.

Problema della barriera della folla

Il team marketing non ha torto a volere la visibilità del brand. Il team addetto alla sicurezza non ha torto a specificare barriere in determinati punti. Il team operativo non ha torto ad approvare il posizionamento delle barriere. Tutti hanno svolto correttamente il proprio lavoro. Eppure, senza una visione condivisa di come queste decisioni interagiscono, si finisce per creare un conflitto che diventa visibile solo sul posto, proprio nel momento in cui è più difficile da risolvere.

Questa non è un'ipotesi. È rappresentativa di decine di conflitti interfunzionali che emergono in occasione di eventi importanti in ogni ciclo.

Milano Cortina ha fatto centro

Ciò che mi ha colpito questa settimana al Milano Santagiulia Ice Hockey Arena è stato un piccolo ma significativo dettaglio nel sistema di gestione delle code. Invece di rivestire le transenne con pannelli completamente brandizzati, la squadra ha utilizzato delle "barrier jacket", coperture parziali posizionate su transenne selezionate a intervalli regolari per creare un impatto visivo senza comprometterne la stabilità.

Barriere anti-folla Milano Cortina

È una soluzione elegante, ma ciò che più apprezzo non è il design in sé. È ciò che il design racconta del processo che lo ha generato. Qualcuno, o più probabilmente un sistema, ha permesso ai team di marketing, sicurezza e operations di individuare il conflitto con sufficiente anticipo per risolverlo in modo creativo, anziché reattivo.

Questa è la differenza tra una buona pianificazione e un'ottima pianificazione.

Perché i silos funzionali sono la soluzione predefinita e il problema

Un Comitato Organizzatore Olimpico può comprendere decine di aree funzionali: trasporti, sicurezza, accreditamento, trasmissione, assistenza medica, ristorazione, sponsorizzazioni, biglietteria, protocollo e molte altre. Ognuna ha una propria leadership, i propri obiettivi, una propria logica operativa.

Questa struttura ha senso. La specializzazione è il modo in cui si gestisce la complessità su larga scala. Ma crea una tensione fondamentale: le decisioni prese all'interno di ciascuna area funzionale non esistono in modo isolato. Esistono in uno spazio fisico e operativo condiviso e interagiscono, spesso in modi che nessun singolo team può prevedere appieno.

Il team degli sponsor posiziona una struttura vicino a un'uscita di sicurezza. Il team del catering posiziona le attrezzature in un corridoio di servizio. Il team dei trasporti programma lo spostamento dei veicoli logistici in base al picco di afflusso di spettatori. Nessuna di queste decisioni è irragionevole se presa isolatamente. Insieme, creano un collo di bottiglia, un pericolo o un ritardo.

Nella mia esperienza, maturata in nove edizioni dei Giochi Olimpici e Paralimpici, gli eventi che si svolgono più agevolmente non sono quelli in cui ogni squadra ha lavorato più duramente in modo isolato. Sono quelli in cui ogni squadra ha avuto visibilità su ciò che stavano facendo gli altri.

Il principio dell'unica fonte di verità

"Unica fonte di verità" sembra un concetto tecnologico, lo è. Ma è anche, in sostanza, una filosofia di pianificazione.

Il principio è semplice: ogni team, a ogni livello, dovrebbe lavorare partendo dalla stessa immagine di base della sede, delle operazioni e dei vincoli. Non una versione dell'immagine. L'immagine stessa.

Quando questo è in atto, i conflitti interfunzionali non scompaiono, ma emergono precocemente, quando le soluzioni sono ancora possibili. Il gilet barriera di Milano non è una soluzione alternativa, è il risultato di un processo di pianificazione che ha individuato il conflitto prima che diventasse un vincolo.

Quando non è in atto, si ottiene la versione degli eventi che ogni professionista esperto di eventi riconosce: una cascata di decisioni razionali individuali che collettivamente creano un problema operativo, scoperto sul posto, risolto sotto pressione, a costi significativi.

Cosa è cambiato e cosa no

Gli strumenti a disposizione degli organizzatori di eventi si sono evoluti notevolmente. La tecnologia dei gemelli digitali consente ora ai team organizzativi di modellare le location in modo completo prima ancora che venga posizionata una singola barriera o posato un cavo. Ogni area funzionale può operare all'interno dello stesso modello spaziale e i conflitti tra i rispettivi piani diventano visibili prima ancora che diventino fisici.

At OnePlanQuesto è ciò che abbiamo costruito attraverso diversi cicli di Giochi. La piattaforma che abbiamo sviluppato come fornitore ufficiale di Digital Twin del CIO non riguarda principalmente la tecnologia. Si tratta di offrire a ogni squadra una realtà operativa condivisa all'interno della quale pianificare, la stessa planimetria, lo stesso livello di vincoli, la stessa visione di ciò che stanno facendo tutti gli altri.

VenueTwin - Milano Cortina

Ciò che non è cambiato è la sfida di fondo. Gli eventi riuniscono persone con obiettivi, priorità e definizioni di successo diverse. Coordinarli efficacemente ha sempre richiesto più che buone intenzioni e riunioni regolari: richiede una base comune.

Una domanda che vale la pena porsi

Se sei coinvolto nella pianificazione di un evento importante, di qualsiasi portata, la domanda più utile che puoi porti non è "ogni team sta facendo il suo lavoro?", ma "ogni team riesce a vedere cosa stanno facendo gli altri?".

La barriera protettiva di Milano è una piccola cosa. Ma le piccole cose, se fatte bene, sono ciò di cui sono fatti i grandi eventi, e accadono solo quando tutti lavorano con lo stesso piano.

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Il 71% dei professionisti degli eventi afferma che la sicurezza è la loro massima priorità per il 2026

La pianificazione di eventi non è mai stata semplice, ma quest'anno la pressione sui team degli eventi si sta intensificando. Nuovi dati nel nostro Rapporto sulla pianificazione del sito dell'evento 2026 evidenzia la chiave tendenze nella pianificazione di eventi per il 2026e mostra che Il 71% dei professionisti degli eventi afferma che la sicurezza dei partecipanti è la loro massima priorità quando si pianifica un sito per eventi. I dati provengono da OnePlansondaggio sul settore degli eventi condotto nel quarto trimestre dell'anno scorso. 

Le folle sono più numerose. I siti sono più complessi. Le aspettative da parte del pubblico, dei partner e delle autorità sono più elevate che mai. Di conseguenza, sicurezza, accuratezza e collaborazione non sono più considerazioni separate: sono fondamentali per il successo dell'evento.

Il 71% afferma che la sicurezza è la massima priorità

Le tendenze nella pianificazione degli eventi per il 2026 mostrano la sicurezza come priorità assoluta

La sicurezza e la protezione sono ormai alla base di ben più che l'erogazione dei servizi operativi. Secondo l'indagine, sono fondamentali per:

  • conquistare la fiducia del pubblico e delle autorità

  • garantire partnership commerciali a lungo termine

  • consentendo agli eventi di crescere anno dopo anno

Negli ultimi anni, incidenti di alto profilo nel settore degli eventi dal vivo hanno reso più urgente l'attenzione sulla sicurezza. I team addetti agli eventi stanno rispondendo progettando in anticipo flussi di pubblico più sicuri, testando i layout prima del giorno di allestimento e coordinando con largo anticipo l'accesso in caso di emergenza.

Perché la sicurezza è oggi alla base del successo della pianificazione di eventi

La sicurezza è fondamentale per la moderna pianificazione di eventi, perché ha un impatto diretto sull'operatività, sull'approvazione normativa, sulla fiducia del pubblico e sulla sostenibilità a lungo termine dell'evento. Gli eventi che dimostrano piani di sicurezza chiari e ben progettati hanno maggiori probabilità di ottenere le autorizzazioni, creare fiducia e tornare con successo anno dopo anno.

Giochi delle Orcadi

Questo cambiamento significa che la pianificazione della sicurezza non è più affidata a un singolo ruolo. Richiede uno stretto coordinamento tra operatori dell'evento, addetti alla sicurezza, team medici, appaltatori e autorità locali, tutti a lavorare sulla base dello stesso piano.

Perché la precisione nella pianificazione del sito dell'evento è più importante nel 2026

Con l'aumentare dell'ambizione e dell'orientamento all'esperienza dei luoghi dedicati agli eventi, la precisione nella pianificazione è diventata essenziale, non solo per la conformità alle normative, ma anche per l'efficienza e il controllo dei costi.

Il sondaggio ha rilevato che:

  • Il 44% dei professionisti degli eventi afferma che misurazioni e layout accurati sono fondamentali per la pianificazione di eventi di successo

Piani imprecisi possono portare a spazi sovraffollati, layout inefficienti, costi inutili e rilavorazioni in loco in fase avanzata. In un ambiente in cui i margini sono ridotti e i controlli sono elevati, le stime non sono più sufficienti: i team hanno bisogno di avere fiducia nei propri dati.

layout accurati

Le più grandi sfide che i team dovranno affrontare nella pianificazione degli eventi nel 2026

Sulla base OnePlansondaggio del settore degli eventi, il più grande sfide nella pianificazione degli eventi nel 2026 includono:

  • garantire la sicurezza dei partecipanti

  • gestione di layout di siti complessi e capacità di picco

  • rispondere alle condizioni meteorologiche e ai fattori esterni

  • coordinare più parti interessate da un unico piano

  • mantenere l'accuratezza man mano che i siti diventano più orientati all'esperienza

I dati mostrano che il 61% dei professionisti degli eventi afferma che le condizioni meteorologiche e i fattori esterni rappresentano la loro maggiore fonte di stress , mentre il 44% ha difficoltà a causa delle limitazioni delle location e il 41% cita la logistica e i trasporti come sfide costanti.

Perché la collaborazione è ora fondamentale nel settore degli eventi dal vivo

Gli eventi sono uno sport di squadra e i dati rafforzano chiaramente questa tensione.

  • Il 48% dei professionisti degli eventi afferma che riunire le persone è la parte migliore del lavorare in eventi dal vivo

  • ancora 1 su 3 afferma che la comunicazione con gli stakeholder è la parte più stressante della pianificazione di un evento

Con il coinvolgimento di un numero sempre maggiore di fornitori, partner e autorità, l'allineamento diventa più difficile e fondamentale. I team più efficaci sono quelli che lavorano su piani visivi condivisi, che danno a tutti la certezza di avere a disposizione le stesse informazioni aggiornate.

Cosa significa questo per i team di eventi nel 2026

Dalle risposte al sondaggio emerge uno schema coerente. I team che ottengono i risultati migliori nel 2026 sono quelli che:

  • pensa attentamente a come le persone si muovono, si riuniscono e vivono uno spazio

     

  • fare affidamento su layout accurati e misurazioni del mondo reale per prendere decisioni

     

  • coinvolgere più parti interessate nel processo di pianificazione in modo tempestivo e chiaro

Man mano che gli eventi diventano più complessi e collaborativi, gli strumenti che i team utilizzano per pianificarli sono importanti tanto quanto l'esperienza e la competenza.

Planimetria del sito del festival in OnePlan

Dalle risposte al sondaggio emerge uno schema coerente. I team che ottengono i risultati migliori nel 2026 sono quelli che:

  • pensa attentamente a come le persone si muovono, si riuniscono e vivono uno spazio
  • fare affidamento su layout accurati e misurazioni del mondo reale per prendere decisioni
  • coinvolgere più parti interessate nel processo di pianificazione in modo tempestivo e chiaro

Man mano che gli eventi diventano più complessi e collaborativi, gli strumenti che i team utilizzano per pianificarli sono importanti tanto quanto l'esperienza e la competenza.

Tende e servizi igienici mappati in OnePlan

Scarica il rapporto sulla pianificazione del sito dell'evento 2026

Il rapporto Event Site Planning Report 2026 si basa su dati raccolti tra ottobre e dicembre 2025 da professionisti del settore eventi, provenienti da diverse sedi, festival, eventi sportivi e programmi comunitari.

👉 Scarica il rapporto sulla pianificazione del sito per eventi 2026

Se stai pianificando eventi nel 2026 o stai definendo il modo in cui la tua organizzazione affronta la sicurezza, la precisione e la collaborazione, questo rapporto fornisce un'istantanea chiara della direzione che sta prendendo il settore.

Grafico del rapporto di pianificazione del sito dell'evento 2026
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Come trovare e scegliere una sede

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Come gestire una location per eventi

<1 minuto letto

Come avviare un locale per eventi

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Come promuovere un luogo per eventi e vendere i suoi spazi

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Domande da porre a un locale prima di prenotare

Prenotare una location è una delle decisioni più importanti nell'organizzazione di qualsiasi evento. La location giusta può rendere l'evento fluido e stimolante, mentre quella sbagliata può creare inutili difficoltà.

Che stiate organizzando una fiera, un torneo sportivo o una festa di paese, la chiave del successo sta nel porsi le domande giuste prima di firmare un contratto. Queste domande vi aiuteranno a comprendere le reali capacità di una location, a evitare costi nascosti e a garantire che tutto sia in linea con la vostra visione.

1. Quali date sono disponibili?

I locali più gettonati si esauriscono rapidamente, soprattutto durante i periodi di alta stagione. Verificate sempre la disponibilità in anticipo e tenete pronte alcune date alternative.

Suggerimenti:

  • Chiedete se sono previsti sconti per le prenotazioni nei giorni feriali o per mezza giornata.
  • Verifica se la sede ha periodi di alta stagione, ad esempio quando il clima è più caldo per festival e fiere, oppure a fine anno per mercatini di Natale ed eventi festivi.

Valuta la flessibilità degli orari: alcune strutture offrono la possibilità di allestire gli spazi in anticipo o di prolungare l'orario a prezzi ridotti.

2. Cosa è incluso nel canone di noleggio?

Evita sorprese sul budget ottenendo un elenco dettagliato di ciò che è incluso nella tariffa base.

Chiedi informazioni su:

  • Mobili (tavoli, sedie, biancheria)
  • Apparecchiature di illuminazione e audiovisive
  • Costi di installazione e pulizia
  • Spese di servizio o costi assicurativi

Siate chiari sui termini di deposito e pagamento, comprese le date di scadenza e le condizioni di rimborso. Una politica dei prezzi trasparente vi consente di pianificare il vostro flusso di cassa e di rispettare il budget.

3. Qual è la capacità e la flessibilità del layout?

Ogni evento ha bisogno di un layout che ne supporti lo scopo, dagli spazi per il networking all'allestimento dei concerti.

Dai un'occhiata:

  • Capacità massima e livelli di comfort consigliati.
  • Opzioni per riconfigurare i layout (ad esempio, passando dalla cena con posti a sedere alla reception in piedi).
  • Percorsi accessibili per ospiti con disabilità.
  • Scorrevole tra i punti di ingresso, i servizi igienici e le attrazioni principali.

utilizzando OnePlan, gli organizzatori possono testare diversi scenari di layout in scala reale prima di impegnarsi in un progetto, contribuendo a evitare colli di bottiglia o sovraffollamento.

4. Qual è la politica in materia di catering e alcolici?

Alcune location richiedono un servizio di catering interno, mentre altre consentono l'utilizzo di fornitori esterni. Chiarisci sempre il regolamento e i costi associati.

Chiedi:

  • Esiste un menù e un listino prezzi interno?
  • Posso portare il mio servizio di catering o bar?
  • Sono previsti costi di tappo o requisiti assicurativi per i venditori?
  • Il locale è in possesso delle licenze necessarie per la vendita di alcolici?

Allineare questi dettagli in anticipo previene problemi successivi e garantisce il rispetto di tutte le normative.

5. Ci sono delle restrizioni?

Ogni luogo ha i suoi limiti: conoscerli aiuta a evitare conflitti.

Restrizioni comuni:

  • Limiti di rumore o coprifuoco.
  • Limitazioni all'arredamento (ad esempio niente candele, niente arazzi al soffitto).
  • Elenchi di fornitori approvati o standard di sicurezza.

Se il tuo evento prevede musica dal vivo, spettacoli pirotecnici o strutture temporanee, controlla questi punti prima di firmare.

6. Qual è la politica di cancellazione e rimborso?

La vita è fatta di imprevisti. Sii sempre informato in anticipo sulle condizioni di cancellazione.

Chiedi:

  • Qual è la finestra temporale per il rimborso se annullo?
  • Sono disponibili rimborsi parziali?
  • Posso riprogrammare senza penali?
  • La sede consiglia un'assicurazione per l'evento?

Conoscere le clausole scritte in piccolo protegge il tuo investimento e riduce il rischio finanziario.

7. Quali apparecchiature audiovisive sono disponibili?

Per conferenze, spettacoli ed eventi ibridi è fondamentale disporre di sistemi audiovisivi affidabili.

Chiarire:

  • Quali apparecchiature AV sono incluse (proiettori, microfoni, schermi, sistemi audio)?
  • L'assistenza tecnica è fornita in loco?
  • Quanto tempo prima possiamo accedere alla sede per il test?

Il supporto professionale e il tempo dedicato ai test possono determinare il successo o il fallimento di un evento.

8. Ci sono parcheggi adeguati e accessibilità?

L'accessibilità agli eventi e ai festival influisce sia sulla partecipazione che sulla soddisfazione degli ospiti.

Dai un'occhiata:

  • Numero e costo dei posti auto.
  • Opzioni di servizio di ritiro e riconsegna auto o navetta.
  • Accesso senza gradini, ascensori e servizi igienici accessibili.
  • Vicinanza ai trasporti pubblici.

Ogni ospite deve poter raggiungere e godersi il tuo evento comodamente: è un obbligo sia legale che morale.

9. Quale supporto di personale viene fornito?

Le buone sedi offrono più di uno spazio: offrono anche supporto.

Chiedi:

  • C'è un coordinatore o un event manager in loco?
  • Quanti membri dello staff saranno presenti durante l'evento?
  • Sono formati sulla gestione degli ospiti e sui protocolli di sicurezza?

Definire chiaramente i ruoli del personale garantisce un allestimento, un servizio e uno smontaggio senza intoppi il giorno stesso dell'evento. Fare domande a riguardo dovrebbe darti sicurezza nella location che prenoti. 

10. In che modo la sede supporta la tecnologia?

Nel mondo connesso di oggi, la tecnologia è parte integrante dell'esperienza degli ospiti.

Discutere:

  • Velocità e copertura Wi-Fi.
  • Disponibilità di prese di corrente e stazioni di ricarica.
  • Integrazione con software di gestione eventi per la registrazione o la pianificazione.

Le sedi che supportano gli strumenti digitali semplificano il coordinamento e aumentano la professionalità.

11. La sede può gestire modifiche dell'ultimo minuto?

La flessibilità è fondamentale nell'organizzazione di eventi. Chiedete se la location può adattarsi a modifiche di layout, variazioni di orario o variazioni nella lista degli invitati.

Esempi:

  • Aggiungere tavoli per ospiti extra.
  • Orari prolungati a causa di modifiche al programma.
  • Adattare il catering alle esigenze dietetiche.

Un partner flessibile per la location aiuta a far sì che tutto proceda senza intoppi quando i piani inevitabilmente evolvono.

Utilizzare la tecnologia per semplificare la pianificazione

I migliori organizzatori di eventi utilizzano strumenti per centralizzare la comunicazione, gestire i layout e coordinare la logistica.

Piattaforme come OnePlan semplificare:

  • Visualizza la tua sede e la tua infrastruttura su un mappa interattiva.
  • Collabora con fornitori, addetti alla sicurezza e personale in tempo reale.
  • Condividi immediatamente i piani aggiornati con tutte le parti interessate.

L'integrazione tempestiva di questi strumenti aiuta a prevenire confusione e modifiche dell'ultimo minuto, garantendo inoltre che l'evento rispetti le migliori pratiche in materia di sicurezza e accessibilità.

Considerazioni finali

Scegliere una location non significa solo trovare uno spazio bello, ma anche trovarne uno che supporti la tua visione, la logistica e l'esperienza degli ospiti.

Ponendo le domande giuste e utilizzando strumenti di pianificazione collaborativa come OnePlan, potrai prenotare in tutta sicurezza, evitare costose sorprese e organizzare un evento senza intoppi, sicuro e indimenticabile.

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Come prenotare una sede per un evento

Prenotare la location giusta è uno dei passaggi più importanti per la pianificazione di un evento di successo. La location definisce l'atmosfera, influisce sulla logistica e plasma direttamente l'esperienza dei partecipanti. Che si tratti di un festival, di un evento comunitario o di un torneo sportivo, adottare un approccio strategico alla prenotazione della location può far risparmiare tempo, denaro e stress.

Ecco una guida completa per aiutarti a prenotare la location perfetta, dalla definizione delle tue esigenze all'utilizzo della tecnologia per una pianificazione impeccabile.

Fase 1: comprendere i requisiti del tuo evento

Prima di iniziare a cercare la location, definisci esattamente le esigenze del tuo evento.

Prendere in considerazione:

  • Il tipo di evento, come un festival, una fiera, un evento sportivo o una fan zone.
  • Il numero dei partecipanti ed eventuali requisiti speciali di accessibilità.
  • L'atmosfera e l'ambiente che vuoi creare.

Un seminario aziendale potrebbe richiedere un ambiente professionale con un potente supporto Wi-Fi e audiovisivo, mentre un torneo sportivo richiederà probabilmente un facile flusso di pubblico da e verso i posti. 

Conoscere la portata e lo stile del tuo evento ti aiuterà a restringere rapidamente le opzioni, evitando di perdere tempo a valutare spazi inadatti.

Passaggio 2: imposta un budget realistico

Un budget chiaro è la tua tabella di marcia. Ricorda che i costi della location vanno oltre l'affitto. Includi:

  • Configurazione AV e tecnologia
  • Sono necessarie infrastrutture temporanee e altri fornitori 
  • Affitti aggiuntivi (mobili, illuminazione, ecc.)
  • Personale, pulizia e sicurezza
  • Ristorazione e decorazioni

Tieni sempre un fondo di riserva per le spese impreviste. Dai priorità alle tue spese: se l'estetica della location è fondamentale, potresti scendere a compromessi sull'arredamento; se l'intrattenimento è il tuo obiettivo, scegli uno spazio più semplice.

Passaggio 3: scegli la posizione giusta

La posizione della tua location può fare la differenza in termini di partecipazione. Considera:

  • Accessibilità per i partecipanti, compresi trasporti pubblici e parcheggio.
  • Vicinanza ad hotel, ristoranti o attrazioni.
  • Accessibilità per le persone con disabilità.

Una location in una pittoresca zona rurale può offrire uno sfondo meraviglioso, ma potrebbe richiedere un servizio navetta. Le location urbane spesso offrono comodità e opzioni di intrattenimento post-evento: scegli quella più adatta ai tuoi obiettivi.

Fase 4: Ricerca e selezione delle sedi

Utilizza strumenti online per semplificare la tua ricerca.

  • Esplora directory di location come EventUp e Peerspace, che filtrano per posizione, capienza e servizi.
  • Leggi le recensioni e le testimonianze dei clienti precedenti per comprendere i punti di forza e di debolezza di ogni struttura.
  • Sfrutta le community online: i forum di pianificazione eventi o i gruppi LinkedIn spesso condividono tesori nascosti.

Una volta stilata una rosa di candidati, programma delle visite in loco per sperimentare in prima persona lo spazio.

Fase 5: Visitare i luoghi e valutare di persona

Una visita personalizzata ti aiuterà a valutare la disposizione, la fluidità e la funzionalità di ogni spazio. Durante la visita:

  • Controllare l'illuminazione, l'acustica e l'accessibilità.
  • Esaminare i servizi in loco, come servizi igienici, aree di carico e stoccaggio.
  • Incontra il responsabile della sede per discutere di flessibilità, tempi di allestimento e politiche.

Porta il tuo OnePlan mappa della sede o schizzi di idee in tempo reale per visualizzare layout, flusso di folla e zone dei venditori – aiutandoti a prendere decisioni più rapide e basate sui dati.

Fase 6: Esaminare attentamente i contratti

Prima di firmare:

  • Esaminare tutti i termini, compresi i piani di pagamento, le politiche di cancellazione e le commissioni per gli straordinari.
  • Chiarire cosa è incluso nel prezzo: arredamento, audiovisivi, catering, ecc.
  • Confermare l'assicurazione, la responsabilità e i tempi di installazione/smontaggio.

Non esitate a negoziare. Anche piccole modifiche al canone di locazione o ai servizi inclusi possono avere un impatto significativo sul vostro budget. Per eventi più grandi, consultate un consulente legale per assicurarvi che il contratto tuteli pienamente i vostri interessi.

Fase 7: Conferma servizi e comfort

Chiarisci esattamente cosa è incluso nel tuo noleggio:

  • Tavoli, sedie e biancheria
  • Attrezzature audiovisive
  • Coordinatori o tecnici in loco
  • Servizi di sicurezza: personale e orari di lavoro

Se la location non include ciò di cui hai bisogno, chiedi informazioni sui fornitori preferiti o sugli affitti esterni. Conoscere tutti i costi in anticipo evita spese impreviste in seguito.

Fase 8: sfruttare la tecnologia degli eventi

La tecnologia può rendere la prenotazione delle location molto più efficiente. Utilizza piattaforme come Cvent o Eventbrite per gestire le liste degli invitati e le conferme di partecipazione, e strumenti di project management come Asana o Trello per monitorare le attività e le scadenze del team.

Strumenti come OnePlan vai oltre: ti consente di pianificare l'intera disposizione del sito in scala reale, di collaborare con i fornitori e i team di sicurezza e di visualizzare ogni dettaglio prima del giorno dell'evento.

Fase 9: Suggerimenti extra per eventi speciali

  • Visitate diverse location prima di scegliere. Confrontare le opzioni vi aiuterà a negoziare e a perfezionare la vostra visione.
  • Confermare gli orari di allestimento e smontaggio con la sede. Ad esempio, eventi multi-sito spesso necessitano di periodi di preparazione più lunghi in più sedi.

Abbina l'estetica della location al tema scelto. Una location naturale e suggestiva può far risparmiare sui costi di arredamento e lasciare un ricordo indelebile.

Fase 10: Prepararsi alle modifiche dell'ultimo minuto

Anche gli eventi meglio organizzati possono riservare sorprese: condizioni meteorologiche, problemi con i fornitori o cambiamenti dell'ultimo minuto tra gli ospiti.

  • Avere un piano di riserva per gli eventi all'aperto.
  • Tieni un elenco di fornitori e commercianti alternativi.
  • Utilizza strumenti di collaborazione per aggiornare rapidamente il tuo team e i tuoi partner in caso di cambiamenti.

Un piano di comunicazione chiaro garantisce un coordinamento fluido, qualunque cosa accada.

Considerazioni finali

Prenotare la location giusta non è solo una questione logistica: significa creare le basi per un'esperienza memorabile.

Comprendendo le tue esigenze, stabilendo un budget chiaro e utilizzando tecnologie intelligenti per eventi come OnePlan, semplificherai il tuo flusso di lavoro, rafforzerai la collaborazione e realizzerai eventi che si svolgeranno senza intoppi dall'inizio alla fine.

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Consigli essenziali per la scelta della location

Scegliere la location perfetta è uno dei passaggi più importanti per pianificare un evento di successo.
Che si tratti di organizzare una gara, una festa cittadina, una mostra nautica o un mercatino di Natale, la location definisce il tono e influenza direttamente l'esperienza.

In questa guida condivideremo suggerimenti essenziali per aiutarti a scegliere la location giusta e ti mostreremo come utilizzare la tecnologia moderna strumenti di pianificazione eventi come OnePlan può rendere il processo più semplice, più veloce e più efficace.

1. Comprendi le esigenze del tuo evento

Prima di cercare la location, definisci lo scopo e le esigenze del tuo evento. Questa chiarezza guiderà ogni decisione successiva.

Chiedetevi:

  • Qual è lo scopo dell'evento? (Networking, celebrazione, formazione, intrattenimento, ecc.)
  • Qual è il tono: formale o informale, energico o rilassato?
  • Qual è il tuo pubblico di riferimento e quanti ospiti ti aspetti?
  • La data è fissa o flessibile? La stagionalità inciderà sui prezzi o sulla disponibilità?

Una stima accurata degli ospiti e una visione chiara aiutano a garantire che lo spazio scelto sia confortevole, né sovraffollato né troppo scarso.

2. Stabilisci un budget realistico in anticipo

Un budget ben definito restringe la ricerca ed evita costose sorprese. Includi tutte le principali voci di costo:

  • Costi di affitto della sede
  • Infrastrutture temporanee tra cui tende, servizi igienici e barriere
  • Esigenze audiovisive e tecniche
  • Personale, pulizia e sicurezza

Prevedere sempre un margine di sicurezza per eventuali spese impreviste. Ricordate che un prezzo più alto non sempre equivale a una migliore qualità: concentratevi sul rapporto qualità-prezzo per le specifiche esigenze del vostro evento.

3. Ricerca strategica dei luoghi

Sfrutta gli strumenti digitali e le piattaforme di pianificazione degli eventi per rendere la ricerca della location efficiente e trasparente.

Inizia online:
Utilizza Google, i social media e piattaforme di recensioni come Yelp o Google Reviews per selezionare le location. I tour virtuali e i video walkthrough forniscono un'idea più chiara della disposizione rispetto alle foto statiche.

Utilizzare strumenti specializzati per eventi:
Siti web come EventUp e Peerspace offrono elenchi completi con filtri per capacità, servizi e budget.

Per professionisti:
Software avanzati come Cvent o Tripleseat consentono di confrontare le sedi, verificare la disponibilità e gestire le comunicazioni, tutto in un unico posto.

Strumenti come OnePlan fare un ulteriore passo avanti, consentendo agli organizzatori di visualizzare una mappa della sede, pianificare la disposizione e progettare l'infrastruttura dell'evento con precisione spaziale prima della prenotazione.

4. Dare priorità alla posizione e all'accessibilità

La location giusta può determinare il successo del tuo evento. Considera:

  • Vicinanza ai nodi di trasporto e disponibilità di parcheggio.
  • Accessibilità per le persone con disabilità.
  • Disponibilità di hotel o alloggi nelle vicinanze per gli ospiti.

Scegliere una location comoda e inclusiva aumenta la soddisfazione degli ospiti e la partecipazione.

5. Visitare e valutare le sedi selezionate

Un sopralluogo è prezioso. È l'unico modo per valutare veramente lo spazio e individuare potenziali problemi.

Quando si visita:

  • Verificare l'illuminazione, l'acustica e la flessibilità del layout.
  • Visualizza l'allestimento del tuo evento: ingressi, uscite, catering, allestimento, ecc.
  • Valuta l'atmosfera e l'idoneità al tono del tuo evento.

Usa il tuo OnePlan mappa durante la tua visita per testare diversi layout sul posto, regolando il flusso della folla o il posizionamento dei venditori in tempo reale. Dopo la prima visita, scoprirai che utilizzando OnePlan non avrai bisogno di effettuare tante visite in loco come in passato. 

6. Esaminare i servizi e la flessibilità

I servizi giusti possono fare la differenza nel successo o nel fallimento del tuo evento. Chiedi:

  • Cosa è incluso nell'affitto (attrezzature audiovisive, Wi-Fi, catering, tavoli, biancheria)?
  • È possibile modificare la disposizione, estendere gli orari o aggiungere ospiti extra, se necessario?
  • C'è un coordinatore in loco disponibile ad aiutare durante la giornata?

Flessibilità e supporto sono i segnali di una struttura che comprende la logistica degli eventi dal vivo.

7. Comprendere le politiche, i contratti e le tariffe

Prima di firmare, controlla attentamente:

  • Norme su rumore, arredamento e ristorazione
  • Termini di cancellazione e rimborso
  • Costi nascosti (spese di servizio, costi per straordinari, spese di pulizia, ecc.)

Negoziare quando opportuno, ad esempio richiedendo uno sconto sul pacchetto o un accesso prolungato per l'installazione. Un contratto chiaro tutela entrambe le parti e garantisce l'allineamento delle aspettative.

8. Utilizzare la tecnologia per semplificare le prenotazioni

Le moderne piattaforme di gestione degli eventi possono semplificare le prenotazioni e la comunicazione. Software come Eventbrite ed EventPro aiutano a gestire le registrazioni, i pagamenti e il coordinamento dei fornitori, mentre piattaforme di pianificazione integrate come OnePlan centralizzare mappe del sito, layout di sicurezza e logistica dei fornitori in un unico spazio condiviso.

Le firme digitali e gli strumenti basati sul cloud riducono la burocrazia e velocizzano le approvazioni, consentendoti di concentrarti sui dettagli creativi e operativi.

9. Comunicare chiaramente con la sede dell'evento

Una comunicazione efficace evita problemi dell'ultimo minuto.

  • Assegnare un unico punto di contatto.
  • Concordare i metodi di comunicazione preferiti (e-mail, telefono o software di gestione dei progetti).
  • Pianificare check-in regolari prima dell'evento.

Strumenti di collaborazione come Slack o Microsoft Teams possono aiutare gli organizzatori e il personale della sede a condividere aggiornamenti all'istante.

10. Pianificare le emergenze e rivederle in seguito

Anche i piani migliori possono incontrare sfide inaspettate: problemi meteorologici, logistici o con i fornitori.
Discutere in anticipo le opzioni di emergenza, come disposizioni alternative, soluzioni interne e orari prolungati.

Dopo l'evento:

  • Raccogli feedback da ospiti, fornitori e personale.
  • Documentare le lezioni apprese per la prossima volta.

Rafforza il tuo rapporto con la sede per opportunità future.

Considerazioni finali

Scegliere la location perfetta non significa solo scegliere la posizione e il prezzo: bisogna abbinare gli obiettivi del tuo evento allo spazio, al servizio e alla logistica giusti.

Combinando pianificazione strategica, comunicazione chiara e tecnologia intelligente, ridurrai lo stress, risparmierai tempo e offrirai un'esperienza impeccabile ai partecipanti.

Con OnePlan, puoi visualizzare i layout, collaborare con le parti interessate e gestire la planimetria del tuo sito in scala reale, rendendo la selezione e la pianificazione della sede più semplici che mai. Inizia subito gratuitamente.

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Domande da porre durante una visita in loco per un evento sportivo

Quando si pianifica un evento sportivo, la scelta della sede giusta è una delle decisioni più importanti da prendere. Non si tratta solo di una questione di location: la sede deve soddisfare gli standard operativi, tecnici e di sicurezza richiesti per atleti, spettatori e media.

Una visita in loco vi aiuterà a valutare questi fattori in prima persona. Conoscere le domande giuste da porre durante una visita in loco vi garantirà di raccogliere le informazioni necessarie per prendere decisioni consapevoli e consapevoli.

Questa guida delinea le domande essenziali da porre durante un tour di un luogo e come strumenti come OnePlan può semplificare l'intero processo.

Preparazione per il tour della tua location

Prima di arrivare sul posto, definisci gli obiettivi del tuo evento sportivo. Stai organizzando un torneo locale, un campionato nazionale o una giornata sportiva aziendale? Ogni tipo di evento ha requisiti specifici in termini di spazio, attrezzature e flusso di pubblico.

Cerca online le sedi selezionate. Verifica le loro dimensioni, l'accessibilità, le strutture e la loro storia nell'ospitare eventi sportivi. Questo ti aiuterà a definire meglio le domande da porre durante la visita e a concentrarti sui dettagli più importanti.

Domande chiave da porsi durante la visita di una sede per un evento sportivo

Le seguenti domande da porre durante una visita alla sede dell'evento ti aiuteranno a valutare se una location è adatta al tuo evento.

1. Disponibilità e flessibilità di programmazione

  • La sede è disponibile nelle date dell'evento da te preferite?
  • È possibile allestire il tutto in anticipo o terminare a tarda notte?
  • Ci sono restrizioni locali o coprifuoco che potrebbero influire sulla programmazione?

2. Superficie di gioco e standard sportivi

  • Che tipo di superficie è disponibile: erba, manto erboso, campo da gioco o pista?
  • La superficie è certificata per soddisfare gli standard dell'organismo che governa il tuo sport?
  • Con quale frequenza viene sottoposto a manutenzione e ispezione?

3. Capacità ed esperienza degli spettatori

  • Qual è la capienza massima del locale?
  • La disposizione dei posti a sedere è flessibile?
  • Come gestisce la struttura l'ingresso e l'uscita in sicurezza in caso di grandi folle?

4. Strutture per atleti e squadre

  • Ci sono sufficienti spogliatoi, docce e aree di riposo?
  • Ci sono spazi per il riscaldamento o l'allenamento disponibili nelle vicinanze?
  • Quanto sono vicine le aree riservate agli atleti al campo di gioco?

5. Supporto per media, tecnologia e trasmissione

  • Sono presenti zone dedicate ai media, cabine per i commenti e prese di corrente?
  • È disponibile una connessione internet ad alta velocità per lo streaming live e i punteggi?
  • I team di trasmissione sono supportati da connessioni di facile accesso e di potenza?

6. Sicurezza, protezione e servizi medici

  • Quali piani di risposta alle emergenze sono in atto?
  • Dove si trovano i posti di pronto soccorso e di assistenza medica?
  • Sono disponibili servizi di sicurezza o steward in loco?

7. Disposizione della sede e accessibilità

  • Come è strutturato lo spazio per giocatori, staff e tifosi?
  • Sono disponibili percorsi e strutture accessibili agli ospiti con disabilità?
  • Le aree operative (ad esempio, zone riservate agli atleti o spazi riservati ai media) possono essere facilmente separate?

8. Parcheggio e trasporti

  • C'è abbastanza parcheggio per lo staff, le squadre e gli spettatori?
  • Ci sono linee di accesso tramite autobus o pullman?
  • Quali sono le opzioni di trasporto pubblico nelle vicinanze?

9. Ristorazione e ospitalità

  • La struttura offre un servizio di catering interno?
  • È possibile coinvolgere venditori esterni o food truck?
  • Ci sono zone hospitality per VIP e sponsor?

10. Costi e dettagli del contratto

  • Cosa è incluso nel canone di locazione: utenze, personale o pulizie?
  • Ci sono costi aggiuntivi per gli straordinari o per l'allestimento?
  • Quali sono le condizioni di pagamento, assicurazione e cancellazione?

Come OnePlan Aiuta gli organizzatori di eventi sportivi a ridurre le visite in loco

La tecnologia può semplificare l'intero processo di selezione della location. OnePlan consente agli organizzatori di eventi sportivi di pianificare gli eventi con una mappa precisa e in scala di qualsiasi sede, sia essa al chiuso o all'aperto, e riduce drasticamente la necessità di più visite in loco.

Con OnePlan, puoi: – Progettare il tuo evento con un'interfaccia drag-and-drop. – Definire zone per atleti, spettatori e operazioni. – Aggiungere infrastrutture temporanee o permanenti come tribune, segnaletica o barriere. – Posizionare strutture, attrezzature, percorsi e punti di accesso. – Pianificare diversi scenari come variazioni meteorologiche o di folla. – Importare planimetrie della sede o PNG per layout visivi precisi. 

OnePlan aiuta gli organizzatori di eventi a collaborare da remoto, a testare i layout in tempo reale e a garantire la fattibilità operativa di una sede. 

Ancora meglio — OnePlan è gratuito per un evento con un massimo di 50 oggetti su un piano e i piani possono essere ampliati per supportare grandi team di organizzatori. Iscriviti gratis e provalo subito.

Dopo la visita al sito della sede

Una volta completati i tour della location, confronta ogni opzione in base alle risposte alle domande relative al tour. Valuta logistica, accessibilità, capacità tecnica e costi.

Quando scegli la location definitiva, controlla attentamente i termini del contratto, inclusi orari di accesso, assicurazione e condizioni di cancellazione. Una comunicazione chiara con i responsabili della location contribuisce a garantire un allestimento e uno svolgimento dell'evento impeccabili.

Considerazioni finali

Conoscere le domande giuste da porre durante la visita di un luogo ti aiuta a capire se uno spazio soddisfa davvero le esigenze del tuo evento sportivo. Combina queste informazioni con potenti strumenti di pianificazione digitale come OnePlan per visualizzare e pianificare ogni dettaglio da remoto.

Preparandosi accuratamente, comunicando in modo chiaro e utilizzando tecnologie intelligenti, è possibile ridurre le visite alle sedi, semplificare la pianificazione e garantire un evento sportivo sicuro, ben organizzato e memorabile per tutti i soggetti coinvolti.

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Ottimizzazione dei layout dei siti degli eventi per una migliore esperienza dei visitatori

Che si stia pianificando un evento al chiuso o all'aperto, creare un layout accattivante è fondamentale per garantire un'esperienza memorabile ai visitatori. Un layout ben studiato può migliorare il flusso e l'interazione dei partecipanti.

Gli organizzatori di eventi si trovano ad affrontare la sfida di bilanciare estetica e funzionalità. Devono garantire che il design soddisfi sia le esigenze logistiche che le aspettative dei visitatori. Ciò richiede un'attenta pianificazione e gli strumenti giusti.

Software di layout per eventi come OnePlan offre soluzioni per semplificare questo processo. Questi strumenti offrono funzionalità come il drag-and-drop e la collaborazione in tempo reale. Aiutano i coordinatori a gestire layout complessi in modo efficiente.

Anche i responsabili delle location traggono vantaggio da queste tecnologie. Possono gestire facilmente modifiche dell'ultimo minuto e ottimizzare la logistica del sito. Questa adattabilità è fondamentale per una gestione di eventi di successo.

In questa guida esploriamo strategie per ottimizzare la disposizione dei siti degli eventi. Ci concentriamo sul miglioramento dell'esperienza dei visitatori attraverso una pianificazione efficace e l'integrazione tecnologica.

L'importanza della disposizione del sito dell'evento nell'esperienza dei visitatori

Un layout ben progettato per l'evento è fondamentale per un'esperienza fluida e piacevole per i visitatori. Influisce sulla facilità con cui i partecipanti possono orientarsi e interagire con l'evento. Un layout intuitivo e ben comunicato riduce al minimo la confusione e massimizza l'interazione. Il flusso del traffico all'interno di una sede è un fattore importante da considerare. Una progettazione inadeguata può causare congestione e frustrazione. Pianificando strategicamente ingressi, uscite e aree dedicate alle attività, è possibile garantire un movimento efficiente all'interno della sede.

Tenete presente che la disposizione del sito dell'evento non ha un impatto solo sul movimento fisico. È anche un potente strumento per il coinvolgimento del pubblico. Palchi, display e aree di sosta posizionati in modo intelligente stimolano l'interazione e creano esperienze memorabili.

Quando si progetta il layout di un evento, gli organizzatori di eventi dovrebbero dare priorità a:

  • Facilità di accesso e navigazione
  • Posizionamento strategico delle caratteristiche chiave
  • Segnaletica e orientamento chiari

Una corretta pianificazione del layout garantisce che l'evento si svolga senza intoppi, lasciando un'impressione positiva e duratura nei partecipanti.

Un layout del sito dell'evento pianificato in OnePlan

Principi chiave per una pianificazione efficace del layout dell'evento

Un layout efficace per un evento richiede una pianificazione strategica che tenga conto sia della funzionalità che dell'estetica. Questa pianificazione contribuisce a garantire un'esperienza fluida per tutti i soggetti coinvolti. Un approccio strutturato alla progettazione del layout aumenta l'efficienza e la soddisfazione dei visitatori.

I principi chiave per una pianificazione efficace del layout di un evento includono flessibilità e adattabilità. Un layout adattabile può adattarsi a cambiamenti e sviluppi imprevisti. Questa prontezza si rivela preziosa, soprattutto in contesti dinamici.

Considerare i seguenti principi fondamentali:

  • Flessibilità nel design
  • Integrazione della tecnologia
  • Uso efficiente dello spazio
  • Flusso di traffico senza interruzioni

Concentrandosi su questi principi, gli organizzatori di eventi possono creare layout che non solo soddisfano le esigenze logistiche, ma migliorano anche l'esperienza complessiva dei visitatori. Adottare queste strategie consente agli organizzatori di raggiungere il successo e creare eventi di grande impatto.

Progettazione del layout dell'evento: equilibrio tra funzionalità ed estetica

Che si tratti di un evento indoor o outdoor, progettare il layout di un evento significa trovare il giusto equilibrio tra funzionalità e impatto visivo. Questo equilibrio garantisce che lo spazio sia funzionale per le attività e coinvolgente per i partecipanti. Un design ben studiato può fare la differenza tra un evento semplicemente funzionale e uno che entusiasma.

Gli aspetti funzionali della progettazione del layout di un evento si concentrano su accessibilità e fluidità. Questi componenti garantiscono ai visitatori di muoversi nello spazio senza sforzo, migliorando la loro esperienza complessiva. Un design che privilegia un'efficace gestione del traffico può prevenire la congestione e ottimizzare gli spostamenti dei partecipanti.

D'altro canto, l'estetica gioca un ruolo cruciale nel trasmettere il tema e l'atmosfera dell'evento. Elementi visivi come l'illuminazione e l'arredamento possono trasformare il luogo o la location di un evento, rendendolo invitante e memorabile. Scelte di design ponderate possono migliorare la presenza del brand e migliorare la percezione dei partecipanti.

Per bilanciare la progettazione, prendi in considerazione questi elementi chiave:

  • Arredamento armonizzato
  • Illuminazione efficiente
  • Posizionamento strategico della segnaletica
  • Utilizzo dello spazio

Integrando questi elementi, i progettisti possono creare ambienti in cui forma e funzione coesistono armoniosamente, dando vita a eventi di successo e memorabili.

Evento del Festival del formaggio e del peperoncino

Sfruttare software e strumenti per la pianificazione degli eventi

I moderni software per la pianificazione degli eventi migliorano la precisione della pianificazione. Questi strumenti offrono potenti funzionalità per semplificare i processi logistici e di progettazione. Utilizzando queste tecnologie, i coordinatori degli eventi possono pianificare in modo più efficiente.

Un vantaggio fondamentale è la collaborazione in tempo reale. I team possono aggiornare i layout simultaneamente, garantendo che tutti siano informati e allineati. Questo riduce il rischio di incomprensioni e migliora il coordinamento tra fornitori e stakeholder.

La maggior parte delle soluzioni software ora include un'intuitiva funzionalità drag-and-drop. Questa funzionalità consente ai progettisti di visualizzare e modificare il layout con facilità. Questa flessibilità consente agli utenti di esplorare diverse configurazioni in modo rapido e creativo.

Le caratteristiche principali da ricercare negli strumenti di layout degli eventi includono:

  • Collaborazione in tempo reale
  • Interfaccia drag-and-drop
  • Compatibilità con le planimetrie della sede

Inoltre, le piattaforme basate su cloud consentono l'accesso remoto alla pianificazione degli eventi. Questo è fondamentale per i coordinatori che gestiscono più sedi o che devono gestire modifiche dell'ultimo minuto. Con questi strumenti, adattabilità e reattività sono al centro dell'attenzione nella pianificazione degli eventi.

OnePlan è un software di layout per eventi pensato per eventi indoor e outdoor, per singoli utenti e team. Permette di pianificare il sito dell'evento con precisione su larga scala e di collaborare in tempo reale con il team. L'interfaccia drag-and-drop semplifica la sperimentazione di diversi scenari di layout per eventi e l'ottimizzazione dello spazio, senza dover visitare la location di persona.

OnePlan è gratuito per un evento con un massimo di 50 oggetti nel piano. Se sei un organizzatore di eventi o un responsabile di location che desidera semplificare il processo di pianificazione, registrati gratis ora.

Creazione e ottimizzazione del piano dell'evento

Che si utilizzi una location al chiuso o all'aperto, una planimetria dettagliata è fondamentale per una gestione efficace dell'evento. Costituisce la base per tutte le attività di pianificazione, dall'allestimento all'esecuzione. Planimetrie precise guidano il flusso del traffico e migliorano l'utilizzo degli spazi.

Per creare un piano ottimale, considerate l'esperienza che intendete offrire ai partecipanti. Pianificate le aree chiave come i punti di ingresso, i posti a sedere e i servizi. Questa attenzione ai dettagli garantisce un orientamento fluido sia per gli ospiti che per il personale.

Anche la revisione della logistica della sede è essenziale. Valutare i percorsi di ingresso e di uscita, gli accessi di emergenza e i corridoi di servizio. Questi elementi sono fondamentali sia per la sicurezza che per la funzionalità durante l'evento.

Per ottimizzare la pianificazione del tuo evento, ricorda di:

  • Identificare le zone di traffico chiave
  • Includere le uscite di emergenza
  • Considerare l'accessibilità
  • Massimizzare lo spazio utilizzabile
Importazioni CAD in OnePlan

Adattamento ai cambiamenti dell'ultimo minuto e agli aggiustamenti in loco

Gestire cambiamenti imprevisti è una competenza fondamentale per il successo di un evento. La flessibilità nella pianificazione del layout aiuta a gestire senza problemi anche le sfide impreviste. Gli strumenti di layout digitale consentono modifiche rapide e aggiornamenti in tempo reale, consentendo di risparmiare molto tempo prima e durante l'evento.

Durante lo svolgimento dell'evento, gli organizzatori devono adottare un approccio proattivo per rispondere rapidamente alle richieste in loco.

Le pratiche chiave includono:

  • Comunicazione regolare con il personale e i fornitori
  • Utilizzo di piani di eventi digitali
  • Preparazione di piani di emergenza per potenziali battute d'arresto

Rimanendo preparati e adattabili, puoi garantire un'esperienza impeccabile durante l'evento, indipendentemente dai cambiamenti dell'ultimo minuto.

Accessibilità, sicurezza e conformità negli allestimenti degli eventi

Garantire l'accessibilità negli allestimenti degli eventi aumenta l'inclusività. È importante predisporre percorsi senza barriere per le persone con difficoltà motorie.
Le considerazioni sulla sicurezza sono fondamentali. Dare priorità a vie di fuga di emergenza libere e prevedere spazio per le attrezzature di sicurezza. Il rispetto delle normative locali e degli standard di sicurezza è imprescindibile.

Per raggiungere questi obiettivi:

  • Progettare punti di accesso senza barriere
  • Pianificare percorsi di sicurezza chiari e visibili
  • Rimani aggiornato sugli standard di conformità

Dare priorità a questi elementi non solo garantisce un ambiente sicuro, ma dimostra anche rispetto e attenzione per tutti i partecipanti all'evento.

Utilizzo di dati, feedback e analisi per perfezionare i layout

Le informazioni basate sui dati migliorano significativamente la pianificazione del layout dell'evento. Analizzando il flusso dei partecipanti e i modelli di coinvolgimento, gli organizzatori possono apportare modifiche consapevoli per ottimizzare i layout futuri.

Raccogliere feedback dai partecipanti all'evento fornisce una visione diretta delle loro esperienze e può essere utilizzato per migliorare il layout delle versioni future del tuo evento. 

Considera queste strategie:

  • Analizzare i modelli di movimento dei partecipanti
  • Raccogliere feedback post-evento
  • Utilizzare i dati per identificare i colli di bottiglia

Sfruttando dati e analisi, puoi perfezionare costantemente i layout, garantendo che ogni evento offra ai partecipanti un'esperienza migliore e fluida.

Planimetrie che amiamo

Se stai cercando ispirazione per il layout del tuo evento, dai un'occhiata a planimetrie che amiamoSono planimetrie di siti di eventi reali realizzate in OnePlan quell'esperienza di visita di livello superiore.

Giornata canadese dell'hockey su Scotiabank

Migliori pratiche e tendenze future nella pianificazione del layout degli eventi

Per rimanere al passo con i tempi nella pianificazione del layout di un evento è necessario adottare le migliori pratiche e rimanere aggiornati sulle tendenze emergenti. L'uso efficace di dati e feedback consente di migliorare il processo decisionale.

Per eccellere, concentrati su:

  • Utilizzo dell'intelligenza artificiale per l'analisi predittiva
  • Adottare materiali e design ecocompatibili
  • Miglioramento dei componenti degli eventi virtuali e ibridi

Queste buone pratiche promuovono la sostenibilità, il coinvolgimento e l'innovazione. Le tendenze indicano un passaggio verso esperienze più interattive e personalizzate per i partecipanti. Integrando queste strategie, gli organizzatori possono creare layout versatili. Questa adattabilità garantisce la pertinenza e aumenta la soddisfazione dei visitatori in occasione di eventi futuri.

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The Purple Guide: aggiornamenti chiave per gli organizzatori di eventi nel Regno Unito

La Purple Guide è da tempo riconosciuta come il punto di riferimento essenziale del settore degli eventi del Regno Unito per la pianificazione di eventi sicuri e di successo.

L'edizione aggiornata riflette le realtà in rapida evoluzione della gestione degli eventi, dalla sicurezza e sostenibilità della folla alla resilienza alle emergenze e al crescente utilizzo di piattaforme di pianificazione digitale come OnePlan.

Per gli organizzatori di eventi, le autorità locali e i professionisti della sicurezza, la Guida Viola è molto più di un semplice documento di conformità: è un manuale per una pianificazione più intelligente e collaborativa. Questo post del blog riassume i punti chiave della Guida Viola che è necessario conoscere.

1. Comprendere il tuo sito e il tuo pubblico

Tutto inizia con la comprensione del tipo di evento, del suo pubblico e dell'idoneità del luogo scelto.

Il capitolo 3 (Progettazione della sede e del sito) lo chiarisce: la disposizione, l'infrastruttura e la progettazione operativa devono riflettere il comportamento del pubblico, le dimensioni e le condizioni del sito.

Le prelibatezze chiave:

  • Valutate l'idoneità del sito fin dalle prime fasi: analizzate il terreno, le pendenze, la visibilità e le vie di accesso prima di scegliere una località definitiva.

  • Raccolta dati: le ispezioni preliminari del sito dovrebbero rilevare i movimenti della folla, le utenze, i punti di assistenza e gli accessi di emergenza.

  • Adattare il design al profilo del pubblico: gli eventi per famiglie differiscono notevolmente dai concerti ad alta energia o dalle gare di resistenza.

La Purple Guide sottolinea che un buon design del sito impedisce problemi. Strumenti digitali come OnePlan consentono agli organizzatori di eventi di testare i layout, sovrapporre i percorsi della folla e individuare i punti critici prima dell'inizio della costruzione, risparmiando tempo, denaro e stress. 

2. Resilienza e pianificazione di emergenza

I capitoli 4 e 26 affrontano una responsabilità fondamentale: la resilienza. Gli organizzatori devono pianificare gli imprevisti, che si tratti di condizioni meteorologiche avverse, afflusso di pubblico o minacce alla sicurezza.

I requisiti includono:

  • Definizione di una struttura di comando per la gestione degli incidenti utilizzando i principi JESIP e il modello decisionale congiunto (JDM).

  • Preparazione di strategie di evacuazione, invasione e isolamento , supportate da briefing per il personale e segnaletica.

  • Creazione di spazi protetti per il riparo o il triage medico.

  • Svolgere esercitazioni simulate interagenzia prima di eventi importanti.

Questa sezione si allinea strettamente con la prossima legge di Martyn (dovere di protezione) , ribadendo che la sicurezza dovrebbe essere integrata nella progettazione dell'evento, e non aggiunta in un secondo momento.

3. Gestione della folla

Uno dei capitoli più dettagliati e pratici della Guida è dedicato alla gestione della folla. Questa sezione ridefinisce la gestione della folla come un sistema continuo di progettazione e funzionamento , non come un piano statico.

I principi chiave includono:

  • Il modello DIM-ICE (Progettazione, Informazione, Gestione – Ingresso, Circolazione, Uscita) rimane la pietra angolare delle buone prassi.

  • I piani dinamici di gestione della folla dovrebbero evolversi in base ai cambiamenti della configurazione o delle condizioni del sito.

  • Gli organizzatori dovrebbero modellare e monitorare la capacità, i flussi e i tempi di permanenza.

  • Gli addetti alla sicurezza della folla devono essere competenti, con responsabilità ben definite e strumenti di comunicazione adeguati.

grande folla del festival

La guida sottolinea che la sicurezza della folla è fondamentale per il quadro di Protect Duty: ogni organizzatore ha il dovere proattivo di progettare un movimento sicuro. La guida afferma: "Non ci limitiamo a spostare le persone; gestiamo esperienze e aspettative".

Piattaforme come OnePlan rendere tangibile questo principio, consentendo agli organizzatori di mappare i percorsi di ingresso, sovrapporre le linee di barriera, simulare il flusso e pianificare l'uscita in scala reale.

4. Assistenza medica e gestione degli incidenti

Il capitolo 5 descrive in dettaglio la valutazione delle esigenze mediche, che deve essere adattata in base alla demografia del pubblico, alle condizioni meteorologiche, al livello di attività e alla durata.

La Guida si aspetta:

  • Personale medico competente in grado di fornire un primo intervento in pochi secondi.

  • Punti di triage in loco e percorsi accessibili per le ambulanze.

  • Esercitazioni di prova regolari tra le squadre mediche e di sicurezza.

  • Un rapporto post-evento che analizza gli incidenti e i tempi di risposta.

I fattori scatenanti più comuni degli incidenti, come il caldo, la densità della folla, l'alcol o l'attività degli spettatori, possono essere mitigati attraverso una pianificazione intelligente e una disposizione dei siti basata sui dati.

5. Strutture temporanee e lavori in quota

I capitoli 8 e 9 ora collegano esplicitamente le strutture temporanee smontabili (TDS) al Regolamento sulla progettazione e gestione delle costruzioni del 2015 (CDM) , riconoscendo la portata e il rischio connessi alle costruzioni temporanee.

Gli organizzatori devono:

  • Nominate progettisti e appaltatori competenti fin dalla fase di progettazione.

  • Assicurarsi che ogni struttura disponga di un piano di gestione del vento , di calcoli di carico e di certificati di approvazione.

  • Effettuare ispezioni periodiche , soprattutto dopo eventi meteorologici avversi.

  • Tenere la documentazione completa a disposizione in loco per gli addetti alla sicurezza e le autorità.

Si tratta di un ambito in cui la tecnologia di pianificazione viene sempre più utilizzata per visualizzare i layout strutturali e garantire zone di separazione chiare, percorsi di accesso e aree di rotazione della gru.

6. Comunicazione e controllo

Una comunicazione efficace è alla base di ogni evento sicuro. La Purple Guide raccomanda sistemi solidi per il coordinamento operativo, la risposta alle emergenze e l'informazione pubblica.

Indicazioni chiave:

  • È necessario mantenere due sistemi di comunicazione : radio (con utenti addestrati) e un sistema di backup affidabile (impianto di diffusione sonora, altoparlante o messaggeri).

  • Evitare di fare eccessivo affidamento sulle reti mobili, che spesso falliscono in caso di traffico intenso.

  • Utilizzare mappe digitali e documentazione condivise per mantenere tutti i team allineati.

  • Preparare annunci pubblici precompilati per evacuazioni, persone scomparse o allerte meteo.

Le sale di controllo integrate dovrebbero includere responsabili della sicurezza, della protezione, delle comunicazioni e della medicina, ognuno con una visione chiara del piano dell'evento in diretta.

7. Sicurezza alimentare e commercianti

La guida ricorda agli organizzatori che è loro responsabilità ultima garantire che i commercianti e i ristoratori operino in sicurezza.

I controlli includono:

  • Registrazione dell'operatore del settore alimentare (OSA).

  • Valutazioni igieniche e dei rischi valide.

  • Prova di sicurezza elettrica (PAT) e ispezioni GPL.

  • Separazione adeguata delle aree di cottura e di combustione.

  • Sono presenti attrezzature antincendio e procedure di emergenza.

La mancata verifica delle credenziali dei trader può invalidare l'assicurazione e la licenza di un evento: una svista comune contro cui la Guida mette in guardia.

camioncino del cibo al festival

8. Sostenibilità e gestione dei rifiuti

La responsabilità ambientale è un aggiornamento importante nel 2025, che riflette gli obblighi previsti dall'Environment Act 2021.

Raccomandazioni:

  • Separare i flussi di rifiuti alimentari, riciclabili e generici, misurati in base al peso.

  • Eliminare la plastica monouso (piatti, posate, contenitori, cannucce).

  • Includere la segnalazione degli sprechi nelle revisioni delle prestazioni degli appaltatori.

  • Pianificare percorsi di raccolta e zone di smaltimento rifiuti in retrobottega per ridurre gli spostamenti dei veicoli in loco.

Le partnership con appaltatori certificati per la gestione dei rifiuti e la rendicontazione trasparente del fine vita dei prodotti sono ormai una norma attesa nel settore.

9. Sicurezza, polizia e droni

Nei capitoli 25-28 di The Purple Guide, i consigli riflettono l'evoluzione del panorama delle minacce per gli eventi pubblici.

Gli organizzatori dovrebbero:

  • Mantenere uno stretto contatto con i gruppi consultivi per la sicurezza (SAG) e con le forze dell'ordine locali.

  • Seguite le indicazioni della National Events Intelligence Unit (precedentemente Operation Gothic) per la condivisione di informazioni su artisti o pubblico ad alto rischio.

  • Promuovere la consapevolezza antiterrorismo attraverso programmi di formazione come NaCTSO , Project Argus e Project Griffin.

  • Implementare zone di divieto di utilizzo dei droni ben definite , con relative sanzioni e segnaletica visibile.

Le incursioni dei droni sono ora classificate come rischi operativi e reputazionali significativi, in particolare in prossimità di aree o palchi affollati.

Guarda i modi OnePlan può supportare la pianificazione della sicurezza del tuo evento. 

10. Tipi di eventi specialistici

I capitoli successivi della Guida affrontano argomenti di nicchia ma essenziali:

  • Animali presenti agli eventi : attenersi ai codici di condotta della RSPCA e della British Horse Society.

  • Fuochi d'artificio e pirotecnici : solo se utilizzati da appaltatori competenti, dotati di valutazioni dei rischi e procedure di pulizia.

  • Gestione dei volontari : fornire un programma di inserimento, supporto al benessere e definire linee di reporting.

  • Accessibilità : garantire che i percorsi, le aree di osservazione e le strutture siano conformi ai requisiti dell'Equality Act.

La Guida Viola in pratica

La Guida Viola ribadisce un principio fondamentale: la gestione della sicurezza è un processo dinamico, non un piano statico.

Ogni piano dovrebbe essere rivisto, testato e aggiornato in base al mutare delle condizioni.

Per gli organizzatori, la conclusione è che è necessario integrare sicurezza, sostenibilità e collaborazione in un unico ambiente di pianificazione digitale. Strumenti come OnePlan rendere tutto ciò possibile, fornendo un'unica mappa condivisa per la gestione della folla, la risposta alle emergenze, il coordinamento degli appaltatori e le informazioni sul luogo dell'evento.

Il contenuto di questo articolo è stato riassunto dalla Purple Guide, pubblicata dall'Events Industry Forum. Consulta la Purple Guide qui >

Questo articolo presenta un'immagine generata dall'intelligenza artificiale, utilizzata solo a scopo illustrativo, in cima alla pagina. In questa immagine non sono raffigurati eventi o persone reali.

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La nostra nuova partnership strategica con Esri

Siamo lieti di annunciare la nostra nuova partnership strategica con Esri, leader mondiale nel software per sistemi informativi geografici (GIS), intelligence sulla posizione e tecnologia di mappatura. 

La collaborazione integrerà OnePlanIl pluripremiato software di pianificazione eventi collaborativa di con le potenti funzionalità di mappatura, analisi e dataset di Esri. Il risultato è una soluzione completa per gli organizzatori di eventi, che offre loro strumenti più intelligenti ed efficienti per progettare eventi sicuri, di successo e sostenibili. 

La prima fase dell'integrazione è ora attiva, consentendo OnePlan ai clienti di accedere a una gamma di mappe Esri direttamente all'interno OnePlan piattaforma. Le fasi future miglioreranno ulteriormente la funzionalità, offrendo ai clienti funzionalità di mappatura più approfondite e di gemello digitale. 

OnePlan in un computer portatile

OnePlan ha finora fornito servizi per oltre 100,000 eventi e location in tutto il mondo, per enti locali e festival, stadi sportivi e grandi eventi globali come i Giochi Olimpici di Parigi 2024. Consente ai clienti di risparmiare fino all'85% del tempo di pianificazione rispetto ai metodi tradizionali di pianificazione delle location. Attraverso questa partnership, OnePlanGli intuitivi strumenti di pianificazione basati sul cloud saranno ora più accessibili all'ampia base clienti globale di Esri. 

Paul Foster, fondatore e amministratore delegato di OnePlan, dice: “Unendo l’esperienza di mappatura di Esri con le capacità di pianificazione di OnePlan, offriamo ai clienti modi più intelligenti che mai per progettare i siti e le sedi dei loro eventi. Questa partnership significa che gli organizzatori possono accedere a mappe e informazioni sulla posizione più dettagliate, combinate con la collaborazione e la facilità d'uso che OnePlan è conosciuto per." 

Richard Cooke, Direttore dello sviluppo commerciale globale di Esri, afferma: “L’integrazione tra Esri e OnePlan "Offriremo una soluzione dinamica per la pianificazione di eventi che consentirà alle organizzazioni di visualizzare, pianificare e realizzare eventi con una chiarezza senza precedenti. Questa partnership esemplifica il nostro impegno nel rendere possibili eventi più intelligenti attraverso l'intelligenza geospaziale". 

Scopri di più sulla nostra partnership con Esri e prenota una demo >

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Come pianificare in modo efficiente eventi multi-sede in OnePlan

Pianificare una singola location per un evento è già di per sé complesso. Ma quando l'evento si svolge in più location o si è responsabili di una location che ospiterà diverse tipologie di eventi, le sfide si moltiplicano rapidamente.

Per gli organizzatori, questo spesso significa destreggiarsi tra infiniti fogli di calcolo e file sparsi, effettuare ripetute visite in loco che incidono sui budget e coordinarsi con gli stakeholder che potrebbero lavorare su versioni diverse del piano. Le incomprensioni sono comuni, i rischi aumentano e i team faticano a organizzare tutto in tempo.

Ecco perché OnePlan è progettata per semplificare la pianificazione multi-sede. Che tu stia coordinando un festival cittadino, un mercato che abbraccia diverse città, una gara ciclistica a tappe o il più grande evento sportivo del mondo, la nostra piattaforma ti offre gli strumenti per pianificare ogni sito in un unico luogo centralizzato.

Ecco 5 motivi OnePlan software di pianificazione di eventi è progettato per la pianificazione di eventi multi-sede.

1. Pianificazione centralizzata in ogni sito

Una delle sfide più grandi nella pianificazione multi-sito è mantenere allineati tutti i membri del team e le parti interessate. Con OnePlan, tutte le sedi sono riunite in un'unica piattaforma, in modo che tutti lavorino sempre sulla stessa versione dei piani.

Un buon esempio sono i mercati promozionali LSD nel Regno Unito, che si svolgono in diverse città durante tutto l'anno. Utilizzando OnePlan, gestiscono allestimenti, infrastrutture e operazioni per un'ampia varietà di eventi: dall'accensione delle luci natalizie e festival enogastronomici alle fiere autunnali, ai mercatini artigianali e alle celebrazioni stagionali come i mercatini di Natale e Halloween. Le loro sedi si estendono in tutto il Regno Unito, tra cui Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon e molte altre.

Pianificando tutti questi eventi in OnePlanGli organizzatori mantengono ogni dettaglio centralizzato e accurato. Che si tratti di pianificare gli stand, assegnare le infrastrutture o coordinare i partner locali, ogni piano è gestito in un unico luogo, offrendo al team la flessibilità necessaria per realizzare decine di mercati e festival unici senza mai perdere di vista il quadro generale.

bancarelle e commercianti del mercato

Su scala più ampia, i Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024 utilizzato OnePlan per pianificare tutte le 49 sediAll'interno del Comitato Organizzatore, 46 diverse unità aziendali hanno potuto collaborare direttamente sulla piattaforma, lavorando insieme su ogni aspetto, dalle aree dedicate alla folla al posizionamento delle infrastrutture.

Non si è trattato solo di stadi e arene permanenti. Parigi 2024 ha incluso anche sedi temporanee e centri multi-evento come Place de la Concorde, che ha ospitato breakdance, BMX freestyle, skateboard e basket 3x3.

"È facile passare da uno sport all'altro, da un campo di gioco all'altro, per sessioni diverse su campi diversi, tutto con il semplice tocco di un pulsante. Questa flessibilità è fondamentale per gli eventi multisport."

Erwann Derradji
Coordinatore dei servizi sportivi
Paris 2024

Pianificazione di più sport all'interno dello stesso sito si sono aggiunti livelli di complessità, ognuno con le proprie esigenze infrastrutturali, flussi di spettatori e considerazioni sulla sicurezza. OnePlan ha consentito ai team di gestire tutte queste varianti in un unico piano centralizzato, garantendo che le sedi temporanee e multiuso fossero altrettanto dettagliate e precise degli stadi più grandi.

Grazie alla gestione di tutto in un unico luogo, Parigi 2024 ha ottenuto un risparmio di tempo fino all'80% rispetto ai metodi tradizionali. Ancora più importante, ha dato a tutti gli stakeholder la certezza che i piani su cui stavano lavorando fossero accurati e aggiornati, riducendo drasticamente il rischio di errori.

2. Risparmia tempo e denaro con meno visite al sito

Gli eventi multi-sede spesso richiedono lunghe giornate di viaggio solo per controllare i layout o aggiornare le mappe. Quel tempo si accumula rapidamente, ma con OnePlan, gli organizzatori possono ridurre significativamente le visite in loco e continuare a pianificare con sicurezza.

Il Tour della Gran Bretagna e il Women's Tour ne sono un esempio lampante. Queste gare si estendono per oltre 1,300 chilometri, attraversando decine di città e paesi, con centinaia di membri dello staff e volontari da coordinare. Prima OnePlan, le visite in loco erano frequenti e richiedevano molto tempo. Ora, gli organizzatori hanno ridotto le visite in loco del 75%, risparmiando circa 300 ore di pianificazione ogni anno.

Traguardo del Tour of Britain

Questa efficienza ha generato un ritorno sull'investimento triplicato, con risparmi sui costi annuali di 8-10 euro. Oltre al risparmio economico, ha anche permesso di evitare 2.2 tonnellate di emissioni di CO₂, a dimostrazione del fatto che una pianificazione più intelligente può essere anche più sostenibile.

3. Strumenti su misura per il tuo sport o settore

Non esistono due eventi uguali e gli eventi multi-sede spesso hanno requisiti molto specifici a seconda dell'attività. OnePlan include esattamente gli strumenti di cui gli organizzatori hanno bisogno per il loro settore. 

Per Triathlon mondiale, questo è stato essenziale. Il federazione usa OnePlan per pianificare i suoi eventi internazionali di triathlon, che richiedono una disposizione dettagliata dei percorsi di nuoto, bici e corsa, nonché zone di sicurezza, barriere e dispiegamento di volontari. 

Pianificando direttamente sulla piattaforma, gli organizzatori garantiscono che ogni dettaglio venga preso in considerazione e che tutti gli stakeholder possano visualizzare gli stessi percorsi e le stesse aree operative. Questo livello di accuratezza crea fiducia e garantisce uno svolgimento più fluido dell'evento in tutte le sedi.

Non esistono due eventi uguali e gli eventi multi-sede spesso hanno requisiti molto specifici a seconda dello sport o dell'attività. OnePlan può essere personalizzato per includere esattamente gli strumenti di cui gli organizzatori hanno bisogno per il loro settore.

4. Miglioramento della collaborazione tra le parti interessate

Gli eventi su larga scala e multi-sede coinvolgono un'ampia gamma di partner: enti locali, squadre di sicurezza, fornitori e volontari, solo per citarne alcuni. Con così tante persone che contribuiscono al processo di pianificazione, una comunicazione inadeguata può facilmente far fallire anche i piani meglio congegnati.

Ecco dove OnePlan per il tuo Team Questo pacchetto consente agli organizzatori di collaborare in tempo reale, consentendo a più persone di modificare insieme lo stesso piano di eventi. I team possono assegnare diversi livelli di autorizzazione, in modo che membri, amministratori e proprietari abbiano ciascuno il giusto accesso, e rendere le modifiche immediatamente visibili a tutti i soggetti coinvolti.

Gli organizzatori possono anche condividere link di sola visualizzazione con le parti interessate che non necessitano di diritti di modifica, mentre fornitori e partner possono essere invitati a partecipare al piano per posizionare direttamente l'infrastruttura. Ogni aggiornamento viene acquisito nella stessa area di lavoro centrale, quindi non c'è il rischio di lavorare su versioni obsolete o di dover gestire file in conflitto.

Il risultato è una collaborazione fluida in ogni sede. I team lavorano in modo più efficiente, le parti interessate rimangono allineate e i fornitori hanno la certezza di lavorare sulla base di piani accurati e aggiornati. Per eventi su larga scala con molte parti in movimento, questo livello di collaborazione è ciò che trasforma la pianificazione da un processo frammentato a un'operazione unificata e trasparente.

5. Ridurre il rischio con la precisione centimetrica

Quando si pianifica su più siti, i rischi sono maggiori: da flussi di folla mal valutati a rischi per la sicurezza o errori di approvvigionamento. OnePlan aiuta gli organizzatori a mitigare tali rischi attraverso i suoi strumenti di mappatura GIS con precisione centimetrica.

A Parigi 2024, questa precisione è stata fondamentale. Dalla disposizione dei posti a sedere alla logistica dei trasporti e alle misure di sicurezza per la folla, la precisione al centimetro ha fatto sì che ogni oggetto, dalle barriere alle rastrelliere per biciclette, fosse posizionato esattamente dove necessario. 

La stessa precisione è altrettanto importante per eventi su strada come il Tour of Britain. Pianificare oltre 1,300 chilometri di gara richiede più di una semplice mappatura del percorso. Gli organizzatori devono progettare zone sicure per gli spettatori, chiusure stradali, postazioni per i commissari di percorso e aree riservate alle squadre lungo il percorso. Utilizzando OnePlan, possono pianificare ogni fase con precisione, garantendo la gestione dei flussi di pubblico, la riduzione dei rischi e l'aggiornamento rapido delle modifiche dell'ultimo minuto affinché tutti possano vederle.

Che si tratti di un mega evento multi-sede, di un festival cittadino, di una serie di mercati regionali o di un triathlon multidisciplinare, OnePlanLa mappatura di precisione rende la riduzione del rischio parte integrante del processo di pianificazione.

Costruito per ogni evento, ovunque

Che il tuo evento si svolga in più città o che la tua sede debba ospitare un calendario diversificato di eventi, OnePlan è progettato per rendere la pianificazione più semplice, veloce e collaborativa. Dai più grandi eventi sportivi del mondo ai tour regionali, dai festival cittadini ai mercati locali, gli organizzatori stanno già risparmiando tempo, riducendo i costi e riducendo i rischi grazie alla nostra piattaforma.

Inizia a pianificare i tuoi eventi multi-sede in modo più efficiente, con un massimo di 50 oggetti per evento inclusi nel tuo piano gratuito.

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OnePlan per il tuo team: migliore collaborazione per la pianificazione del sito dell'evento

La collaborazione è sempre stata un elemento fondamentale nella pianificazione dei siti degli eventi sulla nostra piattaforma e siamo lieti di condividere questa novità OnePlan ora offre un modo migliore che mai per pianificare in team. 

Il pacchetto Team è ora disponibile per chiunque organizzi eventi con altre persone, che si tratti del tuo team, degli assistenti, dei fornitori, dei servizi di sicurezza o di qualsiasi altro stakeholder. Offre un'area di lavoro Team in cui puoi assegnare autorizzazioni a diverse persone del tuo team e consente a tutti i membri di modificare gli eventi insieme in tempo reale. 

Facilità di collaborazione per i team più grandi sui piani degli eventi

Migliori OnePlan Il pacchetto Team è vantaggioso per team di tutte le dimensioni. Puoi avere fino a 10 utenti nel tuo team e aggiornare le loro impostazioni di autorizzazione in qualsiasi momento, facilmente dal menu Impostazioni. 

I team beneficiano della possibilità di collaborare in tempo reale, rendendo più efficiente la pianificazione del sito dell'evento. Per team più grandi come Silverstone, sede del Gran Premio di Gran Bretagna di Formula 1, OnePlanGli strumenti di collaborazione di team consentono a chiunque ne abbia bisogno di modificare e visualizzare i piani. Pianificare in team fa risparmiare tempo e denaro, dato che pianificano oltre 30 eventi all'anno. 

James Loveridge, Senior Event Manager di Silverstone, afferma: "Il team ha ottenuto un grande successo utilizzando OnePlan per la pianificazione della nostra location, con un ritorno sull'investimento stimato di 13 volte."

Ideale per piccoli team che pianificano eventi

Lo stesso vantaggio in termini di efficienza vale anche per i team più piccoli. Con il nostro nuovo pacchetto Team, i team più piccoli, composti da 3 o più persone, possono collaborare nel loro Team Workspace con le stesse funzionalità dei team più grandi, inclusa la possibilità per chiunque nel team di modificare i piani. 

L'evento statunitense Festival Foods ne è un buon esempio. Il suo direttore senior per il coinvolgimento della comunità, Brian Stenzel, afferma: "Alcuni di noi creano e modificano attivamente OnePlanApriamo il menu, andiamo alla barra di ricerca e troviamo quello che ci serve. È facile."

Il festival Guernsey Together organizza inoltre in modo più efficiente le sue attività all'aperto. L'organizzatore dell'evento, Alex Lock, ci ha detto: "Come team organizzativo, siamo in grado di lavorare in modo molto più produttivo grazie a OnePlan, grazie alla riduzione delle domande. Ci fa risparmiare tempo nello spostare le cose."

Strumenti di collaborazione avanzati per la pianificazione del tuo sito di eventi

La nuova versione di OnePlan Ora offre diversi strumenti di collaborazione per soddisfare le esigenze di pianificazione del sito del tuo evento. Il pacchetto Team ti offre la possibilità di impostare diverse autorizzazioni gerarchiche all'interno del tuo team: i membri del team possono modificare i piani dell'evento, l'amministratore del team può farlo e modificare le autorizzazioni di accesso, e il proprietario del team è responsabile anche della fatturazione degli abbonamenti. 

Chiunque può essere aggiunto al team di qualcun altro. Riceverà un'email per unirsi al team e avrà accesso a tutti gli eventi di quel team.  

OnePlan Gli utenti con pacchetti Pro e Team possono anche condividere i propri progetti con accesso in sola visualizzazione con chiunque desiderino tramite un link. Inoltre, tutti gli utenti possono esportare i propri progetti come file, e alcuni pacchetti consentono la stampa in formato A0. 

I team possono anche trarre vantaggio dalla capacità di OnePlan a importare layout e planimetrie esistenti file che potresti avere. Caricali facilmente sulla tua mappa e pianifica in base a essi, posizionando oggetti, aree e percorsi come di consueto. 

Come faccio ad aggiornare un account Team in OnePlan?

È facile passare a un account team e iniziare a pianificare con un massimo di 10 persone nel tuo team. Per farlo, in app.oneplan. E Fai clic sulle impostazioni nell'angolo in alto a destra dello schermo, quindi seleziona "Piani di abbonamento" e seleziona l'opzione "Team". 

Continueremo ad aggiungere presto altre funzionalità alle nuove OnePlan, incluso per l'area di lavoro del team, e li condividerà su Pagina Aggiornamenti prodotto del nostro sito web. 

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Come organizzare un festival gastronomico

I festival gastronomici sono uno dei formati di evento più entusiasmanti da organizzare. Sono vivaci, incentrati sulla comunità e pieni di energia. Che si tratti di promuovere i produttori locali o di celebrare lo street food da tutto il mondo, i festival gastronomici attraggono un pubblico eterogeneo con la promessa di sapori, cultura ed esperienze.

Ma dietro le quinte, organizzare un festival gastronomico implica una pianificazione dettagliata che comprende infrastrutture, logistica dei venditori, gestione della folla e sicurezza pubblica. 

In questo post del blog esploreremo gli ingredienti chiave per un evento di successo e come la tecnologia odierna renda più facile che mai dare vita a un festival gastronomico.

persone che comprano cibo dal food truck all'esterno del Food Festival

Perché pianificare un festival di food truck è tutta una questione di dettagli

I food truck sono tra i preferiti dal pubblico, offrendo agli organizzatori un'opzione flessibile e a bassa manutenzione. Tuttavia, pianificare un festival di food truck richiede precisione. Ogni veicolo necessita di spaziature specifiche, percorsi di accesso e impianti di alimentazione e smaltimento rifiuti affidabili.

Quando si predispone un'area dedicata ai food truck, è importante:

  • Evita la congestione con punti di entrata e di uscita chiari
  • Lasciare spazio per le code e i posti a sedere
  • Garantire la vicinanza ai servizi e agli accessi di emergenza

Pianificare tutto su carta o fogli di calcolo può diventare rapidamente complicato. È qui che entrano in gioco strumenti dedicati alla pianificazione di eventi come OnePlan entra.

camioncino del cibo al festival

Come organizzare un festival gastronomico pensando alla collaborazione

I festival gastronomici spesso richiedono il contributo di più soggetti interessati, dalle autorità locali e dai team per la sicurezza alimentare agli sponsor e ai fornitori di servizi. Con così tante persone coinvolte, il processo di pianificazione deve essere collaborativo e flessibile.

OnePlanLa piattaforma di pianificazione eventi di permette agli organizzatori di condividere i propri piani con le parti interessate, consentendo a tutti di visualizzarli e revisionarli, con le modifiche in tempo reale. Che si tratti di assegnare le aree dei fornitori, coordinare i percorsi pedonali o finalizzare i punti di accesso di emergenza, avere un'unica fonte di informazioni rende la pianificazione più fluida e veloce.

E perché OnePlan utilizza immagini satellitari in tempo reale e dati GIS, il tuo piano non è solo visivamente accurato, ma anche spazialmente preciso

"Con OnePlan puoi creare piani per eventi accurati, dettagliati e dall'aspetto professionale, senza bisogno di una laurea o di un ingegnere progettista."

Simon Stewart
Proprietario e organizzatore,
Sagra del Formaggio e del Peperoncino

OnePlan rende il layout del sito più intelligente, più sicuro e più veloce

La nuova OnePlan è stato progettato pensando all'infrastruttura per eventi. Per i festival gastronomici, offre funzionalità che semplificano la creazione del layout e migliorano la supervisione operativa, tra cui:

  • Posizionamento con clic e rilascio per tende, camion, recinzioni e servizi igienici
  • Strumenti per pianificare percorsi pedonali, segnaletica, stazioni di raccolta rifiuti e altro ancora
  • Possibilità di esportare il tuo piano per una facile collaborazione con venditori, fornitori e team di sicurezza

È possibile integrare servizi essenziali come elettricità o acqua, designare aree ad alto traffico e prendere decisioni informate utilizzando misurazioni precise, al centimetro. 

Ciò consente agli organizzatori di testare diverse opzioni di layout, di comunicare in modo chiaro con le parti interessate ed essere pronti a tutto ciò che riserva il giorno dell'evento!

Creare il tipo di festival che la gente ricorda

Partecipare a un festival gastronomico è un'esperienza semplice e intuitiva. I visitatori si muovono agevolmente, le code sono gestibili e l'esperienza complessiva è invitante e coinvolgente. Un evento così fluido non nasce per caso, ma da una pianificazione attenta, basata su dati concreti e immagini chiare.

Quindi, che tu stia organizzando una festa di quartiere o un evento di food truck su larga scala, usare gli strumenti giusti ti aiuterà a mantenere il controllo, ad adattarti rapidamente e a realizzare un evento di cui la gente parlerà a lungo dopo aver servito l'ultimo piatto.

Se ti stai chiedendo come organizzare un festival gastronomico con sicurezza e chiarezza, OnePlan è qui per supportarti in ogni fase del percorso di pianificazione.

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Come organizzare un festival: una guida passo passo

Organizzare un festival è un compito entusiasmante ma complesso, che richiede una pianificazione e un coordinamento meticolosi. 

Una volta consolidata la tua idea e ottenuto il finanziamento, inizia il vero lavoro: trasformare la tua visione in un evento ben realizzato. Dalla scelta della location perfetta alla gestione dei fornitori, dell'intrattenimento e della sicurezza del pubblico, ogni dettaglio è importante. 

Questo articolo illustra i passaggi necessari per organizzare un festival ed è pensato per chi ha già un'idea precisa. Se invece state organizzando un festival e siete ancora nella fase di ideazione, consultate il nostro articolo correlato " Come organizzare un festival: dall'idea alla realizzazione".

Ecco come dare vita al concept del tuo festival:

Scegliere la sede giusta

La scelta della location definisce il tono dell'intera esperienza del festival. Considera fattori come:

  • Ultra-Grande: Assicurati che lo spazio possa ospitare comodamente il pubblico previsto.
  • Accessibilità: Pensate ai collegamenti di trasporto, al parcheggio e alle strutture per i partecipanti con disabilità.
  • Infrastruttura: Verificare la presenza di servizi quali elettricità, acqua e servizi igienici oppure prevedere un budget per soluzioni temporanee.
  • Permessi e regolamenti: Requisiti per le licenze di ricerca, restrizioni sul rumore e considerazioni ambientali.

Molti organizzatori utilizzano piattaforme di pianificazione di eventi come OnePlan per valutare la fattibilità del sito, visualizzare la disposizione e ottimizzare il flusso di persone prima di scegliere una location.

Pianificazione e layout del sito

Una volta scelta la location, progettare il layout del sito è fondamentale per creare un'esperienza fluida. Considera:

  • Palchi e aree di spettacolo: Posizionarli in modo da ottenere una visibilità e una proiezione del suono ottimali, evitando interferenze acustiche tra gli spettacoli.
  • Zone dei venditori: Disporre bancarelle di cibo e merci in aree molto trafficate senza ostacolare il movimento.
  • Aree VIP e posti a sedere: Se applicabile, pianificare sezioni esclusive e posti a sedere per esigenze di accessibilità.
  • Uscite di emergenza e tende mediche: Contrassegnarli chiaramente e posizionarli in modo da facilitarne l'accesso.

OnePlanGli strumenti di mappatura aiutano gli organizzatori di eventi a testare diversi layout e scenari, garantendo un movimento fluido della folla e il rispetto delle norme di sicurezza.

Prenotazione di venditori e stand gastronomici

Un mix diversificato di fornitori può arricchire l'esperienza del festival. Nella selezione di partner per il cibo e la vendita al dettaglio:

  • Scegli fornitori in linea con il tema e il pubblico del tuo festival.
  • Garantire una varietà di opzioni, comprese scelte adatte alle esigenze dietetiche.
  • Stabilire una procedura chiara per domande, contratti e permessi.
  • Pianificare la fornitura di energia elettrica e acqua, in particolare per le bancarelle di cibo.

Un villaggio espositori ben organizzato può rappresentare un'importante fonte di guadagno e un'attrazione fondamentale per i partecipanti.

Venditori di cibo del festival

Protezione dell'intrattenimento e dei palchi

L'intrattenimento è il cuore di ogni festival. Che tu stia ingaggiando musicisti, comici o artisti dal vivo, concentrati su:

  • Diversità:Un mix di headliner, artisti emergenti e talenti locali crea una scaletta accattivante.
  • Requisiti di fase: Considerare le esigenze tecniche per quanto riguarda l'audio, l'illuminazione e la scenografia.
  • Programmazione: Evitare lunghe pause tra le esibizioni e garantire transizioni fluide.
  • Ospitalità artistica: Organizzare alloggi, cibo e servizi dietro le quinte.

La collaborazione con i team di produzione e l'utilizzo di strumenti di pianificazione digitali aiutano a semplificare la gestione del palco ed evitare sorprese dell'ultimo minuto.

Banda del festival

Gestione del flusso della folla e della sicurezza

Garantire la sicurezza dei partecipanti è una priorità assoluta. Una gestione efficace della folla include:

  • Punti di entrata e di uscita: Ridurre al minimo i colli di bottiglia distribuendo i varchi di ingresso.
  • Squadre di sicurezza e mediche: Disporre personale addestrato nei punti chiave.
  • Segnaletica chiara: Aiuta i partecipanti a orientarsi con mappe visibili e segnaletica direzionale.
  • Piani di emergenza: Prepararsi a disagi dovuti alle condizioni meteorologiche, incidenti medici e scenari di evacuazione.

Utilizzando strumenti dettagliati di pianificazione dell'area della folla, come OnePlan'S Funzionalità di gestione della folla, può aiutare gli organizzatori di eventi a progettare spazi sicuri per gli eventi e a posizionare strategicamente le aree chiave per evitare il sovraffollamento.

“Dalla mappatura del sito alla prenotazione dei fornitori, ogni decisione plasma l'esperienza del festival.”

Nathan Igoe - Organizzatore del festival - foto principale
Il mio amico Nathan
Organizzatore del festival

Conclusione

Dare vita a un festival richiede un'attenta pianificazione, collaborazione e adattabilità. Scegliendo strategicamente la location, progettando un layout efficace, selezionando fornitori e intrattenitori con cura e dando priorità alla sicurezza, è possibile creare un'esperienza fluida e piacevole per i partecipanti.

Con gli strumenti giusti, come OnePlanGrazie alla piattaforma di pianificazione eventi di puoi visualizzare, testare e ottimizzare i piani del tuo festival in tutta sicurezza. Registrati gratuitamente oggi, i tuoi primi 25 oggetti sono gratuiti.

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Attraverso le versioni di OnePlan: La prospettiva di un organizzatore di festival

Simon Stewart organizza festival gastronomici nel Regno Unito, il Cheese and Chilli Festival itinerante è il momento clou della sua attività di eventi. Ha utilizzato OnePlan fin dai primi giorni per i suoi 4 eventi ogni anno. La sua conoscenza di OnePlan risale a cinque anni fa, quando il nostro prodotto 1.0 aveva un'interfaccia arancione, attraverso il prodotto studio esistente e ora condivide con noi le sue opinioni sulla nuovissima versione di OnePlan. 

Come esperto OnePlan utente, Simon ha familiarità con le caratteristiche e i vantaggi OnePlan fornisce agli organizzatori di eventi. Le sue prime impressioni del nuovo OnePlan non ha deluso. "Tutto sembra geniale. La gamma di funzionalità, la velocità. Tanto di cappello, è fantastico", dice. 

Per Simon, come per molti degli organizzatori di eventi che utilizzano OnePlan in tutto il mondo, il risparmio di tempo nella pianificazione è un vantaggio fondamentale del prodotto. La nuova versione di OnePlan potenzia ulteriormente questo aspetto, con un tempo di caricamento 8 volte più veloce, e test che dimostrano che il nuovo OnePlan è 2 volte più veloce di prima nel creare un piano per un festival. 

Simon aggiunge: "È un prodotto davvero valido e offre davvero tanto in termini di gestione del tempo".

"Tanto di cappello, è fantastico! È un prodotto davvero valido e offre tanto in termini di gestione del tempo."

Simon - Festival del formaggio e del peperoncino
Simon Stewart
Proprietario e organizzatore,
Sagra del Formaggio e del Peperoncino

Maggiore facilità d'uso per una migliore pianificazione

Aiutare i nostri clienti a risparmiare tempo durante la pianificazione del loro evento è stato uno degli obiettivi principali della nostra ricostruzione del OnePlan prodotto. Nuovo OnePlan è una versione completamente nuova, che offre un'esperienza utente molto più semplice e allo stesso tempo aumenta la velocità. 

Simon ha visto il nostro percorso nel corso degli anni, iterando costantemente in base al feedback degli utenti che riceviamo. Dice: "In termini di usabilità, ci sono state aree in cui potrebbe essere più facile usare e vedo che le avete trattate nella nuova versione di OnePlan. "

New OnePlan include un menu oggetti semplificato, che ti dà la possibilità di dare stile a qualsiasi oggetto facilmente. Ciò significa che il menu oggetti è più ordinato, rendendo più facile navigare e trovare gli oggetti di cui hai bisogno. Nuove funzionalità verranno aggiunte regolarmente nelle settimane e nei mesi a venire, mentre continuiamo a sviluppare il prodotto a velocità sostenuta. 

Scegli tra 5 opzioni di mappa di alta qualità
Scegli tra 5 opzioni di mappa di alta qualità
Condividi tramite la funzione link
Collaborare con le parti interessate
esportare dati in OnePlan
Esporta i dati del tuo oggetto in CSV
Nuovi strumenti di stile e personalizzazione
Nuovi strumenti di stile e personalizzazione

La scelta delle mappe nella nuova versione di OnePlan offre una scelta migliore per gli utenti, con tempi di caricamento notevolmente più rapidi in tutto il mondo. "Le mappe sono davvero fantastiche", aggiunge Simon.

Un modo sicuro per pianificare gli eventi

Quando Simon ha iniziato a usare OnePlan, aveva bisogno di una soluzione per semplificare il suo processo di pianificazione del Cheese and Chilli Festival. Con 9,000 partecipanti ai suoi festival in tutta l'Inghilterra, aveva bisogno di un modo più semplice per pianificare che gli desse sicurezza il primo giorno dell'evento. In precedenza aveva utilizzato un mix di fogli di calcolo, schermate di mappe, presentazioni ed e-mail, tutti elementi che non consentivano un modo fluido per pianificare o acquisire dati. 

Evento del Festival del formaggio e del peperoncino

Afferma: "Con il software che usavamo prima, la capacità di scalare non era eccezionale. Non potevamo contare sulla sua accuratezza e spesso arrivavamo sul posto e dovevamo apportare modifiche al layout perché i piani non erano in scala".

Tutto è cambiato quando è passato a OnePlan per la prima volta. Questo è stato utilizzando il nostro prodotto '1.0', con la sua interfaccia arancione e un precursore del OnePlan Prodotto classico che ha usato da allora. "In quella versione 1.0, potevi spostare solo un blocco alla volta ed era davvero dispendioso in termini di tempo. Ciò che hai costruito da allora, e i miglioramenti di questa nuova versione, sono sicuramente un vero vantaggio", afferma Simon. 

OnePlan 1.0
OnePlan 1.0
OnePlan 2.0
OnePlan 2.0
OnePlan 3.0
OnePlan 3.0

Simon ha utilizzato il nostro prodotto "2.0", ora noto come OnePlan Classico, per pianificare i suoi festival. Il vantaggio principale che ottiene è la sicurezza che ciò che pianifica in OnePlan verrà trasferito sul sito effettivo dell'evento, fungendo da "piano vivente" per l'allestimento e lo svolgimento dell'evento. 

“Il principale vantaggio che ottengo utilizzando OnePlan è la sicurezza. Essere in grado di camminare sul sito dell'evento e avere la sicurezza di sapere che tutto si adatta, questo significa molto", dice. 

Ciò deriva dall'accuratezza di OnePlanpiattaforma web di, insieme alla gamma di funzionalità e strumenti disponibili. Simon aggiunge, "Tutte le funzionalità che hai sono fantastiche, in termini di barriere e recinzioni, per esempio. Le trovo davvero utili." 

Non è il solo! Nel 2024, sono stati pianificati 10,286 festival in tutto il mondo OnePlan, e le barriere sono state uno dei tipi di oggetti più popolari che i nostri utenti hanno posizionato. In cima alla lista c'erano tende e tendoni, con un enorme 395,651 tracciati in OnePlan. 

bg 2
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Ora con la nuova versione di OnePlan, è più facile che mai posizionare gli oggetti. "È tutto davvero bello", dice Simon. "Risparmia un sacco di tempo nella pianificazione del sito del festival dall'ufficio".

Altre funzionalità in arrivo

Con questi dati e il feedback degli utenti, abbiamo progettato e realizzato la nuova versione di OnePlan da zero. Presto arriveranno altre funzionalità, tra cui coordinate degli oggetti, etichettatura delle caselle di testo, selezione multipla degli oggetti, oltre alla possibilità di importare i propri file ed esportare le planimetrie del sito. 

E nuovo OnePlan continuerà ad avere l'efficienza come principio chiave, aiutando gli organizzatori di eventi in tutto il mondo a risparmiare tempo quando pianificano i loro siti e sedi per gli eventi. Simon dice di nuovo OnePlan, "La velocità con cui riesci a usare il sistema è notevolmente migliorata. È fantastico: stai progredendo costantemente."

Siamo grati a Simon e a tutti i nostri utenti per i suggerimenti che riceviamo per aiutarci a migliorare continuamente OnePlan. È una parte fondamentale della nostra missione rendere la pianificazione del sito e della sede dell'evento il più semplice possibile per gli incredibili eventi che si verificano ogni giorno in tutto il mondo. 

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New OnePlan: Pianificazione del sito dell'evento semplificata

Tre mesi fa abbiamo introdotto una nuova versione della nostra piattaforma per utenti individuali. La risposta è stata travolgente, con oltre 1,300 persone che hanno creato eventi in quel periodo e costruito i loro piani di sito più velocemente che mai. Di conseguenza, siamo lieti di condividere che tutti i nuovi utenti ora avranno accesso a questa versione più veloce e moderna di OnePlan. 

New OnePlan rende la pianificazione 2 volte più veloce di prima, con un enorme 8x tempo di caricamento più rapidoCiò rende la pianificazione del sito dell'evento migliore in tutto il mondo, indipendentemente dal numero di oggetti posizionati sulla mappa, risparmiando tempo per le altre attività necessarie per rendere il tuo evento un grande successo.

È stato completamente riprogettato con un'interfaccia moderna, una migliore scelta di mappe, uno stile degli oggetti più accattivante e, ancora, il semplice metodo "clicca e rilascia" per posizionare gli oggetti sulla mappa. 

esportare dati in OnePlan
Esporta i dati del tuo oggetto in CSV
Nuovi strumenti di stile e personalizzazione
Nuovi strumenti di stile e personalizzazione
Scegli tra 5 opzioni di mappa di alta qualità
Scegli tra 5 opzioni di mappa di alta qualità

Con il nuovo prodotto c'è un cambio di nome di cui dovresti essere a conoscenza. La piattaforma ora è solo OnePlan: il nostro nuovo prodotto di base che chiunque può utilizzare per creare la planimetria del sito e della sede del proprio evento. 

Il nostro prodotto precedente era 'OnePlan Classico'. Il nostro nuovo prodotto è 'Nuovo OnePlan'. 

New OnePlan e classico OnePlan

La nuova versione di OnePlan rende la pianificazione del sito dell'evento più semplice di prima. Lo stiamo sviluppando a ritmo sostenuto, con nuove funzionalità e oggetti aggiunti regolarmente nelle settimane e nei mesi a venire. Presto includerà l'etichettatura delle caselle di testo, oggetti a selezione multipla, oltre alla possibilità di importare i propri file ed esportare le planimetrie del sito. Condivideremo queste nuove funzionalità sul nostro Pagina Aggiornamenti prodotto. 

Nim Wichienkuer, vicepresidente del prodotto presso OnePlan, ha guidato le energie del nostro team nella creazione della nuova versione di OnePlan. Afferma: "Il nostro obiettivo è sempre stato quello di dare ai nostri utenti un'esperienza di pianificazione più rapida e fluida. La nuova versione di OnePlan è il nostro migliore finora, progettato per prestazioni e usabilità migliori per aiutare gli organizzatori di eventi a pianificare in modo più efficiente Nuovo OnePlan rende la pianificazione del sito dell'evento più semplice che mai, ovunque tu sia nel mondo."

"Nuovo OnePlan rende la pianificazione del sito dell'evento più semplice che mai, ovunque tu sia nel mondo."

Nim Wichienkuer
Vicepresidente del prodotto,
OnePlan

Supporto per questa nuova versione di OnePlan è disponibile nel Knowledge Hub dedicato all'indirizzo support.oneplan.io. Aggiungiamo ogni settimana nuove funzionalità. 

Siete pronti a iniziare a pianificare il vostro prossimo evento? Registratevi gratuitamente per la nuova versione di OnePlane pianifica il sito e la sede del tuo evento più velocemente che mai. 

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Come avviare un festival musicale: dall'ideazione all'esecuzione

Avviare un festival musicale è un'impresa ambiziosa e gratificante che unisce le comunità attraverso il linguaggio universale della musica. Per garantire il successo del tuo festival, è essenziale pianificare meticolosamente ogni fase, dal concept iniziale alla valutazione post-evento. Questa guida ti guiderà attraverso i passaggi critici coinvolti nel lancio di un festival musicale memorabile.

Concettualizzare il tuo festival

Definire la tua visione

Inizia articolando l'idea centrale del tuo festival. Considera il genere musicale, l'atmosfera che desideri creare e gli elementi unici che distingueranno il tuo evento. Rifletti su domande come:

  • Quali generi musicali saranno presentati al festival?
  • Qual è il tema principale o la missione dell'evento?
  • Come immagini l'esperienza dei partecipanti?

Una visione ben definita costituisce la base per tutte le fasi di pianificazione successive.

Identificare il tuo pubblico di destinazione

Comprendere il pubblico di riferimento è fondamentale per personalizzare l'esperienza del festival. Analizza dati demografici quali età, interessi e background culturali. Questa intuizione informerà le decisioni in merito a strategie di marketing, prezzi dei biglietti e servizi in loco. Ad esempio, un festival rivolto ai giovani adulti potrebbe enfatizzare generi musicali contemporanei ed esperienze interattive, mentre un evento orientato alla famiglia si concentrerebbe su attività diverse adatte a tutte le età.

Valutazione della domanda di mercato

Conduci un'accurata ricerca di mercato per valutare la fattibilità del tuo concept di festival. Esamina gli eventi esistenti nella tua regione per identificare le lacune del mercato. Sondaggi, focus group e sondaggi sui social media possono fornire un feedback prezioso sui potenziali livelli di interesse. Inoltre, studiare le tendenze nell'industria musicale può aiutare a prevedere la domanda futura e guidare il tuo processo di pianificazione.

Pianificazione e fattibilità

Budgeting

Sviluppare un budget completo è un passaggio fondamentale. Tieni conto di spese come:

  • Commissioni per i talenti: costi per la prenotazione di artisti e performer.
  • Affitto della sede: spese associate all'affitto della sede del festival.
  • Costi di produzione: spese per l'allestimento scenico, l'impianto audio e l'illuminazione.
  • Marketing e promozione: fondi stanziati per pubblicità e pubbliche relazioni.
  • Logistica: costi di trasporto, alloggio e strutture in loco.

È prudente includere un fondo di emergenza per affrontare spese impreviste. Rivedere e modificare regolarmente il budget assicura il controllo finanziario durante tutto il processo di pianificazione. Utilizzare OnePlanil bilancio di modello per tenere sotto controllo le tue spese.

Test di fattibilità e scenario

Valuta la praticità dei tuoi piani conducendo studi di fattibilità. Valuta fattori come la capienza della sede, l'accessibilità e l'infrastruttura locale. I test di scenario, comprese le analisi del caso migliore e peggiore, aiutano ad anticipare le sfide e a sviluppare piani di emergenza.

Utilizzando software di pianificazione del festival, come OnePlanLa piattaforma di può aiutare a visualizzare i layout del sito e ottimizzare l'utilizzo dello spazio. Con strumenti di collaborazione in tempo reale e mappatura precisa al centimetro, puoi mettere a punto ogni dettaglio prima di prendere impegni importanti.

Un sito del festival pianificato in OnePlan
STIMA SMART DI OnePlan gratuito

Garantire il finanziamento

Esplorare le opzioni di finanziamento

Il finanziamento del tuo festival può comportare molteplici flussi di entrate:

  • Sponsorizzazioni: Collabora con marchi che si allineano con l'etica del tuo festival. Gli sponsor possono fornire supporto finanziario o contributi in natura, come attrezzature o servizi.
  • Vendita biglietti: sviluppare una strategia di vendita dei biglietti a più livelli, offrendo sconti per chi prenota in anticipo o pacchetti VIP per incentivare gli acquisti.
  • Sovvenzioni e donazioni: sovvenzioni per la ricerca disponibili per eventi culturali e valutazione di campagne di crowdfunding per coinvolgere la comunità.

Per ottenere finanziamenti è essenziale elaborare proposte convincenti che evidenzino i vantaggi per gli sponsor e le parti interessate.

Implementazione/Attuazione

Logistica e operazioni

Una pianificazione logistica orientata ai dettagli assicura un'esperienza di festival senza intoppi. Le considerazioni chiave includono:

  • Disposizione della sede: progettare il sito in modo da agevolare il flusso regolare della folla, con palchi, aree per i venditori e uscite di emergenza chiaramente segnalati.
  • Strumenti come OnePlan può aiutare a creare mappe del sito precise e accessibili.
    Permessi e
  • Regolamentazioni: ottenere i permessi necessari e garantire il rispetto delle leggi locali, comprese le norme in materia di salute e sicurezza.
    Personale e volontari: reclutare e formare un team affidabile per gestire le operazioni, dalla biglietteria al controllo della folla.

Marketing e promozione

Una strategia di marketing efficace amplifica la portata del tuo festival. Utilizza un mix di canali digitali e tradizionali:

  • Social media: coinvolgi i potenziali partecipanti con aggiornamenti regolari, annunci di artisti e contenuti interattivi.
  • Campagne e-mail: invia newsletter con informazioni esclusive e offerte con accesso anticipato.
  • Media locali: collabora con giornali, stazioni radio e influencer locali per ampliare il tuo pubblico.

Creare un'identità di marca coerente, che si rifletta nei materiali promozionali e nelle comunicazioni, favorisce il riconoscimento e l'entusiasmo.

Valutazione post-festival

Raccolta di feedback

Dopo l'evento, raccogli feedback da partecipanti, personale e stakeholder per valutare il successo del festival e identificare aree di miglioramento. Sondaggi, interazioni sui social media e interviste dirette possono fornire prospettive diverse.

Analisi delle prestazioni

Esamina gli indicatori chiave delle prestazioni come i numeri di presenze, i risultati finanziari e l'efficacia del marketing. Questa analisi informa la pianificazione futura e aiuta a perfezionare le strategie per gli eventi successivi.

Conclusione

Intraprendere il viaggio di organizzazione di un festival musicale richiede dedizione, creatività e pianificazione meticolosa. Seguendo questi passaggi strutturati e sfruttando strumenti come OnePlanGrazie alla piattaforma di pianificazione di eventi di , puoi creare un'esperienza indimenticabile che trova il consenso del pubblico e resiste alla prova del tempo. Registrati oggi gratuitamente, i primi 25 oggetti che inserisci sono gratuiti!

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Come organizzare un festival della birra

Organizzare un festival della birra è un modo entusiasmante per riunire gli amanti della birra e al contempo mostrare birre incredibili provenienti da birrifici locali e internazionali. Tuttavia, per realizzare un evento di successo non basta solo un'ottima birra: richiede un'attenta pianificazione, coordinamento e attenzione ai dettagli.

Se sei un organizzatore di eventi che desidera creare un'esperienza indimenticabile, questa guida ti guiderà attraverso i passaggi essenziali.

1. Scegli il luogo o il sito giusto

La sede o il sito danno il tono a un festival della birra, quindi scegli una location accessibile, spaziosa, in grado di gestire la folla prevista e che offra l'atmosfera che desideri per il tuo evento. Considera fattori come parcheggio, trasporto pubblico, servizi igienici e opzioni di riparo in caso di maltempo. Alcune sedi potrebbero richiedere permessi per il consumo di alcolici, quindi controlla le normative locali all'inizio del processo di pianificazione.

2. Blocca i tuoi birrifici e i tuoi fornitori

Un festival della birra è buono solo quanto la birra e i servizi che offre. Rivolgiti ai birrifici artigianali locali e ai nomi noti per assicurarti una selezione diversificata di fornitori e venditori di birra. Offrire un mix di classici preferiti, specialità stagionali ed esclusive birre in piccole quantità può rendere il tuo festival più allettante.

Non dimenticare il cibo: gli ospiti vorranno qualcosa da abbinare ai loro drink. Collabora con food truck e ristoranti locali per offrire una varietà di opzioni, tra cui scelte vegetariane e analcoliche per conducenti designati e astemi.

3. Utilizzare il software di pianificazione degli eventi per pianificare in modo efficiente

Pianificare un festival, in particolare uno dinamico come un festival della birra, richiede un'organizzazione meticolosa, un coordinamento impeccabile e un'adattabilità in tempo reale. Affidarsi a fogli di calcolo, mappe cartacee e infinite catene di e-mail può portare a incomprensioni, inefficienze ed errori. Ecco perché gli organizzatori di eventi moderni si rivolgono a software di pianificazione eventi specializzati per semplificare le operazioni.

Con anni di esperienza nel supporto di oltre 60,000 eventi in tutto il mondo, la nostra piattaforma visiva di pianificazione e gestione degli eventi è progettata per rendere l'organizzazione di un festival della birra fluida, efficiente e basata sui dati. Grazie alle sue funzionalità di mappatura interattiva, puoi visualizzare l'intero evento e pianificarlo con precisione millimetrica, il che ti consente di prepararti in anticipo a diversi scenari.

OnePlan Interfaccia software

OnePlan può essere utilizzato fin dalla pianificazione iniziale per determinare se una sede o un sito sono adatti, fino al giorno dell'evento e all'analisi post-evento.

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4. Pianificare intrattenimento e attività

Che tu stia pianificando un festival di più giorni o un evento di birra più intimo, un'atmosfera vivace mantiene gli ospiti coinvolti oltre la semplice birra. Musica dal vivo, DJ, sessioni di formazione sulla birra, workshop di homebrewing o divertenti competizioni come i tornei di beer pong possono aggiungere un ulteriore livello di eccitazione. Pensa a cosa risuonerà con il tuo pubblico e crea un'esperienza di festival unica.

5. Promuovi il tuo festival in modo efficace

Promuovere il tuo festival della birra è fondamentale per attrarre partecipanti. Sfrutta i social media, le newsletter via e-mail e le partnership con birrifici e venditori di cibo per diffondere la notizia. Crea un sito Web o una pagina dell'evento con dettagli chiave come prezzi dei biglietti, orari e birrifici in evidenza.

Considera di offrire sconti early bird o pacchetti VIP con vantaggi come ingresso anticipato e degustazioni esclusive. Contenuti coinvolgenti, come anteprime dietro le quinte del birrificio o biglietti omaggio, possono aiutare a creare fermento prima dell'evento.

6. Dare priorità alla sicurezza e al consumo responsabile di bevande alcoliche

È essenziale garantire un ambiente sicuro e responsabile per bere. Fornire numerose stazioni di acqua, incoraggiare l'idratazione e prendere in considerazione la possibilità di collaborare con i servizi di trasporto locali per opzioni di viaggio sicure. Il personale di sicurezza dovrebbe essere presente per monitorare gli ospiti in stato di ebbrezza e i sistemi di braccialetti possono aiutare i venditori a verificare rapidamente l'età legale per bere.

Area bar in un festival della birra

7. Rendi la sostenibilità una priorità

I festival della birra possono generare molti rifiuti, ma ci sono modi per ridurre il tuo impatto ambientale. Usa bicchieri e utensili compostabili, allestisci stazioni di riciclaggio e incoraggia i venditori a ridurre al minimo l'uso di plastica. Collaborare con organizzazioni locali per la sostenibilità può contribuire a rendere il tuo evento più eco-friendly.

Leggi il nostro articolo sui consigli per festival sostenibili per trovare idee su come migliorare la sostenibilità di un festival.

8. Crea un piano di gioco per il giorno dell'evento

Una timeline ben strutturata assicura che il tuo festival proceda senza intoppi. Organizza i turni del personale, stabilisci gli orari di installazione dei venditori e coordina le consegne di birra in anticipo. Preparati a potenziali sfide, come cancellazioni dell'ultimo minuto o problemi meteorologici, predisponendo piani di emergenza.

Organizzare un briefing prima dell'evento con i volontari e il personale garantisce che tutti conoscano i propri ruoli e responsabilità, rendendo l'esperienza dell'evento più fluida.

Che tu stia pianificando il tuo primo festival della birra o che tu stia cercando di perfezionare una tradizione annuale, siamo sicuri OnePlan ti aiuterà a creare un festival sicuro, redditizio e divertente per tutti.

STIMA SMART DI OnePlan gratuito

FAQ: Come organizzare un festival della birra

L'ideale sarebbe iniziare a pianificare con 6-12 mesi di anticipo per assicurarsi fornitori, permessi e iniziative di marketing.

Potrebbero essere necessarie licenze per la vendita di alcolici, permessi per venditori di cibo, permessi per il rumore e approvazioni del dipartimento sanitario. Per informazioni specifiche, rivolgersi alle autorità locali.

Offrire incentivi come visibilità, tariffe scontate per gli stand o supporto di marketing. Anche costruire relazioni con i birrifici locali può aiutare

I vantaggi VIP possono includere accesso anticipato, degustazioni esclusive, posti riservati e incontri con i birrai.

Utilizza un mix di social media, email marketing, partnership con influencer e pubblicità tradizionale. I biglietti omaggio e i contenuti dietro le quinte possono creare clamore.

Ridurre i rifiuti di plastica, creare stazioni di riciclaggio, utilizzare materiali biodegradabili e incoraggiare il trasporto pubblico.
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Cosa esternalizzare per risparmiare tempo nella pianificazione di eventi all'aperto

Pianificare un evento all'aperto può essere entusiasmante ma anche opprimente. Dall'ottenimento dei permessi alla gestione dei fornitori e alla garanzia di operazioni fluide, il numero di responsabilità può aumentare rapidamente. Sapere cosa esternalizzare è fondamentale per risparmiare tempo e concentrarsi sulla realizzazione di un evento di successo.

Perché esternalizzare determinati compiti?

L'outsourcing consente agli organizzatori di eventi di delegare compiti specialistici e che richiedono molto tempo a esperti, liberando tempo per concentrarsi sul quadro generale. Gli eventi all'aperto, in particolare, presentano sfide uniche, tra cui condizioni meteorologiche imprevedibili, logistica complessa e gestione della folla su larga scala. Esternalizzando le attività chiave, puoi migliorare l'efficienza, migliorare l'esperienza dei partecipanti e ridurre lo stress.

1. Mappatura del sito dell'evento e progettazione del layout

Creare una planimetria professionale per un evento all'aperto richiede precisione. Invece di mappare manualmente gli spazi dell'evento, esternalizzare questo compito a uno specialista di pianificazione eventi o utilizzare strumenti di mappatura digitale può semplificare il processo. Molti organizzatori di eventi lavorano con specialisti GIS o piattaforme di pianificazione digitale per garantire layout accurati, ottimizzare il flusso di folla e rispettare le normative di sicurezza.

2. Permessi e licenze

Navigare tra le normative locali e ottenere i permessi necessari può richiedere molto tempo. L'esternalizzazione di questo compito a uno specialista in licenze garantisce la conformità alle leggi locali, risparmiandovi ore di ricerca e scartoffie. Questi professionisti gestiscono tutto, dalle licenze per alcolici ai permessi per la sicurezza pubblica, riducendo il rischio di costosi errori.

Consulta la nostra pagina dedicata alle linee guida per gli eventi per ulteriori informazioni su licenze e permessi nella tua zona.

Esternalizzazione degli eventi

3. Coordinamento dei fornitori

Gestire più fornitori, dai ristoratori ai fornitori di attrezzature, può essere una sfida logistica. Assumere un coordinatore dei fornitori o un event manager aiuta a semplificare la comunicazione, garantire consegne puntuali e supervisionare l'allestimento in loco. Ciò garantisce che tutti gli elementi si uniscano senza problemi, senza sorprese dell'ultimo minuto.

4. Gestione della folla e sicurezza

Garantire la sicurezza dei partecipanti è uno degli aspetti più critici nella pianificazione di un evento. Affidare la sicurezza e la gestione della folla a professionisti qualificati consente di concentrarsi sull'esperienza complessiva, mentre gli esperti si occupano del personale, della pianificazione delle emergenze e del monitoraggio in loco. Molti organizzatori di eventi collaborano con aziende di sicurezza specializzate in grandi raduni per sviluppare valutazioni dei rischi e protocolli di sicurezza.

5. Gestione delle operazioni in loco

Un responsabile operativo esperto in loco può essere prezioso il giorno dell'evento. Supervisiona l'allestimento, risolve i problemi e assicura che tutto funzioni senza intoppi. Ciò ti consente di interagire con i partecipanti e le parti interessate senza essere impantanato dalla logistica.

Migliorare la pianificazione degli eventi con strumenti digitali

Sebbene l'outsourcing di attività chiave sia essenziale, sfruttare gli strumenti digitali giusti può migliorare ulteriormente l'efficienza. Piattaforme come OnePlan offrire soluzioni per la mappatura del sito dell'evento, la gestione della folla e la pianificazione logistica. OnePlan fornisce opzioni di mappatura di alta qualità, strumenti intelligenti come calcolatori di barriere e pianificatori di percorsi pedonali e funzionalità di collaborazione per team di eventi più grandi. Che tu sia un pianificatore indipendente o che gestisca un festival su larga scala, gli strumenti digitali aiutano a semplificare i flussi di lavoro e a migliorare la precisione.

Esternalizzazione degli strumenti digitali

Conclusione

Esternalizzando gli aspetti chiave della pianificazione dell'evento e incorporando soluzioni digitali, puoi risparmiare tempo, ridurre lo stress e garantire un'esperienza di evento senza soluzione di continuità. Che si tratti di assumere specialisti per licenze e sicurezza o di utilizzare software di mappatura degli eventi per creare layout professionali, l'approccio giusto ottimizzerà il flusso di lavoro e porterà a un evento all'aperto di maggior successo.

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10 trucchi per aumentare l'efficienza degli organizzatori di eventi individuali

La pianificazione di eventi non è un'impresa da poco, soprattutto per i solisti che gestiscono tutto, dalla logistica al design. Per aiutarti a rimanere al top del tuo gioco, abbiamo compilato 10 trucchi di efficienza che ti faranno risparmiare tempo, ridurre lo stress e garantire che i tuoi eventi si svolgano senza intoppi.

1. Inizia con un piano solido

Inizia ogni progetto con un piano dettagliato che delinea i tuoi obiettivi, la tua tempistica e il tuo budget. Utilizza strumenti come OnePlan Vacanze per creare mappe e layout del sito precisi, assicurandoti di avere una visione chiara del tuo evento fin dal primo giorno. Inoltre, utilizza OnePlan'S Budget Tracker per tenere sotto controllo le tue spese.

2. Stabilisci le priorità delle attività con una checklist

Organizza il tuo carico di lavoro creando una checklist completa. Inizia scaricando OnePlanè gratis Modello di pianificazione degli eventi per tenere traccia di ogni dettaglio. Puoi semplificare questo passaggio organizzando le attività in categorie: logistica, fornitori, progettazione, ecc. e classificandole in base alla priorità. In questo modo, saprai sempre cosa affrontare dopo!

3. Utilizzare modelli per attività ripetitive

Risparmia tempo utilizzando modelli per le attività comuni, OnePlan ha una gamma di modelli che puoi scaricare gratuitamente per semplificare e velocizzare il tuo processo di pianificazione.

4. Sfrutta la tecnologia

Non lasciare che i processi manuali ti rallentino. Piattaforme come OnePlan Vacanze forniscono funzionalità progettate per ridurre drasticamente i tempi di pianificazione. Con layout precisi al centimetro, puoi mappare con precisione lo spazio del tuo evento, evitando costosi errori o modifiche dell'ultimo minuto. L'ampia libreria di oggetti ti consente di aggiungere e disporre rapidamente elementi come barriere, palchi e posti a sedere, risparmiando ore rispetto ai metodi manuali.

5. Delegare quando possibile

Anche come pianificatore singolo, non devi fare tutto da solo. Affida compiti come il catering o l'installazione AV a fornitori fidati, liberando tempo per concentrarti sul quadro generale.

6. Costruisci relazioni con i fornitori

Mantieni relazioni solide con i tuoi fornitori di riferimento. Avere contatti affidabili che comprendono il tuo flusso di lavoro può farti risparmiare tempo quando reperisci materiali o risolvi problemi. Utilizza OnePlanLa funzionalità di gestione dei fornitori consente di conservare tutte le informazioni sui fornitori in un unico posto, rendendo il processo di pianificazione più fluido per tutti i soggetti coinvolti.

7. Stabilisci tempi realistici

Evita lo stress dell'ultimo minuto impostando scadenze realistiche per ogni compito. Suddividi i compiti più grandi in milestone più piccole e monitora regolarmente i tuoi progressi. Usa OnePlanè gratis Modello di pianificazione degli eventi per pianificare in modo efficiente la tua cronologia.

8. Ottimizza il tuo layout

Una planimetria ben organizzata può farti risparmiare innumerevoli ore durante l'installazione. Utilizza strumenti come OnePlan Solo per mappare accuratamente lo spazio del tuo evento, assicurando un uso efficiente delle risorse e una navigazione facile per i partecipanti. Lasciati ispirare da risorse come OnePlan Playbook per migliorare le tue strategie di layout. 

9. Preparati all'imprevisto

Crea piani di emergenza per potenziali sfide come maltempo, fornitori in ritardo o problemi tecnici. Scarica OnePlanè gratis Modello di valutazione del rischio per anticipare qualsiasi rischio. Un po' di preparazione può fare molto per prevenire le interruzioni.

10. Rifletti e migliora

Dopo ogni evento, prenditi del tempo per valutare cosa ha funzionato bene e cosa no. Usa queste intuizioni per perfezionare il tuo processo e diventare ancora più efficiente in futuro.

Perché l'efficienza è importante per gli organizzatori di eventi solitari

L'efficienza non riguarda solo il risparmio di tempo; riguarda anche la riduzione dello stress e la fornitura di un'esperienza fluida per i partecipanti. Piattaforme come OnePlan Vacanze sono progettati per aiutare i singoli pianificatori a ottimizzare i propri flussi di lavoro, consentendo loro di concentrarsi sulla creatività e sull'esecuzione senza essere impantanati dalla logistica.

Pronti a portare l'organizzazione del vostro evento a un livello superiore? STIMA SMART DI OnePlan Solo gratis oggi e scopri come può trasformare il modo in cui pianifichi i tuoi eventi. 

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Pianificazione degli eventi natalizi in OnePlan

Quest'anno celebriamo gli incredibili planner che utilizzano OnePlan! Date un'occhiata all'impressionante gamma di eventi natalizi creati dai nostri utenti qui sotto:

Accensione delle luci di Natale

Le accensioni delle luci di Natale sono un momento clou della stagione festiva, trasformando città e paesi in scintillanti paesi delle meraviglie invernali e riunendo le comunità per celebrare la magia del Natale. Ecco due grandi esempi pianificati in OnePlan:

Accensione delle luci di Natale di Rotherham

Con OnePlanstrumenti di pianificazione di eventi senza soluzione di continuità, l'accensione delle luci festive di Rotherham si è trasformata in una festa brillantemente organizzata. L'evento ha preso vita con musica dal vivo, spettacoli di strada, laboratori creativi e un vivace mercato di regali, il tutto attentamente pianificato per creare un'atmosfera divertente e festosa di cui tutti possano godere!

Accensione luci di Natale Luton

È fantastico vedere gli organizzatori dell'evento dietro "Lighting Up Luton for Christmas" di Luton utilizzando OnePlan per dare vita a questa festosa celebrazione!

Grazie alla nostra piattaforma, hanno pianificato tutto, dalle chiusure stradali e la pianificazione urbanistica alle aree per gli spettacoli dal vivo, creando un layout impeccabile che ha permesso all'evento di svolgersi senza intoppi. Il risultato? Un'esperienza magica per le famiglie di tutta la città.

Eventi comunitari di Natale

Gli eventi natalizi comunitari, come " Carols in the Park" e la "Christmas Pageant" di Mandurah , riuniscono famiglie e amici per celebrare la magia delle feste. Questi incontri creano un senso di unità e gioia che rende le festività ancora più speciali per le comunità locali!

Canti nel parco

Il programma dell'evento sopra riportato è per i canti natalizi nel parco di Mandurah, un amato evento della comunità che è stato attentamente pianificato utilizzando OnePlan. Con OnePlanGrazie agli strumenti intelligenti di, gli organizzatori hanno creato un layout che ha dato vita alla magia della festa, assicurandosi che tutto si svolgesse senza intoppi durante la giornata.

Dalla gestione del flusso di persone nelle diverse aree alla perfetta disposizione dei food truck, delle zone dedicate alle attività e degli spazi per gli spettacoli, ogni dettaglio è stato attentamente studiato. Il risultato? Un evento accogliente, ben organizzato e pervaso dall'atmosfera festiva, dove tutti hanno potuto rilassarsi e godersi lo spirito natalizio!

Pageant di Natale

Il Mandurah Christmas Pageant è un evento locale molto amato che dà il via alla stagione delle feste e che richiama ogni anno oltre 10,000 spettatori.

Questo piano dell'evento è un esempio perfetto di come la nostra funzionalità di tracciamento del percorso può essere sfruttata al meglio. L'organizzatore dell'evento l'ha utilizzata per mappare il percorso del suo Float attraverso il sito dell'evento, assicurandosi che tutto fosse pianificato alla perfezione per il grande giorno!

Mercatini di Natale

Mercatini di Natale, come quello di Kristen Hudgin Natale a luglio L'evento riunisce artigiani e venditori locali per una festosa celebrazione della creatività e della comunità. OnePlan rende facile pianificare tutto da gestione del fornitore per gestire il flusso della folla, l'allocazione degli spazi e il posizionamento personalizzato degli oggetti. 

Natale a luglio

L'evento Christmas in July di Kristen Hudgin riunisce decine di artisti in una fattoria locale per una giornata dedicata alla vendita dei loro prodotti.
 

"Abbiamo oltre 170 tende ed espositori durante l'evento Christmas in July", ha detto Kristen. "La possibilità di scalare le tende e di assicurarsi che tutto sia posizionato perfettamente è un grande vantaggio di OnePlan. Mi ha fatto risparmiare un sacco di tempo e mi sento più sicuro della mia mappa del sito.".

L'evento di Kristen ha anche oggetti unici non utilizzati in ogni evento, tra cui un pozzo del fuoco, giochi di lancio degli anelli, uno zoo didattico: ognuno di questi oggetti unici ha un'icona su misura in OnePlan. "OnePlan significa che ora posso pianificare con precisione il mio evento di Natale. È estremamente preciso e questo mi dà sicurezza quando arrivo sul posto", ha affermato Kristen.

Il Natale a luglio è l'esempio perfetto di un piano di eventi di mercato di successo!

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Con le loro parole: perché gli enti locali amano OnePlan

Gli enti locali stanno adottando sempre più OnePlan per semplificare i processi di pianificazione degli eventi e migliorare la collaborazione. Dai dipartimenti di parchi e ricreazione ai consigli comunali alle camere di commercio, OnePlanGli strumenti intelligenti e le capacità di mappatura precise di semplificano la pianificazione degli eventi. Ecco come i professionisti di vari settori stanno utilizzando OnePlan per pianificare i loro eventi:

Eagle Mountain City riduce i tempi di pianificazione degli eventi con OnePlan

Evento della città di Halloween di Eagle Mountain City

Per Dawn Hancock, responsabile degli eventi presso Eagle Mountain City, OnePlan è diventato essenziale per layout di eventi accurati ed efficientemente pianificati. Con funzionalità come mappe HD accurate, icone personalizzabili per le tende e percorsi pedonali di progettazione e rilascio, Dawn può creare con sicurezza planimetrie dettagliate e professionali.

"Sono finiti i giorni in cui si creavano layout separati per vigili del fuoco, polizia, strutture e altri dipartimenti. Ora posso creare un layout unico e onnicomprensivo."

Consolidando i suoi layout, Dawn stima che OnePlan le fa risparmiare migliaia di dollari e riduce il tempo di pianificazione da 8-10 ore a poche.

Scopri la storia completa nel caso di studio qui.

È sicuro dire che usa OnePlan ci fa risparmiare migliaia di dollari."

Dawn Hancock

Responsabile degli eventi presso Eagle Mountain City

South Fayette Township semplifica la pianificazione del sito con OnePlanMappe accurate di

Piano degli eventi del dipartimento Parchi e attività ricreative a South Fayette Township

Paula Willis, Direttore dei parchi e delle attività ricreative per South Fayette Township, sottolinea il valore di OnePlancapacità di mappatura aggiornate. In passato, le immagini obsolete di Google Earth la costringevano a stimare i layout e a fare affidamento su misurazioni manuali. OnePlanLe mappe recentemente aggiornate e gli strumenti di progettazione in scala hanno eliminato questa incertezza.

“Il fattore proporzione è enorme. In Photoshop, creerei un rettangolo gigante e non avrei idea di quale proporzione sarebbe rispetto allo spazio reale. Lo adoro OnePlan tutto ciò che riguarda il tuo piano è in scala."

Paula sottolinea inoltre quanto sia semplice condividere i layout esportati con il suo team e le parti interessate, assicurando che tutti siano allineati.

"Posso condividere la versione esportata del mio piano con chiunque abbia bisogno di vederla, il che rappresenta un vero vantaggio per tutti coloro che sono coinvolti nell'evento".

Scopri la storia completa nel caso di studio qui.

Il consiglio comunale di Banbury ha scoperto che la pianificazione degli eventi all'aperto è più semplice

OnePlan è stato un punto di svolta per Toby Russel, responsabile degli eventi presso il consiglio comunale di Banbury, in particolare per eventi su larga scala come festival gastronomici e accensioni di luci natalizie. Eliminando la necessità di più soluzioni software, OnePlanLa piattaforma all-in-one di aiuta Toby a rimanere organizzato, rendendo al contempo più efficiente la pianificazione del sito.

"OnePlan ha rivoluzionato la pianificazione degli eventi all'aperto, eliminando la necessità di utilizzare diverse fonti di informazione e software."

Gli strumenti drag-and-drop e l'ampia scelta di elementi per eventi, come le barriere di protezione, hanno non solo semplificato la pianificazione, ma anche migliorato la comunicazione con gli appaltatori.

"Avere una planimetria così accurata ha migliorato le nostre comunicazioni con i nostri appaltatori e fornitori, con conseguente organizzazione pre-evento davvero fluida".

Piano dell'evento dell'incoronazione in OnePlan

Crediti del Consiglio degli Altipiani Centrali OnePlanAssistenza clienti per il successo dell'evento

Con qualsiasi software, e in particolar modo quando si pianifica un evento, il supporto tempestivo è fondamentale. Nadine Cove, responsabile degli eventi per il Central Highlands Council, lodi OnePlanil servizio clienti per la sua dedizione e capacità di risoluzione dei problemi, aiutandola a superare anche le sfide dell'ultimo minuto.

"OnePlanIl team di supporto e il processo di onboarding hanno garantito che il nostro evento si svolgesse in modo fluido e ben studiato."

Il team di City Parklands utilizzaOnePlan per una migliore flessibilità di pianificazione

Il team di Parchi cittadini sottolinea OnePlanflessibilità nel consentire il caricamento delle planimetrie di base quando le immagini satellitari sono ostruite da alberi o fogliame. OnePlanL'interfaccia intuitiva e i prezzi convenienti lo hanno reso uno strumento indispensabile per l'organizzazione di eventi.

"La possibilità di caricare le planimetrie di base sulla piattaforma è una funzionalità fantastica, soprattutto quando la vegetazione blocca un sito nella vista satellitare."

La città di Greater Dandenong aumenta la precisione con OnePlanStrumenti di misura

Per Patrick Mageean, responsabile dei festival e degli eventi presso la città di Greater Dandenong, OnePlanLo strumento di misurazione di è stato un'aggiunta fondamentale. Ha ridotto la necessità di frequenti visite in loco e l'affidamento a mappe obsolete o imprecise, rendendo la preparazione dell'evento più efficiente.

"OnePlanLo strumento di misurazione di è stato inestimabile. Ci ha salvato dal dover effettuare numerose visite in loco o dall'utilizzare mappe imprecise."

Scopri la storia completa nel caso di studio qui.

Il Festival delle Arti del Nord Australia sceglie OnePlan per funzionalità di mappatura e GIS aggiornate

Lachlan Welsh, Direttore del Festival del North Australia Festival of the Arts (NAFA), apprezza come OnePlanLe mappe HD di superano persino i sistemi di pianificazione e mappatura GIS della sua città. Con aggiornamenti in tempo reale e rappresentazioni accurate dei layout del sito, Lachlan può pianificare eventi su larga scala con una precisione mai vista prima.

"Il festival è gestito dal Comune di Townsville, quindi ho accesso a molti sistemi di pianificazione e di mappatura GIS della città, ma anche quelli sono più vecchi di quello che posso ottenere attraverso le mappe HD in OnePlan, "

Scopri la storia completa nel caso di studio qui.

Piano eventi NAFA in OnePlan

Che si tratti di risparmiare tempo, migliorare la comunicazione con le parti interessate o offrire funzionalità di mappatura all'avanguardia, OnePlan sta trasformando il modo in cui i team del settore pubblico affrontano la pianificazione degli eventi. Se la tua organizzazione sta cercando di semplificare i processi e migliorare la pianificazione degli eventi, scopri come OnePlan può funzionare per te.

Per parlare con uno dei nostri team e vedere come OnePlan può avvantaggiare la tua organizzazione, Prenota una demo qui.

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Piani eventi del mese – settembre

È di nuovo il momento del mese in cui nominiamo i Piani Evento del Mese! Settembre è un buon mese con quattro favolosi piani evento per darti ispirazione per il tuo prossimo evento.

Finali Senior Pro Rodeo - Buck-N Rodeo Grounds

Istituto Nazionale di Prevenzione e Protezione dell'Alimentazione (NSPRA)
Istituto Nazionale di Previdenza Sociale 2

Il programma dell'evento sopra mostra le finali Senior Pro Rodeo al Buck-N Rodeo Grounds a Rawhide a Chandler, AZ. Le finali includono una pletora di eventi tra cui Saddle Bronc, Bareback, Steer Wrestling, Tie Down Roping, Team Roping, Barrel Racing, Breakaway Roping e il preferito dai fan, Bull Riding. Oltre a questi emozionanti eventi, ci saranno anche diversi venditori di cibo e bevande, garantendo una giornata fantastica per gli spettatori.

Dave Horen, direttore dell'intrattenimento, ci racconta: "Era importante poter contrassegnare ed elencare ciascuno dei box per cavalli e dei box per rimorchi, poiché ci saranno moltissime cose di cui tenere traccia". 

Continua: "Il ridimensionamento in questa situazione è stato estremamente importante per garantire che tutto si adattasse come previsto ed è stato molto utile avere il ridimensionamento eseguito automaticamente tramite Oneplan. "

Festival sul fiume

Sul fiume
Riva del fiume 1

Il Riverside Festival è oggi considerato il secondo festival di musica elettronica più grande della provincia del Quebec, avendo accolto oltre 2 visitatori a Gatineau nelle sue ultime 60,000 edizioni e presentando artisti come Subtronics, Zeds Dead, Griz e R10HAB.

Sullo sfondo del Canadian Museum of History, il Riverside Festival offre un'esperienza senza pari in un luogo ricco di storia e cultura. Situato sulle rive del fiume Ottawa, proprio di fronte a Parliament Hill, il museo è un tesoro nazionale noto per la sua straordinaria architettura e le importanti mostre culturali.

Andréanne Lacasse, coordinatrice delle operazioni e della produzione, ci ha detto “OnePlan ci ha fornito una planimetria chiara e facile da usare per determinare le nostre esigenze, risparmiandoci un sacco di tempo e consentendoci di essere precisi. Come festival di musica elettronica, tutto ciò di cui avevamo bisogno era incluso. Siamo stati anche in grado di condividere facilmente la planimetria con i nostri fornitori e stakeholder."

Utilizzo del Riverside Festival OnePlan poiché in molteplici modi, questi includono l'allestimento e lo smontaggio, gli ordini di attrezzature e arredi, l'indicazione dell'accesso a concessioni e consegne e la determinazione dello spazio disponibile e della capacità dell'area. 

Andréanne continua: "È incoraggiante avere un unico piano che può essere condiviso in tempo reale e che tutti possono comprendere".

 

Lo spettacolo di Newport

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Spettacolo di Newport
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Questo programma ricco e stimolante appartiene al Newport Show 2024! Il Newport Show è la migliore manifestazione di un solo giorno dello Shropshire, densa di agricoltura, trattori d'epoca, cibo, contenuti educativi e musica! Organizzato dalla Newport and Distruct Agricultural Society, l'evento si basa sul duro lavoro dei soci che compongono i vari comitati necessari per la sua realizzazione, con il supporto di un piccolo gruppo di collaboratori dedicati che si impegnano per l'evento durante tutto l'anno.

Svoltosi il 13 luglio, l'evento è stato un trionfo di divertimento ricco di attività, tra cui una mostra canina, tiro alla fune, abilità circensi per famiglie, balli all'albero di maggio e tanto cibo da strada!

Il Newport Show si concentra anche sull'istruzione, ogni anno gli studenti delle scuole della zona di Newport sono invitati a mostrare i loro talenti creativi alle migliaia di visitatori del Newport Show. Incoraggiando la partecipazione in questo modo, l'evento promuove un legame tra più giovani e lo show, così come la comunità agricola.

Oltre agli eventi che circondano lo spettacolo, la Società estende il suo supporto all'istruzione durante tutto l'anno offrendo il Lodge at Chetwynd Deer Park a scuole e altri gruppi senza alcun costo. È fantastico vedere un evento così gratificante!

INIZIARE in Strada

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Questo evento comunitario gratuito si è guadagnato il nome di festival di arte, musica e performance più grande del Massachusetts centrale. I visitatori possono esplorare un vivace mercato con oltre 250 artisti e artigiani, dove possono assistere a dimostrazioni dal vivo mentre gli artisti creano pezzi unici direttamente sulla strada. C'è anche l'opportunità di mettere le mani in pasta e apprendere nuove competenze da creativi esperti.

stART offre una varietà di attività per bambini e famiglie, insieme a numerose opzioni di ristorazione, tra cui food truck, ristoranti locali e scelte vegane, tutti collocati e gestiti in OnePlanL'evento presenta anche musica e performance diverseces, tutti organizzati direttamente sulla strada, invitando tutti a partecipare e a far parte dell'esperienza!

Con così tanti fornitori, l'organizzatrice di eventi Stacy Lord sfrutta al meglio lo strumento di gestione dei fornitori! Ogni elemento sulla mappa ha una sezione dedicata alla gestione dei fornitori in cui è possibile inserire informazioni come: nome del fornitore, costo, date di inizio e fine servizio, disponibilità, requisiti di alimentazione, Wi-Fi/Internet, requisiti di arredamento.

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Piani eventi del mese – agosto

Agosto è un mese importante per gli organizzatori di eventi! In questa edizione di Piani eventi del mese evidenziamo i numerosi casi d'uso di OnePlan! Che tu sia un organizzatore di gare, un proprietario di una struttura multiuso o un organizzatore di eventi del governo locale, questo è per te!

WHOOP Serie mondiali di mountain bike UCI

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Un anno prima dei Campionati mondiali di mountain bike UCI 2025 in Vallese, Crans-Montana ospiterà un evento WHOOP UCI Mountain Bike World Series caratterizzato da due discipline: Cross-Country e Short Track. Queste competizioni metteranno in mostra i migliori atleti del mondo mentre percorrono l'impegnativo percorso che si estende dal cuore di Crans-Montana al lago Chermignon.

Questa è una nuova entusiasmante sede di sci di fondo nelle Alpi svizzere. Sia i fan che gli atleti rimarranno affascinati dai vigneti, dalle foreste, dai laghi e dalle cascate che adornano il paesaggio, creando uno scenario straordinario per la Coppa del mondo olimpica di sci di fondo e di short track dell'UCI che si svolgerà dal 21 al 23 giugno.

La regione è esperta nell'ospitare gare internazionali di mountain bike, avendo ospitato le Enduro World Series nel 2021 e 2022, nonché la Swiss Bike Cup nel 2023. Con il Vallese che si prepara per i Campionati del mondo UCI 2025, Crans-Montana è pronta per offrire un evento di corsa spettacolare!

utilizzando OnePlan ha significativamente imprhanno apprezzato l'efficienza e le prestazioni della pianificazione degli eventi. Loro sono capaci per mappare accuratamente il luogo dell'evento, garantendo un utilizzo ottimale dello spazio e il posizionamento degli oggetti. Complessivamente, OnePlan ha reso l'intero processo di pianificazione più fluido e professionale.

Franklin's Gardens- Northampton Saint's Stadium

Santi di Northhampton
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Il Cinch Stadium di Franklin's Gardens è ampiamente considerato come uno dei migliori stadi di rugby del paese e uno degli stadi che ospitano la Coppa del mondo femminile di rugby del 2025. Diventando rapidamente il principale luogo di intrattenimento del Northamptonshire, i Giardini ospitano una serie di attività che attirano migliaia di visitatori.

Lo stadio ha ospitato artisti leggendari come Lionel Richie, i Madness, Pete Tong, Sir Rod Stewart e la star della comicità Al Murray. La struttura ospita anche proiezioni cinematografiche all'aperto, spettacoli di Horrible Histories, tornei aziendali di touch rugby e persino un evento Tough Mudder, il tutto nella casa dei Northampton Saints.

Il piano dell'evento sopra mostra la preparazione di Northampton Saint per un evento con il DJ Nathan Dawe. OnePlan ha permesso loro di collocare facilmente in scala il loro allestimento temporaneo, anche durante la stagione di rugby. L'organizzatore dell'evento ha inoltre inserito più dipendenti nel piano dell'evento, in modo che ogni membro dello staff conosca la propria postazione quel giorno. Ciò aiuta a garantire una pianificazione operativa fluida in vista dell'evento.

Ce lo ha detto Steve Laws, vice responsabile della sicurezza "OnePlan è stato lo strumento di modellazione perfetto per progettare e pianificare i nostri concerti estivi. OnePlan è intuitivo e semplice da usare. Lo userò sicuramente di nuovo.”

Come dimostrato in questi programmi di eventi, OnePlan è lo strumento di pianificazione perfetto per luoghi multiuso. L'interfaccia intuitiva consente la creazione di layout dettagliati e personalizzabili, tutti accessibili tramite un browser web. Condividi i tuoi piani in pochi clic con le parti interessate per processi di approvazione fluidi e per garantire file aggiornati a tutto il team.

Cerchi un modo nuovo ed efficiente per pianificare gli eventi nel tuo spazio polifunzionale? Scopri il nostro ebook dedicato agli spazi polifunzionali qui.

Olney, Maryland - Serata nazionale

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L'Olney's National Night Out (NNO), pianificato dalla Camera di commercio di Olney, fa parte di uno sforzo mondiale per riunire le comunità e le forze dell'ordine. Inoltre, su oltre 16,000 comunità partecipanti, l'evento di Olney del 2023 si è classificato al 16° posto nella categoria di popolazione!

Jaime Costolo, vicedirettore della Olney Chamber, ci dice: “Siamo incredibilmente orgogliosi del nostro evento che riunisce organizzazioni locali di pubblica sicurezza, funzionari pubblici, imprese, cibo, intrattenimento e circa 5,000 residenti! È uno sforzo coordinato e un utilizzo molto grandi OnePlan è essenziale posizionare con precisione veicoli espositivi, attività per bambini, allestimenti e molto altro ancora in un layout che possa essere condiviso con numerose organizzazioni. Utilizziamo il layout anche per garantire la sicurezza e la logistica dell’evento, determinando dove posizionare le barricate e come i venditori possono accedere alla loro posizione, nonché dove saranno stazionate le persone per garantire il mantenimento dei modelli di traffico”.

Continua: "Lavoriamo con oltre 70 aziende e organizzazioni per realizzare l'evento, quindi avere un luogo in cui possiamo continuare ad apportare aggiunte e modifiche fino al giorno dell'evento è importante!" Adoriamo usare OnePlan! È un ottimo strumento!”

L'evento gratuito per famiglie si svolgerà il 6 agosto ed è sponsorizzato a livello nazionale dalla National Association of Town Watch (NATW). L'NNO di Olney sarà caratterizzato da un DJ, dimostrazioni, spettacoli di arti marziali e danza, truccabimbi, omaggi e altro ancora! Oltre a informazioni educative sulla prevenzione degli incendi e della criminalità. Se vivi vicino a Olney, nel Maryland, non è uno da perdere!

Eventi TRC: Natale a luglio

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Ora che luglio è alle porte e la stagione della pianificazione del marketing natalizio è nel pieno del suo svolgimento, sarebbe un errore non includere il nostro Case Study 2022: Natale a luglio!

L'evento Natale di luglio di Kristen Hudgin riunisce dozzine di artisti in una fattoria locale per una giornata di vendita dei loro prodotti. "Abbiamo oltre 170 tende ed espositori durante l'evento di Natale a luglio", ha condiviso Kristen. “La possibilità di scalare le tende e assicurarsi che tutto sia perfettamente posizionato è un grande vantaggio OnePlan. È stato un enorme risparmio di tempo e mi sento più sicuro della mappa del mio sito."

L'evento di Kristen ha anche oggetti unici non utilizzati in ogni evento, tra cui un pozzo del fuoco, giochi di lancio degli anelli, uno zoo didattico: ognuno di questi oggetti unici ha un'icona su misura in OnePlan. "OnePlan significa che ora posso pianificare con precisione il mio evento di Natale. È estremamente preciso e questo mi dà sicurezza quando arrivo sul posto", ha affermato Kristen.

"Natale a luglio" è l'esempio perfetto di un evento di mercato di successo! Dal 2022, anno della prima edizione, il nostro software è migliorato notevolmente con nuove funzionalità che rendono la pianificazione del mercato più semplice che mai. Icone personalizzate, il pacchetto Festival, le matrici e la selezione multipla sono solo alcuni esempi. Scopri gli altri aggiornamenti del prodotto qui.

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Pianifica con orgoglio: esempi di eventi LGBTQ+ stimolanti

Gli eventi del Pride si sono evoluti fin dall’inizio degli anni ’1970, consentendo alle persone e ai loro alleati LGBTQ+ di celebrare la propria identità, discutere di storia e sostenere il cambiamento.

Il Pride Month si concentra sull'accettazione, sull'uguaglianza, sulla celebrazione del contributo delle persone LGBTQ+, sull'educazione alla storia LGBTQ+ e sulla sensibilizzazione sulle questioni che riguardano la comunità LGBTQ+. Ci ricorda anche gli impatti dannosi dell’omofobia, sia passata che presente.

Abbiamo chiesto ai nostri organizzatori di eventi Pride perché gli eventi Pride sono così importanti e cosa significano per loro, oltre a come OnePlan li ha aiutati a creare i loro eventi stimolanti! 

Windsor ed Eton Pride

L'anno prossimo ci sarà il primo Pride Event di Windsor e Steve Harris si assicurerà che sarà un grande evento! Dice: “Windsor ed Eton hanno uno status un po' reale e sono molto conosciuti in tutto il mondo, penso che tutti gli occhi saranno puntati su di noi!”. Ci sarà una parata da Eton, attraverso il Tamigi, oltre il Castello di Windsor e un Pride Village con 2 palchi principali e molte bancarelle e venditori.

Steve ci ha detto: “Non è mai stato fatto prima. Una volta fatto, verrà fatto ancora e ancora. Tuttavia, ciò comporta un problema in quanto il traffico deve ancora scorrere. OnePlan si concretizzerà nelle riunioni del Consiglio. Ho uno schizzo in testa e, in teoria, non causerà problemi, ma convincere la polizia, il comune e le squadre stradali è dove OnePlan aiuterà davvero”.

" Ho uno schizzo in testa e, in teoria, non causerà problemi, ma convincere la polizia, il comune e le squadre stradali è dove OnePlan aiuterà davvero”.

Steve Harris

Presidente | Windsor e l'orgoglio di Eton

Il villaggio Pride avrà bisogno anche di servizi igienici, rifiuti, sistemi di sicurezza e recinzioni, tutti facilmente posizionabili OnePlanlo studio di. OnePlan è perfetto anche per modificare rapidamente i piani, poiché Steve cerca di superare i pali in costante movimento e rimanere aggiornato sul suo piano. Una volta terminato il piano, Steve utilizzerà la mappa del sito anche per creare la sua mappa rivolta al pubblico, insieme al suo grafico.

La Parata sarà la parte di protesta dell'evento, strizzando l'occhio alle rivolte di Stonewall e alle lotte che nel tempo le persone hanno dovuto sopportare.

Abbiamo anche chiesto a Steve quale sia l'importanza degli eventi Pride e cosa conta di più. Dice: "La cosa che conta di più per me è che questo non è qualcosa creato specificatamente per la comunità LGBTQ+, ci rivolgiamo a tutte le età, generi, etnie e sessualità poiché, in definitiva, siamo tutti esseri umani straordinariamente belli e abbiamo bisogno di festeggiatelo”.

Steve continua: “Siamo molto fortunati a vivere nel Regno Unito. Ci sono molte persone lungimiranti e inclusive che vivono qui, ma ci sono anche persone che non capiscono o hanno opinioni dannose e antiquate. Gli eventi del Pride normalizzano l’inclusività e lentamente sgretolano queste vecchie visioni.

Ho dichiarato di essere pansessuale solo pochi anni fa e sono sposato da 9 anni e lo sono ancora con la mia compagna. L'ho fatto perché ho partecipato a un evento del Pride con uno dei miei tanti amici omosessuali e ne ho capito immediatamente l'importanza e penso che questo sia il motivo per cui io e mia moglie siamo stati così vicini l'uno all'altro e ancora di più ora che è Hearts, non Parti. Il nostro rapporto ora è ancora più forte e volevo rendere orgoglioso Windsor ed Eton come un modo per ringraziare tutti”.

Isola di Wight Pride

Il Pride dell'Isola di Wight si tiene ogni anno dal 2017 e consiste in una parata del Pride e un'arena di intrattenimento ogni anno. Si è presa una pausa durante il COVID-19, ma si è ripresa più forte e migliore che mai!

Quest’anno, per la prima volta dal 2018, l’arena dell’animazione è tornata in spiaggia e così, OnePlan ha permesso al team dell'evento di pianificare accuratamente l'intero evento, poiché logisticamente la sabbia è un incubo! Harry, uno degli organizzatori dell'evento, ci ha detto: "Abbiamo trovato particolarmente utile pianificare dove posizionare la pista e la recinzione accessibili, per garantire che l'evento sia sicuro e accessibile a tutti, oltre a capire quanto ci serve".

Abbiamo anche chiesto a Harry cosa rende gli eventi Pride così importanti. Afferma: “Per me, il Pride è una celebrazione dei progressi compiuti, ma anche un momento per aumentare la consapevolezza delle disuguaglianze e delle discriminazioni che vediamo a livello globale per coloro che fanno parte della comunità LGBTQIA+. Gli eventi del Pride sono importanti perché creano uno spazio sicuro in cui le persone possono essere il loro vero sé e l’intera comunità può riunirsi per festeggiare e schierarsi unita di fronte alla discriminazione”.

Il Pride dell'Isola di Wight si svolge dal 19 al 21 luglio. Con gli headliner Kimberley Wyatt e il vincitore della RuPaul's Drag Race UK Ginger Johnson, questo evento sarà fantastico! 

"Gli eventi del Pride sono importanti perché creano uno spazio sicuro in cui le persone possono essere il loro vero sé e l'intera comunità può riunirsi per festeggiare e schierarsi unita di fronte alla discriminazione."

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Organizzazione eventi

Orgoglio di Basildon

Basildon Pride è stato fondato nel 2018 in seguito a un significativo aumento degli episodi di odio diretti verso la comunità LGBT+ nel distretto. La risposta è stata una marcia attraverso il centro di Basildon con il messaggio "L'amore vince l'odio", seguita da una celebrazione al Colors Nightclub.

In seguito, il Basildon Pride ha formato e ha lavorato instancabilmente al suo primo festival nel 2019. Hanno partecipato oltre 4,500 persone ed è diventato subito chiaro che Basildon Pride aveva consolidato il suo posto all'interno del distretto di Basildon e delle aree circostanti.

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Il leader dell'evento, Alex Davies, ci dice: "OnePlan è stato un ottimo strumento al Basildon Pride! Siamo stati in grado di pianificare facilmente il nostro percorso del Festival e della Parata e visualizzare come sarà il Festival ogni anno, da un punto di vista logistico, non vediamo l'ora che venga aggiunto il Pride Festival OnePlan".

Il software è stato davvero utile con i lievi cambiamenti che il festival apporta ogni anno, poiché il nostro software è facile da modificare e collaborare in tempo reale. 

Alex sottolinea anche: “Con le Icons dentro OnePlan è davvero facile vedere le vie di emergenza. Ciò aiuta a completare i nostri requisiti di salute e sicurezza”.

"Organizzazioni come Basildon Pride continueranno a rappresentare la comunità LGBT+ finché non avremo l'uguaglianza per tutti, indipendentemente dalla loro identità di genere o orientamento sessuale"

Matt Winslow

Direttore del Progetto

 

Il direttore del progetto, Matt Winslow, aggiunge: “Avere la capacità di celebrare il Pride in qualche modo è incredibilmente importante per le comunità LGBT+ e i loro alleati che dimostrano che le persone possono esistere fianco a fianco nonostante le differenze. Non dobbiamo dimenticare che il Pride è iniziato come una protesta, una resistenza al trattamento ingiusto e ingiusto da parte della società nei confronti delle persone che non si conformavano a quelle che venivano percepite come norme sociali. Organizzazioni come Basildon Pride continueranno a rappresentare la comunità LGBT+ finché non avremo l’uguaglianza per tutti, indipendentemente dalla loro identità di genere o orientamento sessuale”.

Basildon Pride non si concentra solo sui suoi eventi favolosi, ma incorpora l'orgoglio in ogni giorno. Con il loro programma Pride Everyday, riflettono sulla storia LGBT+, aiutano altri enti di beneficenza locali a raccogliere fondi e mirano a creare una rete di supporto LGBTQ+ nel distretto. Tanto di cappello a Basildon!

"La cosa che conta di più per me è che questo non è qualcosa creato specificatamente per la comunità LGBTQ+, ci rivolgiamo a tutte le età, generi, etnie e sessualità poiché, in definitiva, siamo tutti esseri umani straordinariamente belli e dobbiamo celebrarlo ”.

Steve Harris

Presidente | Windsor e l'orgoglio di Eton

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Oltre 50,000 eventi ora pianificati in tutto il mondo in OnePlan

Siamo entusiasti di condividere che sono stati pianificati oltre 50,000 eventi OnePlan! Dai festival agli eventi su strada, dai campeggi alle fiere, dagli stadi ai mega eventi - e molto altro ancora - c'è stata una sorprendente ampiezza di tipi di eventi creati in 110 paesi in tutto il mondo in OnePlan.

Vogliamo quindi prenderci un momento per celebrare solo alcune delle fantastiche planimetrie degli eventi che sono state create OnePlan per raggiungere questo traguardo. Fai clic su qualsiasi collegamento in questo post del blog per saperne di più su ciascun evento specifico presentato.  

feste

OnePlan dispone di una vasta gamma di strumenti per gli organizzatori di festival, con centinaia di oggetti specializzati e calcolatori intelligenti che mostrano istantaneamente le dimensioni e le capacità dell'area. Ecco una manciata di festival recenti in programma OnePlan in tutto il mondo. 

· XNUMX€ Festival dei parchi (Bodø, Norvegia): Questo festival rock, hip hop e R&B è diventato più grande ogni anno. OnePlan aiuta il festival a pianificare senza problemi il suo layout con un'etichettatura efficace degli oggetti che favorisce il coinvolgimento delle parti interessate dell'organizzatore.

· XNUMX€ Giornata dell'hockey su Scozia (Canada): utilizza questa celebrazione comunitaria dell'hockey OnePlanIl software di mappatura di per adattare facilmente le mappe dei siti e supportare le esigenze di pianificazione degli eventi.

· XNUMX€ Grande Fiera di Shalford (UK): Questo evento storico si svolge ogni due anni nel pittoresco villaggio di Shalford, nel Surrey. La sua edizione più recente è stata organizzata dal dilettante autoproclamato Frank Ago che ha pianificato 4 volte più velocemente di prima e afferma: “OnePlan mi trasforma in un organizzatore di eventi professionale. 

· XNUMX€ Festival delle arti dell'Australia settentrionale (Queensland, Australia): Questo festival di arti e spettacoli dura due settimane, con una gamma impressionante di contributori e venditori. La qualità delle mappe HD in OnePlan ha aiutato questo festival a prendere decisioni informate in tempo reale che eliminano le congetture. 

Eventi stradali

Gli eventi stradali, tra cui maratone, triathlon, parate e fiere di strada, richiedono un elevato livello di collaborazione delle parti interessate, in particolare con le autorità locali, date le richieste di una solida gestione del traffico. Per il Porto di Sydney 10k a Integrazione di USA Triathlon di OnePlan, il Giro della Gran Bretagna e tanti altri, OnePlan fornisce agli eventi stradali un notevole risparmio di tempo e costi e una grande riduzione del rischio. 

· XNUMX€Fine settimana della maratona di Buffalo (Bufalo, New York): Questo evento mostra come OnePlan può gestire un intero fine settimana di attività. Il direttore di gara Rich Clark ha condiviso: “OnePlan ho preso un fine settimana di eventi con documenti in abbondanza e li ho combinati in un'unica mappa digitale su cui tutti i membri del team possono collaborare."

· XNUMX€Parata del giorno di San Patrizio a Omagh (Omagh, Irlanda del Nord): Eventi urbani utilizzati OnePlanLe funzionalità di gestione del traffico di consentono di pianificare le chiusure stradali e garantire un processo di approvazione regolare con le autorità.

· XNUMX€Triathlon mondiale (più posizioni): La federazione internazionale di triathlon ha collaborato con OnePlan per dare forma al pacchetto Triathlon all'interno della nostra piattaforma. Con oltre 100 oggetti unici per la pianificazione del triathlon, è il modo migliore per organizzare un evento di triathlon. per un approccio strutturato passo dopo passo alla pianificazione. 

Chi organizza gare di triathlon può trarre ulteriore vantaggio scaricando la nostra Guida alla pianificazione del triathlon , che offre un approccio strutturato e graduale alla pianificazione.

Locali polivalenti

Ne stanno beneficiando le strutture polivalenti interne ed esterne, tra cui stadi sportivi e di intrattenimento, arene e centri congressi OnePlanLa funzionalità unica e facile da usare di è. I nostri utenti caricano in media 100 file CAD e planimetrie al mese, il che significa che possono facilmente progettare su diversi livelli di un edificio. E per le sedi più importanti che desiderano visualizzare le proprie sedi e i piani operativi in ​​un gemello digitale 3D, il ns SedeTwin la visualizzazione è a portata di clic. 

• ExCeL London (Regno Unito) : il principale spazio eventi di Londra utilizza la tecnologia VenueTwin per creare tour virtuali interattivi in ​​3D, aiutando gli organizzatori di eventi a prendere decisioni migliori in merito alla disposizione degli spazi e al flusso dei partecipanti. Questa tecnologia riduce la necessità di sopralluoghi in loco e consente agli organizzatori di condividere visualizzazioni personalizzate con le parti interessate, favorendo una pianificazione efficiente e sostenibile.

· XNUMX€ Crypto.com Arena (Los Angeles, California): Sede dei Lakers e dei Clippers della NBA, dei Kings della NHL e degli Sparks della WNBA, questo luogo iconico utilizza OnePlanIl software di mappatura GIS e gemello digitale di per personalizzare rapidamente la sede degli eventi, semplificare le collaborazioni e migliorare la sicurezza degli ospiti pianificando accuratamente il posizionamento delle risorse di sicurezza.

· XNUMX€ Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024 (Francia): In qualità di sostenitore ufficiale del software di mappatura GIS e Digital Twin per Parigi 2024, OnePlanIl pluripremiato software di viene utilizzato per pianificare 49 sedi per i Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024. OnePlan è utilizzato da 46 dipartimenti, o aree funzionali, all'interno del comitato organizzatore e ai nostri VenueTwins possono accedere 206 Comitati Olimpici e Paralimpici Nazionali (NOC e NPC). Vedi qui per alcuni dei gemelli digitali che abbiamo creato per Parigi 2024. 

Eventi del governo locale

I consigli comunali, le Camere di commercio e altre organizzazioni governative locali traggono vantaggio dalla gestione di più eventi in un'unica piattaforma collaborativa. 

· XNUMX€ Città della Grande Dandenong (Vittoria, Australia): Questa vivace comunità ha utilizzato OnePlan per organizzare senza problemi vari incontri pubblici, alcuni fino a 33,000 persone, migliorando l’impegno e la partecipazione della comunità.

· XNUMX€ Wintersköl (Aspen, Colorado): l'evento invernale più longevo di Aspen dal 1951, organizzato dall'Aspen Chamber Resort Association. Julie Hardman, Direttore Senior degli Eventi, ha elogiato OnePlan per la sua piattaforma intuitiva e le mappe dall'aspetto professionale: "È una piattaforma fantastica e intuitiva per creare le nostre mappe degli eventi con la possibilità di aggiungere descrizioni e informazioni dettagliate secondo necessità." Vedi uno dei loro programmi di eventi di seguito:

Piano eventi Winterskol EPTOM

· XNUMX€ Città della Montagna dell'Aquila (Utah, Stati Uniti): questa community organizza eventi all'aperto con un massimo di 50 venditori. OnePlan ha portato a un risparmio di tempo del 70% per la pianificazione e offre un ritorno sull'investimento 5 volte maggiore sull'abbonamento. 

Voglio vedere OnePlan in azione? Prenota una demo con il nostro team qui > 

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Piani eventi del mese – maggio

Questo mese abbiamo tre programmi dalla Francia, tutti in mostra il nostro pacchetto festival. Come bonus, voleremo in Australia con il Fun Day della città di Great Dandenong!

Moorea Festival (Festival Internazionale DJ)

Il logo di Creatio

Per la sua prima edizione, il Festival di Moorea ha pensato in grande. Con una superficie di 10 ettari, il dominio Grillemont in Touraine permetterà alle 6,000 persone previste ogni sera di godersi due palchi del festival, oltre a uno spazio discoteca nel campeggio aperto fino a tarda notte.

Si tratta di un concetto unico con 20 DJ, tra cui Kavinsky e Sound of Legend, nel corso di due giorni di azione del festival che promette di trasportare i frequentatori del festival in un universo musicale eccezionale. Ogni artista porterà il proprio mondo, creando un'esperienza coinvolgente e indimenticabile.

One Plan ha permesso al team di Kreatio, società che gestisce la direzione tecnica di questo nuovo evento, di realizzare tutti i piani in un unico luogo, calcolare le aree di parcheggio e campeggio, calcolare le possibili sagome davanti a ogni palco, e l'intero festival e disegnare e calcolare le lunghezze delle barriere e dei cavi elettrici.

Fête de la Musique 2024 - Concorso studentesco

Di recente abbiamo tenuto una sessione di formazione per studenti universitari francesi e organizzato un concorso per creare piani di eventi per la prossima Fête de la Musique del 21 giugno in tutta la Francia. Congratulazioni ai nostri due vincitori, Justine e Hervé, per i loro straordinari programmi di eventi! 

La giuria ha detto dei progetti vincitori: “In uno, possiamo immediatamente riconoscere un evento Fête de la Musique con diversi palchi, bar, parcheggi in tutta la città. L'agenda ha anche organizzato le sue cartelle per avere una visione più organizzata degli oggetti posizionati. E dall'altro, si tratta di riunire le persone in un luogo fantastico per godersi il suono della musica!

Vincitore, Piano evento di Justine:

Parlando del suo programma per l'evento, Justine ha detto: "L'aspetto più importante per me in questo piano era creare una zona pedonale appositamente per l'evento, per garantire la sicurezza di tutti ma anche per consentire a quanti più gruppi musicali possibile di praticare la loro arte, catering per tutti i gusti e tutte le età.”

Justine ha aggiunto: “Questa piattaforma è davvero facile da usare, molto intuitiva e molto completa. Anche con un accesso limitato, era perfettamente adatto ai principianti. Lo spero sinceramente OnePlan continuerà a svilupparsi perché è un ottimo strumento che dovrebbe essere accessibile a tutte le organizzazioni responsabili dell'organizzazione di eventi, siano essi sportivi o culturali”.

Vincitore, il programma degli eventi di Hervé:

Vincitore a pari merito, Hervé ha dichiarato che la sicurezza era in prima linea nel suo piano dell'evento affermando che "la maggior parte degli elementi posizionati sono rimasti imperativi per le esigenze di sicurezza e gli elementi essenziali che consentono al pubblico di rimanere all'interno dei locali dell'evento per un periodo di tempo sufficiente - come servizi igienici, acqua punti, servizi di ristorazione, ecc."

Ma sottolinea anche l'importanza dell'esperienza dei partecipanti “La cosa più importante per me è lavorare per valorizzare l'esperienza dei partecipanti: dall'ingresso sul palco c'è un effetto crescendo in termini di sfruttamento degli asset del sito”.

Ogni piano mostra la facilità e la fluidità della pianificazione OnePlan, ancora una volta congratulazioni a entrambi!

Giornata del divertimento comunitario della città di Greater Dandenong-Noble Park 2024

Infine, abbiamo la città di Greater Dandenong, con la quale abbiamo appena pubblicato un case study (potete leggerlo qui ). Il team Festival ed Eventi organizza una varietà di eventi, dal Keysborough Big Picnic, che attira circa 7,500 partecipanti, al grande Springvale Snow Fest, che ne richiama fino a 33,000. La gamma di eventi è diversificata e comprende cerimonie di premiazione, proiezioni di film e celebrazioni festive come canti natalizi e fuochi d'artificio di Capodanno.

Nell'immagine del piano dell'evento sopra puoi vedere il piano per il "Noble Park Community Fun Day 2024". Questo è un ottimo esempio di pianificazione delle chiusure stradali, dei percorsi di evacuazione e dell’utilizzo delle aree senza confini. Con le aree che mostrano chiaramente le infrastrutture esistenti nel parco.

La città di Greater Dandenong ha riconosciuto che i metodi tradizionali di pianificazione degli eventi stavano diventando obsoleti nel nostro mondo digitale ed era alla ricerca di un modo innovativo per pianificare i propri eventi. OnePlan ha trasformato il modo in cui il consiglio comunale di Dandenong ha pianificato ed eseguito i suoi eventi. 

"Noi abbiamo usato OnePlan nell’ultimo anno ed è stato davvero vantaggioso”, ha affermato Patrick. "Un ottimo strumento che abbiamo utilizzato è la suddivisione in zone delle aree, poiché queste mappe vengono inviate a tutti i nostri appaltatori e venditori ambulanti, e persino una versione della mappa viene distribuita al pubblico".

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Sei triathlon, sei continenti in sei giorni – Come OnePlan Ha aiutato un atleta a raggiungere un record mondiale

Kelsey Myers è una triatleta da oltre 15 anni e desidera entrare nella storia del triathlon e fare la differenza. Con un'impresa incredibile, Kelsey ha completato un triathlon di distanza olimpica in sei paesi in meno di una settimana: 0.9 km di nuoto, 24.8 km in bicicletta e 6.2 km di corsa.

Abbiamo parlato con Kelsey di come OnePlanLa piattaforma di pianificazione facile da usare di l'ha aiutata a pianificare il percorso di triathlon per stabilire il record mondiale di completamento di sei triathlon in sei continenti in sei giorni: dal Brasile all'Australia!

Alla scoperta OnePlan

Kelsey si è imbattuta OnePlan da una chiamata durante l'avvio di una serie di gare con il suo socio in affari. Stavano cercando di lavorare con OnePlan per aiutare a pianificare i loro eventi e saperne di più OnePlanil servizio di mappe illustrative di . Kelsey dice: "Durante la chiamata, ho pensato che questo potesse essere davvero un ottimo modo per pianificare il tentativo di record".

I piani dell'evento per il suo tentativo di record mondiale di triathlon sono stati pianificati in tutto il mondo: Brasile, Portogallo, Marocco, Oman, Australia e Malibu, Stati Uniti. Aggiunge: "Tutte le località in cui sono stata non avevano gare, quindi sono andata a inventare la gara quando sono arrivata e ho gareggiato con i club locali di triathlon e di ciclismo".

Kelsey ha usato OnePlanla funzionalità di tracciamento accurato del percorso di. "Ho basato le sedi dei corsi sulla vicinanza all'aeroporto, se fosse una spiaggia balneabile, e ho scelto le città che avevano già ospitato importanti triathlon per essere sicuro che fosse fattibile", afferma Kelsey.

Prima aveva visitato solo Malibu, quindi tracciare i suoi percorsi all'inizio sembrava un compito complicato, aggiungendo che "OnePlan è stato di grande aiuto poter mappare la distanza esattamente come un triathlon su distanza olimpica.”

Kelsey Myers - Tentativo di record mondiale

Tracciare il percorso di gara diventa semplice

Grazie al OnePlanGrazie all'interfaccia intuitiva di , Kelsey ha potuto iniziare a pianificare i suoi percorsi di triathlon in modo rapido ed efficiente. "Questa era la prima volta che pianificavo qualcosa del genere, non sono un direttore di gara, non ho mai fatto niente del genere prima!" Kelsey aggiunge. 

utilizzando OnePlan, Kelsey è stata in grado di pianificare i percorsi ottimali nei luoghi che non aveva ancora visitato. Aggiunge: "Era la prima volta per ogni singolo paese in cui sono stata, quindi è stato davvero utile tracciare un percorso che non solo corrispondesse alla distanza di cui avevo bisogno, ma che riuscisse anche a raggiungere i luoghi turistici". 

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Essere in grado di modificare facilmente i percorsi inseriti OnePlan ha significato che Kelsey ha potuto arricchire la sua esperienza complessiva e personalizzare il suo percorso di Triathlon.

"Per colpa di OnePlan, ho potuto scegliere lo strumento per i percorsi ciclabili e assicurarmi di viaggiare attraverso la città in questa parte e di poter vedere determinate cose. Poi per il percorso di corsa andrò in una direzione diversa in modo da poter vedere una parte diversa della zona”, dice.

Kelsey aggiunge: “Penso che una cosa che molte persone non si rendono conto di questo tentativo di record è che è stato davvero divertente! Era come il modo più bello di esplorare una città.

Per poter ottenere un record mondiale, Kelsey ha raccolto le firme di due testimoni in ogni luogo, ha scattato foto all'inizio, all'arrivo e durante ogni gara, ha registrato la sua distanza tramite GPS e ha chiesto a un direttore di gara USAT certificato di esaminare le prove e fornire una dichiarazione che ha verificato il completamento di ogni gara.

Perfezionamento del percorso scelto

Una volta che Kelsey ebbe completato la tracciatura dei suoi percorsi di gara, fu in grado di utilizzarli OnePlanIl servizio di mappe pubbliche di guidato dalla nostra specialista in mappe Alice.

Kelsey afferma: "La mappa illustrata di Alice è stata fantastica: poterla condividere sui social media è piaciuta moltissimo ai miei follower.

"Penso che gli sia piaciuto molto avere un'immagine di dove mi trovavo e ha davvero aiutato a farcela per le persone."

Kelsey Myers- OnePlan strada
Kelsey Myers- OnePlan strada
Kelsey Myers- OnePlan strada
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Kelsey ha potuto personalizzare il design complessivo della sua mappa illustrativa dall'inizio alla fine: “Ho inviato alcune foto di altre illustrazioni che mi piacevano, come la mezza maratona femminile Nike di San Francisco. Alice poi è tornata e ha chiesto quanto dettagliato vuoi che sia? Dovrebbe includere l'elevazione? C'era così tanto altro che si offriva di fare! Alla fine l’abbiamo mantenuto piuttosto semplice, visto che era solo per i social media”.

Scopri il servizio di mappe di Alice qui!

Kelsey Myers

Il prossimo tentativo di record mondiale

In attesa della prossima sfida, Kelsey dice: "Lo farò di nuovo tra un anno, ma questa volta facendo sette triathlon in sette continenti in sette giorni". E ovviamente ha intenzione di usarlo OnePlan per il suo prossimo tentativo di record mondiale di Triathlon: “Tornerò, ragazzi mi sentirete di nuovo presto!”

Non vediamo l'ora di vedere Kelsey tentare il record di sette triathlon in sette continenti in sette giorni tra un anno!

Assicurati di seguire il viaggio di Kelsey tramite il suo account Instagram: @kelseymyers4

Non è necessario essere un organizzatore di eventi professionista per utilizzarlo OnePlan! Se stai cercando di affrontare una nuova sfida o hai bisogno di una mappa illustrativa, prenota una rapida chiamata di 15 minuti con il team nel tuo fuso orario qui!

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OnePlan a VivaTech: la pianificazione di eventi che trasforma la tecnologia

OnePlan è stato al centro del VivaTech di quest'anno a Parigi, in Francia, con la nostra pianificazione di eventi rivoluzionari e il software di gemello digitale presentati al padiglione del Regno Unito. Uno spazio dedicato alle aziende britanniche leader nell'export, il Padiglione del Regno Unito ha ospitato la presentazione di OnePlan Il CEO Paul Foster è seguito da un evento di networking con il Dipartimento del commercio internazionale del governo britannico e rappresentanti dell'ambasciata britannica a Parigi. 

Con oltre 150,000 persone a VivaTech e la scelta dei leader tecnologici che definiscono la generazione, tra cui Elon Musk, che tiene le presentazioni, è il principale evento tecnologico francese, rivelandosi ancora una volta incredibilmente popolare. 

La nuova tecnologia aiuta gli organizzatori di eventi a raccogliere frutti

Durante la settimana, OnePlan il fondatore Paul Foster ha condiviso nuove intuizioni dai dati su cui si basa OnePlane nuovi esempi di VenueTwin, il nostro software per gemelli digitali, in azione. Ciò includeva i Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024 – puoi trovare gli ultimi esempi dei nostri gemelli digitali per Parigi 2024 qui. 

Intervistato nello studio VivaTech News, Paul Foster, ha dichiarato: “Il nostro software è realmente focalizzato sulla fase di pianificazione. Mitigare alcune delle sfide alla sicurezza, le sfide logistiche, il movimento delle persone e il movimento dei trasporti”.

Ha spiegato come gli eventi di tutte le dimensioni si siano tradizionalmente affidati a strumenti non specialistici come PowerPoint ed Excel, ma con oltre 50,000 eventi ora pianificati in OnePlan la trasformazione nel settore degli eventi è in pieno svolgimento e gli organizzatori di eventi ne raccolgono i frutti.  

“Per una copertura temporanea, dove sono le risorse umane, le barriere, la pianificazione puntuale – OnePlan è ora l’unica fonte di verità per la pianificazione del sito degli eventi”.

Guarda l'intervista di Paul qui: 

Un orgoglioso partner al Padiglione del Regno Unito

OnePlanIl team di VivaTech ha condiviso gli ultimi sviluppi di prodotto e casi d'uso con il pubblico francese. Comprendeva una presentazione al Padiglione del Regno Unito che ha fatto un viaggio attraverso il processo di pianificazione che il comitato organizzatore dei Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024 ha portato avanti grazie a OnePlan. 

Ciò include la pianificazione di 49 sedi in tutta la Francia, da parte di 46 diversi dipartimenti – o aree funzionali – nell'ambito di Parigi 2024, con un risparmio di tempo dell'80% rispetto al vecchio metodo di pianificazione dei grandi eventi.

La presentazione di Paul Foster al Padiglione del Regno Unito ha anche condiviso esempi di come VenueTwin viene utilizzato da un'ampia gamma di clienti, tra cui il team NBA LA Clippers e ExCeL London. La nostra presenza a VivaTech arriva subito dopo il nostro recente annuncio dell’investimento strategico in OnePlan realizzato dallo studio globale di design e architettura Populous.

Presentazione di Paul Fosters a VivaTech

La presentazione di Paul Foster presso il Padiglione del Regno Unito ha inoltre illustrato esempi di come VenueTwin venga utilizzato da una vasta gamma di clienti, tra cui la squadra NBA dei Los Angeles Clippers e l'ExCeL London. A seguire, si è tenuto un evento di networking ospitato dal vice ambasciatore del governo britannico in Francia, Theo Rycroft.

La nostra presenza a VivaTech arriva subito dopo il nostro recente annuncio dell’investimento strategico in OnePlan realizzato dallo studio globale di design e architettura Populous.

Grazie al Dipartimento del Commercio Internazionale, insieme al team VivaTech per un altro grande evento a Parigi. E grazie alle oltre 150,000 persone che hanno assistito a questa straordinaria dimostrazione di tecnologie innovative che cambiano il nostro mondo. 

Gaelle al VivaTech

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Populous effettua investimenti strategici in OnePlan

Populous, il rinomato studio globale di progettazione di eventi e strutture sportive e di intrattenimento, ha annunciato oggi un investimento strategico in OnePlan, la società leader a livello mondiale di software per la pianificazione di siti e sedi di eventi.

OnePlanL'innovativa piattaforma di collaborazione per la mappatura GIS di è utilizzata da oltre 50,000 eventi in 110 paesi, offrendo ai propri clienti un risparmio di tempo fino all'85%. La piattaforma semplifica la pianificazione di eventi e luoghi dal vivo attraverso strumenti di mappatura collaborativi e facili da usare. 

OnePlan Piano di eventi popoloso

Il suo pluripremiato software di gemello digitale, VenueTwin, consente ai team di visualizzare, pianificare le operazioni e vendere spazi in una versione virtuale di qualsiasi sede, inclusi stadi, arene, centri congressi e città intelligenti. La piattaforma web dell'azienda consente la pianificazione di eventi in luoghi di qualsiasi dimensione, interni ed esterni, integrando perfettamente i file CAD architettonici e le planimetrie esistenti.  

La partnership con OnePlan consentirà a Populous di migliorare ulteriormente i suoi servizi di eventi dal vivo leader del settore. Integrerà inoltre la piattaforma collaborativa VenueTwin con le proprie offerte digitali per fornire un livello unico di pianificazione e visualizzazione per i clienti, durante la fase di progettazione e l'intero ciclo di vita dei progetti.

Un nuovo entusiasmante capitolo

Paul Foster, fondatore e amministratore delegato di OnePlan, ha dichiarato: “Questo investimento apre un nuovo entusiasmante capitolo per OnePlan, basandosi sulla rapida crescita che abbiamo sperimentato fino ad oggi. Le conoscenze e le specializzazioni senza rivali del team di Populous approfondiranno l'impatto positivo fornito dal nostro software. Siamo entusiasti delle nuove opportunità che questa partnership apre e dei numerosi vantaggi che crea per eventi e luoghi in tutto il mondo”.

Earl Santee, amministratore delegato e presidente di Populous, ha dichiarato: “Questo investimento strategico fa parte del nostro impegno a concentrarci sull’innovazione digitale in tutta la nostra attività. OnePlan è un'azienda che ammiriamo da molto tempo. Oltre alla nostra esperienza progettuale e operativa, il nostro investimento strategico nei loro confronti migliorerà le nostre capacità di consegna per grandi eventi in tutto il mondo”.

Nick Reynolds, responsabile della strategia globale di Populous, commenta: “Il ruolo crescente che gli ambienti virtuali svolgono nel processo di progettazione collaborativa e le opportunità che offrono nel collegare luoghi ed eventi al loro pubblico prima e dopo l’apertura, è fondamentale per il nostro approccio progettuale e il rapporto continuo con i nostri clienti. OnePlan si è affermata come la piattaforma collaborativa leader nella pianificazione di eventi 2D e 3D e lavoreranno in tandem con i nostri team digitali interni per migliorare i servizi di gemello digitale che possiamo offrire ai nostri clienti”.

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Piani eventi del mese – aprile

Alcune opzioni impressionanti per i piani eventi del mese di aprile, ma chi ha realizzato gli ultimi 3? Un fantastico mix da tutto il mondo: diamo un'occhiata!

Victoria Park Brisbane - Caccia alle uova di Pasqua

EPOM DI PASQUA 23 min
EPOM DI PASQUA 24 min

I servizi City Parklands hanno utilizzato OnePlan per la caccia alle uova di Pasqua del 2023 e del 2024 al Victoria Park, Brisbane. È incredibile vedere lo sviluppo del loro piano di eventi dall'anno scorso a quest'anno, mentre scoprono e apprendono tutte le utili funzionalità di pianificazione OnePlan ha da offrire.

Questo piano mostra anche come la semplicità possa fare molto, entrambi i piani hanno meno di 100 articoli ma sono chiari e professionali, portando a una pianificazione senza interruzioni fino al giorno dell'evento. Non vediamo l'ora di vedere come OnePlan continua ad aiutare City Parkland Services a sviluppare la propria planimetria, anno dopo anno!

Fine settimana della maratona di Buffalo

Maratona dei bufali

Il weekend della maratona di Buffalo nello stato di New York prevede numerosi eventi and perfettamente dimostra come OnePlan può aiutare a pianificare un intero fine settimana di eventi in un'unica piattaforma centrale.

Il direttore di gara, Rich Clark, ci ha detto “OnePlan ho trascorso un fine settimana di eventi con documenti in abbondanza and combinato it ai miglioramenti una mappa digitale su cui tutti i membri del team possono collaborare."

Il venerdì è un'emozionante festa di strada per l'intera comunità ma un momento clou per i VIP! Inclusa una festa da 0.0K con una delle loro band locali e termina la serata con un enorme spettacolo pirotecnico degli Skylighters di New York.

Il sabato inizia la mattinata con la corsa di 5 km della maratona di Buffalo, seguita dalla camminata di 5 km della maratona di Buffalo. C'è poi una minimaratona gratuita per i bambini dagli 8 anni in giù, tre distanze diverse a seconda della loro età. Una volta completata la mini-maratona, c'è il Diaper Dash da 26.2 piedi per bambini fino a 2 anni!

Quest'anno hanno aggiunto un evento di plogging per corridori e camminatori, in cui gli atleti raccoglieranno la spazzatura nelle strade circostanti il ​​luogo della gara. La domenica è poi dedicata agli eventi principali: la maratona completa, la mezza maratona e la staffetta. Che weekend ricco di divertimento!

La parte migliore del fine settimana della maratona di Buffalo è la restituzione alla comunità, che si sforza di avere un impatto positivo sulle comunità locali e circostanti nel New York occidentale restituendo. Nei primi 23 anni sono stati donati oltre 1,800,000 dollari a più di 50 organizzazioni locali no-profit.

Fareham West Scout - Campo24

Camp24 è una parte fondamentale del programma di Fareham West Scouts, che celebra il suo 40° anniversario ed è organizzato internamente dal team eventi dell'organizzazione.

Questo evento è il più grande e ambizioso mai organizzato dall'organizzazione fino ad oggi e coinvolge partecipanti di età compresa tra 4 e 25 anni in un fine settimana pieno di divertimento, avventure e attività stimolanti, dai gonfiabili più grandi agli esperimenti scientifici.

Dal team di pianificazione di Fareham West Scouts, Tom Ridge ci ha detto: “OnePlan ha giocato un ruolo cruciale nella progettazione di un evento sicuro e accessibile, adattabile alle diverse condizioni del terreno e agli scenari meteorologici. Il sistema era facile da usare e offriva eccellenti opzioni di condivisione, consentendo all’intero team di monitorare l’organizzazione dell’evento in tempo reale.”

Tom continua: “La piattaforma ci ha permesso di identificare ed evitare di utilizzare aree del sito che potrebbero essere state impregnate d'acqua, garantendo la sicurezza e il comfort di tutti sul posto. Non vediamo l'ora di collaborare con OnePlan sugli eventi futuri."

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