Nella città di Greater Dandenong, a sud-est di Melbourne, in Australia, il team Festival ed eventi ospita eventi e celebrazioni della comunità. Con un team di 5 membri, sono responsabili della pianificazione e dell'esecuzione di eventi dinamici che attirano folle sia locali che regionali.
Il team Festival ed eventi organizza una serie di eventi, dal Keysborough Big Picnic, che attira circa 7,500 partecipanti, al grande Springvale Snow Fest, che attira fino a 33,000 partecipanti. La gamma di eventi è varia, comprese cerimonie di premiazione, proiezioni di film e celebrazioni festive come canti natalizi e fuochi d'artificio di Capodanno.
Cosa richiedono gli eventi di successo
La pianificazione di eventi su questa scala implica un meticoloso coordinamento con più parti interessate. Il team collabora strettamente con vari dipartimenti comunali, tra cui, tra gli altri, Gestione del traffico e dei trasporti, Salute ambientale, Servizi edili e Gestione dei rischi e delle emergenze. Anche i partner esterni come la Polizia di Victoria, la Country Fire Authority e le organizzazioni della comunità locale sono parte integrante del successo dell'evento.
Per Patrick Mageean, Festivals and Events Officer e il suo team, il successo di un evento non dipende solo dal numero di presenze. Si tratta di raggiungere gli obiettivi prefissati, ricevere feedback positivi dai partecipanti, ottenere miglioramenti rispetto agli eventi precedenti e il tasso di soddisfazione di fornitori, partner e sponsor. Feedback regolari e benchmarking con altre unità di pianificazione di eventi nella Grande Melbourne li aiutano a rimanere innovativi e reattivi alle esigenze della comunità.
"Vogliamo che il numero di partecipanti sia elevato. Vogliamo che sia un buon investimento e che offra benefici alla comunità locale, ma vogliamo anche che gli eventi continuino a crescere anno dopo anno", ha affermato Patrick Mageen a proposito degli eventi di successo. "Nella pianificazione dei nostri eventi, ci poniamo una serie di obiettivi da raggiungere, che si tratti di coinvolgere cinque diversi gruppi culturali, sei diverse aziende o otto diverse organizzazioni comunitarie, perché è questo che conta davvero per la comunità".
Il team di Greater Dandenong sottolinea inoltre l'importanza dei sondaggi e del feedback delle parti interessate nella valutazione del successo dell'evento. “Lo valutiamo anche attraverso i sondaggi del giorno e il feedback generale di tutti i nostri stakeholder, quanto sono stati coinvolti nell'evento e se si sono divertiti. Il feedback su molti dei nostri eventi è pari al 90%.”
Sfide nella pianificazione di eventi del governo locale
Prima dell'adozione OnePlan, il team ha utilizzato strumenti come Microsoft Word o PDF con immagini del sito dell'evento in cui avrebbero aggiunto simboli per contrassegnare l'infrastruttura. Il team ha dovuto affrontare numerose sfide con questi metodi:
Mappe obsolete e imprecise:
Le planimetrie del sito utilizzate non mostravano le modifiche più recenti, spesso includevano funzionalità o infrastrutture che non esistevano più o erano cambiate.
Difficoltà nell'avere una mappa non in scala:
È difficile capire cosa si adatti allo spazio disponibile per l'evento. Posizionare con precisione le infrastrutture necessarie si è rivelato complicato senza dover effettuare numerosi sopralluoghi, il che ha comportato costi aggiuntivi e ritardi.
Impossibilità di contrassegnare chiaramente i luoghi di emergenza:
Con le modalità di pianificazione precedenti, non c'era modo di contrassegnare con precisione le posizioni delle aree chiave degli eventi come il punto Bambino smarrito, il controllo eventi, il pronto soccorso, i percorsi di accesso dei veicoli e le aree di evacuazione di emergenza, che sono fondamentali per la sicurezza e successo operativo.
Strumenti di pianificazione di eventi non specializzati:
Piccoli aggiustamenti negli strumenti di pianificazione del layout, come lo spostamento di piccoli oggetti in Microsoft Word, potrebbero portare a interruzioni e incoerenze nell'intero documento, complicando il processo di pianificazione.
Dove OnePlan Entra
La città di Greater Dandenong ha riconosciuto che i metodi tradizionali di pianificazione degli eventi stavano diventando obsoleti nel nostro mondo digitale ed era alla ricerca di un modo innovativo per pianificare i propri eventi. OnePlan ha trasformato il modo in cui il consiglio comunale di Dandenong ha pianificato ed eseguito i suoi eventi.
Nel complesso, il team degli eventi ha risparmiato tempo e denaro utilizzando OnePlan. La piattaforma ha fornito:
- Piani del sito accurati e aggiornati, risparmiare denaro garantendo posizionamenti precisi e punti GPS per le infrastrutture necessarie.
- A significativa riduzione della frequenza delle visite al sito, liberando tempo per altre attività critiche.
- Miglioramento delle relazioni con le parti interessate, e gli appaltatori hanno apprezzato la chiarezza delle mappe dei siti fornite.
- Migliore coordinamento con i servizi di emergenza, in particolare nella pianificazione e nell'esecuzione di spettacoli pirotecnici sicuri.
"Noi abbiamo usato OnePlan nell’ultimo anno ed è stato davvero vantaggioso”, ha affermato Patrick. Un ottimo strumento che abbiamo utilizzato è la suddivisione in zone delle aree, poiché queste mappe vengono inviate a tutti i nostri appaltatori e venditori ambulanti, e persino una versione della mappa viene resa pubblica."
Anche la squadra ha trovato valore OnePlanGli strumenti di calcolo intelligenti di, come misurare un'area.
“Per i nostri fuochi d'artificio di Capodanno, dovevamo stabilire una zona di esclusione sicura e OnePlanLo strumento di misurazione di è stato inestimabile. Ci ha evitato di effettuare numerose visite al sito o di utilizzare mappe imprecise."
Patrick Mageean
Responsabile dei festival e degli eventi, città di Greater Dandenong
Il prossimo grande evento in calendario, lo Springvale Snow Fest, è un evento che dura tutto il giorno con aree giochi sulla neve complete di vera neve trasportata dal Monte Bullet, fuochi d'artificio e un vivace programma scenico. La pianificazione di questo evento complesso è stata semplificata OnePlan, consentendo al team di gestire in modo efficiente la logistica e garantire un'esperienza spettacolare a tutti i partecipanti.
Migliore pianificazione degli eventi
Riflettendo sul loro OnePlan viaggio, condivide Patrick Mageean, “OnePlan può essere facilmente descritto come il sogno di un event planner. Hai tutti gli strumenti per presentare chiaramente il tuo evento: planimetrie migliori vengono create in meno tempo, lasciando più tempo per creare l'effetto wow!
OnePlan ha trasformato la pianificazione degli eventi all'interno del Consiglio comunale di Greater Dandenong, stabilendo un nuovo strumento standard da utilizzare per la loro pianificazione. Adottare OnePlan a cura dell'Unità Festival ed Eventi del Comune di Dandenong illustra un approccio lungimirante alla pianificazione di eventi comunitari. Sfruttando strumenti innovativi, il team non solo ha migliorato l’efficienza operativa, ma ha anche migliorato l’esperienza della comunità, rendendo ogni evento sicuro e di successo.
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