Halloween Town è un evento comunitario annuale che si svolge a Eagle Mountain City, nello Utah, e invita le imprese locali a partecipare allestendo stand decorati in modo creativo per Halloween e distribuendo caramelle e dolcetti ai bambini locali. L'evento di un giorno riunisce 3,000 persone ogni anno mentre la gente del posto si diverte con dolcetto o scherzetto, uno zoo, uno spettacolo automobilistico e spettacoli di compagnie di danza locali della comunità.
Abbiamo parlato con Dawn Hancock, responsabile degli eventi per Eagle Mountain City, che ha scoperto OnePlan dopo essere stato frustrato dai software progettati esclusivamente per ambienti interni con funzionalità limitate.
Passare da una pianificazione disorganizzata a una pianificazione accurata
Before OnePlan, Dawn ha dovuto fare affidamento su strumenti non specialistici e non collaborativi. Non solo questo era lungo e noioso, ma sentiva che il layout spesso appariva poco professionale.
Dawn dice: “Prima di scoprire OnePlan, il mio processo prevedeva l'acquisizione di uno screenshot del mio parco utilizzando Google Maps e la successiva importazione in Publisher per iniziare a creare il layout del mio evento. Tuttavia, ho riscontrato diverse sfide con questo approccio.”
Durante la pianificazione dell'evento, Dawn collaborava con circa 30-40 venditori, causandole uno stress significativo. Menziona il prezzo che questo ha avuto sui suoi eventi.
“Mi chiederei come inseriremmo tutte queste persone nello spazio disponibile. A volte sovraffollavamo l'area, provocando disorganizzazione, oppure sembrerebbe vuota se dovessi limitare le registrazioni per problemi di spazio."
E continua: "Ora posso determinare con precisione quanti fornitori possiamo ospitare e organizzare le loro configurazioni in modo ottimale."
Per fortuna Dawn ha ottenuto benefici immediati utilizzando OnePlan e mi sono innamorato del software in grado di ospitare layout di eventi in un parco all'aperto. "Trovo incredibilmente prezioso poter creare il layout del mio evento in scala OnePlan," lei dice.
“Questa funzionalità è un punto di svolta perché mi fornisce una conoscenza precisa dello spazio disponibile e posso anche lavorare su un’immagine aggiornata del parco. Apprezzo particolarmente le icone delle tende, le aree senza confini, i vari percorsi pedonali e automobilistici e la possibilità di etichettare le icone, solo per evidenziare alcuni dei fantastici strumenti a mia disposizione."
Orgogliosi della nuova qualità delle planimetrie del sito
Creare piani di eventi professionali da condividere con stakeholder, venditori, fornitori e partecipanti può sembrare scoraggiante. Con OnePlanle funzionalità di mappatura GIS aggiornate di e il nostro funzionalità di esportazione della presentazione creare piani professionali non è mai stato così facile. Ciò significa che il piano degli eventi di Halloween Town può essere condiviso con le parti interessate locali, esportando una presentazione del piano tramite "screenshot" di ciascuna visualizzazione del layout.
"OnePlan semplifica il processo ma eleva anche lo standard di professionalità, qualità e dettaglio nella pianificazione del sito."
Dawn Hancock
Responsabile eventi, Eagle Mountain City
Con OnePlan, Lucinda si sente più sicura nel presentare il suo evento alla comunità. Lei dice, "OnePlan ha aumentato significativamente la mia fiducia nell’aspetto dei miei layout, permettendomi di creare un design completo che includa gli elementi di cui ho bisogno.”
“Sono finiti i tempi in cui si creavano layout separati per vigili del fuoco, polizia, strutture e altri dipartimenti. Ora posso creare un unico layout onnicomprensivo che presento con orgoglio alle riunioni che coinvolgono tutte le parti interessate", continua Dawn.
Un risparmio di tempo del 70% grazie a OnePlan
Pianificare un evento con metodi tradizionali e obsoleti è dispendioso in termini di tempo e denaro. Dawn creava mappe separate per ciascuno dei suoi fornitori, strutture e personale, ma ora mette tutti sulla stessa mappa e distribuisce il piano con facilità.
“Mi ci volevano circa 8-10 ore, per un evento più grande. Ciò comporta la creazione di diverse mappe diverse per le diverse parti interessate. Ora posso creare una mappa all-inclusive per tutti in poche ore”, afferma.
“Pianifica oltre 20 eventi all’anno. userò OnePlan esclusivamente, e in modo molto più dettagliato da qui in avanti.
Questo significa che Eagle Mountain City ha ottenuto un enorme risparmio di tempo del 70% , consentendo a Dawn di dedicarsi ad altre fasi dell'organizzazione del suo evento.
L'efficienza temporale di Dawn ha portato a una stima Ritorno sull'investimento 5x sul mensile OnePlan trascorrere. Dice: “Si può dire con certezza usando OnePlan ci fa risparmiare migliaia di dollari. "
Dawn e il team di Eagle Mountain City sono affiancati da altri organizzatori di eventi tra cui Silverstone, Giro della Gran Bretagna, Maratona di Beirut e molti altri che sperimentano l'efficienza in termini di tempo, il risparmio sui costi e un buon ritorno sull'investimento utilizzando OnePlan.
Un piano completo da condividere con il team e i fornitori
Collaborare con il team, i fornitori e la governance locale è fondamentale per la realizzazione di un evento di successo. Dawn ha descritto il suo processo di condivisione con noi, dicendo: “Durante le riunioni, dovremmo discutere l'evento pagina per pagina. Ora creo una mappa completa che copra l’intero evento, accogliendo tutte le parti interessate”.
"Posso quindi condividere questo layout unico via e-mail e rispondere a eventuali domande o dubbi che si presentano in modo più efficiente."
Con OnePlani link di sola visualizzazione e gestione del fornitore strumenti, gli organizzatori di eventi possono semplificare il processo di comunicazione. Il collegamento di sola visualizzazione offre ai pianificatori la possibilità di generare un collegamento di sola visualizzazione condivisibile al tuo piano dell'evento, in modo che chiunque possa aprirlo senza bisogno di un OnePlan accedi o potrai modificare i tuoi programmi di eventi.
L'utilizzo delle funzionalità di gestione dei fornitori consente agli organizzatori di eventi di inserire informazioni su ciascun oggetto posizionato come nome del fornitore, costo, disponibilità, requisiti di alimentazione e molto altro.
Queste funzionalità aiutano Dawn e il suo team a lavorare a stretto contatto con il dipartimento dei parchi, le imprese locali, le scuole locali, la Camera di commercio e le principali aziende (inclusa Meta). Ha trovato facile la condivisione con le autorità locali e il suo team, affermando: “Le funzionalità complete offerte da OnePlan mi consentono di illustrare con precisione il posizionamento di tutti i componenti dell'evento, migliorando il mio processo di pianificazione."
Dawn aggiunge: "Ciò garantisce inoltre che io possa fornire una documentazione dettagliata ai fini dell'autorizzazione, facilitando un processo di approvazione più fluido e snello con le autorità competenti".
"Grazie a OnePlan, posso costantemente offrire layout di eventi eccezionali e visivamente accattivanti che non solo soddisfano, ma spesso superano le aspettative del mio team, dei fornitori e delle parti interessate.
Dawn Hancock
Responsabile eventi, Eagle Mountain City
L'esperienza di Eagle Mountain City nell'utilizzo OnePlan mostra l'importanza di utilizzare un software completo all-in-one per pianificare eventi. Con OnePlan, Dawn e il suo team sono in grado di mappare in modo semplice e preciso il layout del proprio evento e di condividerlo tra diversi dipartimenti e partner. Inizia a pianificare il tuo prossimo evento e iscriviti gratuitamente oggi!