Il Festival del formaggio e del peperoncino organizza quattro eventi gastronomici ogni anno, a cui partecipano fino a 9,000 persone, richiedendo un'accurata pianificazione dell'evento. Lavorando con un piccolo team di pianificatori, supportato da subappaltatori per i giorni dell'evento, il suo direttore Simon Stewart deve gestire oltre 120 venditori di cibo, bar autorizzati, attività fieristiche e palchi di intrattenimento dal vivo.
Simon ha iniziato a usare OnePlan per pianificare questi eventi familiari dopo aver realizzato i vantaggi immediati rispetto al pacchetto CAD che utilizzava in precedenza.
Prima Formaggio e Peperoncino OnePlan
Prima di utilizzare OnePlan, Simon ha dovuto passare da un programma all'altro per creare il suo piano per il Sagra del Formaggio e del Peperoncino – una situazione vissuta da molti organizzatori di eventi. Ha utilizzato un foglio di calcolo Excel separato per raccogliere la sovrapposizione necessaria per ciascun evento, mentre le immagini sono state tagliate e incollate da Google Maps per disegnare una planimetria del sito con forme in PowerPoint. Questo processo non ha consentito una mappatura accurata o l'acquisizione di dati, il che significa che i suoi piani non soddisfacevano gli standard professionali degli eventi.
Simon afferma: “Con il software che utilizzavamo prima, la capacità di scalabilità non era eccezionale. Non potevamo fare affidamento sulla precisione e spesso arrivavamo sul posto e dovevamo apportare modifiche al layout perché i piani non erano in scala.
Un modo migliore per pianificare gli eventi
Ora Simon usa OnePlan per pianificare, mappare e procurarsi tutto ciò di cui ha bisogno per creare eventi di successo. “OnePlan fornisce una mappa accurata in scala e centinaia di elementi dell'infrastruttura per eventi che mi consentono di creare rapidamente un sito per eventi", afferma.
Per prima cosa sceglie una mappa base OnePlan per iniziare a pianificare, sicuro che tutti gli elementi che inserisce nel piano siano nella posizione corretta e abbiano le dimensioni corrette. Trascina e rilascia l'evento Infrastruttura come servizi igienici, tende, recinzioni, barriere, steward e autopompe…quei peperoncini sono piccanti!
Grazie a una pianificazione accurata degli eventi, Simon può visualizzare ogni elemento dell'infrastruttura in un computo metrico e esportarlo per condividerlo con i fornitori. Il documento contiene tutte le informazioni necessarie, tra cui le dimensioni dell'elemento, l'indirizzo what3words , il costo, oltre a data e ora di installazione.
"Utilizzo OnePlan Creo planimetrie del sito per eventi accurate, dettagliate e dall'aspetto professionale senza la necessità di un pacchetto CAD complesso."
Simon Stewart
Direttore del Festival del formaggio e del peperoncino
OnePlan fornisce un catalogo completo di tutto ciò di cui Simon ha bisogno per i suoi eventi. È stato in grado di produrre piani di eventi accurati e professionali immediatamente dopo la registrazione.
"OnePlan è facile da apprendere e utilizzare, offre piani dall'aspetto professionale e mi offre strumenti avanzati per la gestione degli eventi. Ora sono sicuro dell'aspetto professionale delle planimetrie del mio sito e ho i dettagli e i dati per rispondere a qualsiasi domanda."
Garantire la sicurezza dei partecipanti agli eventi
La sicurezza per i partecipanti è di fondamentale importanza in questi eventi nel Regno Unito. Utilizzando OnePlan'S Kit di strumenti per il distanziamento sociale, Simon può misurare l'area della folla, calcolare le code e l'evacuazione e i percorsi dei veicoli di emergenza. Ciò gli consente di presentare facilmente i dati nelle valutazioni del rischio e nei piani di gestione, rendendo il processo di pianificazione degli eventi notevolmente più fluido.
"OnePlan ci fornisce informazioni affidabili sulla sicurezza e sulla pianificazione che supportano la nostra pianificazione, le nostre operazioni e le parti interessate."
Simon Stewart
Direttore del Festival del formaggio e del peperoncino
Prima, Simon doveva inviare file di grandi dimensioni a parti interessate e fornitori, ma ora può condividere il suo piano eventi con un solo clic, offrendo loro accesso immediato a versioni di sola visualizzazione o modificabili. Questo gli fa risparmiare molto tempo quando si interfaccia con i servizi di emergenza, gli enti preposti al rilascio delle licenze, i comitati consultivi per la sicurezza ( SAG - Safety Advisory Groups) delle autorità locali del Regno Unito, i proprietari terrieri e i fornitori.
Simon dice, “La sicurezza e la fiducia delle parti interessate sono essenziali per ottenere le autorizzazioni e accogliere 10,000 persone in sicurezza. OnePlan ci fornisce informazioni affidabili sulla sicurezza e sulla pianificazione che supportano la nostra pianificazione, operazioni e stakeholder”.
Una piattaforma per un'accurata pianificazione degli eventi
Alla fine, Simon trae vantaggio dal fatto di avere appena un piano per tutto ciò di cui ha bisogno per gestire eventi sicuri e di successo. OnePlan consente un'accurata pianificazione degli eventi della sua città. Ed è in grado di fornire feedback per aiutarci a migliorare continuamente OnePlan in futuro. "Finalmente, un sistema creato appositamente per i professionisti degli eventi."