Para a USA Triathlon (USAT), a entidade reguladora nacional do triatlo nos Estados Unidos, cada evento é um quebra-cabeça logístico. Ao contrário dos esportes em estádios, o triatlo não tem um local fixo. Cada fim de semana de corrida exige a construção de um campo de competição inteiro do zero – abrangendo estradas, trilhas e corpos d'água.
Seus principais eventos, como o USA Triathlon Nationals em Milwaukee, recebem mais de 7,000 atletas e apresentam diversos formatos de corrida em paralelo, desde categorias juvenis e juniores até competições de elite e disciplinas adicionais, como aquabike ou corridas de 5 km. Cada formato exige um espaço dedicado, distribuído por diferentes áreas da cidade-sede.
Como disse Brad, gerente de eventos da USAT: “Não vamos apenas a um local icônico. Estamos criando o local icônico nós mesmos. No triatlo, você constrói o campo de jogo do zero, em estradas, trilhas e água – e isso exige muitos detalhes.”
O Desafio do Planejamento Multi-Local e Multi-Raça
A realização de eventos dessa magnitude exige um planejamento meticuloso com anos de antecedência. A USAT deve avaliar potenciais cidades-sede, considerar o impacto na comunidade e projetar diversos percursos que possam ser realizados simultaneamente sem conflitos. Zonas de transição, saídas de natação, áreas de preparação e espaços para exposições precisam se integrar perfeitamente, mas ainda assim deixar espaço para o fluxo seguro de pedestres e acesso de emergência.
Cada decisão tem um peso: se uma trilha pode suportar milhares de corredores, como um percurso de ciclismo de 25 quilômetros afetará os padrões de tráfego ou onde posicionar a infraestrutura essencial para reduzir os transtornos para os moradores locais. Com tantos riscos, a USAT precisava de uma plataforma de planejamento que pudesse gerenciar não apenas um local, mas muitos, e reunir todos os elementos necessários com precisão.
Porque OnePlan Tornou-se essencial
OnePlan ofereceu à USAT exatamente o que faltava: uma maneira de projetar e comparar múltiplos locais potenciais com total precisão. Quando novas cidades são propostas como sedes, a equipe pode carregar a área em OnePlan e testar imediatamente diferentes configurações. Inícios de natação, zonas de transição, áreas de registro e pontos de acesso podem ser visualizados na tela, dando à equipe uma noção realista de que um local funcionará – antes mesmo de pisar no local.
Essa precisão continua após a escolha do local. Como explicou Margie, Coordenadora de Eventos da USAT: “Quando um local é recomendado, nós o carregamos em OnePlan para ver onde o registro, as transições ou os pontos de acesso podem levar. Isso nos dá uma visão geral completa antes mesmo da visita."
"Eu monto todas as nossas barracas, etiqueto tudo e calculo quantos metros de cerca ou barreiras precisamos. OnePlan me dá números reais, não apenas estimativas. Isso nos economizou tempo e dinheiro."
Margie Gronke
Coordenador de Eventos, USAT
Da seleção da cidade à execução no local
A flexibilidade de OnePlan significa que a USAT pode preparar todas as etapas de um campeonato muito antes da primeira barreira ser instalada. Diversos formatos de corrida são projetados lado a lado, com layouts adaptados às necessidades específicas de atletas de elite, categorias juvenis e competidores por faixa etária. Áreas de transição, lounges para atletas e até rampas de saída para natação são planejadas nos mínimos detalhes, garantindo um fluxo tranquilo entre os locais.
A infraestrutura é outra peça crucial. Margie depende de OnePlan para calcular as quantidades exatas de cercas, bicicletários, barracas e barreiras necessárias. "Eu monto todas as nossas barracas, etiqueto tudo e calculo quantos metros de cerca precisamos", disse ela.OnePlan "Me dá números reais, não estimativas. Isso nos economizou tempo e dinheiro."
Quando exploramos um local e depois retornamos ao plano OnePlan, o mapeamento é atualizado, detalhado e reflete o que realmente vimos no local. Isso nos economiza muito tempo
Brad Hildebrant
Gerente de Eventos, USAT
Essa precisão é transferida para os fornecedores e contratados que dão vida a esses planos. Em vez de compartilhar capturas de tela ou layouts em PDF, a USAT agora compartilha acesso ao vivo e somente para visualização aos seus OnePlan Mapas. Os vendedores podem fazer login, ampliar a área específica e ver precisamente o tamanho da barraca ou o comprimento da cerca necessários e onde devem ficar. "É algo que eles realmente apreciam", observou Margie. "Eles podem olhar enquanto montam e seguir os caminhos com precisão."
Quando a equipe chega ao local, uma semana antes do dia da corrida, o plano já está tão preciso que há pouca necessidade de mudança de local. Até mesmo a colocação de semirreboques no complexo já está pré-dimensionada. OnePlan. “Conseguimos realmente eliminar pontos de contato”, explicou Brad. “Com OnePlanCom a precisão do sistema, movimentamos menos coisas no local. Isso economiza tempo, reduz o esforço físico e, em última análise, nos ajuda a produzir um evento melhor.”
Colaboração facilitada
Para eventos desta magnitude, a comunicação clara com as partes interessadas é tão importante quanto o próprio layout do local. A USA Triathlon trabalha com dezenas de parceiros externos – fornecedores, contratantes e órgãos reguladores internacionais – cada um com seus próprios requisitos. OnePlanOs recursos de compartilhamento transformaram a maneira como esses grupos colaboram.
Em vez de enviar capturas de tela ou PDFs intermináveis, a USAT agora oferece aos parceiros acesso somente visualização aos seus planos de eventos ao vivo. Os fornecedores podem fazer login e ver exatamente o tamanho da barraca que precisam instalar, onde ela deve ser posicionada e como a infraestrutura ao redor se encaixa. "Em vez de enviar capturas de tela ou PDFs, dou aos fornecedores acesso somente visualização", explicou Margie. "Eles podem ver exatamente onde colocar a barraca, qual o tamanho dela e seguir o plano durante a montagem."
Essa mesma clareza se estende a parceiros globais como a World Triathlon, que impõe padrões rígidos de layout em eventos de elite. "Eles eram muito criteriosos quanto ao espaçamento dos bicicletários", lembrou Brad. "Usando OnePlanícone do bicicletário, poderíamos colocar tudo exatamente e entregar para a pessoa que fará a transição.”
Essa colaboração em tempo real não só eliminou confusões, como também gerou confiança entre as partes interessadas de que cada detalhe estava preciso e alinhado. Seja um empreiteiro de cercas, um fornecedor de tendas ou um parceiro internacional, todos trabalhavam com base no mesmo plano preciso.
Impacto em toda a organização
O sucesso do OnePlan A equipe de eventos rapidamente chamou a atenção de outros departamentos da USA Triathlon. A equipe de Parcerias começou a usá-la para mapear zonas de exposição e ativações, e designers gráficos confiaram nos planos para criar mapas de percurso altamente detalhados. Até mesmo diretores de provas de fora dos campeonatos nacionais começaram a experimentar novos formatos diretamente em OnePlan, usando-o para visualizar e ajustar layouts com facilidade.
O que começou como uma ferramenta para operações cresceu e se tornou uma plataforma compartilhada para toda a organização, que melhora a colaboração, aumenta a precisão e, por fim, aumenta a qualidade de cada evento realizado pela USAT.
Uma ferramenta estratégica para planejamento de vários locais
Para o Triatlo dos EUA, OnePlan tornou-se muito mais do que uma ferramenta de mapeamento. É um facilitador estratégico que lhes permite avaliar novas cidades-sede com confiança, projetar múltiplos formatos de corrida em harmonia e coordenar semanas de logística complexa com precisão e facilidade.
Como Brad concluiu, “Com menos pontos de contato, mais precisão e melhor coordenação, OnePlan tornou-se essencial para a forma como planejamos e realizamos campeonatos nacionais de triatlo.”
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