O RBC Heritage Presented by Boeing é um dos eventos Signature mais prestigiados do PGA Tour. Realizado anualmente em abril no Harbour Town Golf Links, em Hilton Head Island, Carolina do Sul, recebe aproximadamente 120,000 espectadores durante a semana do torneio. Por trás dele está a Heritage Classic Foundation, uma pequena equipe responsável pelo planejamento e execução de todos os aspectos de um dos eventos de golfe mais complexos em termos de logística.
Diferentemente de muitos grandes eventos esportivos, o RBC Heritage não acontece em um único local aberto. O Harbour Town Golf Links é um campo de golfe inserido em uma comunidade residencial, com casas ladeando cada buraco. Isso cria um desafio de planejamento singular, exigindo que infraestrutura, espaços de hospitalidade, serviços públicos, instalações de transmissão e áreas operacionais sejam cuidadosamente posicionados em uma área limitada e em constante evolução.
Como explica Caden Janzen, coordenador de operações da Heritage Classic Foundation, “não temos necessariamente a estrutura típica de um grande espaço aberto. Somos um campo de golfe com casas em ambos os lados de cada buraco”, diz ele, “e, portanto, quando se trata de construção, organização e tudo mais, pode ser um pouco mais desafiador”.
A dimensão desse desafio é considerável. A cada ano, a Fundação constrói pouco menos de 200,000 pés quadrados de estruturas temporárias ao longo do percurso, o equivalente a mais de três campos e meio de futebol americano. O processo de construção leva quatro meses, enquanto uma equipe permanente de apenas 14 funcionários aumenta para cerca de 2,000 pessoas durante a semana do torneio, incluindo aproximadamente 1,800 voluntários, além de dezenas de empreiteiros e fornecedores especializados.
Coordenar esse nível de atividade exige mais do que planos detalhados. Requer uma única fonte de informações confiáveis que possa ser compartilhada facilmente entre equipes internas, fornecedores, autoridades e partes interessadas comerciais, e esse papel agora é desempenhado por OnePlan.
O Desafio
Antes de adotar OnePlanAs informações de planejamento estavam espalhadas por vários desenhos CAD, imagens e documentos. Para uma equipe onde todos são responsáveis por todo o local, essa fragmentação criava atritos constantes, dificultando a manutenção do alinhamento e da atualização dos planos.
Caden descreve a realidade com clareza, dizendo: "Eu toco em cada centímetro quadrado do campo. Meu chefe toca em cada centímetro quadrado do campo. Nossa equipe de vendas toca em cada centímetro quadrado do campo", acrescentando que "todos nós estamos envolvidos em tudo".
"Antes OnePlan"Parecia que estávamos gerenciando um milhão de arquivos diferentes só para operar um único evento."
Caden Janzen,
Coordenador(a) de Operações, Fundação Heritage Classic
Sem uma visão compartilhada e em tempo real do evento, os fornecedores frequentemente precisavam de esclarecimentos sobre layouts, localização da infraestrutura e alterações no local. Fornecedores de energia e climatização, equipes de telecomunicações, equipes de transmissão de TV, empreiteiros elétricos e fornecedores de saneamento dependiam da equipe de operações, o que gerava um fluxo constante de ligações e e-mails durante todo o ciclo de planejamento.
O processo de licenciamento adicionou mais uma camada de complexidade. Os projetos submetidos à cidade de Hilton Head, juntamente com as autoridades de bombeiros e médicas, eram geralmente compartilhados como documentos estáticos que frequentemente exigiam explicações adicionais.
Conforme o torneio evoluía, manter a precisão tornou-se ainda mais difícil. Após um projeto de restauração do campo que durou seis meses, até mesmo pequenas alterações físicas começaram a impactar as premissas de planejamento.
“Quando você para por seis meses, muita coisa muda”, explica Caden. “Estamos construindo levando em conta as árvores, e quando uma árvore se move cinco metros ou algo assim, isso pode impedir exatamente o local onde estamos construindo.”
Manter os desenhos precisos tornou-se um processo contínuo de atualizações, revisões e comunicação.
Operacionalmente, provavelmente eliminamos cerca de 1,000 ligações telefônicas e e-mails combinados ao usar [a tecnologia/sistema/plataforma]. OnePlan"
Caden Janzen,
Coordenador(a) de Operações, Fundação Heritage Classic
Uma única fonte de verdade para o planejamento de torneios
Caden se deparou pela primeira vez com OnePlan por meio de seu irmão, que também trabalha no setor de torneios de golfe. Depois de ver a plataforma, a afinidade foi imediata. "Senti que era uma necessidade para nós", diz ele, "e então a adotamos imediatamente." OnePlan alguns anos atrás.”
Desde então, OnePlan Tornou-se a plataforma central de planejamento do torneio, reunindo em um só lugar o layout do local, o planejamento da infraestrutura, a coordenação de fornecedores, as licenças e o planejamento comercial.
Uma das funcionalidades que Caden mais valoriza é a capacidade de importar e sobrepor imagens de drones. Com o campo de golfe localizado ao lado dos escritórios da Fundação, ele pode capturar fotografias aéreas atualizadas e carregá-las em um sistema. OnePlanE ajustar os planos imediatamente conforme as condições mudam.
“Poder sobrepor essas imagens de drone por conta própria, sem precisar entrar em contato com vocês e esperar, poder simplesmente ajustar a escala e começar o trabalho sozinho foi a maior ajuda”, explica ele, “porque posso fazer algo imediatamente”.
Combinando importações de CAD e uma planta digital do local continuamente atualizada, a Fundação agora mantém uma representação precisa do espaço ao longo do ano, mesmo com as obras de restauração, mudanças na infraestrutura e o desenvolvimento a longo prazo que remodelam o local.
O impacto vai muito além das operações. As equipes de vendas utilizam OnePlan para visualizar espaços de hospitalidade e patrocínio para potenciais clientes, enquanto fornecedores, empreiteiros e autoridades governamentais acessam os mesmos layouts atualizados por meio de links somente para visualização.
Em vez de depender de capturas de tela, PDFs ou documentos estáticos, as partes interessadas podem explorar o plano em tempo real diretamente, eliminando a necessidade de retornar à área de operações para esclarecimentos.
"Para um evento que envolve quase 200,000 pés quadrados de infraestrutura e mais de 10 quilômetros de cercas, ter OnePlan Uma plataforma operacional em tempo real não é um luxo, é uma necessidade."
Caden Janzen,
Coordenador(a) de Operações, Fundação Heritage Classic
Um Plano, para Todas as Partes Interessadas
Com OnePlan Com isso em vigor, a Heritage Classic Foundation agora trabalha com um mapa único e continuamente atualizado de todo o evento. Essa mudança alterou não apenas a forma como as informações são compartilhadas, mas também o funcionamento de todo o ecossistema em torno do torneio.
Todos, desde a equipe de operações permanentes até os fornecedores que estão trabalhando no local pela primeira vez, agora estão trabalhando no mesmo ambiente em tempo real. As equipes de energia e climatização, telecomunicações, operadores de transmissão, eletricistas e fornecedores de serviços de saneamento não dependem mais de plantas impressas ou capturas de tela desatualizadas. Em vez disso, eles acessam um ambiente compartilhado. OnePlan Vincule e navegue pelo curso dentro do contexto.
Essa visibilidade eliminou uma quantidade significativa de coordenação diária. Questões que antes geravam e-mails ou telefonemas agora são frequentemente resolvidas instantaneamente no local, simplesmente porque a resposta já está visível na planta.
Para uma equipe de apenas 14 pessoas supervisionando uma operação que chega a envolver cerca de 2,000 pessoas durante a semana do torneio, o impacto tem sido substancial. "Provavelmente eliminamos, entre nós três, cerca de 1,000 ligações telefônicas e e-mails por ano", diz Caden.
O processo de integração também se tornou significativamente mais tranquilo. Em um caso específico, um fornecedor de energia e climatização totalmente novo chegou ao local sem nenhuma experiência prévia em Harbour Town e conseguiu operar de forma independente quase que imediatamente.
"Trabalhamos nesta propriedade o ano todo e a conhecemos como a palma da nossa mão." OnePlan permite que os fornecedores cheguem no primeiro dia com esse mesmo entendimento."
Caden Janzen,
Coordenador(a) de Operações, Fundação Heritage Classic
“Eu era quem supervisionava tudo e praticamente não houve telefonemas”, explica Caden. “Eu apenas forneci o link e alguns outros layouts de que precisavam, e eles conseguiram usar.”
Licenciamento e alinhamento de autoridades
Essa mesma visibilidade compartilhada se estende ao processo de licenciamento e à coordenação com as autoridades públicas.
Em vez de submeter documentos estáticos e orientar manualmente as partes interessadas sobre o local e o seu posicionamento, a Fundação agora compartilha uma versão online, somente para visualização, do site com a cidade de Hilton Head e as autoridades competentes de bombeiros e serviços médicos.
Planejadores e engenheiros podem ver exatamente como as estruturas estão posicionadas, como fluem as rotas de acesso e como as zonas se conectam ao longo do percurso, sem necessidade de explicações adicionais.
“Eles usarão OnePlan e assim conseguimos resolver tudo, o que nos permite não ter que ficar explicando passo a passo para eles”, explica Caden, “e dizer exatamente onde as coisas estão”.
O que antes era um processo de aprovação com várias trocas de ideias tornou-se uma conversa visual compartilhada, baseada em uma única fonte de verdade.
Planejamento Comercial e Visibilidade de Patrocínio
No âmbito comercial, esse mesmo ambiente ao vivo remodelou a forma como o patrocínio e a hospitalidade são vendidos.
Em vez de apresentar imagens abstratas em mapas estáticos, a equipe de vendas pode guiar os clientes por uma visualização georreferenciada e proporcionalmente precisa do próprio campo de golfe.
Os espaços de hospitalidade deixaram de ser apenas blocos em um diagrama e se tornaram locais reais e navegáveis dentro do contexto mais amplo do evento. Os clientes podem compreender a escala, a orientação e as linhas de visão em contexto, em vez de interpretar um desenho plano.
Permitir que eles “mostrem um modelo CAD sem sobrecarregá-los com um modelo completo”, como Caden explica, tornou as conversas significativamente mais acessíveis. Ele acrescenta que “mostrar a eles apenas como fazemos isso no computador” OnePlan é de grande ajuda.”
O resultado é uma conversa comercial mais confiante e informada, onde as partes interessadas entendem imediatamente o valor e o posicionamento do seu espaço.
Características que mantêm o evento em movimento
A base dessa mudança não é uma única capacidade, mas uma combinação de ferramentas que permitem que um ambiente em constante evolução permaneça preciso, utilizável e fácil de interpretar.
A importação de arquivos CAD garante que os projetos estruturais e arquitetônicos possam ser inseridos diretamente no ambiente real sem perda de precisão. A sobreposição de imagens de drones permite que a equipe atualize a visualização completa do local sempre que ocorrem mudanças no terreno, o que é particularmente valioso para um espaço que passa por restaurações, ajustes sazonais e constantes reformas.
“O Google Maps e outros mapas não são atualizados a cada seis meses”, diz Caden. “Eles são atualizados a cada dois anos, ou os que são atualizados anualmente não têm a melhor qualidade. Então, poder fazer as alterações rapidamente quando ocorre uma mudança se tornou a principal vantagem.”
Além disso, a biblioteca de objetos traz clareza ao planejamento de infraestrutura complexa. Em vez de blocos genéricos, a equipe pode inserir objetos identificáveis para tendas, plataformas, escadas, elevadores, sistemas de energia, telecomunicações e saneamento, tornando os layouts imediatamente compreensíveis para qualquer pessoa que os visualize.
“Não basta apenas colocar um bloco ali, é preciso poder identificar objetos, até mesmo o elevador”, explica Caden.
Até mesmo o desempenho desempenha um papel importante. Com atualizações constantes durante um período de desenvolvimento de quatro meses, a capacidade de resposta torna-se crucial, e não opcional.
"O que eu mais gosto é a ausência de lentidão ao navegar pelo mapa", diz ele. "A resposta e o carregamento são muito rápidos."
Uma base comum para o que virá a seguir.
Em conjunto, essas funcionalidades eliminam os atritos entre equipes que tradicionalmente operam em paralelo.
As áreas de operações, vendas, fornecedores e autoridades não trabalham mais com documentos separados e não precisam mais conciliar diferenças posteriormente. Em vez disso, interagem com o mesmo ambiente em tempo real, cada um com sua própria perspectiva, mas sempre fundamentados na mesma fonte de verdade.
Para a Heritage Classic Foundation, esse alinhamento tornou-se essencial. Ele reduz a duplicação, elimina a ambiguidade e garante que, quando algo muda, como inevitavelmente acontece, basta uma única atualização para que seja compreendido em todos os lugares relevantes.
Caden resume esse nível de integração de forma simples, dizendo: "Tenho algumas abas no meu computador que não fecho e..." OnePlan é um deles.”
E à medida que o evento continua a evoluir, desde ajustes anuais no percurso até uma remodelação plurianual do resort adjacente ao local, OnePlan Está se tornando mais do que uma ferramenta de planejamento, explica Caden; agora é a camada operacional que sustenta a forma como um dos eventos mais complexos do PGA Tour é concebido, vendido e realizado ano após ano.
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