Shalford tem um pedigree histórico quando se trata de hospedagem de feiras. A pitoresca vila, localizada nos arredores de Guildford, no Reino Unido, recebeu foral do Rei João (1199 – 1216) há mais de 800 anos e ainda hoje acolhe a Grande Feira de Shalford da comunidade local.
A feira ganhou agora uma nova vida por Frank Ago, proprietário do popular café Snooty Fox. Frank é um amador confesso quando se trata de planejamento de eventos e tem conseguido economizar tempo e gerenciar seus mais de 60 fornecedores com eficiência graças ao OnePlan. A Grande Feira de Shalford consiste em três palcos com música ao vivo, um parque de diversões com roda gigante, exposição de cães, mercado de agricultores, carros clássicos, além de uma grande área de comida e bebida com vários bares de cerveja e gin.
Frank diz: “OnePlan me transforma em um organizador de eventos profissional. Se eu aparecer com meu laptop, vou abri-lo com OnePlan funcionando. Eles podem entender meu plano e ver minha visão de criar um mapa que seja fácil de ler, simples e compreensível em pouco tempo.”
Veja como Frank criou a Grande Feira de Shalford em OnePlan aqui:
As etapas simples que Frank segue para fazer um plano de evento em apenas algumas horas
OnePlan ajuda o organizador de eventos Frank a simplificar um trabalho complexo de planejamento de um grande evento para milhares de pessoas. A Grande Feira levou seis meses para ser preparada e envolve uma ampla gama de partes interessadas, incluindo autoridades locais, segurança, fornecedores e instituições de caridade locais que deverão se beneficiar de um evento lucrativo e bem-sucedido.
"OnePlan tornou meu planejamento desta Feira tão rápido. Separei duas noites para isso e tenho um plano completo, que posso baixar e compartilhar com quem eu precisar”, diz Frank.
“Antes de mais fiz o contorno da feira no mapa, mostrando as diferentes zonas, os percursos, as tendas e os palcos. A segunda versão serviu para detalhar todas as áreas – modelar as linhas, adicionar informações do fornecedor, verificar medidas. Tem sido muito fácil.”
Tem sido “uma enorme economia de dinheiro”
Frank tem compartilhado o plano do evento com sua ampla gama de parceiros, vendedores e fornecedores, o que se mostrou particularmente eficaz para ele. “Compartilhar o plano com nossos geradores AV tem sido uma grande economia de dinheiro, pois informa instantaneamente o que é necessário e onde e lhes dá confiança em mim como organizador”, continua ele.
Frank ouve o feedback das diversas partes interessadas e ajusta seu plano de acordo com OnePlan de acordo. Seus parceiros podem revisá-lo em tempo real, tornando o processo simples para todos os envolvidos. Uma das partes interessadas de Frank é o corpo de bombeiros local. “Eu compartilhei meu OnePlan com o quartel de bombeiros, e estava instantaneamente no nível certo com eles. Eles me trataram como um organizador profissional.”
"OnePlan ajuda a me transformar em um organizador de eventos profissional. Posso planejar minha visão para meu evento e criar um mapa fácil de ler."
Frank atrás
Organizador de Eventos, Grande Feira de Shalford
Beneficiando dos dois lados do OnePlan: um plano visual e dados precisos
Com mais de 60 fornecedores para gerenciar, há muitas sensibilidades que Frank precisa levar em consideração em seu planejamento quando se trata de decidir onde a barraca de cada fornecedor será colocada. Isso inclui a colocação de fornecedores concorrentes, bem como a consideração do sol e da sombra em diferentes horários do dia.
Para Frank, OnePlan fornece uma forma visual de planejamento com uma variedade de mapas para escolher, além da confiança de que tudo o que ele coloca é geograficamente preciso. Ele pode adicionar nomes, notas e dados de suporte sobre cada fornecedor na seção Gerenciamento de Fornecedores de cada objeto que coloca e baixar esses dados sempre que desejar.
Ele diz: “Não sou especialista em informática e é difícil planejar um evento apenas em planilhas. Eu amo OnePlan porque torna muito fácil planejar visualmente em um mapa e ainda ter esses dados.”
Transformando o plano do evento em um mapa público
Com o plano do evento criado, Frank conseguiu criar um mapa voltado ao público para usar no marketing pré-evento e impresso como um grande guia na própria feira. Para fazer isso, ele usou OnePlanMapa público de opção que converteu facilmente seu plano de evento em um mapa externo para os participantes.
Frank diz: “OnePlan me apresentou a Alice, OnePlando especialista em Mapas Públicos, para criar um mapa que seja simplesmente compreensível para todos.”
“É muito importante ter um mapa claro para que todos que venham à feira saibam onde ficam os palcos, onde fica o gin bar e assim por diante. Faz sentido fazer isso com OnePlan depois de criar o plano do evento.”
"Minha comunicação entre fornecedores é muito mais fácil com OnePlan. Sem ele, eu teria levado quatro vezes mais tempo para planejar."
Frank atrás
Organizador de Eventos, Grande Feira de Shalford
Uma visita do Chanceler do Tesouro
A Grande Feira de Shalford tem mais de 800 anos e ainda prospera graças à paixão e ao comprometimento de Frank e sua pequena equipe. O dinheiro que a Feira arrecada é doado a instituições de caridade locais, incluindo o Shooting Star Children's Hospices – sublinhando a importância de eventos comunitários como este e o impacto extremamente positivo que organizadores de eventos amadores como Frank podem causar.
A uma semana da feira, Frank ainda teve um visitante surpresa: o Chanceler do Tesouro, Jeremy Hunt, perdendo apenas para o Primeiro Ministro em antiguidade no governo do Reino Unido. Como deputado local, o Sr. Hunt esteve na comunidade e incentivou as pessoas a participarem na Grande Feira.
OnePlan é usado por mais de 50,000 eventos e locais em todo o mundo. Quer você seja um planejador de eventos profissional ou um amador começando, OnePlan é usado tanto por eventos pequenos como grandes, tornando o planejamento de eventos muito mais fácil. Inscreva-se hoje aqui.