O North Texas Tribute Jam é um festival anual de música para arrecadação de fundos organizado pela cidade de Lewisville, beneficiando o programa Bedtime Rescue da Cloud 9 Charities, que fornece acomodações de emergência para famílias em crise. O evento atrai mais de 2,000 participantes para aproveitar 10 horas de música ininterrupta de 9 bandas de tributo em 2 palcos.
A Cloud 9 Charities liderou a iniciativa, em parceria com Daren Watkins, gerente de eventos da cidade de Lewisville. Foi um evento que exigiu planejamento preciso e foi entregue super suavemente pela organizadora do evento Evelin Costa, que liderou as operações no local, gerenciamento de artistas, marketing e muito mais. Ela usou OnePlan para otimizar a logística e aumentar a eficiência para ela e uma equipe dedicada.
“Organizar um evento tão ambicioso quanto o North Texas Tribute Jam não foi pouca coisa. Foi um dia cheio de emoção — e o planejamento exigiu precisão e trabalho em equipe”, diz Evelin.
“Como organizador, eu sabia que realizar um evento dessa escala precisava de um planejamento cuidadoso e das ferramentas certas. Usando OnePlanO software da fez uma grande diferença, nos ajudando a ficar por dentro de todas as partes móveis e garantindo que cada detalhe fosse contabilizado”, acrescenta ela.
Funcionamento tranquilo com fornecedores, patrocinadores e voluntários
OnePlan foi a solução escolhida por Evelin para planejar e executar o festival: “As ferramentas de mapeamento do local nos permitiram projetar o layout com facilidade, adicionando todas as nossas necessidades de palco, AV e produção gerenciadas pela CK Productions, além de posicionar barracas de fornecedores, food trucks, área VIP e duas áreas de apresentação estrategicamente para criar um fluxo contínuo para os participantes.”
Para atender aos mais de 2,000 participantes, o North Texas Tribute Jam contou com 30 vendedores, 4 food trucks, 13 patrocinadores e 130 voluntários. "No dia do evento, tudo correu perfeitamente", diz Evelin. "Os vendedores receberam orientações claras e a presença de um coordenador no local garantiu que quaisquer problemas de última hora fossem resolvidos rapidamente."
Com tantas peças móveis para coordenar, Evelin está grata pela economia de tempo substancial e pelo planejamento eficiente que OnePlan tornou possível. Ela estima que isso economizou para sua equipe quase 15 dias, ou 3 semanas de trabalho, bem como economia de custos.
"Usando OnePlan nos poupou pelo menos 110 horas-homem”, ela diz. “Se feito manualmente, o planejamento teria sido muito mais caro, precisando de contratações extras que não poderíamos pagar e levando mais tempo.”
Colaboração mais simples com a Câmara Municipal
Um fator-chave para o sucesso do evento foi a forma como Evelin utilizou OnePlan para agilizar o processo de planejamento e aprovação com o Cidade de Lewisville. Ela diz: “Como uma instituição de caridade, a Cloud 9 contou com voluntários, incluindo eu, contribuindo com pelo menos 3 horas diárias por 5 meses junto com outros membros do conselho. Tivemos apenas 2 semanas para concluir e enviar ao Conselho Municipal, onde OnePlan realmente fez a diferença.”
Esta colaboração do conselho municipal envolveu vários departamentos da cidade de Lewisville para garantir que todos os participantes do evento estivessem usando o mesmo plano ao vivo. Esta colaboração com as equipes do governo local em OnePlan trouxe benefícios adicionais para todos, incluindo um processo de aprovação mais rápido.
Evelin diz: “Trabalhar com o Departamento de Saúde e Segurança da Cidade de Lewisville foi muito mais simples graças a OnePlan. Ser capaz de compartilhar planos detalhados para bloqueios de estradas, controle de multidões e gerenciamento de tráfego significou que obtivemos as aprovações necessárias rapidamente e sem dores de cabeça. E o Corpo de Bombeiros e Polícia tinha uma versão impressa do OnePlan mapa!"
A enorme economia de tempo que Evelin conseguiu significou que ela pôde focar muito mais tempo no lado criativo do North Texas Tribute Jam. Ela diz: “Tivemos apenas cinco meses para planejar e executar tudo. SIM! OnePlan veio ao resgate, liberando muito tempo para que pudéssemos nos dedicar ao marketing do nosso novo e emocionante evento!”
Isso foi super importante, pois o evento não era apenas sobre ótima música – era sobre retribuir à comunidade. Os lucros apoiaram o programa Bedtime Rescue da Cloud 9 Charities, que auxilia pelo menos 30 famílias em crise a cada mês, garantindo acomodações de emergência.
“Trabalhar com o Departamento de Saúde e Segurança da Cidade de Lewisville foi muito mais simples graças a OnePlan. Poder compartilhar planos detalhados significou que obtivemos as aprovações necessárias rapidamente e sem dores de cabeça"
Evelin Costa
Organizador do evento, North Texas Tribute Jam
Reduzindo o estresse do planejamento de eventos
A comunidade se uniu de uma forma incrível, com uma multidão vibrante no North Texas Tribute Jam curtindo a música dos anos 80 e 90, incluindo a atração principal 1999 – The Legacy of Prince, e Dreams Unwind – A True Stevie Nicks Experience.
As ativações dos patrocinadores foram plotadas em OnePlan, incluindo seis Ford Car Displays por Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's fornecendo uma experiência de selfie 360 e Prime Controls com uma cabine de fotos interativa. Havia 30 vendedores no mercado exibindo seus talentos, enquanto 4 food trucks serviam de tudo, desde o clássico churrasco do Texas até Funnel Cakes e criações culinárias exclusivas de ElCucuy Burritos.
“Foi incrível ver meses de planejamento se concretizarem de forma tão positiva”, acrescenta Evelin.
“Para qualquer um que esteja planejando um grande evento, não posso enfatizar o suficiente o quanto ter as ferramentas certas pode ajudar”, Evelin continua. “Usar OnePlan nos poupou centenas de horas, reduziu o estresse e nos permitiu focar nos aspectos criativos e divertidos do evento.”
“Se você estiver organizando algo semelhante, espero que o North Texas Tribute Jam inspire você a dar o salto e criar algo inesquecível e incrível.”
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