O Jockey Club é a maior organização de corridas de cavalos do Reino Unido e possui 15 hipódromos famosos, incluindo Cheltenham, Newmarket, Aintree, sede do Grand National, e Epsom Derby, sede do The Derby.
As equipes de eventos e operações do Epsom Downs Racecourse usam OnePlan para planejar vários eventos ao longo do ano e agora está em modo de planejamento para o Betfred Derby Festival 2025.
O Derby é um dos grandes eventos esportivos nacionais da Grã-Bretanha que reúne mais de 100,000 pessoas em Epsom Downs para o evento de dois dias, com milhões assistindo pela TV em todo o mundo. Conversamos com Heidi Truman, Abby Pettit e Hannah Carter para saber como elas planejam festivais de corrida em larga escala de forma mais eficiente graças a OnePlansoftware de planejamento de sites de eventos.
De semanas de planejamento para apenas alguns dias
O Betfred Derby Festival 2025 é o evento mais importante realizado em Epsom Downs no próximo ano. Um evento desta magnitude exige uma plataforma de planejamento visual precisa e fácil de usar, que garanta que todas as equipes trabalhem com base em uma única fonte de informações confiáveis. “Antes, planejávamos eventos com imagens e capturas de tela que inseríamos no PowerPoint, adicionando linhas vermelhas e brancas por cima. Pegávamos uma foto aérea do ano anterior e, em seguida, marcávamos tudo sobre ela. Era muito rudimentar”, conta Abby, Gerente de Eventos do Jockey Club.
“Nós nunca saberíamos a escala real do local, e apenas chutaríamos com base em medições. Levaria semanas, meses até, para fazer dessa forma”, ela continua.
O Epsom Derby é realizado em junho de cada ano, e o planejamento começa em setembro para o evento do ano seguinte. A gerente de eventos Hannah Carter diz OnePlan transformou a maneira como sua equipe agora planeja o evento: “Aquele método antigo levaria semanas e semanas de planejamento para tentar unir tudo, enviando tudo de um lado para o outro, fazendo alterações e tendo que começar de novo.
"Em OnePlan é tão fácil para nossa equipe fazer alterações. Agora podemos produzir um plano para o evento em apenas alguns dias com OnePlan e fazer atualizações contínuas conforme o planejamento avança”, ela diz. Comparado às semanas ou meses anteriores que poderia levar no passado, essa é uma economia de tempo significativa que o Jockey Club obtém ao usar OnePlan.
Um plano diretor ao vivo para 6,000 contratantes
Um elemento-chave no processo de planejamento é a colaboração, tanto interna quanto externa, para garantir que todos estejam na mesma página. A equipe de Eventos compartilha seu plano com outras equipes operacionais no Jockey Club para obter feedback, antes de compartilhá-lo com os contratados para garantir que a precisão do plano seja respeitada para a construção do evento.
Heidi Truman, gerente de projeto do Jockey Club, diz que é importante que os contratantes vejam o plano ao vivo para ajudar a planejar a construção: “Em toda a construção, evento ao vivo e desmontagem, temos cerca de 6,000 pessoas de 80 contratantes trabalhando no Derby. Planejamento em OnePlan reduz nossos riscos sabendo que todos os contratantes estão trabalhando no mesmo plano.”
“É um único plano mestre ao vivo – nós o tratamos como o evangelho da verdade”, ela acrescenta.
Abby continua: “Compartilhar o link somente para visualização do nosso plano é uma ótima maneira de ter contratantes e fornecedores acessando-o. Podemos contatá-los, analisar quaisquer alterações do ano anterior e garantir que elas sejam incluídas em seus cronogramas de construção detalhados.”
Plotando zonas, milhares de objetos e obtendo aprovação
O plano do Jockey Club para o Betfred Derby Festival 2025 é incrivelmente completo, com mais de 1,200 objetos colocados em OnePlan. Daqui para frente, eles poderão usar a funcionalidade Pastas para categorizar e gerenciar esses objetos pelas diferentes zonas em seu local. A equipe de eventos diferencia cada zona do mapa com cores diferentes, o que os ajuda a planejar áreas específicas dentro delas, como o Tattenham Enclosure, o Lonsdale Enclosure e o Derby Family Festival.
Hannah diz: “As zonas são realmente úteis para planejar a segurança, saúde e proteção, pois temos mais de 100,000 pessoas no local dentro dos recintos e fora do The Hill. Ajuda as equipes de segurança a entender onde estão baseadas e a competência de cada zona, e nos ajuda a definir o que precisamos em cada área. Garantir que a St John's Ambulance tenha uma cabine de bem-estar para a equipe, energia e banheiros, por exemplo. As equipes de segurança, saúde e proteção podem então dizer se algo não parece certo no plano e podem assiná-lo.”
A equipe consegue 'ocultar' facilmente dados em seu plano, dependendo de com quem eles estão compartilhando o link somente para visualização. Abby explica: “Existem essencialmente duas versões diferentes do plano – o plano Build para instruir os contratados sobre onde ir, entregar, largar e assim por diante, e o plano de evento Live que é predominantemente sobre rotas de pedestres, planos de pontos, estruturas temporárias, entradas e saídas, branding e sinalização, e muito mais. Tentamos sobrepor tudo em um plano.”
Isso inclui um grande número de câmeras de CFTV, banheiros, barreiras, geradores, alto-falantes de PA e muito mais, tudo posicionado com precisão no plano.
Otimizando planos para eventos futuros
Ao planejar vários eventos em OnePlan, a equipe consegue otimizar seus planos ano após ano. Hannah afirma: "Isso já nos torna mais eficientes como equipe e continuamos aprendendo a maximizar todo o seu potencial.
Recebemos feedback de nossas equipes internas e externas, o que nos ajuda a considerar o que precisamos mudar para a próxima edição. Para o Derby, recebemos feedback após o evento de 2024, como o nível de ocupação dos banheiros, e isso está sendo levado em conta no nosso planejamento para o evento de 2025.
Heidi acrescenta: “É um passo importante após o evento registrar os dados reais e compará-los com o plano, para que possamos otimizar cada vez.”
Fora dos dias de corrida, o Jockey Club utiliza OnePlan para planejar outros eventos, incluindo a pista de gelo de Natal 'Epsom on Ice'. Heidi e a equipe podem planejar com precisão, dimensionando a pista em um perímetro definido e, em seguida, trabalhando no que mais pode caber no espaço para as famílias aproveitarem.
“Agora podemos traçar a jornada do cliente por todo o espaço, incluindo onde colocar os fornecedores de alimentos e bebidas. Se nossos fornecedores tiverem arquivos CAD, podemos carregá-los em OnePlan então tudo está junto e preciso”, ela diz.
A construção da pista 'Epsom on Ice' está em andamento
“E ajuda a traçar a sinalização ao redor do estacionamento. A pista está aqui há mais de um mês e algumas noites também faremos festas de Natal, o que significa que precisamos ativar diferentes sinalizações e compartilhá-las com nossas equipes de gerenciamento de tráfego. Podemos fazer tudo isso em OnePlan, e planejar as diferentes configurações necessárias durante todo o período.”
Em todos os seus eventos e com os planos já em andamento para o Betfred Derby Festival 2025, a equipe do Jockey Club se beneficia de OnePlan fornecendo uma única fonte de verdade para seus eventos, na qual eles podem garantir que todos os stakeholders internos e externos estejam alinhados. Como Abby coloca: “OnePlan tornou-se nossa bíblia de como avançamos a cada ano.”
Para explorar como OnePlan pode elevar o planejamento e o gerenciamento do seu evento, experimente agora gratuitamente ou agende uma demonstração com nossa equipe.