O Evento
O Festival do Clima de Edimburgo é uma celebração de um dia inteiro dedicada à ação climática, realizada no famoso Meadows Park da cidade, que atrai milhares de participantes todos os anos. Repleto de música, criatividade e alegria, o festival reúne iniciativas climáticas de todos os portes – desde grupos comunitários informais até organizações com centenas de funcionários – para conectar, inspirar e mostrar o que está acontecendo em toda a cidade.
O Desafio
O festival é realizado por uma equipe central de apenas cinco pessoas, com o apoio de voluntários. Não havia espaço para sistemas de planejamento complicados e contraintuitivos. A equipe precisava acomodar 50 expositores, tendas e áreas de atividades em uma pequena seção do parque, manter uma distância mínima de 30 metros da linha das árvores para respeitar a zona de proteção arbórea exigida pelo plano de gestão do evento e coordenar a chegada de empreiteiros e expositores dentro de um cronograma apertado para o dia do evento.
A solução: um plano único, pronto para ser implementado e escalável.
Design de site flexível e visual. On OnePlanCom a plataforma baseada em mapas, a equipe construiu o plano do local e o alterou quantas vezes fossem necessárias à medida que novas informações e requisitos de fornecedores surgiam. Objetos estruturais em escala, com recurso de arrastar e soltar, facilitaram a visualização e a decisão sobre a localização de cada elemento.
Medição precisa para fins de conformidade. OnePlanAs ferramentas de medição permitiram à equipe verificar a distância da linha das árvores até o centro do festival – confirmando a zona de proteção das árvores de 30 metros – e calcular o espaçamento entre tendas, barracas e atividades. Essas medições se traduziram diretamente em marcações precisas no solo, demarcadas no dia anterior ao evento.
Um plano claro do local para compartilhar com os empreiteiros. Cada empreiteiro podia ver os pontos de entrada do festival e seu local designado antes mesmo de chegar ao local, permitindo uma montagem mais rápida no dia do evento.
Uma única ferramenta em vez de várias. Com uma interface intuitiva e fácil de usar, a equipe substituiu um conjunto heterogêneo de ferramentas diferentes por uma plataforma única, economizando um tempo significativo internamente à medida que os requisitos mudavam e era necessário gerenciar várias partes interessadas.
Os resultados
Construção mais rápida e tranquila. Os empreiteiros receberam a planta com antecedência, então já sabiam os pontos de entrada e os locais designados antes de chegarem às 8h. Todas as estruturas principais estavam construídas e organizadas até as 10h, duas horas antes do início previsto para o meio-dia.
Sem engarrafamentos no dia do evento. Com as estruturas montadas com antecedência, os expositores que chegavam tinham tempo e espaço para se instalar, evitando chegadas simultâneas e congestionamento na pequena área do local.
Conformidade confirmada na análise documental. As distâncias de proteção das árvores e o espaçamento entre os locais foram validados no mapa, sem necessidade de visitas ao local.
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