Halloween Town er et årlig samfunnsarrangement som finner sted i Eagle Mountain City, Utah, og inviterer lokale bedrifter til å delta ved å sette opp kreativt dekorerte boder til Halloween og dele ut godteri og godbiter til lokale barn. Endagsarrangementet samler 3,000 mennesker årlig mens lokalbefolkningen nyter trick-or-treating, en dyrehage, et bilshow og opptredener av lokale dansekompanier fra samfunnet.
Vi snakket med Dawn Hancock, Event Manager for Eagle Mountain City, som fant OnePlan etter å ha vært frustrert over programvare utviklet utelukkende for innendørs arenaer med begrensede funksjoner.
Går fra uorganisert til nøyaktig planlegging
Før OnePlan, måtte Dawn stole på ikke-spesialiserte, ikke-samarbeidende verktøy. Ikke bare var dette tidkrevende og kjedelig, men hun følte at oppsettet ofte virket uprofesjonelt.
Dawn sier: "Før du oppdager OnePlan, innebar prosessen min å ta et skjermbilde av parken min ved hjelp av Google Maps og deretter importere den til Publisher for å begynne å lage arrangementsoppsettet mitt. Jeg møtte imidlertid flere utfordringer med denne tilnærmingen.»
Mens arrangementsplanleggingen, ville Dawn samarbeide med rundt 30 til 40 leverandører som forårsaket henne betydelig stress. Hun nevner belastningen dette tok på hendelsene hennes.
«Jeg lurte på hvordan vi ville passet alle disse menneskene inn i den tilgjengelige plassen. Noen ganger hadde vi overfylt området, noe som resulterte i uorganisering, eller det ville føles tomt hvis jeg måtte begrense registreringene på grunn av plasshensyn.»
Hun fortsetter: "Nå kan jeg nøyaktig bestemme hvor mange leverandører vi kan ta imot og ordne oppsettene deres optimalt."
Heldigvis har Dawn umiddelbare fordeler ved å bruke OnePlan og ble forelsket i programvaren som kunne romme arrangementsoppsett i en utendørs parksetting. «Jeg synes det er utrolig verdifullt at jeg kan lage arrangementsoppsettet mitt for å skalere det OnePlan," hun sier.
"Denne funksjonen er en game-changer fordi den gir meg nøyaktig kunnskap om tilgjengelig plass, og jeg kan også jobbe med et oppdatert parkbilde. Jeg setter spesielt pris på teltikonene, de kantløse områdene, de forskjellige gang- og kjørestiene og muligheten til å merke ikoner – bare for å fremheve noen av de fantastiske verktøyene jeg har til rådighet.»
Stolt på den nye kvaliteten på områdeplanene
Å lage profesjonelle arrangementsplaner for å dele med interessenter, leverandører, leverandører og deltakere kan virke skremmende. Med OnePlansine oppdaterte GIS-kartleggingsmuligheter og våre funksjon for presentasjon eksport å lage profesjonelle planer har aldri vært enklere. Det betyr at Halloween Town-arrangementsplanen kan deles med lokale interessenter ved å eksportere en presentasjon av planen via "skjermbilder" av hver layoutvisning.
"OnePlan forenkler prosessen, men hever også standarden for profesjonalitet, kvalitet og detaljer i planleggingen av stedet."
Dawn Hancock
Eventansvarlig, Eagle Mountain City
Med OnePlan, føler Dawn seg mer selvsikker på å presentere arrangementet sitt for samfunnet. Hun sier, "OnePlan har økt tilliten min til utseendet til layoutene mine betraktelig, slik at jeg kan lage et omfattende design som inkluderer elementene jeg trenger."
«Dagene med å lage separate oppsett for brann, politi, anlegg og andre avdelinger er forbi. Nå kan jeg lage en enkelt, altomfattende layout som jeg stolt presenterer på møter som involverer alle relevante parter, fortsetter Dawn.
En tidsbesparelse på 70 % takket være OnePlan
Å planlegge et arrangement med tradisjonelle og utdaterte metoder er tidkrevende og dyrt. Dawn pleide å lage separate kart for hver av sine leverandører, fasiliteter og ansatte, men nå setter hun alle på samme kart og distribuerer planen med letthet.
"Det pleide å ta meg omtrent 8-10 timer for et større arrangement. Det innebærer å lage flere ulike kart for ulike interessenter. Nå kan jeg lage et all-inclusive kart for alle på bare noen få timer, sier hun.
«Jeg planlegger over 20 arrangementer per år. jeg skal bruke OnePlan eksklusivt, og i mye større detalj herfra og ut."
Det betyr at Eagle Mountain City har oppnådd en enorm tidsbesparelse på 70 % , noe som gjør at Dawn kan bruke mer tid på andre deler av planleggingsprosessen for arrangementet.
Dawns tidseffektivitet har ført til en estimert 5x avkastning på investeringen på den månedlige OnePlan bruke. Hun sier: «Det er trygt å si bruker OnePlan sparer oss tusenvis av dollar».
Dawn og Eagle Mountain City-teamet får selskap av andre arrangementsplanleggere, inkludert Silverstone, Reise til Storbritannia, Beirut Marathon og mange flere som opplever tidseffektivitet, kostnadsbesparelser og sunn avkastning på investeringen ved å bruke OnePlan.
Én omfattende plan å dele med teamet og leverandører
Samarbeid med teamet ditt, leverandører og lokal styring er avgjørende for å gjennomføre et vellykket arrangement. Dawn beskrev sin delingsprosess med oss, og sa: «Under møter måtte vi diskutere arrangementet side for side. Nå lager jeg ett omfattende kart som dekker hele arrangementet, og tar imot alle interessenter.»
"Jeg kan deretter dele dette enkeltoppsettet via e-post og adressere eventuelle spørsmål eller bekymringer som oppstår på en mer effektiv måte."
Med OnePlan's visningsbeskyttede lenker og leverandørstyring verktøy, kan arrangementsplanleggere strømlinjeforme kommunikasjonsprosessen. Visningslinken gir planleggere muligheten til å generere en delbar visningslink til arrangementsplanen din, slik at hvem som helst kan åpne den uten å trenge en OnePlan logge på eller kunne endre arrangementsplanene dine.
Ved å bruke leverandøradministrasjonsfunksjonene kan hendelsesplanleggere legge inn informasjon om hvert objekt plassert, for eksempel leverandørnavn, kostnad, tilgjengelighet, strømkrav og mye mer.
Disse funksjonene hjelper Dawn og teamet hennes til å jobbe tett med Parks-avdelingen, lokale bedrifter, lokale skoler, Chamber of Commerce og store selskaper (inkludert Meta). Hun syntes det var enkelt å dele med lokale myndigheter og teamet hennes, og sa: «De omfattende funksjonene som tilbys av OnePlan gjør det mulig for meg å nøyaktig illustrere plasseringen av alle hendelseskomponenter som forbedrer planleggingsprosessen min.»
Dawn legger til: "Det sikrer også at jeg kan gi detaljert dokumentasjon for tillatelsesformål, og tilrettelegger for en jevnere og mer strømlinjeformet godkjenningsprosess med relevante myndigheter."
"Takk til OnePlan, kan jeg konsekvent levere eksepsjonelle og visuelt tiltalende arrangementsoppsett som ikke bare oppfyller, men ofte overgår forventningene til teamet mitt, leverandører og interessenter.»
Dawn Hancock
Eventansvarlig, Eagle Mountain City
Eagle Mountain Citys erfaring med å bruke OnePlan viser viktigheten av å bruke en alt-i-ett omfattende programvare for å planlegge arrangementer. Med OnePlan, Dawn og teamet hennes er i stand til enkelt og presist å kartlegge arrangementsoppsettet og dele mellom ulike avdelinger og partnere. Begynn å planlegge ditt neste arrangement og registrer deg gratis i dag!