Av Paul Foster | Grunnlegger og administrerende direktør, OnePlan
Paul Foster er grunnlegger og administrerende direktør i OnePlanog var den offisielle støttespilleren for GIS-kartlegging og programvare for digitale tvillinger for Paris 2024Han har vært involvert i ni olympiske og paralympiske leker.
Jeg er en planlegger av natur, kanskje ikke overraskende for en hvis livsverk dreier seg om å hjelpe verdens største arrangementer med å planlegge smartere. Normalt er jeg den typen person som bestiller flyreiser, hotell og billetter i god tid, og ikke overlater noe til tilfeldighetene.
Men for Milano Cortina bestemte jeg meg for å gjøre noe annerledes. Jeg hadde en plan om å ikke planlegge. Og det viste seg å være akkurat riktig valg.
Hvorfor vinterlekene er annerledes
Vinterlekene er en veldig spesiell type stor begivenhet, og det å forstå hva som gjør dem annerledes var det som gjorde at den sene tilnærmingen fungerte.
Arenaene er ofte mer spredt enn ved sommer-OL, noen ganger i avsidesliggende fjellregioner som krever nøye planlegging bare for å komme seg frem.
Kombinasjonen av tidspunkt, vinterreiser, skolesemester, færre turister og geografi betyr at billetter ikke alltid står overfor det samme umiddelbare presset som de gjør for sommer-OL i en hovedstad.
Det utspiller seg også logistiske realiteter bak kulissene som de fleste tilskuere ikke ser. Midlertidige arenaer får ofte ikke sin endelige kapasitet bekreftet før sent i byggefasen, rett og slett fordi sitteplasser og driftsoppsett ikke kan låses før byggingen er tilstrekkelig fremskreden.
Organisasjonskomiteer reagerer på dette ved å holde tilbake billetter til de er sikre på tallene, noe som betyr at tilgjengeligheten ofte forbedres betydelig i de siste ukene før konkurransen starter.
Den samme dynamikken gjelder for overnatting. Arrangørene reserverer store romblokker tidlig for utøvere, kommersielle partnere, media og funksjonærer, noe som er fornuftig gitt den operasjonelle kompleksiteten det innebærer. Men når det endelige antallet delegasjoner er bekreftet, blir mange av disse rommene lagt ut på markedet igjen, ofte bare noen få uker før lekene åpner.
Vi så dette skje tydelig i Paris: hotellprisene falt dramatisk i de siste ukene før åpningsseremonien etter hvert som blokker ble frigitt og markedet justerte seg. Alle som ventet ble belønnet for tålmodigheten.
En annerledes rute og en bedre opplevelse
Tilnærmingen strakte seg til selve reisen. I stedet for å fly inn til en av de travlere flyplassene i Milano og navigere sørover før jeg satte kursen nordover i fjellene igjen, fløy jeg fra London til Innsbruck. Det viste seg å være en genial avgjørelse.
Kjøreturen fra Innsbruck til Livigno tar rundt to timer og tjuefem minutter, og går gjennom Østerrike, inn i Sveits og deretter ned til Italia. Det er en av de vakreste veistrekningene i Alpene, stille, rolig, med den typen landskap som minner deg om hvorfor folk har krysset disse fjellene i århundrer. Livigno ligger bare noen få kilometer fra den sveitsiske grensen, og det å ankomme via den ruten i stedet for gjennom Milano føltes som den rette introduksjonen til et sted som opererer på sine egne premisser.
Flybilletter til Innsbruck i siste liten var lett tilgjengelige og svært rimelige. Kontrasten til den engstelige tidlige bestillingen som store arrangementer vanligvis krever var slående.
Hva venting faktisk ga
To uker før avreise sikret jeg meg 25 % grupperabatt på billetter til arrangementer i Livigno. Overnatting var ingen problemer, gode alternativer var fortsatt tilgjengelige til rimelige priser, uten følelsen av den siste-liten-kaosen som den vanlige oppfatningen rundt store arrangementer ville forutsi.
Dette skiftet er ikke bare en personlig observasjon. Det finnes økende bevis for at flere fans forlater kjøpene sine senere, og mønsteret blir lagt merke til utenfor eventbransjen.
En fersk artikkel fra Reuters fremhevet hvordan etterspørselen etter billetter til Milano Cortina økte betydelig nærmere lekene, noe som gjenspeiler det artikkelen beskrev som en bredere trend med sene kjøpsvaner blant arrangementsdeltakere. Markedet tilpasser seg en verden der fleksibilitet har blitt en legitim strategi snarere enn et tegn på ubesluttsomhet.
På en måte speiler det noe vi har sett på andre områder av forbrukeratferd. Den reisende som bestiller i siste liten er ikke lenger nødvendigvis den som ikke kunne planlegge. I økende grad er de den som forsto markedet godt nok til å vite at det var bedre å vente.
Fleksibilitet er ikke det motsatte av planlegging
At OnePlan, bygger vi digitale tvillinger som hjelper organiseringskomiteer med å tilpasse seg trygt i sanntid, fordi ingen plan, uansett hvor nøye konstruert, overlever kontakten med virkeligheten uendret. Verdien av et levende, delt driftsbilde er ikke at det forhindrer endring, men at det lar deg reagere på endringer uten å miste kontrollen over det større bildet.
Denne turen var min personlige påminnelse om det samme prinsippet. Å ha en plan for ikke å planlegge er ikke fravær av strategi. Det er en strategi som anerkjenner usikkerhet og bygger fleksibilitet inn i tilnærmingen fra starten av. Noen ganger, spesielt i en verden som stadig forandrer seg, er det den mest intelligente planen av alle.
