Planificar un solo lugar para eventos es bastante complejo. Pero cuando tu evento se celebra en varias ubicaciones o eres responsable de un recinto que albergará diferentes tipos de eventos, los desafíos se multiplican rápidamente.
Para los organizadores, esto a menudo implica gestionar un sinfín de hojas de cálculo y archivos dispersos, realizar repetidas visitas al sitio que agotan los presupuestos y coordinarse con las partes interesadas, que pueden estar trabajando con diferentes versiones del plan. La falta de comunicación es frecuente, los riesgos aumentan y los equipos se ven obligados a trabajar a tiempo para completar todo.
Por esta razón, el OnePlan Está diseñada para simplificar la planificación multisitio. Ya sea que esté coordinando un festival que abarque toda la ciudad, un mercado que abarque diferentes localidades, una carrera ciclista de varias etapas o el evento deportivo más grande del mundo, nuestra plataforma le brinda las herramientas para planificar cada sitio desde un solo lugar.
Aquí hay 5 razones OnePlan software de planificación de eventos Está diseñado para la planificación de eventos en múltiples sitios.
1. Planificación centralizada en cada sitio
Uno de los mayores desafíos en la planificación de múltiples sitios es mantener a todos los miembros del equipo y las partes interesadas alineados. Con OnePlan, todas las ubicaciones se unen en una única plataforma, por lo que todos trabajan siempre con la misma versión de los planos.
Un buen ejemplo son los mercados de promociones de LSD en el Reino Unido, que tienen lugar en varias ciudades a lo largo del año. OnePlanGestionan la distribución, la infraestructura y las operaciones de una gran variedad de eventos: desde encendidos de luces navideños y festivales gastronómicos hasta ferias de otoño, mercados artesanales y celebraciones estacionales como los mercados de Navidad y Halloween. Sus sedes abarcan todo el Reino Unido, incluyendo Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon y muchas más.
Al planificar todos estos eventos en OnePlanLos organizadores mantienen cada detalle centralizado y preciso. Ya sea la planificación de los puestos, la asignación de infraestructura o la coordinación con los socios locales, todo el plan se concentra en un solo lugar, lo que brinda a su equipo la flexibilidad para ofrecer decenas de mercados y festivales únicos sin perder de vista el panorama general.
A mayor escala, los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de París 2024 usado OnePlan planificar las 49 sedesEn todo el Comité Organizador, 46 unidades de negocio diferentes pudieron colaborar directamente en la plataforma, trabajando juntas en todo, desde las zonas de afluencia de público hasta la ubicación de la infraestructura.
No se trataba solo de estadios y arenas permanentes. París 2024 también incluyó sedes temporales y centros multievento como la Plaza de la Concordia, que albergó breakdance, BMX estilo libre, skateboarding y baloncesto 3x3.
Es fácil cambiar entre diferentes deportes, diferentes campos de juego, para diferentes sesiones en diferentes lugares, todo con solo pulsar un botón. Esta flexibilidad es vital para eventos multideportivos.
Planificación de múltiples deportes Dentro del mismo sitio se agregaron capas de complejidad, cada una con sus propias necesidades de infraestructura, flujos de espectadores y consideraciones de seguridad. OnePlan permitió a los equipos gestionar todas estas variaciones en un único plan centralizado, garantizando que los estadios temporales y de usos múltiples fueran tan detallados y precisos como los estadios más grandes.
Al gestionar todo desde un solo lugar, París 2024 logró un ahorro de tiempo de hasta el 80 % en comparación con los métodos tradicionales. Y lo que es más importante, brindó a todas las partes interesadas la confianza de que los planes con los que trabajaban eran precisos y estaban actualizados, lo que redujo drásticamente el riesgo de errores.
2. Ahorre tiempo y dinero con menos visitas al sitio
Los eventos con múltiples sedes a menudo requieren largos días de viaje solo para revisar los diseños o actualizar los mapas. Ese tiempo se acumula rápidamente, pero con OnePlanLos organizadores pueden reducir significativamente las visitas al sitio y aún así planificar con confianza.
El Tour de Gran Bretaña y el Women's Tour son claros ejemplos. Estas carreras abarcan más de 1,300 kilómetros, cruzando decenas de pueblos y ciudades, con cientos de empleados y voluntarios para coordinarlas. Antes OnePlanLas visitas al sitio eran frecuentes y requerían mucho tiempo. Ahora, los organizadores han reducido las visitas al sitio en un 75 %, ahorrando alrededor de 300 horas de planificación al año.
Esta eficiencia ha triplicado la rentabilidad de la inversión, con un ahorro anual de entre 8 y 10 €. Además del ahorro financiero, también ha supuesto la reducción de 2.2 toneladas de emisiones de CO₂, lo que demuestra que una planificación más inteligente también puede ser más sostenible.
3. Herramientas adaptadas a tu deporte o sector
No hay dos eventos iguales y los eventos que se realizan en varios sitios suelen tener requisitos muy específicos según la actividad. OnePlan Incluye las herramientas exactas que los organizadores necesitan para su sector.
Para Triatlón mundialEsto ha sido esencial. El federación usos OnePlan para planificar sus eventos internacionales de triatlón, que requieren diseños detallados de rutas de natación, ciclismo y carrera, así como zonas de seguridad, barreras y despliegue de voluntarios.
Al planificar directamente en la plataforma, los organizadores garantizan que se tenga en cuenta cada detalle y que todos los participantes puedan visualizar las mismas rutas y áreas operativas. Este nivel de precisión genera confianza y garantiza una ejecución más fluida del evento en todas las sedes.
No hay dos eventos iguales y los eventos que se llevan a cabo en varios sitios suelen tener requisitos muy específicos según el deporte o la actividad. OnePlan Se puede personalizar para incluir las herramientas exactas que los organizadores necesitan para su sector.
4. Mejora de la colaboración entre las partes interesadas
Los eventos a gran escala que se llevan a cabo en múltiples sedes involucran a una amplia gama de colaboradores: ayuntamientos, equipos de seguridad, proveedores y voluntarios, por nombrar solo algunos. Con tantas personas que contribuyen al proceso de planificación, la falta de comunicación puede fácilmente arruinar incluso los planes mejor trazados.
Ahí es donde OnePlan para tu equipo Este paquete permite a los organizadores colaborar en tiempo real, con varias personas editando el mismo plan de evento juntas. Los equipos pueden asignar diferentes niveles de permisos (para que miembros, administradores y propietarios tengan el acceso adecuado) y hacer que los cambios sean visibles al instante para todos los involucrados.
Los organizadores también pueden compartir enlaces de solo lectura con las partes interesadas que no necesitan permisos de edición, mientras que se puede invitar a proveedores y socios al plan para que instalen la infraestructura directamente. Cada actualización se registra en el mismo espacio de trabajo central, por lo que no hay riesgo de trabajar con versiones obsoletas ni de manipular archivos conflictivos.
El resultado es una colaboración fluida en todas las sedes. Los equipos trabajan con mayor eficiencia, las partes interesadas se mantienen coordinadas y los proveedores tienen la confianza de trabajar con planes precisos y actualizados. En eventos a gran escala con múltiples componentes, este nivel de colaboración transforma la planificación de un proceso fragmentado en una operación unificada y transparente.
5. Reducir el riesgo con precisión centimétrica
Al planificar en varios sitios, los riesgos son mayores: desde flujos de multitudes mal calculados hasta peligros de seguridad o errores de adquisición. OnePlan ayuda a los organizadores a mitigar esos riesgos a través de sus herramientas de mapeo SIG con precisión centimétrica.
En París 2024, esta precisión fue vital. Desde la distribución de los asientos hasta la logística del transporte y las medidas de seguridad del público, la precisión centimétrica permitió que cada objeto, desde las barreras hasta los aparcabicicletas, se colocara exactamente donde debía estar.
La misma precisión es igualmente importante para eventos de carretera como el Tour de Gran Bretaña. Trazar más de 1,300 kilómetros de carrera requiere más que simplemente mapear la ruta. Los organizadores deben diseñar zonas seguras para los espectadores, cierres de carreteras, puestos de comisarios y áreas para equipos a lo largo del recorrido. Mediante el uso de OnePlanPueden planificar cada etapa con precisión, garantizando que se gestionen los flujos de multitudes, se reduzcan los riesgos y los cambios de último momento se puedan actualizar rápidamente para que todos los vean.
Ya sea un megaevento en varios lugares, un festival que abarca toda la ciudad, una serie de mercados regionales o un triatlón multidisciplinario, OnePlanEl mapeo de precisión hace que la reducción de riesgos sea una parte integral del proceso de planificación.
Creado para cada evento, en cualquier lugar.
Ya sea que su evento abarque varias ciudades o su lugar necesite albergar un calendario diverso de eventos, OnePlan Está diseñado para simplificar, agilizar y hacer más colaborativa la planificación. Desde los eventos deportivos más grandes del mundo hasta giras regionales, festivales urbanos y mercados locales, los organizadores ya están ahorrando tiempo, reduciendo costes y riesgos con nuestra plataforma.
Comience a planificar sus eventos multisitio de manera más eficiente, con hasta 50 objetos por evento incluidos en su plan gratuito.
