El Tour de Gran Bretaña y el Tour Femenino se separan del viejas formas de planificar carreras ciclistas para utilizarlas en su lugar. OnePlan. Planifica el evento nacional de varias etapas en nuestra plataforma precisa y fácil de usar, ahorrando cientos de horas en planificación, aumentando la eficiencia e impulsando la sostenibilidad.
Cada año, innumerables voluntarios, trabajadores, espectadores, 20 equipos y 120 ciclistas se reúnen para el Tour de Gran Bretaña , el evento ciclista más grande y prestigioso del Reino Unido. El Tour de Gran Bretaña cubre 1,352 kilómetros (840 millas) en ocho etapas. La carrera comienza en Escocia y recorre Inglaterra, finalizando en uno de los puntos más meridionales, The Needles en la Isla de Wight. Si bien la energía de la carrera seguramente acelera el pulso, la planificación y la infraestructura detrás de escena no deberían ser un problema.
SweetSpot , una empresa de eventos deportivos que apoya las carreras ciclistas más importantes de Gran Bretaña, se encarga de que cada detalle logístico se desarrolle según lo previsto . La compleja organización de la ubicación de proveedores y vehículos, los protocolos de seguridad, las carpas, las etapas y las líneas de salida y llegada están bajo su control. Todo ello debe presentarse en una sesión informativa detallada y estructurada a los ciclistas profesionales que forman parte del circuito de carreras de la Unión Ciclista Internacional (UCI), el organismo rector mundial del ciclismo.
Para garantizar el cumplimiento y cumplimiento de actualizado UCI 2021 regulaciones de seguridad, Sweetspot ahora está usando OnePlan, la única plataforma dedicada a la planificación de eventos ciclistas.
Una reducción del 75 % en las visitas al sitio y un ahorro de costos que ofrece un retorno de la inversión (ROI) triple
Usos del punto dulce OnePlan para ahorrar una cantidad significativa de tiempo y costos al personal en la planificación del Tour de Gran Bretaña y el Tour Femenino. Históricamente, sus procesos dependían de que las autoridades y lugares locales enviaran archivos DWG para usarlos como mapa base, cuya aprobación podía tardar semanas. Ahora con OnePlan, pueden comenzar a planificar de inmediato y sin la necesidad de especialistas en CAD, acelerando en semanas el proceso de revisión y aprobación con sus partes interesadas.
El uso de OnePlan significa que el Tour de Gran Bretaña y el Tour femenino se pueden planificar de manera más eficiente, con distancias medidas automáticamente y con precisión dentro del producto. Estas eficiencias han llevado a una reducción estimada del 75% en las visitas al sitio y a un ahorro de costos de £8-10 000 por año en la subcontratación reducida de especialistas en CAD, lo que representa un ROI de 3x mediante el uso OnePlan.
El objetivo: agilizar la planificación con un mapa intuitivo y compartible
Si bien había muchas plataformas de software para registro, marketing e invitaciones en el mercado, ninguna era lo suficientemente específica como para proporcionar una imagen compartible de la ubicación de los eventos con una amplia gama de partes interesadas desde una única plataforma.
Los procesos manuales consumían mucho tiempo y añadían gastos.
- Control de versiones
- Normalización
- Tiempo de viaje a las zonas escénicas.
"Tendría que hablar con cada autoridad de cada lugar del archivo DWG de su mapeo local, que está disponible para todo el país", dice Rob. "Luego le pedía a nuestro experto en CAD que hiciera un mapa basado en mis bocetos, lo que implicaba demasiados ida y vuelta".
Hubo numerosos cambios y ediciones de última hora, lo que generó costos adicionales, ya que cada vez que Rob solicitaba una edición, se le cobraba un cargo extra. “Fue un proceso largo y costoso. No era lo ideal”.
Además, cada versión parece muy similar, por lo que el control de versiones siempre fue un problema. Para cada PDF, existe el proceso para crearlo, etiquetarlo y enviarlo por correo electrónico a las personas adecuadas para recibir sus comentarios y luego comenzar el proceso de actualización nuevamente.
Una mejor manera de planificar
Avance rápido hasta el Tour de Gran Bretaña de este año usando OnePlan: el mapa se actualiza automáticamente y todos tienen acceso. Según Rob, la curva de aprendizaje fue mínima, no requirió conocimientos de programación y compensó con creces los costos de subcontratar diseños CAD.
"Con OnePlan, los planes están listos con seis meses de antelación y son 'cosas vivas' hasta el día antes de la carrera en lugar de semanas antes”.
Rob Kennison
Director final, SweetSpot
En este momento, ocho usuarios de SweetSpot están usando OnePlan para planificar los eventos y más de cien contratistas y proveedores, incluidos varios proveedores y partes interesadas de numerosas organizaciones, están utilizando el plan de eventos en su preparación e instalación. Además de la facilidad de acceso, más de 150 íconos específicos de ciclismo de arrastrar y soltar garantizan la facilidad de uso para la ubicación de:
- Carpas y barras en el área de hostelería o expos.
- Cocinas y camiones frigoríficos para los proveedores.
- Esgrima
- Colocación de podios, barreras y medidas de seguridad.
- Disposición para exposiciones, puntos de reunión y zonas técnicas de llegada con unidades de control de eventos.
- Unidades móviles como vehículos recreativos para reuniones y un área de bienestar para la tripulación.
- Capacidad de aparcamiento en espacios reducidos y zonas VIP
- Áreas de cámaras para producción de TV.
Ahorrar 300 horas para planificar el evento de varias etapas
El uso de OnePlan, Rob y su equipo no sólo ahorraron costes sino que también redujeron las visitas al sitio y los viajes a la mitad, lo que podría tomar siete horas de ida y vuelta en automóvil para solo una de las siete etapas.
Además, mientras que Rob alguna vez pasó tres días dibujando cada etapa antes de incorporar las ediciones, ahora ha refinado el proceso a un día y medio, ahorrándose casi 300 horas en el proceso.
OnePlan También ha aumentado los esfuerzos de sostenibilidad de la agencia para ahorrarles las emisiones adicionales que emite cada visita al sitio. “Agregue el precio del combustible y el costo ambiental, y es mejor que viajar en automóvil para reuniones que puedo llevar a cabo con la misma facilidad desde casa mientras trabajo en OnePlan."
“Lo positivo es que puedo estar en una reunión remota del equipo, compartir mi pantalla y mostrar un elemento sin tener que pasar por muchas visitas solo para medir espacios. Tengo el artículo para el podio, sé de qué tamaño es y puedo ponerlo en el OnePlan mapa para ver si se ajusta a las especificaciones, lo cual cambia las reglas del juego”, repite Rob.
Necesitar menos visitas al sitio para el Tour de Gran Bretaña y el Tour Femenino ofrece un beneficio real de sostenibilidad. Rob dice: "Nuestros cálculos muestran que ahora se necesitan un 75% menos de visitas al sitio, utilizando OnePlan también reduce nuestro CO2 emisiones en 2.2 toneladas por año”.
"Nuestros cálculos muestran que ahora que se necesitan un 75% menos de visitas al sitio, utilizando OnePlan También reduce nuestras emisiones de CO2 en 2.2 toneladas al año."
Rob Kennison
Director final, SweetSpot
Cuando el primer ciclista cruce la línea de meta en el Tour de Gran Bretaña de este año, Rob y su equipo ya estarán pensando en la prueba del año siguiente. Se dedican miles de horas a planificar un evento de este tamaño con múltiples etapas, cientos de ciclistas y miles de asistentes, que se extiende por todo el Reino Unido. Se ha vuelto mucho más fácil con OnePlan. "Es fantástico saber que todas las instalaciones específicas de la carrera están en posición para cada etapa y que también podemos superar las regulaciones más recientes de la UCI".