Halloween Town هو حدث مجتمعي سنوي يقام في إيجل ماونتن سيتي بولاية يوتا، ويدعو الشركات المحلية للمشاركة من خلال إنشاء أكشاك مزينة بشكل إبداعي لعيد الهالوين وتوزيع الحلوى والحلويات على الأطفال المحليين. يجمع الحدث الذي يستمر يومًا واحدًا 3,000 شخص سنويًا حيث يستمتع السكان المحليون بخدعة أو حلوى وحديقة للحيوانات الأليفة ومعرض للسيارات وعروض فرق الرقص المحلية من المجتمع.
تحدثنا إلى Dawn Hancock، مدير الأحداث في Eagle Mountain City، الذي وجد OnePlan بعد الإحباط من البرامج المصممة فقط للأماكن الداخلية ذات الميزات المحدودة.
الانتقال من التخطيط غير المنظم إلى التخطيط الدقيق
قبل OnePlan، كان على Dawn الاعتماد على أدوات غير متخصصة وغير تعاونية. لم يكن هذا الأمر مستهلكًا للوقت ومملًا فحسب، بل شعرت أن التصميم غالبًا ما يبدو غير احترافي.
يقول داون: قبل أن تكتشف OnePlan، تضمنت عمليتي التقاط لقطة شاشة لمتنزهي باستخدام خرائط Google ثم استيرادها إلى Publisher لبدء إنشاء تخطيط الحدث الخاص بي. ومع ذلك، واجهت العديد من التحديات مع هذا النهج.
أثناء التخطيط للحدث، كانت داون تتعاون مع حوالي 30 إلى 40 بائعًا مما تسبب لها في إجهاد كبير. تذكر الأثر الذي أحدثه ذلك على أحداثها.
"أتساءل كيف يمكننا استيعاب كل هؤلاء الأشخاص في المساحة المتاحة. كنا في بعض الأحيان نكتظ بالمنطقة، مما يؤدي إلى عدم التنظيم، أو قد نشعر بالفراغ إذا اضطررت إلى الحد من التسجيلات بسبب المخاوف المتعلقة بالمساحة.
وتتابع: "الآن، يمكنني أن أحدد بدقة عدد البائعين الذين يمكننا استيعابهم وترتيب إعداداتهم على النحو الأمثل".
لحسن الحظ، حصل Dawn على فوائد فورية باستخدامه OnePlan ووقعت في حب البرنامج الذي يمكنه استيعاب تخطيطات الأحداث في حديقة خارجية. "أجد أنه من المفيد للغاية أن أتمكن من إنشاء تخطيط الحدث الخاص بي لتوسيع نطاق استخدامه OnePlan"، كما تقول.
"تُغير هذه الميزة قواعد اللعبة لأنها تزودني بمعرفة دقيقة بالمساحة المتاحة، ويمكنني أيضًا العمل على صورة حديثة للمنتزه. وأنا أقدر بشكل خاص أيقونات الخيام، والمناطق بلا حدود، ومسارات المشي والقيادة المختلفة، وخيار تسمية الأيقونات - فقط لتسليط الضوء على عدد قليل من الأدوات الرائعة المتاحة لي.
فخورون بالجودة الجديدة لخطط الموقع
قد يبدو إنشاء خطط أحداث احترافية لمشاركتها مع أصحاب المصلحة والبائعين والموردين والحاضرين أمرًا شاقًا. مع OnePlanقدرات رسم خرائط نظم المعلومات الجغرافية الحديثة ولدينا ميزة تصدير العرض التقديمي لم يكن إنشاء الخطط الاحترافية أسهل من أي وقت مضى. وهذا يعني أنه يمكن مشاركة خطة حدث Halloween Town مع أصحاب المصلحة المحليين، عن طريق تصدير عرض تقديمي للخطة عبر "لقطات شاشة" لكل عرض تخطيط.
"OnePlan "يُبسِّط العملية، ولكن أيضًا يرفع مستوى الاحتراف والجودة والتفاصيل في تخطيط الموقع."
داون هانكوك
مدير الأحداث، إيجل ماونتن سيتي
مع OnePlan، تشعر داون بثقة أكبر في تقديم الحدث الخاص بها إلى المجتمع. تقول:OnePlan لقد عزز ثقتي بشكل كبير في مظهر تخطيطاتي، مما سمح لي بإنشاء تصميم شامل يتضمن العناصر التي أحتاجها.
"لقد ولت أيام إنشاء تخطيطات منفصلة للإطفاء والشرطة والمرافق والإدارات الأخرى. والآن، يمكنني إنشاء مخطط واحد وشامل وأقدمه بفخر في الاجتماعات التي تضم جميع الأطراف ذات الصلة،" يتابع داون.
توفير الوقت بنسبة 70% بفضل OnePlan
إن التخطيط لحدث باستخدام الأساليب التقليدية التي عفا عليها الزمن يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا. اعتادت Dawn على إنشاء خرائط منفصلة لكل من البائعين والمرافق والموظفين لديها، ولكنها الآن تضع الجميع على نفس الخريطة وتوزع الخطة بسهولة.
"كان الأمر يستغرق مني ما يقرب من 8 إلى 10 ساعات لحدث أكبر. ويستلزم ذلك إنشاء عدة خرائط مختلفة لأصحاب المصلحة المختلفين. وتقول: "أستطيع الآن إنشاء خريطة شاملة للجميع في غضون ساعات قليلة".
"أخطط لأكثر من 20 حدثًا سنويًا. سوف أستخدم OnePlan حصريًا وبتفاصيل أكبر بكثير من الآن فصاعدًا.
وهذا يعني أن مدينة إيجل ماونتن قد حققت توفيرًا هائلاً في الوقت بنسبة 70% ، مما يسمح لدون بقضاء المزيد من الوقت في أجزاء أخرى من عملية تخطيط الفعاليات الخاصة بها.
أدت كفاءات وقت Dawn إلى ما يقدر بـ 5x العائد على الاستثمار في الشهر OnePlan ينفق. تقول: "من الآمن أن نقول استخدامًا OnePlan يوفر لنا آلاف الدولارات".
انضم إلى Dawn وفريق Eagle Mountain City مخططو الأحداث الآخرون بما في ذلك سيلفرستون, جولة في بريطانيا, ماراثون بيروت وغيرهم الكثير ممن يتمتعون بكفاءة الوقت وتوفير التكاليف والعائد الصحي على الاستثمار باستخدام OnePlan.
خطة شاملة واحدة لمشاركتها مع الفريق والبائعين
يعد التعاون مع فريقك والموردين والإدارة المحلية أمرًا بالغ الأهمية لتنفيذ حدث ناجح. وصفت داون عملية مشاركتها معنا قائلة: "خلال الاجتماعات، كان علينا مناقشة الحدث صفحة تلو الأخرى. والآن، أقوم بإنشاء خريطة شاملة واحدة تغطي الحدث بأكمله، وتستوعب جميع أصحاب المصلحة.
"يمكنني بعد ذلك مشاركة هذا التصميم الفردي عبر البريد الإلكتروني والإجابة على أي أسئلة أو مخاوف تنشأ بطريقة أكثر كفاءة."
مع OnePlanروابط العرض فقط و إدارة البائعين الأدوات، يمكن لمخططي الأحداث تبسيط عملية الاتصال. يمنح رابط العرض فقط المخططين القدرة على إنشاء رابط عرض فقط قابل للمشاركة لخطة الحدث الخاصة بك، بحيث يمكن لأي شخص فتحه دون الحاجة إلى OnePlan تسجيل الدخول أو القدرة على تعديل خطط الحدث الخاص بك.
يتيح استخدام ميزات إدارة البائعين لمخططي الأحداث إدخال معلومات عن كل كائن يتم وضعه مثل اسم البائع والتكلفة والتوفر ومتطلبات الطاقة وغير ذلك الكثير.
تساعد هذه الميزات Dawn وفريقها على العمل بشكل وثيق مع قسم المتنزهات والشركات المحلية والمدارس المحلية وغرفة التجارة والشركات الكبرى (بما في ذلك Meta). ووجدت مشاركة السلطات المحلية وفريقها أمرًا سهلاً، قائلة: "الميزات الشاملة التي يقدمها OnePlan "تمكنني من توضيح وضع جميع مكونات الحدث بشكل دقيق مما يعزز عملية التخطيط الخاصة بي."
وتضيف داون: "كما يضمن ذلك أنني قادر على تقديم وثائق مفصلة لأغراض الحصول على التصاريح، مما يسهل عملية الموافقة بشكل أكثر سلاسة وتبسيطًا مع السلطات المعنية".
"شكرا ل OnePlan، يمكنني دائمًا تقديم تخطيطات أحداث استثنائية وجذابة بصريًا لا تلبي توقعات فريقي والموردين وأصحاب المصلحة فحسب، بل غالبًا ما تتجاوزها."
داون هانكوك
مدير الأحداث، إيجل ماونتن سيتي
تجربة استخدام إيجل ماونتن سيتي OnePlan يوضح أهمية استخدام برنامج شامل متكامل لتخطيط الأحداث. مع OnePlan، تستطيع Dawn وفريقها رسم تخطيط الحدث الخاص بهم بسهولة ودقة ومشاركته بين الأقسام والشركاء المختلفين. ابدأ بالتخطيط لحدثك القادم وقم بالتسجيل مجانًا اليوم!