تنفصل جولة بريطانيا وجولة السيدات عن الطرق القديمة لتخطيط سباق الدراجات لاستخدامها بدلاً من ذلك OnePlan. إنها تخطط للحدث الوطني متعدد المراحل في منصتنا الدقيقة وسهلة الاستخدام، مما يوفر مئات الساعات في التخطيط، ويزيد الكفاءة ويعزز الاستدامة.
في كل عام، يجتمع عدد لا يحصى من المتطوعين والعمال والمتفرجين، بالإضافة إلى 20 فريقًا و120 دراجًا، للمشاركة في طواف بريطانيا ، أكبر وأعرق سباق دراجات في المملكة المتحدة. يمتد طواف بريطانيا لمسافة 1,352 كيلومترًا (840 ميلًا) موزعة على ثماني مراحل. يبدأ السباق في اسكتلندا، ويتجه جنوبًا عبر إنجلترا، وينتهي عند إحدى أقصى النقاط الجنوبية، وهي منطقة نيدلز في جزيرة وايت. وبينما من المؤكد أن حماس السباق سيُثير حماس الجماهير، فإن التخطيط والبنية التحتية وراء الكواليس لا ينبغي أن يكونا كذلك.
تتولى شركة SweetSpot ، المتخصصة في تنظيم الفعاليات الرياضية ودعم أكبر سباقات الدراجات في بريطانيا، مسؤولية ضمان سير جميع التفاصيل اللوجستية وفقًا للخطة الموضوعة. وتشمل مسؤولياتها التنسيق الدقيق لمواقع البائعين والمركبات، وبروتوكولات السلامة، والخيام، والمراحل، وخطوط البداية والنهاية. ويجب تقديم كل ذلك في عرض تقديمي مفصل ومنظم للدراجين المحترفين كجزء من جولة سباقات الاتحاد الدولي للدراجات (UCI)، الهيئة العالمية المنظمة لرياضة الدراجات.
للتأكد من الالتزام والتقيد بها تحديث UCI 2021 لوائح السلامة، يستخدم Sweetspot الآن OnePlan، المنصة الوحيدة المخصصة لتخطيط أحداث ركوب الدراجات.
تخفيض بنسبة 75% في زيارات الموقع، وتوفير في التكاليف مما يوفر عائدًا على الاستثمار يصل إلى 3 أضعاف
يستخدم SweetSpot OnePlan لتوفير وقت وتكلفة كبيرة للموظفين للتخطيط لجولة بريطانيا وجولة السيدات. تاريخيًا، اعتمدت عملياتها على السلطات المحلية والأماكن التي تقدم ملفات DWG لاستخدامها كخريطة أساسية، الأمر الذي قد يستغرق أسابيع للموافقة عليه. الان مع OnePlanيمكنهم البدء في التخطيط فورًا ودون الحاجة إلى متخصصين في التصميم بمساعدة الكمبيوتر (CAD)، مما يؤدي إلى تسريع عملية المراجعة والموافقة مع أصحاب المصلحة خلال أسابيع.
باستخدام OnePlan يعني أنه يمكن التخطيط لجولة بريطانيا وجولة السيدات بشكل أكثر كفاءة، مع قياس المسافات تلقائيًا بدقة داخل المنتج. وقد أدت هذه الكفاءات إلى انخفاض يقدر بنحو 75% في زيارات المواقع وتوفير مباشر في التكاليف يتراوح بين 8 و10 آلاف جنيه إسترليني سنويًا نتيجة تقليل الاستعانة بمصادر خارجية لمتخصصي التصميم بمساعدة الحاسوب، وهو ما يمثل عائدًا على الاستثمار بمقدار 3 أضعاف باستخدام OnePlan.
الهدف: تبسيط التخطيط باستخدام خريطة واحدة سهلة الاستخدام وقابلة للمشاركة
على الرغم من وجود الكثير من منصات البرامج للتسجيل والتسويق والدعوات في السوق، لم يكن أي منها محددًا بما يكفي لتوفير رؤية قابلة للمشاركة لمواضع الأحداث مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة من منصة واحدة.
كانت العمليات اليدوية تستغرق وقتا طويلا ونفقات إضافية
- التحكم في الإصدار
- التقييس
- وقت السفر إلى مناطق المسرح
يقول روب: "يجب أن أتحدث إلى كل سلطة فيما يتعلق بملف DWG الخاص بكل مكان لخرائطهم المحلية، وهو متاح للبلد بأكمله". "ثم سأطلب من خبير التصميم بمساعدة الكمبيوتر (CAD) لدينا أن يرسم خريطة بناءً على رسوماتي التي تتضمن الكثير من الحركة ذهابًا وإيابًا."
كانت هناك تغييرات وتعديلات عديدة في اللحظات الأخيرة، مما زاد من التكاليف الإضافية، إذ كان روب يدفع رسومًا إضافية في كل مرة يطلب فيها تعديلًا. "كان الأمر يستغرق وقتًا طويلًا ومكلفًا. ليس مثاليًا."
بالإضافة إلى ذلك، يبدو كل إصدار متشابهًا إلى حد كبير، لذا كان التحكم في الإصدار يمثل مشكلة دائمًا. بالنسبة لكل ملف PDF، هناك عملية إنشاءه وتصنيفه وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص المناسبين للحصول على تعليقاتهم ثم بدء عملية التحديث مرة أخرى.
طريقة أفضل للتخطيط
تقدم سريعًا لجولة بريطانيا لهذا العام باستخدام OnePlan: يتم تحديث الخريطة تلقائيًا ويمكن للجميع الوصول إليها. وفقًا لروب، كان منحنى التعلم في حده الأدنى، ولم يتطلب أي معرفة بالبرمجة وكان أكثر من تعويض تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لتصميمات CAD.
"مع OnePlan، الخطط جاهزة قبل ستة أشهر، وهي "كائن حي" حتى اليوم السابق للسباق بدلاً من الأسابيع السابقة له.
روب كينيسون
مدير النهاية، SweetSpot
في الوقت الحالي، يستخدم ثمانية مستخدمين في SweetSpot OnePlan للتخطيط للأحداث، ويستخدم أكثر من مائة مقاول ومورد، بما في ذلك العديد من البائعين وأصحاب المصلحة عبر العديد من المؤسسات، خطة الحدث في إعدادها وتركيبها. بالإضافة إلى سهولة الوصول، يضمن أكثر من 150 رمزًا خاصًا بالسحب والإفلات لركوب الدراجات سهولة الاستخدام لوضع:
- الخيام والحانات في منطقة الضيافة أو المعارض
- مطابخ وشاحنات مبردة للموردين
- سياج
- وضع المنصات والحواجز وإجراءات السلامة
- تخطيط للمعارض وأماكن الاجتماعات ومناطق النهاية الفنية مع وحدات التحكم في الأحداث
- وحدات متنقلة مثل المركبات الترفيهية للاجتماعات ومنطقة رعاية الطاقم
- القدرة على ركن السيارات في الأماكن الضيقة ومناطق كبار الشخصيات
- مناطق الكاميرا للإنتاج التلفزيوني
توفير 300 ساعة للتخطيط لحدث متعدد المراحل
باستخدام OnePlan، لم يقم روب وفريقه بتوفير التكاليف فحسب، بل خفضوا زياراتهم للموقع والسفر إلى النصف، الأمر الذي قد يستغرق سبع ساعات ذهابًا وإيابًا بالسيارة لمرحلة واحدة فقط من المراحل السبع.
بالإضافة إلى ذلك، حيث قضى روب ذات مرة ثلاثة أيام في الرسومات لكل مرحلة قبل دمج التعديلات، فقد قام بتحسين العملية إلى يوم ونصف، مما يوفر على نفسه ما يقرب من 300 ساعة في هذه العملية.
OnePlan كما أدى أيضًا إلى زيادة جهود الاستدامة التي تبذلها الوكالة من خلال توفير الانبعاثات الإضافية التي تنبعث منها كل زيارة للموقع. "أضف سعر الوقود والأضرار البيئية، وهذا يتفوق على السفر في السيارة لحضور الاجتماعات التي يمكنني إجراؤها بسهولة من المنزل أثناء العمل في OnePlan".
"الأمر الإيجابي هو أنني أستطيع أن أكون في اجتماع فريق عن بعد، ومشاركة شاشتي وعرض عنصر ما دون الحاجة إلى الخضوع للعديد من الزيارات فقط لقياس المساحات. لقد حصلت على العنصر المخصص للمنصة، وأعرف حجمه، ويمكنني وضعه على المنصة OnePlan خريطة لمعرفة ما إذا كانت تناسب المواصفات، وهو ما يغير قواعد اللعبة،" يكرر روب.
إن الحاجة إلى عدد أقل من الزيارات الميدانية لجولة بريطانيا وجولة النساء توفر فائدة حقيقية للاستدامة. يقول روب: "تُظهر حساباتنا أنه مع انخفاض الحاجة إلى زيارات للموقع بنسبة 75%، أصبح استخدام OnePlan يقطع أيضًا ثاني أكسيد الكربون الخاص بنا2 الانبعاثات بمقدار 2.2 طن سنويًا.
"تُظهر حساباتنا أنه مع انخفاض عدد زيارات الموقع بنسبة 75%، أصبح استخدام OnePlan كما يخفض انبعاثات ثاني أكسيد الكربون لدينا بمقدار 2 طن سنويًا.
روب كينيسون
مدير النهاية، SweetSpot
عندما يعبر الدراج الأول خط النهاية في جولة بريطانيا هذا العام، سيفكر روب وفريقه بالفعل في تنظيم حدث العام التالي. هناك آلاف الساعات التي يستغرقها التخطيط لحدث بهذا الحجم بمراحل متعددة، ومئات من راكبي الدراجات، وآلاف الحضور، في جميع أنحاء المملكة المتحدة. لقد أصبح الأمر أسهل بكثير مع OnePlan. "إنه لأمر رائع أن نعرف أن جميع المرافق الخاصة بالسباق موجودة في كل مرحلة، ويمكننا تجاوز أحدث لوائح الاتحاد الدولي للدراجات أيضًا."