يُعدّ تخطيط موقع فعالية واحدة أمرًا معقدًا. ولكن عندما تُقام فعاليتك في مواقع متعددة أو تكون مسؤولاً عن مكان يستضيف أنواعًا مختلفة من الفعاليات، تتضاعف التحديات بسرعة.
بالنسبة للمنظمين، غالبًا ما يعني هذا التعامل مع جداول بيانات لا حصر لها وملفات متناثرة، والقيام بزيارات متكررة للمواقع، مما يُستنزف الميزانيات، والتنسيق مع الجهات المعنية التي قد تعمل وفق نسخ مختلفة من الخطة. سوء التواصل شائع، وتزداد المخاطر، وتُترك الفرق تُكافح لإنجاز كل شيء في الوقت المحدد.
لهذا OnePlan صُمم هذا النظام لتسهيل تخطيط المواقع المتعددة. سواءً كنت تُنسق مهرجانًا على مستوى المدينة، أو سوقًا يمتد بين مدن مختلفة، أو سباق دراجات متعدد المراحل، أو أكبر حدث رياضي في العالم، فإن منصتنا تُوفر لك الأدوات اللازمة لتخطيط كل موقع في مكان مركزي واحد.
وهنا 5 أسباب OnePlan برامج تخطيط الأحداث تم تصميمه لتخطيط الأحداث في مواقع متعددة.
1. التخطيط المركزي في كل موقع
أحد أكبر التحديات في التخطيط متعدد المواقع هو الحفاظ على توافق جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. OnePlanتتجمع جميع المواقع في منصة واحدة، لذلك يعمل الجميع دائمًا من نفس إصدار الخطط.
ومن الأمثلة الجيدة على ذلك أسواق LSD Promotions في المملكة المتحدة، التي تُقام في عدة مدن وبلدات على مدار العام. OnePlanيديرون التصميمات والبنية التحتية والعمليات لمجموعة واسعة من الفعاليات: من احتفالات إضاءة عيد الميلاد ومهرجانات المأكولات والمشروبات، إلى معارض الخريف وأسواق الحرف اليدوية والاحتفالات الموسمية مثل أسواق عيد الميلاد والهالوين. تمتد مواقعهم في جميع أنحاء المملكة المتحدة، بما في ذلك بيلستون، وبرمنغهام، وأكسفورد، وتامورث، ووترسايد، وولفرهامبتون، وباث، وسوانسي، وستراتفورد أبون آفون، وغيرها الكثير.
من خلال التخطيط لجميع هذه الأحداث في OnePlanيحافظ المنظمون على دقة جميع التفاصيل وتركيزها. سواءً كان الأمر يتعلق بتخطيط الأكشاك، أو تخصيص البنية التحتية، أو تنسيق الشركاء المحليين، فإن كل خطة تُجمع في مكان واحد، مما يمنح فريقهم المرونة اللازمة لتنظيم عشرات الأسواق والمهرجانات الفريدة دون إغفال الصورة الأكبر.
على نطاق أوسع، ستقام دورة الألعاب الأولمبية والبارالمبية في باريس عام 2024 مستعمل OnePlan للتخطيط لجميع الأماكن الـ 49تمكنت 46 وحدة أعمال مختلفة، من خلال اللجنة المنظمة، من التعاون بشكل مباشر عبر المنصة، والعمل معًا في كل شيء بدءًا من مناطق الحشود وحتى وضع البنية التحتية.
لم يقتصر الأمر على الملاعب والساحات الدائمة فحسب، بل شمل باريس 2024 أيضًا مواقع مؤقتة ومراكز متعددة الفعاليات، مثل ساحة الكونكورد، التي استضافت عروض البريك دانس، وسباق الدراجات الحرة BMX، والتزلج على الألواح، وكرة السلة 3×3.
من السهل التبديل بين مختلف الرياضات، ومختلف ملاعب اللعب، وجلسات اللعب في مختلف الولايات، كل ذلك بلمسة زر واحدة. هذه المرونة ضرورية للفعاليات متعددة الرياضات.
التخطيط للعديد من الرياضات داخل نفس الموقع، أضيفت طبقات من التعقيد - كل منها مع احتياجاتها الخاصة من البنية التحتية، وتدفقات المتفرجين، واعتبارات السلامة. OnePlan سمحت هذه الخطة للفرق بإدارة كل هذه الاختلافات في خطة مركزية واحدة، مما يضمن أن تكون الأماكن المؤقتة ومتعددة الاستخدامات مفصلة ودقيقة مثل الملاعب الأكبر حجمًا.
بفضل إدارة كل شيء في مكان واحد، حقق باريس 2024 توفيرًا في الوقت يصل إلى 80% مقارنةً بالطرق التقليدية. والأهم من ذلك، منح جميع أصحاب المصلحة الثقة بأن الخطط التي يعملون بموجبها دقيقة ومحدثة، مما قلل بشكل كبير من خطر الأخطاء.
2. توفير الوقت والمال من خلال عدد أقل من زيارات الموقع
غالبًا ما تتطلب الفعاليات متعددة المواقع أيامًا طويلة من السفر لمجرد التحقق من المخططات أو تحديث الخرائط. يتراكم هذا الوقت بسرعة - ولكن مع OnePlanيمكن للمنظمين تقليل زيارات الموقع بشكل كبير مع الاستمرار في التخطيط بثقة.
جولة بريطانيا طواف السيدات وسباق الدراجات الهوائية مثالان بارزان. تمتد هذه السباقات لأكثر من 1,300 كيلومتر، عابرةً عشرات البلدات والمدن، ويشارك فيها مئات الموظفين والمتطوعين. قبل OnePlanكانت زيارات الموقع متكررة وتستغرق وقتًا طويلاً. الآن، خفّض المنظمون زيارات الموقع بنسبة 75%، مما وفر حوالي 300 ساعة تخطيط سنويًا.
حققت هذه الكفاءة عائدًا استثماريًا مضاعفًا بثلاثة أضعاف، مع توفير سنوي في التكاليف يتراوح بين 8 و10 آلاف يورو. وإلى جانب الوفورات المالية، ساهم ذلك أيضًا في تجنب انبعاثات ثاني أكسيد الكربون بمقدار 2.2 طن، مما يُثبت أن التخطيط الأذكى يمكن أن يكون أكثر استدامة.
3. أدوات مصممة خصيصًا لرياضتك أو قطاعك
لا يوجد حدثان متماثلان، وغالبًا ما تكون للأحداث متعددة المواقع متطلبات محددة للغاية اعتمادًا على النشاط. OnePlan يتضمن الأدوات الدقيقة التي يحتاجها المنظمون لقطاعهم.
في عمل عالم الترياتلون، لقد كان هذا ضروريًا. اتحاد يستخدم OnePlan لتخطيط فعاليات الترياتلون الدولية، والتي تتطلب تخطيطات مفصلة لمسارات السباحة وركوب الدراجات والجري، بالإضافة إلى مناطق الأمان والحواجز ونشر المتطوعين.
من خلال التخطيط المباشر عبر المنصة، يضمن المنظمون مراعاة جميع التفاصيل، وتمكين جميع الجهات المعنية من تصوّر المسارات والمناطق التشغيلية نفسها. هذا المستوى من الدقة يعزز الثقة ويضمن سلاسة تنظيم الفعاليات في جميع المواقع.
لا يوجد حدثان متماثلان، وغالبًا ما تكون للأحداث متعددة المواقع متطلبات محددة للغاية اعتمادًا على الرياضة أو النشاط. OnePlan يمكن تخصيصها لتشمل الأدوات الدقيقة التي يحتاجها المنظمون لقطاعهم.
4. تحسين التعاون بين أصحاب المصلحة
تشمل الفعاليات واسعة النطاق ومتعددة المواقع مجموعة واسعة من الشركاء: المجالس المحلية، وفرق السلامة، والموردون، والمتطوعين، على سبيل المثال لا الحصر. ومع مساهمة هذا العدد الكبير من الأشخاص في عملية التخطيط، قد يؤدي سوء الفهم بسهولة إلى إفساد حتى أفضل الخطط الموضوعة.
هذا هو المكان OnePlan لفريقك تُمكّن هذه الحزمة المُنظّمين من التعاون الفوري، حيث يُحرّر عدة أشخاص خطة الحدث نفسها معًا. يُمكن للفرق تعيين مستويات صلاحيات مُختلفة، بحيث يتمتع كلٌّ من الأعضاء والمسؤولين والمالكين بالصلاحيات اللازمة، وجعل التغييرات مرئية فورًا لجميع المعنيين.
يمكن للمنظمين أيضًا مشاركة روابط للعرض فقط مع الجهات المعنية التي لا تحتاج إلى حقوق تحرير، بينما يمكن دعوة الموردين والشركاء للانضمام إلى الخطة لوضع البنية التحتية مباشرةً. يتم تسجيل كل تحديث في مساحة العمل المركزية نفسها، ما يمنع العمل من إصدارات قديمة أو التعامل مع ملفات متضاربة.
النتيجة هي تعاون سلس في جميع المواقع. تعمل الفرق بكفاءة أكبر، ويبقى أصحاب المصلحة على وفاق، ويثق الموردون بأنهم يعملون وفق خطط دقيقة ومحدثة. بالنسبة للفعاليات الكبيرة ذات الأجزاء المتحركة المتعددة، فإن هذا المستوى من التعاون هو ما يحوّل التخطيط من عملية مجزأة إلى عملية موحدة وشفافة.
5. تقليل المخاطر بدقة السنتيمتر
عند التخطيط عبر مواقع متعددة، تكون المخاطر أعلى: بدءًا من سوء تقدير تدفقات الحشود إلى المخاطر الأمنية أو أخطاء المشتريات. OnePlan يساعد المنظمين على التخفيف من هذه المخاطر من خلال أدوات رسم الخرائط الجغرافية الدقيقة بالسنتيمتر.
في باريس ٢٠٢٤، كانت هذه الدقة بالغة الأهمية. بدءًا من تصميم المقاعد، مرورًا بلوجستيات النقل، وتدابير سلامة الجماهير، كانت الدقة البالغة سنتيمترًا تعني أن كل شيء - من الحواجز إلى حوامل الدراجات - وُضع بالضبط في مكانه المناسب.
الدقة نفسها مهمةٌ أيضًا لفعاليات الطرق مثل طواف بريطانيا. يتطلب تخطيط مسار السباق لمسافة تزيد عن 1,300 كيلومتر أكثر من مجرد رسم خريطة للمسار. يجب على المنظمين تصميم مناطق آمنة للمشاهدين، وإغلاق الطرق، ومواقع المراقبين، ومناطق الفرق على طول المسار. باستخدام OnePlanيمكنهم التخطيط لكل مرحلة بدقة، مما يضمن إدارة تدفقات الحشود، وتقليل المخاطر، وإمكانية تحديث التغييرات في اللحظة الأخيرة بسرعة حتى يتمكن الجميع من رؤيتها.
سواء كان حدثًا ضخمًا متعدد الأماكن، أو مهرجانًا على مستوى المدينة، أو سلسلة أسواق إقليمية، أو سباق ثلاثي متعدد التخصصات، OnePlanإن رسم الخرائط الدقيقة يجعل الحد من المخاطر جزءًا لا يتجزأ من عملية التخطيط.
مُصمم لكل حدث، في كل مكان
سواء كان حدثك يمتد إلى عدة مدن أو بلدات، أو كان مكانك يحتاج إلى استضافة تقويم متنوع من الأحداث، OnePlan صُمم لجعل التخطيط أسهل وأسرع وأكثر تعاونًا. من أكبر الفعاليات الرياضية العالمية إلى الجولات الإقليمية والمهرجانات التي تُقام على مستوى المدن والأسواق المحلية، يُوفر المنظمون الوقت والتكاليف ويُقللون المخاطر بفضل منصتنا.
ابدأ في التخطيط لأحداثك متعددة المواقع بكفاءة أكبر، مع تضمين ما يصل إلى 50 عنصرًا لكل حدث في خطتك المجانية.
