Турнир RBC Heritage Presented by Boeing — одно из самых известных и знаковых событий PGA Tour. Он проводится каждый апрель на поле для гольфа Harbour Town Golf Links на острове Хилтон-Хед, Южная Каролина, и собирает около 120 000 зрителей в течение турнирной недели. За его организацией стоит Heritage Classic Foundation, небольшая команда, отвечающая за планирование и проведение всех аспектов одного из самых сложных с точки зрения логистики событий в гольфе.
В отличие от многих крупных спортивных мероприятий, турнир RBC Heritage не проводится на одной открытой площадке. Поле для гольфа Harbour Town Golf Links проложено через жилой район, где дома расположены по обе стороны от каждой лунки. Это создает уникальную проблему планирования, требующую тщательного размещения инфраструктуры, зон отдыха, инженерных сетей, объектов телевещания и оперативных зон на ограниченной и постоянно меняющейся территории.
Как объясняет Кейден Янзен, координатор по операциям в Heritage Classic Foundation: «У нас не совсем обычная территория, где есть одно большое открытое пространство. Наше поле для гольфа окружено домами с обеих сторон каждой лунки, — говорит он, — поэтому, когда дело доходит до строительства, подготовки и всего остального, это может представлять собой несколько большую проблему».
Масштаб этой задачи значителен. Каждый год Фонд строит временные сооружения общей площадью почти 200 000 квадратных футов по всей территории поля для гольфа, что эквивалентно более чем трем с половиной футбольным полям. Процесс строительства занимает четыре месяца, а круглогодичная команда из 14 сотрудников расширяется до примерно 2,000 человек во время турнирной недели, включая около 1,800 волонтеров, а также десятки специализированных подрядчиков и поставщиков.
Координация такого уровня активности требует большего, чем просто детальные планы. Необходим единый источник достоверной информации, которым можно легко обмениваться между внутренними командами, поставщиками, органами власти и коммерческими заинтересованными сторонами, и эту роль сейчас выполняет... OnePlan.
Условия проведения
Прежде чем принять OnePlanИнформация о планировании была разбросана по множеству чертежей САПР, изображений и документов. Для команды, где каждый отвечает за весь объект, такая фрагментация создавала постоянные трудности в поддержании согласованности и актуальности планов.
Кейден ясно описывает ситуацию, говоря: «Я прикасаюсь к каждому квадратному сантиметру поля для гольфа. Мой начальник прикасается к каждому квадратному сантиметру поля. Наша команда продаж прикасается к каждому квадратному сантиметру поля», добавляя, что «мы все вовлечены во все».
"До OnePlan«Создавалось ощущение, что мы управляем миллионом отдельных файлов, чтобы организовать всего одно мероприятие».
Кейден Янзен,
Координатор оперативной деятельности, Фонд «Наследие Классика»
В отсутствие общего доступа к информации о мероприятии в режиме реального времени поставщикам часто требовались разъяснения по поводу планировки, расположения инфраструктуры и изменений на площадке. Поставщики электроэнергии и систем отопления, вентиляции и кондиционирования, телекоммуникационные компании, съемочные группы телевещания, электромонтажные подрядчики и компании, занимающиеся санитарными работами, полагались на оперативный отдел, что создавало постоянный поток звонков и электронных писем на протяжении всего цикла планирования.
Получение разрешений добавило еще один уровень сложности. Планы, представленные в город Хилтон-Хед, а также пожарным и медицинским службам, обычно представлялись в виде статичных документов, которые часто требовали дополнительных пояснений.
По мере развития турнира поддерживать точность становилось все сложнее. После шестимесячного проекта по восстановлению поля даже небольшие физические изменения начали влиять на предположения, сделанные при планировании.
«Когда мы закрываемся на шесть месяцев, многое меняется, — объясняет Кейден. — Мы строим вокруг деревьев и учитываем их расположение, и если дерево смещается более чем на пять метров, это может помешать нам построить что-то именно там».
Поддержание точности чертежей стало непрерывным процессом обновлений, исправлений и обмена информацией.
«В оперативном плане нам, вероятно, удалось сократить количество телефонных звонков и электронных писем примерно на 1,000 человек благодаря использованию этой системы». OnePlan"
Кейден Янзен,
Координатор оперативной деятельности, Фонд «Наследие Классика»
Единый источник достоверной информации для планирования турниров
Кейден впервые столкнулся с OnePlan Через своего брата, который также работает в индустрии гольф-турниров. Увидев платформу, он сразу понял, что она нам подходит. «Я почувствовал, что это нам необходимо, — говорит он, — поэтому мы сразу же ею воспользовались». OnePlan пару лет назад.
С тех пор OnePlan стала центральной платформой планирования турнира, объединяя в одном месте вопросы планировки площадок, планирования инфраструктуры, координации работы поставщиков, получения разрешений и коммерческого планирования.
Одна из возможностей, которую Кейден ценит больше всего, — это возможность импортировать и накладывать изображения, полученные с дронов. Поскольку поле для гольфа расположено прямо рядом с офисами Фонда, он может получать актуальные аэрофотоснимки и загружать их в систему. OnePlanи незамедлительно корректировать планы по мере изменения условий.
«Возможность самостоятельно накладывать эти снимки с дрона, не связываясь с вами и не ожидая, а просто масштабируя съемку и делая все самому, очень помогла мне, — объясняет он, — потому что я могу сразу же приступить к работе».
Благодаря использованию данных САПР и постоянно обновляемому цифровому плану территории, Фонд теперь обеспечивает точное представление о состоянии объекта в течение всего года, даже несмотря на реставрационные работы, изменения инфраструктуры и долгосрочное развитие, которые меняют облик территории.
Влияние распространяется далеко за пределы операционной деятельности. Отделы продаж используют OnePlan для визуализации зон приема гостей и спонсорских помещений для потенциальных клиентов, в то время как поставщики, подрядчики и государственные органы получают доступ к тем же актуальным планировкам по ссылкам только для просмотра.
Вместо того чтобы полагаться на скриншоты, PDF-файлы или статичные документы, заинтересованные стороны могут напрямую ознакомиться с действующим планом, что избавляет от необходимости возвращаться в оперативный центр для уточнения.
«Для мероприятия, включающего в себя почти 200 000 квадратных футов инфраструктуры и более 10 миль ограждений, наличие OnePlan «Рабочая платформа в режиме реального времени — это не роскошь, а необходимость».
Кейден Янзен,
Координатор оперативной деятельности, Фонд «Наследие Классика»
Один план для всех заинтересованных сторон
С OnePlan Благодаря этому, фонд Heritage Classic Foundation теперь работает с единой, постоянно обновляемой картой всего мероприятия. Этот сдвиг изменил не только способ обмена информацией, но и то, как функционирует вся экосистема вокруг турнира.
Теперь все, от оперативной группы, работающей круглый год, до новых поставщиков услуг на объекте, работают в одной и той же среде в режиме реального времени. Бригады по электроснабжению и системам отопления, вентиляции и кондиционирования, телекоммуникационные команды, операторы вещания, электромонтажные подрядчики и поставщики санитарных услуг больше не полагаются на распечатанные планы или устаревшие скриншоты. Вместо этого они используют общую рабочую среду. OnePlan Связывайте ссылки и перемещайтесь по курсу в контексте.
Благодаря такой прозрачности значительно сократилась ежедневная координация. Вопросы, которые раньше решались по электронной почте или телефону, теперь часто устраняются мгновенно на месте, просто потому что ответ уже виден на плане.
Для команды из 14 человек, управляющей операцией, которая во время турнирной недели охватывает около 2,000 человек, эффект оказался существенным. «Втроем мы, вероятно, ежегодно сокращаем примерно 1,000 телефонных звонков и электронных писем», — говорит Кейден.
Процесс адаптации также значительно упростился. В одном случае на объект прибыл совершенно новый поставщик услуг электроснабжения и отопления, вентиляции и кондиционирования, не имевший никакого опыта работы в Harbour Town, и практически сразу смог начать работать самостоятельно.
«Мы работаем на этом участке круглый год и знаем его как свои пять пальцев». OnePlan позволяет поставщикам приступить к работе в первый же день с тем же пониманием ситуации.
Кейден Янзен,
Координатор оперативной деятельности, Фонд «Наследие Классика»
«Я был тем, кто курировал их работу, и телефонных звонков практически не было», — объясняет Кейден. «Я просто дал им ссылку и пару других необходимых макетов, и они смогли ими воспользоваться».
Согласование разрешительной документации и полномочий
Аналогичная общая прозрачность распространяется и на процесс выдачи разрешений, и на координацию действий государственных органов.
Вместо того чтобы предоставлять статичные документы и вручную проводить инструктаж и ознакомление заинтересованных лиц с правилами размещения, Фонд теперь предоставляет городу Хилтон-Хед и соответствующим пожарным и медицинским службам интерактивную версию сайта, доступную только для просмотра.
Проектировщики и инженеры могут без дополнительных пояснений увидеть, как расположены сооружения, как организованы подъездные пути и как зоны соединяются на протяжении всего маршрута.
«Они будут использовать OnePlan и все это уладить, что позволит нам не сидеть сложа руки и не идти с ними шаг за шагом, — объясняет Кейден, — а точно указывать им, где что находится.
То, что раньше представляло собой процесс согласования и обмена мнениями, превратилось в общий визуальный диалог, основанный на едином источнике достоверной информации.
Коммерческое планирование и повышение узнаваемости спонсорства
В коммерческом плане та же самая форматная среда изменила способы продажи спонсорских пакетов и услуг гостеприимства.
Вместо того чтобы показывать клиентам абстрактные контуры на статичных картах, отдел продаж может продемонстрировать им пропорционально точное, геопривязанное изображение самого поля для гольфа.
Пространства для приема гостей больше не являются просто блоками на схеме, это реальные, доступные для навигации места в рамках всего мероприятия. Клиенты могут понимать масштаб, ориентацию и обзорность в контексте, а не интерпретировать плоский чертеж.
Позволяя им «показать им CAD-модель, не перегружая их информацией о полной CAD-модели», как выразился Кейден, общение стало значительно более доступным. Он добавляет, что «показывая им, как мы это делаем», OnePlan Это очень помогает.
В результате получается более уверенный и информированный коммерческий диалог, в котором заинтересованные стороны сразу понимают ценность и позиционирование своего пространства.
Особенности, которые поддерживают динамику мероприятия
В основе этих изменений лежит не какая-то одна функция, а сочетание инструментов, позволяющих постоянно развивающемуся объекту оставаться точным, удобным и простым для интерпретации.
Импорт данных из САПР позволяет напрямую переносить конструктивные и архитектурные планы в рабочую среду без потери точности. Наложение изображений с дронов позволяет команде обновлять всю картину объекта при любых изменениях на местности, что особенно ценно для объекта, который постоянно меняется в процессе реставрации, сезонных корректировок и реконструкции.
«Google Maps не обновляется каждые шесть месяцев, — говорит Кейден. — Они обновляются раз в пару лет, или те, которые обновляются ежегодно, не самого высокого качества. Поэтому возможность быстро внести необходимые изменения самостоятельно стала для меня самым важным преимуществом».
Помимо этого, библиотека объектов вносит ясность в сложное планирование инфраструктуры. Вместо стандартных блоков команда может размещать узнаваемые объекты для палаток, платформ, лестниц, лифтов, систем электроснабжения, телекоммуникаций и канализации, что делает планировки мгновенно понятными для любого, кто их просматривает.
«Не нужно просто выставлять блок, а необходимо уметь идентифицировать объекты, вплоть до лифта», — объясняет Кейден.
Даже производительность играет свою роль. При постоянных обновлениях в течение четырехмесячного периода разработки быстродействие становится критически важным, а не необязательным.
«Больше всего мне нравится отсутствие задержек при перемещении карты», — говорит он. «Она очень быстро реагирует и загружается».
Общая основа для того, что будет дальше
В совокупности эти возможности устраняют трения между командами, которые традиционно работали параллельно.
Операционные отделы, отделы продаж, поставщики и регулирующие органы больше не работают с отдельными документами и не урегулируют разногласия постфактум. Вместо этого они взаимодействуют в одной и той же рабочей среде, каждый через свою призму, но всегда опираясь на один и тот же основополагающий источник истины.
Для фонда Heritage Classic Foundation такое согласование стало крайне важным. Оно уменьшает дублирование, устраняет двусмысленность и гарантирует, что при неизбежных изменениях достаточно будет внести обновление лишь один раз, чтобы информация была понятна везде, где это важно.
Кейден просто описывает этот уровень интеграции, говоря: «У меня на компьютере есть несколько вкладок, которые я не закрываю, и...» OnePlan один из них».
И по мере того, как мероприятие продолжает развиваться — от ежегодных корректировок трассы до многолетней реконструкции курорта, расположенного рядом с местом проведения, — OnePlan Как объясняет Кейден, это становится не просто инструментом планирования, а операционным уровнем, лежащим в основе проектирования, продажи и проведения одного из самых сложных турниров PGA Tour из года в год.
Готовы сократить количество звонков и электронных писем на вашем следующем мероприятии более чем на 1,000? Подробнее... OnePlan в действии и Закажите демонстрацию у одного из наших сотрудников >