Специальная Олимпиада Вирджинии (SOVA) является частью глобального движения Специальной Олимпиады, предоставляя круглогодичные спортивные тренировки, соревнования и участие в жизни сообщества для спортсменов с интеллектуальными нарушениями. Мероприятия организации варьируются от динамичных чемпионатов штата до благотворительных акций, проводимых силами местного сообщества, и все они призваны отметить способности и достижения спортсменов, а также объединить людей в поддержку ее миссии.
Как объясняет Кейси Джойс, директор по фитнесу и мероприятиям в SOVA, организация ежегодно проводит множество мероприятий, в которых принимают участие и смотрят тысячи людей. «Минимальное количество людей, которых мы обслуживаем на этих мероприятиях, составляет не менее 1,000 человек, обычно около 4,000–5,000 человек, в зависимости от мероприятия, места проведения и площадки», — говорит она.
Мероприятия SOVA охватывают как разработку программ, так и сбор средств. Кейси подчеркивает уникальный подход организации: «Мы использовали OnePlan И для мероприятий по сбору средств, и для конкурсных мероприятий это действительно здорово и довольно редко встречается в некоммерческих организациях, когда обе стороны конфликта могут извлечь выгоду из одного программного обеспечения или одного процесса и протокола».
Два события иллюстрируют этот масштаб: Летние игры, чемпионаты штата SOVA и «Погружение в ледяную воду» — благотворительное мероприятие, в ходе которого участники ныряют в ледяные воды Атлантического океана. Кейси отмечает: «Мы видим, как около пяти с половиной тысяч человек бегут в Атлантический океан! Примерно 25%, я думаю, немного больше, наших операционных расходов приходится на это одно мероприятие».
Несмотря на масштабность операций, SOVA полагается на небольшую внутреннюю команду и сеть волонтеров. «У нас на самом деле довольно небольшая команда планирования, но мы действительно полагаемся на волонтеров», — добавляет Кейси, подчеркивая низовой характер организации.
Болевые точки перед OnePlan
Прежде чем принять OnePlanПланирование мероприятий в SOVA было фрагментарным и отнимало много времени. Разные отделы работали изолированно, используя отдельные инструменты для планирования и логистики. Кейси вспоминает: «Мы работали изолированно, и была низкая прозрачность между отделами, командами или зонами ответственности, и все мы использовали разные инструменты — Photoshop, Illustrator, InDesign».
Отсутствие интеграции привело к путанице, дублированию усилий и неэффективности. Например, зоны регистрации волонтеров часто охватывали как спортивные, так и неспортивные обязанности, отображаясь на нескольких картах.
Использование множества инструментов также затрудняло обмен планами с поставщиками и волонтерами. Поставщики палаток, отвечающие за десятки палаток на больших территориях кампусов, ранее получали сводные карты из разных источников. «Я начала замечать, что в вопросах установки палаток может возникать путаница. У нас появлялась дублирующаяся информация, и мы были ограничены в плане понимания работы друг друга», — отмечает Кейси.
Для проведения масштабных мероприятий на открытом воздухе, таких как летние Олимпийские игры, требовались точные замеры для палаток, сцен и зон для волонтеров. Кейси описывает этот кропотливый процесс: «Я брала с собой на территорию кампуса измерительную линейку, отправляла себе цифры по СМС, а когда возвращалась, не могла вспомнить, где 50 футов, а где 54 фута».
В целом, процесс планирования был трудоемким, стрессовым и чреватым ошибками. Как выразился Кейси: «Карты должны работать на нас, а не мы работать на данные».
Поиск лучшего способа планирования
Недовольные существующими процессами, представители Специальной Олимпиады Вирджинии начали искать решения для объединения работы между отделами. Кейси вспоминает, как все началось: «Мне пришло электронное письмо о OnePlan И подумал: почему бы и нет? Я записался на демоверсию вместе с командой, чтобы посмотреть, что это такое.
После демонстрации Кейси связалась с другой командой Специальной Олимпиады, которая уже использовала этот метод. OnePlan«Я встретилась с представителем команды Специальной Олимпиады из другого штата — они использовали это только для указателей, но им это очень понравилось. Это заставило меня задуматься: если это работает для них, то это может сработать и для нас в гораздо большем масштабе».
Команда быстро осознала потенциал объединения программной и девелоперской деятельности в рамках единой, гибкой системы. Кейси объясняет: «Часто в некоммерческих организациях миссия и девелоперская деятельность не говорят на одном языке и не работают одинаково. OnePlan Было очень здорово увидеть, как это работает как для сбора средств, так и для проведения конкурсных мероприятий».
Важным фактором были также соображения стоимости. Как отмечает Кейси: «Мы некоммерческая организация, поэтому важна окупаемость инвестиций. Либо вся команда поддерживает это, либо мы не можем этого сделать. Если для отдела развития имело смысл использовать это для сбора средств, а для организации конкурсов — для проведения программ, то это становилось оправданным вложением».
С момента принятия OnePlanПлатформа использовалась для проведения многочисленных масштабных мероприятий. Кейси подчеркивает простоту внедрения и универсальность: «В некоммерческом секторе редко можно найти одну систему, которая так хорошо подходит для нескольких команд».
Работа в команде стала проще.
В планировании Специальной Олимпиады Вирджинии участвует множество заинтересованных сторон: руководители программ, команды разработчиков, волонтеры и поставщики. OnePlanБлагодаря этому каждый может получить доступ к масштабированным визуальным картам расположения мероприятий, что способствует формированию общего понимания логистики и устраняет путаницу.
Кейси подчеркивает влияние на координацию работы поставщиков: «Мы отправляем нашей компании, занимающейся арендой палаток, ссылки только для просмотра на все наши палатки, столы и стулья. Учитывая, что у нас более 30 палаток разных размеров, это невероятно полезно. Все четко понимают, где что должно быть установлено, что снижает количество ошибок при монтаже».
Гибкость платформы также позволяет беспрепятственно управлять переходами между различными частями мероприятия. Во время летних Олимпийских игр для церемонии открытия требуется установка сцены, которую затем демонтируют для проведения легкоатлетических соревнований. OnePlanФункция многослойного отображения позволяет Casey показывать монтажной бригаде только необходимую конфигурацию, предоставляя при этом полный план сотрудникам университета по мере необходимости.
Кейси объясняет: «Функция скрытия оказалась невероятно полезной. У меня есть папка «Церемония открытия», и я могу скрыть ее при отправке инструкций по подготовке к конкурсу. Это просто и эффективно».
Предоставляя единый источник достоверной информации для всех заинтересованных сторон, OnePlan Это упростило взаимодействие, повысило ясность и обеспечило бесперебойное проведение мероприятий от подготовки до реализации.
Как OnePlan Делает жизнь проще
OnePlan Эта технология изменила подход Специальной Олимпиады Вирджинии к планированию мероприятий, внедрив функции, которые экономят время, уменьшают количество ошибок и улучшают координацию.
Инструменты для масштабного картографирования и размещения объектов исключают утомительные ручные измерения, позволяя легко визуализировать каждое место для палатки, стула и торгового места. «Все точно и легко визуализируется — мне больше не нужно измерять вручную или угадывать расстояния», — отмечает Кейси.
Обновление планов объектов в режиме реального времени также улучшило взаимодействие. Волонтеры, сотрудники и поставщики могут мгновенно просматривать и обновлять планы, обеспечивая согласованность действий всех участников на объекте. «Возможность обновлять карты на ходу значительно упростила координацию на объекте. Если происходят изменения в последнюю минуту, все сразу же их видят», — объясняет Кейси.
Исторические карты и сохраненные схемы расположения объектов упрощают планирование повторных мероприятий, позволяя использовать уроки, извлеченные из предыдущих лет. Для таких масштабных событий, как летние Олимпийские игры, четкие визуальные планы снижают риски, обеспечивая понимание распределения обязанностей и мест размещения. «Приятно, что нет ситуаций типа „он сказал, она сказала“. Мы предоставляем карту, ошибки очевидны, и их исправление не представляет сложности», — добавляет Кейси.
В совокупности эти функции упростили планирование, свели к минимуму ошибки и позволили команде уверенно проводить сложные мероприятия.
Огромная экономия времени благодаря OnePlan
С OnePlanКейси и ее команда превратили планирование мероприятий из стрессового и разрозненного процесса в отлаженную, основанную на сотрудничестве систему. Платформа экономит время персонала, уменьшает количество ошибок и позволяет команде сосредоточиться на предоставлении исключительных впечатлений как для спортсменов, так и для зрителей.
«Экономия времени в десять раз больше. Раньше нам приходилось тратить дни на измерения и составление карт вручную, а теперь на платформе уходят часы, а то и минуты. Это снижает стресс и риски, позволяя нам сосредоточиться на впечатлениях участников», — размышляет Кейси. «В первый раз это требует больше работы, но каждый год это окупается. В этом году летние Игры пройдут легко, потому что многое уже запланировано».
Эти меры повышения эффективности принесли ощутимые результаты: теперь SOVA экономит примерно 20 часов и 1,000 долларов на каждом мероприятии за счет сокращения рабочего времени персонала, уменьшения количества ошибок при подготовке и оптимизации координации с поставщиками.
Объединив планирование, коммуникацию и исторические данные в единую платформу, SOVA теперь располагает инструментом, который развивается вместе с их мероприятиями. Кейси总结道: «Ничто не сравнится с уменьшением рисков, стресса и затрат времени. Через пять-десять лет мы оглянемся назад и спросим себя, как мы вообще планировали без интегрированной системы картографирования».
С нетерпением жду, что будет дальше.
С OnePlanСпециальная Олимпиада Вирджинии получила систему планирования, которая не только поддерживает текущие мероприятия, но и масштабируется в соответствии с будущим ростом. Интеграция платформы позволяет команде фиксировать извлеченные уроки, сохранять исторические планы и применять их к предстоящим мероприятиям, создавая основу для постоянного совершенствования.
Помимо повышения операционной эффективности, система способствовала повышению прозрачности и подотчетности, обеспечивая ясность в отношении обязанностей всех заинтересованных сторон, от волонтеров до внешних поставщиков.
В перспективе команда SOVA с энтузиазмом продолжает планирование. OnePlanКейси уверена, что платформа поддержит еще более амбициозные мероприятия и поможет им обеспечить исключительные впечатления как для спортсменов, так и для зрителей. В заключение она говорит: «Я бы определенно рекомендовала эту платформу». OnePlan Это сделало наше планирование более плавным, быстрым и намного менее стрессовым — я даже не могу представить, как можно было бы вернуться к прежнему варианту».
Фотографии: Специальная Олимпиада Вирджинии
Хотите сэкономить время и уменьшить стресс на вашем следующем мероприятии? Узнайте, как это сделать. OnePlan может подойти вашей организации и Закажите демонстрацию у одного из наших сотрудников >