Канадская футбольная лига (CFL) — уникальный вид профессионального футбола, известный своей открытой, динамичной и захватывающей игрой. Лига проводит многонациональные мероприятия по всей стране, включая Кубок Грея — крупнейшее однодневное ежегодное спортивное мероприятие в Канаде.
Мы поговорили с Кортни Клейс, старшим менеджером Grey Cup & Events, и Брайденом Бутилье, старшим менеджером по стадионным и игровым операциям, о том, как команда CFL преобразовала свой многоцелевой процесс организации мероприятий и планирования мероприятий с помощью OnePlan.
Раньше: использование Excel и CAD для планирования мероприятий
И Кортни, и Брайден пришли из мира спортивных мероприятий. Когда они присоединились к Канадской футбольной лиге (CFL), перед ними встала задача организации масштабных мероприятий на площадках по всей Канаде, включая некоторые «нейтральные площадки», не имеющие типичных для CFL стадионов, которые необходимо было переоборудовать для проведения крупнейших игр лиги. Их предыдущие методы планирования включали в себя сочетание таких инструментов, как Microsoft Publisher, Excel и чертежи САПР, что было трудоемким и неточным процессом.
Одной из больших проблем была необходимость создания разных версий плана мероприятия, подходящих для конкретных заинтересованных сторон. Например, команде безопасности может потребоваться знать расположение аварийных выходов и зон безопасности, а продавцам и поставщикам необходимо знать, где их установить. При их старых методах планирования им приходилось составлять отдельные планы для каждой группы, что занимало много времени.
Все делалось вручную, а не в режиме реального времени, что затрудняло и отнимало много времени для совместной работы и внесения быстрых изменений.
Фото: Кевин Соуза
Лучшее планирование мероприятий и мест их проведения OnePlan
Кортни наткнулась OnePlan когда она увидела Стадион Содружества Она использовала его для проверки площадки ФИФА. Она увидела, какую ценность это может принести при организации многоплощадочных игр, когда стадион придётся модифицировать для увеличения вместимости и добавления множества объектов. Кортни нужен был инструмент, который помог бы визуализировать и спланировать всю схему с нуля.
OnePlanРешение было достигнуто благодаря таким ключевым функциям, как точное масштабирование, превосходные возможности карт и возможность совместной работы в режиме реального времени.
Как только команды CFL начали использовать OnePlan Они быстро увидели огромные преимущества этого программного обеспечения. «Оно сократило количество программ. Теперь мы можем объединить всё в одной системе», — говорит Брайден.
Вот как OnePlan был введен в действие и что они ценят в платформе:
1. Точность и масштабируемость:
OnePlanВозможность размещать объекты в масштабе на картах HD обеспечивает точное использование и планирование пространства даже для сложных площадок и установок. Ключевое значение имеет способность точно наметить каждую деталь, от трибун и палаток до точного размещения заборов. Это гарантирует правильное расположение каждого элемента и позволяет избежать потенциальных логистических проблем во время самого мероприятия.
«Я могу провести реальные измерения в OnePlan«Я чувствую себя уверенно, представляя свою продукцию высшему руководству. Когда они спрашивают: «Можно ли это здесь разместить?», я могу сказать: «Да, можно. Подойдёт». Это определённо облегчило нашу работу», — говорит Кортни.
2. Улучшение взаимодействия в командах:
OnePlan обеспечивает мгновенное сотрудничество, позволяющее вносить изменения и немедленно делиться ими с командой и заинтересованными сторонами, улучшая процессы принятия решений и решения проблем.
«Я использовал OnePlan «В залах заседаний и во время визитов на места. Мы выведем изображение на телевизор и будем перемещать его в режиме реального времени», — говорит Брайден.
«В прошлом месяце ко мне обратились шесть человек из разных районов, которые хотели увидеть схему расположения OnePlan, поэтому я отправляю им ссылку только для просмотра, и теперь она у них есть на будущее. У них есть ссылка, поэтому в любое время, когда что-то меняется или обновляется, они могут пойти и посмотреть сами, и мне не придется рассылать обновленную версию».
3. Многоуровневый обмен информацией:
OnePlanСпособность компании создавать разные уровни изменила правила игры с различными отделами и внешними партнерами. Службы безопасности могли легко получить доступ к маршрутам и запасным выходам, не загромождаясь ненужными деталями, такими как расположение продавцов. Это упростило процесс обмена информацией, сделав его более эффективным и соответствующим потребностям каждой заинтересованной стороны.
«Это позволяет легко делиться только той жизненно важной информацией, которая нужна каждой группе», — сказала Кортни. «Тот факт, что вы можете быстро отключать и включать разделы и не создавать восемь разных карт, экономит очень много времени».
4. Сокращение необходимости в физических посещениях объектов:
OnePlan Это не устранило необходимость выездов на место, но значительно повысило производительность. «Я больше уверен в том, как выглядит местность, чем пытаюсь вспомнить, что я видел во время визита. Это также позволяет нам лучше подготовиться к выездам на место, а в результате — и к самому мероприятию».
Команда может лучше подготовиться перед каждым визитом, просматривая план мероприятия в OnePlan, обеспечивая более эффективное использование времени на месте, что особенно важно, поскольку многие мероприятия проводятся по всей Канаде.
5. Импорт планов этажей и макетов для планирования мероприятий в интерьере:
OnePlan позволяет импортируйте существующий файл fпланы этажей и макеты в ваш план мероприятия и планируйте поверх него.
Кортни говорит: «Импорт макетов — одна из моих любимых функций. Он объединяет все планы в одном месте». OnePlanОни использовали программное обеспечение САПР, но с ограничениями: для получения дополнительных подробностей требовались скриншоты, поскольку редактирование требует специальных навыков или привлечения внештатного специалиста по САПР.
С OnePlanИнтеграция макетов и файлов .png планов этажей непосредственно в процесс планирования позволяет получить детальное представление о пространствах для мероприятий. Это не только повысило точность планирования, но и оптимизировало коммуникацию, снижая необходимость в постоянных обновлениях и проверках. «Теперь мне не нужно постоянно отправлять сообщения об обновлениях в планах. Вместо этого я могу быстро перейти к OnePlan, нажмите и обновите — и всё будет идеально. Команда сразу это увидит», — добавляет она.
6. Уверенность в планировании:
Возможно, самое главное, OnePlan Командам Канадской футбольной лиги, отвечающим за организацию мероприятий и проведение операций, предоставляется новая уверенность в правильности схем и планов проведения мероприятий на нескольких площадках. Они могут гарантировать заинтересованным сторонам, от высшего руководства до внешних партнеров, что каждое мероприятие продумано до мелочей и оптимизировано для доступного пространства.
Также, OnePlanТочные инструменты масштабирования и комплексного планирования позволяют команде предвидеть и решать любые потенциальные проблемы.
«Это помогает нам заранее выявлять проблемы и выявлять те, которые могут стать проблемой в будущем. Полезно проводить обсуждения с разными командами ещё до того, как мы прибудем на место», — говорит Кортни.
«Я могу провести реальные измерения в OnePlan. Я уверен, выступая перед высшим руководством: когда они спрашивают, можно ли это разместить здесь? Я знаю, что это подойдет. Это определенно сделало нашу работу более гладкой».
Кортни Клейс
Старший менеджер Grey Cup & Events
Более эффективное планирование команды
Канадская футбольная лига приняла OnePlan за его масштабируемость и универсальность при организации мероприятий всей лиги. OnePlan произвел революцию в работе отдела мероприятий CFL, способствуя более интегрированному, эффективному и совместному подходу к планированию на различных площадках и в командах лиги.
Чтобы изучить, как OnePlan может улучшить планирование и управление многоцелевыми мероприятиями, попробуйте сейчас бесплатно или заказать демоверсию с нашей командой.