North Texas Tribute Jam — ежегодный музыкальный фестиваль по сбору средств, организованный городом Льюисвиллем, в пользу программы Bedtime Rescue благотворительной организации Cloud 9 Charities, которая предоставляет экстренное жилье семьям, находящимся в кризисе. Мероприятие привлекает более 2,000 посетителей, чтобы насладиться 10 часами непрерывной музыки от 9 трибьют-групп на 2 сценах.
Благотворительная организация Cloud 9 Charities возглавила инициативу в партнерстве с Дареном Уоткинсом, менеджером по мероприятиям города Льюисвилл. Это было мероприятие, которое требовало точного планирования и было проведено очень гладко организатором мероприятия Эвелин Коста, которая руководила операциями на месте, управлением артистами, маркетингом и многим другим. Она использовала OnePlan для оптимизации логистики и повышения эффективности работы ее и ее команды.
«Организация такого амбициозного мероприятия, как North Texas Tribute Jam, была непростым подвигом. Это был день, полный волнения, и планирование требовало точности и командной работы», — говорит Эвелин.
«Как организатор, я знал, что проведение мероприятия такого масштаба требует тщательного планирования и правильных инструментов. Использование OnePlan«Программное обеспечение сыграло огромную роль, помогая нам оставаться в курсе всех движущихся частей и гарантируя, что каждая деталь будет учтена», — добавляет она.
Бесперебойная работа с поставщиками, спонсорами и волонтерами
OnePlan было лучшим решением Эвелин для планирования и проведения фестиваля: «Инструменты картирования площадки позволили нам с легкостью разработать макет, добавив все наши потребности в сцене, аудиовизуальном и производственном оборудовании, которыми управляет CK Productions, а также стратегически разместив торговые палатки, фургоны с едой, VIP-зону и две зоны для выступлений, чтобы создать бесперебойный поток посетителей».
Чтобы обслужить более 2,000 посетителей, Трибьют-джем Северного Техаса Было 30 поставщиков, 4 фургона с едой, 13 спонсоров и 130 волонтеров. «В день мероприятия все прошло гладко», — говорит Эвелин. «У поставщиков были четкие указания, а наличие координатора на месте гарантировало быстрое решение любых проблем в последнюю минуту».
Учитывая, что необходимо координировать так много подвижных частей, Эвелин благодарна за существенную экономию времени и эффективное планирование, которое OnePlan стало возможным. По ее оценкам, это сэкономило ее команде почти 15 дней, или 3 рабочие недели, а также сократило расходы.
"С помощью OnePlan «Мы сэкономили по меньшей мере 110 человеко-часов», — говорит она. «Если бы планирование выполнялось вручную, оно было бы намного дороже, потребовало бы дополнительных сотрудников, которых мы не могли себе позволить, и заняло бы больше времени».
Более простое сотрудничество с городским советом
Ключевым фактором успеха мероприятия стало то, как Эвелин использовала OnePlan оптимизировать процесс планирования и утверждения с Город Льюисвилл. Она говорит: «Как благотворительная организация, Cloud 9 полагалась на волонтеров, включая меня, которые вносили по меньшей мере 3 часа ежедневно в течение 5 месяцев вместе с другими членами правления. У нас было всего 2 недели, чтобы завершить и представить его в городской совет, где OnePlan действительно имело значение».
Это сотрудничество городского совета включало несколько департаментов города Льюисвилл, чтобы гарантировать, что все заинтересованные стороны мероприятия использовали один и тот же план. Это сотрудничество с местными правительственными командами в OnePlan Это принесло всем дополнительные преимущества, включая более быструю процедуру утверждения.
Эвелин говорит: «Сотрудничество с Департаментом здравоохранения и безопасности города Льюисвилл стало намного проще благодаря OnePlan. Возможность поделиться подробными планами по блокированию дорог, контролю толпы и управлению дорожным движением означала, что мы получили необходимые разрешения быстро и без головной боли. А у пожарной охраны и полиции была печатная версия OnePlan карта!”
Огромная экономия времени, которой добилась Эвелин, означала, что она могла сосредоточиться гораздо больше времени на творческой стороне North Texas Tribute Jam. Она говорит: «У нас было всего пять месяцев, чтобы все спланировать и реализовать. ДА! OnePlan пришли на помощь, освободив нам массу времени, чтобы полностью погрузиться в маркетинг нашего нового захватывающего мероприятия!»
Это было очень важно, поскольку мероприятие было посвящено не только отличной музыке — оно было посвящено возвращению долга обществу. Вырученные средства пошли на программу Bedtime Rescue благотворительной организации Cloud 9 Charities, которая ежемесячно помогает не менее 30 семьям, находящимся в кризисе, предоставляя им экстренное жилье.
«Сотрудничество с Департаментом здравоохранения и безопасности города Льюисвилл стало намного проще благодаря OnePlan«Возможность поделиться подробными планами означала, что мы получили необходимые разрешения быстро и без головной боли».
Эвелин Коста
Организатор мероприятия, North Texas Tribute Jam
Снижение стресса при планировании мероприятий
Сообщество прекрасно сплотилось: яркая публика на North Texas Tribute Jam наслаждалась музыкой 80-х и 90-х годов, включая хедлайнерскую композицию 1999 года The Legacy of Prince и Dreams Unwind – A True Stevie Nicks Experience.
Активации спонсоров были нанесены на график OnePlan, включая шесть Ford Car Displays от Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's, предлагающий 360 Selfie Experience, и Prime Controls с интерактивной фотобудкой. На рынке было 30 поставщиков, демонстрирующих свои таланты, в то время как 4 фургона с едой предлагали все: от классического техасского барбекю до кексов Funnel Cakes и уникальных кулинарных творений от ElCucuy Burritos.
«Было удивительно видеть, как месяцы планирования привели к такому позитивному результату», — добавляет Эвелин.
«Я не могу не подчеркнуть, насколько полезными могут оказаться правильные инструменты для тех, кто планирует крупное мероприятие», — продолжает Эвелин. «Использование OnePlan «Это сэкономило нам сотни часов, уменьшило стресс и позволило сосредоточиться на творческих и развлекательных аспектах мероприятия».
«Если вы организуете что-то подобное, я надеюсь, что North Texas Tribute Jam вдохновит вас на решительный шаг и создание чего-то незабываемого и удивительного».
Свяжитесь с Эвелин на LinkedIn.
Чтобы узнать больше о том, как OnePlan может сэкономить вам сотни часов времени на планирование, закажите демонстрацию с нашей командой здесь.
