Jockey Club — крупнейшая в Великобритании организация, организующая скачки, которой принадлежат 15 известных ипподромов, включая Cheltenham, Newmarket, Aintree, где проводятся скачки Grand National, и Epsom Derby, где проводятся скачки The Derby.
Команды по проведению мероприятий и операциям ипподрома Эпсом-Даунс используют OnePlan для планирования нескольких мероприятий в течение года и в настоящее время находится в режиме планирования фестиваля Betfred Derby 2025.
Дерби — одно из самых больших национальных спортивных событий Британии, на которое съезжаются более 100,000 XNUMX человек на двухдневное мероприятие в Эпсом-Даунс, а миллионы людей смотрят его по телевизору по всему миру. Мы поговорили с Хайди Трумэн, Эбби Петтит и Ханной Картер, чтобы узнать, как они планируют масштабные фестивали скачек более эффективно благодаря OnePlanПрограммное обеспечение для планирования мероприятий.
От недель планирования до нескольких дней
Betfred Derby Festival 2025 — это кульминационный момент, который пройдет в Epsom Downs в следующем году. Для мероприятия такого масштаба требуется точная, простая в использовании платформа визуального планирования, которая может гарантировать, что все команды работают из одного источника правды. «Раньше мы планировали мероприятия с помощью изображений и снимков экрана, которые мы вставляли в Powerpoint, и добавляли красные и белые линии поверх. Мы брали аэрофотоснимки с предыдущего года, а затем наносили на них графики. Это было очень просто», — говорит Эбби, менеджер по мероприятиям в Jockey Club.
«Мы никогда не узнаем истинный масштаб участка и будем просто гадать по измерениям. На это уйдут недели, даже месяцы», — продолжает она.
Epsom Derby проводится в июне каждого года, а планирование мероприятия следующего года начинается в сентябре. Менеджер мероприятий Ханна Картер говорит OnePlan изменился их нынешний способ планирования мероприятия: «Старый способ потребовал бы многих недель планирования, чтобы попытаться связать все воедино, пересылая все туда и обратно, внося изменения и начиная все заново.
"В OnePlan так легко вносить изменения. Теперь мы можем составить план мероприятия всего за несколько дней с OnePlan и вносить постоянные обновления по мере продвижения планирования», — говорит она. По сравнению с предыдущими неделями или месяцами, которые могли бы занять в прошлом, это существенная экономия времени, которую Жокей-клуб получает от использования OnePlan.
Один действующий генеральный план для 6,000 подрядчиков
Ключевым элементом процесса планирования является сотрудничество, как внутреннее, так и внешнее, чтобы гарантировать, что все находятся на одной странице. Команда Events делится своим планом с другими операционными группами в Jockey Club, чтобы получить обратную связь, прежде чем делиться им с подрядчиками, чтобы гарантировать точность плана, который будет соблюдаться при подготовке мероприятия.
Хайди Трумэн, менеджер проекта в Jockey Club, говорит, что подрядчикам важно видеть реальный план, чтобы помочь спланировать строительство: «На протяжении всего строительства, реального мероприятия и демонтажа у нас около 6,000 человек из 80 подрядчиков работают над Дерби. Планирование в OnePlan снижает наши риски, зная, что все подрядчики работают по одному плану».
«Это единый живой генеральный план, и мы относимся к нему как к непреложной истине», — добавляет она.
Эбби продолжает: «Обмен ссылкой на наш план только для просмотра — отличный способ предоставить подрядчикам и поставщикам доступ к нему. Мы можем связаться с ними, просмотреть любые изменения с прошлого года и убедиться, что они включены в их подробные графики строительства».
Нанесение зон, тысяч объектов и получение одобрения
План Жокей-клуба по проведению фестиваля Betfred Derby 2025 невероятно подробный: в нем будет размещено более 1,200 объектов. OnePlan. В дальнейшем они смогут использовать функциональность папок для категоризации и управления этими объектами по различным зонам на их площадке. Команда по мероприятиям различает каждую зону карты разными цветами, что затем помогает им планировать определенные области внутри них, такие как Tattenham Enclosure, Lonsdale Enclosure и Derby Family Festival.
Ханна говорит: «Зоны действительно полезны для планирования безопасности, охраны здоровья и безопасности, поскольку у нас более 100,000 XNUMX человек на территории внутри ограждений и на Холме. Это помогает группам безопасности понять, где они находятся и какова сфера деятельности каждой зоны, а также помогает нам определить, что нам нужно в каждой области. Например, убедиться, что в отделении скорой помощи Св. Иоанна есть бытовка для персонала, электричество и туалеты. Затем группы безопасности, охраны здоровья и безопасности могут сказать, если что-то не так в плане, и могут подписать это».
Команда может легко «скрыть» данные в своем плане в зависимости от того, с кем они делятся ссылкой только для просмотра. Эбби объясняет: «По сути, есть две разные версии плана — план Build, чтобы указать подрядчикам, куда идти, что доставлять, куда выгружать и т. д., и план Live event, который в основном посвящен пешеходным маршрутам, точечным планам, временным сооружениям, входам и выходам, брендингу и вывескам и т. д. Мы пытаемся наложить все это на один план».
Сюда входит большое количество камер видеонаблюдения, туалетов, ограждений, генераторов, громкоговорителей и многого другого, все из которых точно размещены на плане.
Оптимизация планов будущих событий
Планируя несколько мероприятий в OnePlan, команда может оптимизировать свои планы из года в год. Ханна говорит: «Это уже делает нас более эффективными, но мы все еще учимся максимально использовать весь его потенциал. Мы получаем обратную связь от наших внутренних и внешних команд, что помогает нам думать о том, что нам нужно изменить в следующий раз. Что касается Дерби, мы получили обратную связь после мероприятия 2024 года, например, насколько загружены были туалеты, и это учитывается в нашем планировании мероприятия 2025 года».
Хайди добавляет: «Это важный шаг после мероприятия, когда мы фиксируем фактические данные и сравниваем их с планом, чтобы мы могли оптимизировать каждый раз».
Вне дней скачек Жокей-клуб использует OnePlan для планирования других мероприятий, включая рождественский каток «Epsom on Ice». Хайди и команда могут точно планировать, масштабируя каток до установленного периметра, а затем продумывая, что еще может поместиться в этом пространстве для семейного отдыха.
«Теперь мы можем проложить путь клиента через все пространство, включая то, где разместить продавцов еды и напитков. Если у наших поставщиков есть файлы CAD, мы можем загрузить их в OnePlan «Так что все собрано и точно», — говорит она.
Строительство катка «Эпсом на льду» продолжается
«И это помогает с размещением вывесок вокруг автостоянки. Каток здесь уже больше месяца, и иногда мы будем устраивать рождественские вечеринки, а это значит, что нам нужно активировать разные вывески и делиться ими с нашими командами по управлению дорожным движением. Мы можем сделать все это в OnePlanи планировать различные настройки, необходимые в течение всего периода».
В рамках своих мероприятий и с учетом уже реализуемых планов на Betfred Derby Festival 2025 команда Jockey Club получает выгоду от OnePlan предоставление единого источника правды для своих мероприятий, на котором они могут гарантировать, что все внутренние и внешние заинтересованные стороны согласованы. Как говорит Эбби: «OnePlan стала нашей библией, указывающей нам путь вперед каждый год».
Чтобы изучить, как OnePlan можете улучшить планирование и управление вашими мероприятиями, попробуйте сейчас бесплатно или закажите демо-версию у нашей команды и присоединяйтесь к более чем 50,000 XNUMX мероприятиям по всему миру, в которых используется OnePlan.
