В городе Большой Данденонг, к юго-востоку от Мельбурна, Австралия, команда фестивалей и мероприятий проводит общественные мероприятия и праздники. В команде из 5 человек они отвечают за планирование и проведение динамичных мероприятий, которые привлекают как местную, так и региональную аудиторию.
Команда фестивалей и мероприятий организует различные мероприятия: от Большого пикника в Кисборо, привлекающего около 7,500 посетителей, до грандиозного снежного фестиваля в Спрингвейле, который собирает до 33,000 XNUMX участников. Спектр мероприятий разнообразен, включая церемонии награждения, кинопоказы и праздничные торжества, такие как рождественские гимны и новогодние фейерверки.
Чего требуют успешные мероприятия
Планирование мероприятий такого масштаба требует тщательной координации с множеством заинтересованных сторон. Команда тесно сотрудничает с различными муниципальными департаментами, включая управление дорожным движением и транспортом, гигиену окружающей среды, строительные службы, управление рисками и чрезвычайными ситуациями и другие. Внешние партнеры, такие как полиция Виктории, Управление пожарной охраны страны и местные общественные организации, также являются неотъемлемой частью успеха мероприятия.
Для Патрика Магина, директора по фестивалям и мероприятиям, и его команды, успех мероприятия зависит не только от посещаемости. Речь идет о достижении поставленных целей, получении положительных отзывов от участников, улучшении результатов предыдущих мероприятий и уровне удовлетворенности поставщиков, партнеров и спонсоров. Регулярная обратная связь и сравнительный анализ с другими подразделениями по планированию мероприятий в Большом Мельбурне помогают им оставаться инновационными и оперативно реагировать на потребности сообщества.
«Вы хотите, чтобы посещаемость была высокой. Вы хотите, чтобы это была хорошая инвестиция и приносило пользу местному региону, но вы также хотите, чтобы мероприятия проводились из года в год», — сказал Патрик Магин об успешных мероприятиях. «Перед мероприятием мы поставим ряд целей, которых хотим достичь, будь то привлечение пяти разных культурных групп, шести разных предприятий или восьми разных общественных организаций, потому что это действительно то, что приносит пользу сообществу».
Команда Большого Данденонга также подчеркивает важность опросов и отзывов заинтересованных сторон для оценки успеха мероприятия. «Мы также оцениваем это с помощью опросов в тот день и общих отзывов всех наших заинтересованных сторон, насколько они были вовлечены в мероприятие и понравилось ли оно им. Отзывы о многих наших мероприятиях достигают 90%».
Проблемы при планировании мероприятий местного самоуправления
Прежде чем принять OnePlan, команда использовала такие инструменты, как Microsoft Word или PDF-файлы с изображениями места проведения мероприятия, куда они добавляли символы для обозначения инфраструктуры. При использовании этих методов команда столкнулась с многочисленными проблемами:
Устаревшие и неточные карты:
В планах объектов, которые они использовали, не отражались последние изменения, часто включая функции или инфраструктуру, которых больше не существовало или которые изменились.
Сложности с созданием карты в нужном масштабе:
Трудно понять, что подойдет для вашего мероприятия. Точно разместить инфраструктуру, необходимую для мероприятия, было сложно без необходимости многократного посещения объектов, что приводило к дополнительным затратам и задержкам.
Невозможность четко обозначить аварийные места:
При прежних способах планирования не было возможности точно отметить расположение ключевых зон событий, таких как пункт «Потерянный ребенок», «Контроль событий», «Первая помощь», «Маршруты доступа к транспортным средствам» и «Зоны экстренной эвакуации», которые имеют решающее значение для безопасности и безопасности. Операционный успех.
Неспециализированные инструменты планирования мероприятий:
Незначительные корректировки в инструментах планирования макета, такие как перемещение небольших объектов в Microsoft Word, могут привести к сбоям и несоответствиям во всем документе, усложняя процесс планирования.
где OnePlan Приходит в
Власти города Большой Данденонг осознали, что традиционные методы планирования мероприятий устаревают в нашем цифровом мире, и искали инновационный способ планирования своих мероприятий. OnePlan изменил способ планирования и проведения мероприятий городским советом Данденонга.
В целом команда Events сэкономила время и деньги, используя OnePlan. Платформа предоставила:
- Точные и актуальные планы объекта, экономия денег за счет обеспечения точного местоположения и точек GPS для необходимой инфраструктуры.
- A значительное снижение частоты посещений сайта, освобождая время для других важных задач.
- Улучшение отношений с заинтересованными сторонами, причем подрядчики высоко оценили четкость предоставленных карт объекта.
- Улучшение координации со службами экстренной помощи, особенно при планировании и проведении безопасных фейерверков.
«Мы использовали OnePlan за прошедший год, и это было действительно полезно», — сказал Патрик. Один замечательный инструмент, который мы использовали, — это зонирование территорий, поскольку эти карты предоставляются всем нашим подрядчикам и владельцам ларьков, и даже версия карты распространяется для общественности».
Команда также нашла ценность в OnePlanИнтеллектуальные калькуляторы, такие как измерение площади.
«Для нашего новогоднего фейерверка нам нужно было установить безопасную зону отчуждения, и OnePlanизмерительный инструмент был неоценим. Это избавило нас от многочисленных посещений объектов или использования неточных карт».
Патрик Магин
Специалист по фестивалям и мероприятиям, город Большой Данденонг
Следующее крупное событие в их календаре, Springvale Snow Fest, представляет собой мероприятие на целый день со снежными игровыми площадками, наполненными настоящим снегом, доставленным с горы Пуля, фейерверками и яркой сценической программой. Планирование этого сложного мероприятия стало проще благодаря OnePlan, что позволяет команде эффективно управлять логистикой и обеспечивать незабываемые впечатления для всех участников.
Лучшее планирование мероприятий
Размышляя о своих OnePlan путешествие, — делится Патрик Магин, —OnePlan можно легко назвать мечтой организатора мероприятий. У вас есть все инструменты для наглядного представления вашего мероприятия – лучшие планы объекта создаются за меньшее время, и больше времени остается на создание вау-эффекта!»
OnePlan изменил планирование мероприятий в городском совете Большого Данденонга, установив новый стандартный инструмент для планирования. принятие OnePlan Отдел фестивалей и мероприятий городского совета Данденонга иллюстрирует дальновидный подход к планированию общественных мероприятий. Используя инновационные инструменты, команда не только повысила операционную эффективность, но и улучшила качество обслуживания сообщества, сделав каждое мероприятие безопасным и успешным.
Начните планировать свое следующее мероприятие и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!
