Для USA Triathlon (USAT), национального руководящего органа по триатлону в США, каждое мероприятие — это логистическая головоломка. В отличие от стадионных видов спорта, у триатлона нет стационарной площадки. Каждый гоночный уикенд требует строительства целого игрового поля с нуля, включающего дороги, тропы и водоёмы.
Их флагманские мероприятия, такие как чемпионат США по триатлону в Милуоки, собирают более 7,000 спортсменов и включают в себя несколько форматов соревнований, которые проводятся параллельно: от юношеских и юниорских до элитных соревнований и дополнительных дисциплин, таких как аквабайк или забег на 5 км. Каждый формат требует своего выделенного пространства, распределенного по разным районам города-организатора.
Как сказал Брэд, менеджер мероприятий USAT: «Мы не просто едем на культовое место. Мы сами создаём это культовое место. В триатлоне вы создаёте игровое поле с нуля, проходя по дорогам, тропам и воде, а это требует множества деталей».
Проблема планирования с учетом нескольких площадок и рас
Проведение мероприятий такого масштаба требует тщательного планирования за несколько лет. USAT должен оценить потенциальные города-организаторы, учесть влияние на местное сообщество и разработать несколько маршрутов, которые могут проходить одновременно, не создавая конфликтов. Переходные зоны, выходы для купания, тренировочные площадки и выставочные пространства должны быть гармонично совмещены, при этом обеспечивая безопасное движение пешеходов и аварийный доступ.
Каждое решение имеет значение: сможет ли трасса выдержать тысячи бегунов, как 25-мильный веломаршрут повлияет на транспортную ситуацию или где разместить ключевые объекты инфраструктуры, чтобы минимизировать неудобства для местных жителей. Учитывая столь высокие ставки, USAT нуждался в платформе для планирования, которая могла бы управлять не одним объектом, а несколькими, и точно координировать каждый движущийся элемент.
Почему OnePlan Стало необходимым
OnePlan USAT предложили именно то, чего им не хватало: возможность проектировать и сравнивать несколько потенциальных площадок с абсолютной точностью. Когда в качестве площадок предлагаются новые города, команда может загрузить данные о местности в OnePlan и немедленно тестировать различные конфигурации. Стартовые точки, переходные зоны, зоны регистрации и точки доступа можно визуализировать на экране, давая команде реалистичное представление о том, будет ли площадка работоспособна, ещё до того, как они окажутся на ней.
Эта точность сохраняется и после выбора места проведения. Как объяснила Марджи, координатор мероприятий USAT: «Когда место рекомендовано, мы загружаем его в OnePlan чтобы увидеть, где могут проходить регистрации, переходы или точки доступа. Это даёт нам полное представление ещё до того, как мы туда поедем».
«Я расставляю все наши палатки, маркирую все и рассчитываю, сколько футов ограждений или барьеров нам понадобится. OnePlan даёт мне реальные цифры, а не просто оценки. Это сэкономило нам время и деньги».
Марджи Гронк
Координатор мероприятий, USAT
От выбора города до реализации на месте
Гибкость OnePlan Это означает, что USAT может подготовить каждый этап чемпионата задолго до того, как будет установлена первая преграда. Различные форматы гонок разрабатываются параллельно, а их планировки адаптируются к конкретным потребностям элитных спортсменов, молодёжных дивизионов и участников разных возрастных групп. Переходные зоны, места отдыха спортсменов и даже трапы для выхода из бассейна продуманы до мельчайших деталей, обеспечивая плавный переход между объектами.
Инфраструктура — ещё один важный элемент. Марджи полагается на OnePlan чтобы рассчитать точное количество необходимых ограждений, велопарковок, палаток и барьеров. «Я расставляю все наши палатки, маркирую всё и рассчитываю, сколько футов ограждения нам понадобится», — сказала она.OnePlan Даёт мне реальные цифры, а не оценки. Это сэкономило нам время и деньги».
Когда мы разведываем место, а затем возвращаемся к плану OnePlanКарта актуальна, подробна и отражает то, что мы видели на месте. Это экономит нам много времени.
Брэд Хильдебрант
Менеджер мероприятий, USAT
Эта точность передается поставщикам и подрядчикам, которые воплощают эти планы в жизнь. Вместо обмена скриншотами или PDF-макетами, USAT теперь предоставляет доступ к своим данным в режиме реального времени, только для просмотра. OnePlan Карты. Продавцы могут войти в систему, увеличить масштаб нужной им территории и точно увидеть, какой размер палатки или длина ограждения им требуется, а также где оно должно располагаться. «Они это очень ценят», — отметила Марджи. «Они могут смотреть на карту во время установки и точно следовать маршруту».
К тому времени, как команда прибудет на место за неделю до гонки, план уже настолько точный, что нет необходимости что-либо перемещать. Даже расположение полуприцепов на территории комплекса заранее рассчитано. OnePlan«Нам действительно удалось устранить точки соприкосновения», — пояснил Брэд. «С помощью OnePlanБлагодаря точности мы перемещаем меньше вещей на месте. Это экономит время, снижает физическую нагрузку и, в конечном итоге, помогает нам организовать мероприятие лучше».
Сотрудничество стало проще
Для мероприятий такого масштаба чёткое взаимодействие с заинтересованными сторонами так же важно, как и сама планировка площадки. USA Triathlon сотрудничает с десятками внешних партнёров — поставщиков, подрядчиков и международных организаций, у каждого из которых есть свои требования. OnePlanФункции обмена изменили способ взаимодействия этих групп.
Вместо бесконечной пересылки скриншотов или PDF-файлов, USAT теперь предоставляет партнёрам доступ только для просмотра к планам мероприятий в режиме реального времени. Поставщики могут войти в систему и увидеть, какой именно размер палатки им нужен, где её разместить и как вписывается окружающая инфраструктура. «Вместо того, чтобы отправлять скриншоты или PDF-файлы, я предоставляю поставщикам доступ только для просмотра», — объяснила Марджи. «Они могут точно видеть, где поставить палатку, какого она размера, и следовать плану при установке».
Такая же ясность распространяется и на глобальных партнёров, таких как World Triathlon, которые строго следят за соблюдением стандартов планировки на элитных соревнованиях. «Они очень тщательно подходили к расстоянию между велосипедными стойками», — вспоминает Брэд. «Используя OnePlan«Значок парковки для велосипедов, мы могли бы разместить все точно и передать человеку, отвечающему за переход».
Такое взаимодействие в режиме реального времени не только устранило путаницу, но и укрепило уверенность всех заинтересованных сторон в точности и согласованности каждой детали. Будь то подрядчик по установке ограждений, поставщик палаток или международный партнёр, все работали по одному и тому же точному плану.
Влияние на всю организацию
Успех OnePlan В рамках команды по организации мероприятий проект быстро привлёк внимание других отделов USA Triathlon. Команда по партнёрству начала использовать его для картирования выставочных зон и мероприятий, а графические дизайнеры использовали эти планы для создания подробных карт трасс. Даже директора гонок, не участвующие в национальных чемпионатах, начали экспериментировать с новыми форматами прямо в OnePlan, используя его для легкой визуализации и корректировки макетов.
То, что начиналось как инструмент для операционной деятельности, превратилось в общую платформу для всей организации, которая улучшает сотрудничество, повышает точность и, в конечном итоге, повышает качество каждого мероприятия, проводимого USAT.
Стратегический инструмент для многосайтового планирования
Для триатлона США, OnePlan стал гораздо больше, чем просто картографическим инструментом. Это стратегический инструмент, позволяющий им уверенно оценивать новые города-организаторы, гармонично разрабатывать различные форматы гонок и точно и легко координировать сложную логистику на протяжении нескольких недель.
Как заключил Брэд, «С меньшим количеством точек соприкосновения, большей точностью и лучшей координацией, OnePlan стал неотъемлемой частью того, как мы планируем и проводим национальные чемпионаты по триатлону».
Начните планировать свои многоцелевые мероприятия более эффективно уже сегодня с помощью OnePlan, в ваш бесплатный план включено до 50 объектов на событие!