Den amerikanske ideelle organisasjonen Inspire Aviation har som mål å hjelpe folk med å lære om luftfart som karriere eller hobby gjennom sommersesongen. Hovedarrangementet deres er Props and Pistons Festival, som finner sted i Ohio hver august.
Målet med dette arrangementet er å tilby utdanningsmuligheter til folk i alle aldre om luftfart og STEM gjennom ekspertforedrag og et imponerende utvalg av historiske, militære og kommersielle flyutstillinger.
Et komplekst arrangement planlagt effektivt
Props and Pistons Festival er et komplekst todagers arrangement å organisere. Det består av et flyshow, et bilshow, STEM-undervisningsområder, flysimulatorer, barnesone, utstillere, for ikke å nevne helikopterturer. Det er mye å planlegge for å sikre at arrangementet går knirkefritt.
Brad Clinton er utstillingskoordinator. Han bruker OnePlan for å sikre at arrangementets oppsett er nøyaktig planlagt for det brede spekteret av aktiviteter som finner sted, og sørge for at planlegging av scenarioer før arrangementet ivaretar sikkerheten til de 5,000 deltakerne.
«Det er mye som må gjøres for at dette arrangementet skal gå effektivt», sier Brad.OnePlan har hjulpet enormt med den generelle utformingen av leverandører, matvogner, telt, barrikader, statiske rampefly, toaletter og bilutstillingen vår.»
«Superenkelt» å planlegge luftfartsarrangementer
Et av de flotte aspektene ved Brads plan er alle flyene som er plassert på arrangementsstedet. Totalt er det 28 fly som er nøye plassert slik at deltakerne kan gå blant dem og oppleve dem på nært hold.
De historiske, militære og kommersielle flyene på Props and Pistons Festival inkluderer en C-17 Globemaster III, CH-47, TBM Avenger, C-123K Thunder Pig, B-25, Goodyear Blimp og så mange flere utstillinger.
"OnePlan «gjør planlegging av statiske flyramper til en lek», sier Brad. «Det er superenkelt å endre størrelsen på fly og finne ut den beste måten å bevege seg fremover på.»
Med 14 publikumsområder, 16 turstier og 5 parkeringsområder på planen, er Brad takknemlig for fleksibiliteten. OnePlan lar ham skjule og flytte objekter på kartet. «Å kunne slå av og på utvalgte elementer bidrar til å rydde opp i den generelle layouten. Det er veldig enkelt å bruke.»
«Den klart beste funksjonen er hvor enkelt det er å skalere objekter på det overordnede layoutkartet. Det gjør layoutplanleggingen til en lek», legger Brad til.
Dele arrangementsplaner internt og eksternt
Gjennom hele planleggingsprosessen deler Brad planen sin med mange kolleger hos InspireAviation og personer utenfor organisasjonen. Som et verktøy for arrangementshåndtering, OnePlan har en rekke samarbeidsverktøy som gjør deling enkelt – inkludert skrivebeskyttede lenker, eksport av planen og teamarbeidsområder for samarbeid i sanntid.
Brad fortsetter: «OnePlan brukes av mange i organisasjonen vår. Styrelederen for flyshowet, nestlederen, utstillingskoordinatoren, logistikkkoordinatoren og flere bruker alle OnePlan og gi innspill til planen.»
For et arrangement av denne størrelsen, med visse sikkerhetsprotokoller som kreves, er det viktig at «livsplanen» for dette fellesskapsarrangementet kan deles i månedene, ukene og dagene før arrangementet. «Eksternt deler vi våre OnePlan med det lokale brannvesenet, politiet og andre lokale myndigheter. Det betyr at alle er på linje og bidrar til å redusere risikoene våre.»
Brad legger til: «Vi har mange interessenter og OnePlan betyr at vi samarbeider bedre med dem enn noensinne. De kan se planen, gi tilbakemeldinger, og det er enkelt for oss å gjøre endringer i øyeblikket.»
«Vi har mange interessenter og OnePlan betyr at vi samarbeider bedre med dem enn noen gang.»
Brad Clinton
Utstillingskoordinator, InspireAviation
En tids- og pengesparer
Risikoreduksjon er en av mange fordeler Brad nevner ved å bruke OnePlanDet gir en mer grundig, nøyaktig og samarbeidsorientert måte å planlegge på enn før. Og det er andre fordeler Props and Pistons-festivalen også får.
"OnePlan «sparer oss masse tid. Vi kan planlegge eksternt, slik at det reduserer behovet for besøk fra ulike teammedlemmer», sier Brad. «Og det er veldig bra for abonnementet vårt. Det sparer oss definitivt penger når vi planlegger hele arrangementet.»
«Vi får så mange fordeler ved å bruke OnePlan «for arrangementene våre – vi elsker programvaren!» avslutter Brad.
Vi er takknemlige for at Brad og teamet hos InspireAviation delte historien sin om arrangementsplanlegging. Du kan finne ut mer om hvordan de muliggjør utdanningsfellesskap innen luftfart på nettstedet deres.
Begynn å planlegge fleraktivitetsarrangementene dine mer effektivt, med opptil 50 objekter per arrangement inkludert i gratisplanen din.