Shalford har en historisk stamtavle når det gjelder å være vertskap for messer. Den pittoreske landsbyen, som ligger like utenfor Guildford i Storbritannia, ble gitt et charter av King John (1199 – 1216) for over 800 år siden og er fortsatt den dag i dag vertskap for lokalsamfunnets Great Fair of Shalford.
Messen har nå fått en ny giv av Frank Ago, eier av den populære Snooty Fox-kafeen. Frank er en selverkjent amatør når det kommer til planlegging av arrangementer, og har vært i stand til å spare tid og administrere sine 60+ leverandører effektivt takket være OnePlan. The Great Fair of Shalford består av tre scener som spiller live musikk, et tivoli med pariserhjul, hundeshow, bondemarked, klassiske biler, samt et stort mat- og drikkeområde med flere øl- og ginbarer.
Frank sier: "OnePlan gjør meg til en profesjonell eventarrangør. Hvis jeg slår opp med den bærbare datamaskinen, åpner jeg den med OnePlan oppe og går. De kan forstå planen min og de kan se min visjon om å lage et kart som er lett å lese, enkelt og forståelig på kort tid.»
Se hvordan Frank skapte Great Fair of Shalford i OnePlan her:
De enkle trinnene Frank tar for å lage en arrangementsplan på bare noen få timer
OnePlan hjelper arrangementsarrangør Frank med å forenkle en kompleks jobb med å planlegge et stort arrangement for tusenvis av mennesker. Den store messen har vært seks måneder underveis, og involverer et bredt spekter av interessenter, inkludert lokale myndigheter, sikkerhet, leverandører og lokale veldedige organisasjoner som er satt til å dra nytte av et vellykket, lønnsomt arrangement.
"OnePlan har gjort planleggingen min av denne messen så rask. Jeg setter av to kvelder til det, og jeg har en grundig plan på plass, som jeg kan laste ned og dele med hvem jeg trenger, sier Frank.
«Først av alt gjorde jeg omrisset av messen på kartet, og viste de forskjellige sonene, rutene, teltene og etappene. Den andre versjonen var for å detaljere alle områder – forme linjene, legge til leverandørinformasjon, sjekke mål. Det har vært så enkelt."
Det har vært "en enorm pengesparing"
Frank har delt arrangementsplanen med sitt brede spekter av partnere, leverandører og leverandører, noe som har vist seg spesielt effektivt for ham. "Å dele planen med våre AV-generatorer har vært en enorm pengesparing, fordi den umiddelbart forteller dem hva som trengs hvor, og gir dem tillit til meg som arrangør," fortsetter han.
Frank lytter til de ulike interessentenes tilbakemeldinger og justerer planen sin OnePlan tilsvarende. Partnerne hans kan gjennomgå det i sanntid, noe som gjør det til en enkel prosess for alle involverte. En av Franks interessenter er det lokale brannvesenet. "Jeg delte min OnePlan med brannstasjonen, og var øyeblikkelig på rett nivå med dem. De behandlet meg som en profesjonell arrangør.»
"OnePlan hjelper meg til å gjøre meg til en profesjonell eventarrangør. Jeg kan planlegge min visjon for arrangementet mitt og lage et kart som er lett å lese."
Frank Ago
Arrangør, Great Fair of Shalford
Dra nytte av de to sidene av OnePlan: en visuell plan og nøyaktige data
Med over 60 leverandører å administrere, er det mye sensitivitet som Frank må ta med i planleggingen når det gjelder å bestemme hvor hver leverandørs telt skal plasseres. Disse inkluderer plassering av konkurrerende leverandører, samt å ta hensyn til sol og skygge på forskjellige tider av døgnet.
For Frank, OnePlan gir en visuell måte å planlegge på med en rekke kart å velge mellom, sammen med tilliten til at alt han plasserer er geo-nøyaktig. Han kan legge til navn, notater og støttedata om hver leverandør i Leverandøradministrasjon-delen av hvert objekt han plasserer, og laste ned disse dataene når han vil.
Han sier: «Jeg er ingen dataspesialist, og det er vanskelig å planlegge et arrangement bare i regneark. jeg elsker OnePlan fordi det gjør det så enkelt for meg å planlegge visuelt på et kart og fortsatt ha disse dataene."
Gjøre arrangementsplanen om til et offentlig kart
Med arrangementsplanen som ble opprettet, var Frank i stand til å lage et offentlig vendt kart som kunne brukes i markedsføring før arrangementet og ble skrevet ut som en stor guide på selve messen. For å gjøre dette brukte han OnePlan's offentlige kart alternativ som enkelt konverterte arrangementsplanen hans til et eksternt kart for deltakere.
Frank sier: "OnePlan har introdusert meg for Alice, OnePlansin ekspert på offentlige kart, for å lage et kart som er lett forståelig for alle.»
«Det er så viktig å ha et klart kart for alle som kommer til messen for å vite hvor scenene er, hvor ginbaren er, og så videre. Det er bare fornuftig å gjøre det med OnePlan når jeg hadde laget arrangementsplanen."
"Min kommunikasjon mellom leverandører er mye enklere med OnePlan. Uten den ville det tatt meg fire ganger lengre tid å planlegge."
Frank Ago
Arrangør, Great Fair of Shalford
Et besøk fra finansministeren
The Great Fair of Shalford er over 800 år gammel og blomstrer fortsatt takket være lidenskapen og engasjementet til Frank og hans lille team. Pengene som messen tjener, blir gitt til lokale veldedige organisasjoner, inkludert Shooting Star Children's Hospices – som ligger til grunn for viktigheten av fellesskapsarrangementer som dette og den enormt positive effekten som amatørarrangører som Frank kan gjøre.
En uke ute fra messen hadde Frank til og med en overraskende besøkende: finansministeren Jeremy Hunt, nest etter statsministeren i ansiennitet i den britiske regjeringen. Som den lokale MP var Mr Hunt ute i samfunnet og oppfordret folk til å delta på den store messen.
OnePlan brukes av 50,000 XNUMX+ arrangementer og arenaer globalt. Enten du er en profesjonell eventplanlegger eller en amatør som begynner, OnePlan brukes av både små og store arrangementer, noe som gjør planlegging av arrangementer så mye enklere. Registrer deg i dag her.