North Texas Tribute Jam er en årlig innsamlingsmusikkfestival arrangert av City of Lewisville, og drar nytte av Cloud 9 Charities' Bedtime Rescue-program, som gir nødinnkvartering for familier i krise. Arrangementet trekker over 2,000 deltakere til å nyte 10 timer med non-stop musikk fra 9 hyllestband over 2 scener.
Cloud 9 Charities ledet initiativet, i samarbeid med Daren Watkins, Event Manager for byen Lewisville. Det var et arrangement som krevde nøyaktig planlegging, og ble levert super greit av arrangementsarrangøren Evelin Costa som ledet driften på stedet, artist management, markedsføring og mer. Hun brukte OnePlan å strømlinjeforme logistikken og forbedre effektiviteten for henne og et dedikert team.
«Å organisere et så ambisiøst arrangement som North Texas Tribute Jam var ingen liten prestasjon. Det var en dag fullpakket med spenning – og planlegging krevde presisjon og teamarbeid, sier Evelin.
«Som arrangør visste jeg at det å gjennomføre et arrangement av denne skalaen krevde nøye planlegging og de riktige verktøyene. Bruker OnePlanProgramvaren til gjorde en stor forskjell, og hjalp oss med å holde oss på toppen av alle bevegelige deler og sørget for at hver detalj ble tatt med, legger hun til.
Kjempefritt med leverandører, sponsorer og frivillige
OnePlan var Evelins go-to-løsning for planlegging og gjennomføring av festivalen: «Site kartleggingsverktøyene gjorde det mulig for oss å designe oppsettet på en enkel måte, legge til alle våre scene-, AV- og produksjonsbehov administrert av CK Productions, i tillegg til å plassere leverandørboder, food trucks , VIP-område og to ytelsesområder strategisk for å skape en sømløs flyt for deltakerne.»
For å betjene de over 2,000 deltakerne hadde North Texas Tribute Jam 30 leverandører, 4 food trucks, 13 sponsorer og 130 frivillige. «På arrangementsdagen gikk alt knirkefritt», sier Evelin. «Leverandørene hadde tydelig veiledning, og det å ha en koordinator på stedet sørget for at eventuelle problemer i siste liten ble løst raskt.»
Med så mange bevegelige deler å koordinere, er Evelin takknemlig for den betydelige tidsbesparende og effektive planleggingen som OnePlan gjort mulig. Hun anslår at det sparte teamet hennes for nesten 15 dager, eller 3 arbeidsuker, samt kostnadsbesparelser.
"Ved hjelp av OnePlan sparte oss for minst 110 dugnadstimer, sier hun. "Hvis det ble gjort manuelt, ville planleggingen blitt mye dyrere, trengte ekstra ansettelser vi ikke hadde råd til og tatt mer tid."
Enklere samarbeid med bystyret
En nøkkelfaktor i det vellykkede arrangementet var hvordan Evelin brukte OnePlan å strømlinjeforme planleggings- og godkjenningsprosessen med Byen Lewisville. Hun sier: «Som en veldedig organisasjon stolte Cloud 9 på at frivillige, inkludert meg selv, bidro med minst 3 timer daglig i 5 måneder sammen med andre styremedlemmer. Vi hadde bare 2 uker på oss til å fullføre og sende den til bystyret, hvor OnePlan virkelig gjort en forskjell."
Dette byrådssamarbeidet involverte flere avdelinger i byen Lewisville for å sikre at alle begivenhetens interessenter brukte den samme live-planen. Dette samarbeidet med kommunelagene i OnePlan medførte ytterligere fordeler for alle, inkludert en raskere godkjenningsprosess.
Evelin sier: «Å jobbe med City of Lewisvilles helse- og sikkerhetsavdeling var mye enklere takket være OnePlan. Å kunne dele detaljerte planer for veisperringer, publikumskontroll og trafikkstyring gjorde at vi fikk de nødvendige godkjenningene raskt og uten hodepine. Og brann- og politiavdelingen hadde en trykt versjon av OnePlan kart!"
Den enorme tidsbesparelsen som Evelin oppnådde gjorde at hun kunne fokusere mye mer tid på den kreative siden av North Texas Tribute Jam. Hun sier: «Vi hadde bare fem måneder til å planlegge og gjennomføre alt. JA! OnePlan kom til unnsetning, og frigjorde tonnevis av tid for oss til å dykke inn i markedsføringen av vår spennende nye begivenhet!»
Dette var veldig viktig siden arrangementet ikke bare handlet om god musikk – det handlet om å gi tilbake til samfunnet. Inntektene støttet Cloud 9 Charities' Bedtime Rescue-program, som bistår minst 30 familier i krise hver måned ved å sikre nødopphold.
"Å jobbe med City of Lewisvilles helse- og sikkerhetsavdeling var mye enklere takket være OnePlan. Å kunne dele detaljerte planer gjorde at vi fikk de nødvendige godkjenningene raskt og uten hodepine."
Evelin Costa
Arrangør, North Texas Tribute Jam
Reduser stresset med å planlegge arrangementer
Samfunnet kom sammen på en flott måte, med et livlig publikum på North Texas Tribute Jam som nøt musikk fra 80- og 90-tallet, inkludert headliner 1999 – The Legacy of Prince, og Dreams Unwind – A True Stevie Nicks Experience.
Sponsoraktiveringer ble plottet inn OnePlan, inkludert seks Ford Car Displays av Sam Pack 5-stjerners Ford Lewisville, Marty B's gir en 360 Selfie Experience, og Prime Controls med en interaktiv fotoboks. Det var 30 leverandører på markedsplassen som viste frem talentene sine, mens 4 foodtrucks serverte alt fra klassisk Texas BBQ til Funnel Cakes og unike kulinariske kreasjoner fra ElCucuy Burritos.
"Det var utrolig å se måneder med planlegging komme sammen på en så positiv måte," legger Evelin til.
"For alle som planlegger et stort arrangement, kan jeg ikke understreke nok hvor mye det kan hjelpe å ha de riktige verktøyene," fortsetter Evelin. «Bruker OnePlan sparte oss hundrevis av timer, reduserte stress og lot oss fokusere på de kreative og morsomme sidene ved arrangementet.»
"Hvis du organiserer noe lignende, håper jeg North Texas Tribute Jam inspirerer deg til å ta spranget og skape noe uforglemmelig og fantastisk."
Ta kontakt med Evelin på LinkedIn.
For å finne ut mer om hvordan OnePlan kan spare deg hundrevis av timers planleggingstid, bestill en demo med teamet vårt her.