RBC Heritage Presented by Boeing er et av PGA-tourens mest berømte signaturarrangementer. Det arrangeres hver april på Harbour Town Golf Links på Hilton Head Island i South Carolina, og har omtrent 120 000 deltakere i løpet av turneringsuken. Bak det står Heritage Classic Foundation, et lite team som er ansvarlig for å planlegge og gjennomføre alle aspekter av et av golfens mest logistisk komplekse arrangementer.
I motsetning til mange store sportsarrangementer, finner ikke RBC Heritage sted innenfor ett enkelt åpent område. Harbour Town Golf Links er en golfbane som er vevd gjennom et boligområde, med boliger langs begge sider av hvert hull. Dette skaper en unik planleggingsutfordring, som krever at infrastruktur, serveringssteder, forsyningstjenester, kringkastingsfasiliteter og driftsområder plasseres nøye over et begrenset og stadig utviklende fotavtrykk.
Som Caden Janzen, driftskoordinator ved Heritage Classic Foundation, forklarer: «Vi har ikke nødvendigvis det vanlige fotavtrykket der de har ett stort åpent område. Vi er en golfbane som har hus på begge sider av hvert eneste hull», sier han, «så når det gjelder bygging og oppsetning og alt, kan det være litt mer utfordrende.»
Omfanget av denne utfordringen er betydelig. Hvert år bygger stiftelsen rett under 200 000 kvadratmeter med midlertidige strukturer langs banen, tilsvarende mer enn tre og en halv amerikansk fotballbane. Byggeprosessen strekker seg over fire måneder, mens et team på bare 14 ansatte som jobber året rundt utvides til rundt 2,000 personer i løpet av turneringsuken, inkludert omtrent 1,800 frivillige sammen med dusinvis av spesialentreprenører og leverandører.
Å koordinere det aktivitetsnivået krever mer enn detaljerte planer. Det krever én enkelt sannhetskilde som enkelt kan deles mellom interne team, leverandører, myndigheter og kommersielle interessenter, og den rollen fylles nå av OnePlan.
Challenge
Før du adopterer OnePlan, planleggingsinformasjon var spredt utover flere CAD-tegninger, bilder og dokumenter. For et team der alle har ansvar for hele lokalet, skapte denne fragmenteringen konstant friksjon med å holde planene samstemte og oppdaterte.
Caden beskriver virkeligheten tydelig og sier: «Jeg berører hver kvadratcentimeter av banen. Sjefen min berører hver kvadratcentimeter av banen. Salgsteamet vårt berører hver kvadratcentimeter av banen», og legger til at «vi er alle involvert i alt».
"Før OnePlan, det føltes som om vi administrerte en million separate filer bare for å kunne drive én hendelse"
Caden Janzen,
Driftskoordinator, Heritage Classic Foundation
Uten en delt, direkte oversikt over arrangementet trengte leverandører ofte avklaringer om oppsett, infrastrukturplassering og endringer på stedet. Strøm- og HVAC-leverandører, telekommunikasjonsteam, TV-kringkastingsteam, elektroentreprenører og sanitærleverandører var alle avhengige av driftsteamet, noe som skapte en jevn strøm av samtaler og e-poster gjennom hele planleggingssyklusen.
Tillatelser gjorde det enda mer komplekst. Planer som ble sendt til byen Hilton Head, sammen med brann- og helsemyndighetene, ble vanligvis delt som statiske dokumenter som ofte krevde ytterligere forklaring.
Etter hvert som turneringen utviklet seg, ble det enda vanskeligere å opprettholde nøyaktigheten. Etter et seks måneder langt restaureringsprosjekt for banen begynte selv små fysiske endringer å påvirke planleggingsforutsetningene.
«Når man stenger ned i seks måneder, forandrer mye seg», forklarer Caden. «Vi bygger rundt trær og tar hensyn til trær, og når et tre flytter seg over fem meter eller noe, kan det hindre akkurat der vi bygger noe.»
Å holde tegningene nøyaktige ble en kontinuerlig prosess med oppdateringer, revisjoner og kommunikasjon.
«Operasjonsmessig har vi sannsynligvis eliminert omtrent 1,000 telefonsamtaler og e-poster til sammen ved å bruke OnePlan"
Caden Janzen,
Driftskoordinator, Heritage Classic Foundation
En enkelt sannhetskilde for turneringsplanlegging
Caden kom først over OnePlan gjennom broren sin, som også jobber i golfturneringsbransjen. Etter å ha sett plattformen, passet det umiddelbart. «Jeg følte at det var en nødvendighet for oss», sier han, «så vi hoppet på» OnePlan for et par år siden.»
Siden da, OnePlan har blitt den sentrale planleggingsplattformen for turneringen, og samler anleggsoppsett, infrastrukturplanlegging, leverandørkoordinering, tillatelser og kommersiell planlegging på ett sted.
En av funksjonene Caden verdsetter mest er muligheten til å importere og legge dronebilder over hverandre. Med golfbanen som ligger rett ved siden av stiftelsens kontorer, kan han ta oppdaterte flyfotoer og laste dem opp til OnePlan, og justerer planene umiddelbart etter hvert som forholdene endrer seg.
«Det at jeg kunne legge dronebildene over hverandre selv, uten å måtte kontakte dere og vente, og bare kunne skalere det og sette i gang selv, var den største hjelpen», forklarer han, «fordi jeg bare kan gjøre noe med en gang.»
Kombinert med CAD-import og en kontinuerlig oppdatert digital områdeplan, opprettholder stiftelsen nå en nøyaktig representasjon av lokalet gjennom hele året, selv om restaureringsarbeid, infrastrukturendringer og langsiktig utvikling omformer stedet.
Effekten strekker seg langt utover driften. Salgsteamene bruker OnePlan å visualisere gjestfrihets- og sponsorlokaler for potensielle kunder, mens leverandører, entreprenører og myndigheter alle får tilgang til de samme oppdaterte layoutene via lenker som kun er synlig.
I stedet for å stole på skjermbilder, PDF-er eller statiske dokumenter, kan interessenter utforske den faktiske planen direkte, og dermed slippe å gå tilbake til driften for avklaring.
"For et arrangement som bringer med seg nesten 200 000 kvadratmeter med infrastruktur og over 16 kilometer med gjerder, med OnePlan ettersom en live operativ plattform ikke er en luksus, det er en nødvendighet»
Caden Janzen,
Driftskoordinator, Heritage Classic Foundation
Én plan, alle interessenter
Med OnePlan Heritage Classic Foundation jobber nå ut fra ett enkelt, kontinuerlig oppdatert kart over hele arrangementet. Dette skiftet har ikke bare endret hvordan informasjon deles, men også hvordan hele økosystemet rundt turneringen fungerer.
Alle fra driftsteamet som er på stedet året rundt, til førstegangsleverandører, jobber nå fra samme live-miljø. Strøm- og HVAC-mannskaper, telekomteam, kringkastingsoperatører, elektroentreprenører og sanitærleverandører er ikke lenger avhengige av trykte planer eller utdaterte skjermbilder. I stedet får de tilgang til et delt OnePlan lenke og navigere i kurset i kontekst.
Denne synligheten har fjernet en betydelig mengde av den daglige koordineringen. Spørsmål som tidligere utløste e-poster eller telefonsamtaler, blir nå ofte løst umiddelbart på stedet, rett og slett fordi svaret allerede er synlig i planen.
For et team på bare 14 personer som har ansvaret for en operasjon som skaleres til rundt 2,000 personer i løpet av turneringsuken, har effekten vært betydelig. «Vi har sannsynligvis eliminert, mellom oss tre, årlig, omtrent 1,000 telefonsamtaler og e-poster til sammen», sier Caden.
Onboarding har også blitt betydelig smidigere. I ett tilfelle kom en helt ny strøm- og HVAC-leverandør på stedet uten tidligere erfaring med Harbour Town og kunne operere uavhengig nesten umiddelbart.
«Vi jobber på denne eiendommen året rundt og kjenner den ut som vår egen bukselomme.» OnePlan lar leverandører komme på dag én med den samme forståelsen"
Caden Janzen,
Driftskoordinator, Heritage Classic Foundation
«Det var jeg som hadde tilsyn med dem, og det var så å si ingen telefonsamtaler», forklarer Caden. «Jeg ga dem bare lenken og et par andre oppsett de trengte, og så kunne de bruke den.»
Tillatelser og myndighetsjustering
Den samme delte innsynet strekker seg til tillatelser og koordinering av offentlige myndigheter.
I stedet for å sende inn statiske dokumenter og manuelt veilede interessenter gjennom orientering og plassering, deler stiftelsen nå en live, visningsvennlig versjon av nettstedet med byen Hilton Head og relevante brann- og helsemyndigheter.
Planleggere og ingeniører kan se nøyaktig hvordan konstruksjoner er plassert, hvordan adkomstveier flyter og hvordan soner kobles sammen på tvers av løypa uten ytterligere forklaring.
«De vil bruke OnePlan og få alt bundet sammen, som da lar oss slippe å sitte der og gå steg for steg med dem», forklarer Caden, «og fortelle dem nøyaktig hvor ting er.»
Det som tidligere var en frem-og-tilbake godkjenningsprosess har blitt en delt visuell samtale forankret i én enkelt sannhetskilde.
Kommersiell planlegging og sponsorsynlighet
På den kommersielle siden har det samme livemiljøet omformet hvordan sponsing og gjestfrihet selges.
I stedet for å presentere abstrakte fotavtrykk på statiske kart, kan salgsteamet veilede kundene gjennom en proporsjonal nøyaktig, georeferert visning av selve banen.
Serveringssteder er ikke lenger bare klosser på et diagram, de er reelle, navigerbare steder innenfor det større arrangementslandskapet. Klienter kan forstå skala, orientering og siktlinjer i kontekst i stedet for å tolke en flat tegning.
Å la dem «vise dem en CAD uten å stresse dem med en full CAD», som Caden uttrykker det, har gjort samtaler betydelig mer tilgjengelige. Han legger til at «å vise dem liksom hvordan vi gjør det på OnePlan er til stor hjelp.»
Resultatet er en mer selvsikker og informert kommersiell samtale, der interessenter umiddelbart forstår verdien og posisjoneringen av lokalene sine.
Funksjoner som holder arrangementet i gang
Dette skiftet ligger ikke til grunn for én enkelt funksjon, men for en kombinasjon av verktøy som gjør at et sted i stadig utvikling forblir nøyaktig, brukbart og lett å tolke.
CAD-import sikrer at strukturelle og arkitektoniske planer kan bringes direkte inn i live-miljøet uten å miste presisjon. Dronebildeoverlegg lar teamet oppdatere hele stedsbildet når det skjer endringer på bakken, noe som er spesielt verdifullt for et sted som utvikler seg gjennom restaurering, sesongjusteringer og kontinuerlig ombygging.
«Google Maps og de kartene oppdateres ikke hver sjette måned», sier Caden. «De oppdateres hvert par år, eller de som oppdateres hvert år er ikke av høyeste kvalitet. Så det å kunne gå inn og gjøre det selv raskt når det har skjedd en endring, det har blitt den største utfordringen.»
I tillegg til dette gir objektbiblioteket klarhet til kompleks infrastrukturplanlegging. I stedet for generiske blokker kan teamet plassere identifiserbare objekter for telt, plattformer, trapper, heiser, strømforsyningssystemer, telekommunikasjon og sanitæranlegg, noe som gjør oppsett umiddelbart forståelige for alle som ser dem.
«Ikke bare å måtte legge ut en kloss, men å kunne identifisere objekter, helt ned til heisen», forklarer Caden.
Selv ytelse spiller en rolle. Med konstante oppdateringer i løpet av et fire måneders byggevindu blir responsivitet kritisk snarere enn valgfritt.
«Det jeg liker aller best med det er at det ikke er tregheter når man drar rundt på kartet», sier han. «Det reagerer og laster veldig raskt.»
Et felles fundament for det som kommer videre
Samlet sett fjerner disse funksjonene friksjon mellom team som tradisjonelt har operert parallelt.
Drift, salg, leverandører og myndigheter jobber ikke lenger ut fra separate dokumenter og avstemmer uenigheter i etterkant. I stedet samhandler de med det samme live-miljøet, hver gjennom sitt eget perspektiv, men alltid forankret i den samme underliggende sannhetskilden.
For Heritage Classic Foundation har denne tilpasningen blitt avgjørende. Den reduserer dobbeltarbeid, fjerner tvetydighet og sikrer at når noe endres, noe det uunngåelig gjør, trenger det bare å oppdateres én gang for å bli forstått overalt hvor det betyr noe.
Caden oppsummerer dette integrasjonsnivået enkelt og sier: «Jeg har noen faner på datamaskinen min som jeg ikke lukker, og OnePlan er en av dem.»
Og etter hvert som arrangementet fortsetter å utvikle seg, fra årlige banejusteringer til en flerårig ombygging av feriestedet ved siden av arenaen, OnePlan blir mer enn et planleggingsverktøy, forklarer Caden, er det nå det operative laget som ligger til grunn for hvordan et av PGA-tourens mest komplekse arrangementer designes, selges og leveres år etter år.
Klar til å redusere antall samtaler og e-poster på ditt neste arrangement? OnePlan i aksjon og bestill en demonstrasjon med en av våre medarbeidere >