Special Olympics Virginia (SOVA) er en del av den globale Special Olympics-bevegelsen, og tilbyr sportstrening, konkurranser og samfunnsengasjement året rundt for idrettsutøvere med utviklingshemming. Organisasjonens arrangementer spenner fra energiske statsmesterskap til samfunnsdrevne innsamlingsarrangementer, alt utformet for å feire utøvernes evner og prestasjoner, samtidig som det bringer folk sammen for å støtte opp om oppdraget.
Som Casey Joyce, direktør for trening og arrangementer hos SOVA, forklarer, arrangerer organisasjonen en rekke arrangementer hvert år, og betjener tusenvis av deltakere og tilskuere. «Minimumsantallet personer vi betjener på disse arrangementene er minst 1,000 personer, vanligvis rundt 4,000–5,000 personer, avhengig av arrangementet, arrangementsstedet og arenaen», sier hun.
SOVAs arrangementer spenner over både programmering og innsamling av penger. Casey fremhever organisasjonens unike tilnærming: «Vi har brukt OnePlan For både innsamlingsarrangementer og konkurranser er det veldig gøy og litt sjeldent i en ideell organisasjon at begge sider av midtgangen drar nytte av én programvare eller én prosess og protokoll.»
To arrangementer illustrerer denne skalaen: Sommerlekene, SOVAs statsmesterskap, og Isbjørnstupet, et innsamlingsarrangement der deltakerne stuper ut i det iskalde Atlanterhavet. Casey bemerker: «Vi ser omtrent 5 og et halvt tusen mennesker løpe ut i Atlanterhavet! Omtrent 25 %, jeg tror litt mer, av driftsutgiftene våre kommer fra det ene arrangementet.»
Til tross for disse storstilte operasjonene er SOVA avhengig av et lite internt team og et nettverk av frivillige. «Vi har faktisk et ganske lite planleggingsteam, men vi er egentlig avhengige av frivillige», legger Casey til, og fremhever organisasjonens grasrotnatur.
Smertepunkter før OnePlan
Før du adopterer OnePlan, var arrangementsplanleggingen hos SOVA fragmentert og tidkrevende. Ulike avdelinger jobbet i siloer, og brukte separate verktøy for kartlegging og logistikk. Casey minnes: «Vi jobbet i siloer, og det var lav synlighet på tvers av avdelinger, team eller ansvarsområder, og vi brukte alle forskjellige verktøy – Photoshop, Illustrator og InDesign.»
Denne mangelen på integrering skapte forvirring, dobbeltarbeid og ineffektivitet. Innsjekkingsområder for frivillige, for eksempel, bestod ofte av både sportsrelaterte og ikke-sportslige ansvarsområder, og dukket opp på flere kart.
Avhengigheten av flere verktøy gjorde det også tungvint å dele planer med leverandører og frivillige. Teltleverandører, som var ansvarlige for dusinvis av telt på tvers av store campuser, mottok tidligere kart fra flere kilder. «Jeg begynte å legge merke til at ting kunne bli forvirrende når det gjaldt telting. Vi hadde overlappende informasjon, og innsynet i hverandres arbeid var begrenset», bemerker Casey.
Utendørsarrangementer og store arrangementer som sommerlekene krevde presise målinger for telt, oppstillingsplasser og frivilligområder. Casey beskriver den møysommelige prosessen: «Jeg tok med meg en vandrende målestokk til campus, sendte meg selv tallene på SMS, og når jeg kom tilbake, kunne jeg ikke huske hvilket område som var 50 meter og hvilket som var 54 meter.»
Totalt sett var planleggingsprosessen arbeidskrevende, stressende og utsatt for feil. Som Casey uttrykker det: «Kartene skal fungere for oss, ikke vi som jobber for dataene.»
Finne en bedre måte å planlegge på
Frustrert over sine nåværende prosesser begynte Special Olympics Virginia å utforske løsninger for å forene arbeidet på tvers av avdelingene. Casey husker hvordan det hele startet: «Jeg fikk en e-post om OnePlan og tenkte, hvorfor ikke? Jeg hoppet på en demonstrasjon med teamet for å se hva det hele handlet om.»
Etter demonstrasjonen tok Casey kontakt med et annet Special Olympics-lag som allerede brukte OnePlan«Jeg møtte en kontaktperson fra et annet stats Special Olympics-lag – de brukte det bare til skiltingen sin, men de elsket det. Det fikk meg virkelig til å tenke at hvis det fungerer for dem, kan det fungere for oss i mye større skala.»
Teamet så raskt potensialet i å samle både program- og utviklingssiden under ett enkelt, fleksibelt system. Casey forklarer: «Ofte i ideelle organisasjoner snakker ikke misjonssiden og utviklingssiden samme språk eller fungerer på samme måte.» OnePlan har vært veldig kult å se hvordan det fungerer både for innsamlingsaksjoner og konkurranser.»
Kostnadshensyn var også viktige. Som Casey bemerker: «Vi er ideelle organisasjoner, så avkastningen på investeringen er viktig. Enten kjøper hele teamet oss, eller så klarer vi det ikke. Hvis det ga mening for utviklingen å bruke det til innsamlingsaksjoner, og for programmeringen å bruke det til konkurranser, så ble det verdt investeringen.»
Siden adoptering OnePlan, plattformen har blitt brukt til flere store arrangementer. Casey fremhever hvor enkelt det er å ta i bruk og hvor allsidig det er: «Det er sjeldent i ideell arbeid å finne ett system som faktisk passer så godt til flere team.»
Samarbeid gjort enklere
Special Olympics Virginias planlegging involverer flere interessenter: programledere, utviklingsteam, frivillige og leverandører. OnePlan, kan alle få tilgang til skalerte, visuelle kart over arrangementsoppsett, noe som skaper en felles forståelse av logistikk og eliminerer forvirring.
Casey fremhever virkningen på leverandørkoordinering: «Vi sender lenker til teltfirmaet vårt for alle teltene, bordene og stolene våre, som kun er synlig. Med over 30 telt i forskjellige størrelser er det utrolig nyttig. Alle har klarhet i plasseringen, noe som reduserer oppsettfeil.»
Plattformens fleksibilitet gjør det også enkelt å håndtere overganger mellom ulike deler av et arrangement. Under sommerlekene krever åpningsseremonien et sceneoppsett som senere fjernes for banekonkurranser. OnePlans lagdelingsfunksjon lar Casey bare vise det relevante oppsettet til oppsettmannskapet, samtidig som den gir hele planen til universitetspersonalet når det er nødvendig.
Casey forklarer: «Skjulefunksjonen har vært utrolig nyttig. Jeg har en åpningsseremonimappe, og jeg kan skjule den når jeg deler oppsettinstruksjoner for konkurransen. Det er enkelt og effektivt.»
Ved å tilby én enkelt sannhetskilde for alle interessenter, OnePlan har strømlinjeformet samarbeid, forbedret tydeligheten og sørget for at arrangementer går knirkefritt fra oppsett til utførelse.
Hvordan OnePlan Gjør livet enklere
OnePlan har forvandlet måten Special Olympics Virginia håndterer arrangementsplanlegging på, med funksjoner som sparer tid, reduserer feil og forbedrer koordineringen.
Verktøy for skalert kartlegging og objektplassering eliminerer kjedelige manuelle målinger, noe som gjør hver telt-, stol- og leverandørplassering enkel å visualisere. «Alt er nøyaktig og enkelt å visualisere – jeg trenger ikke lenger å måle for hånd eller gjette avstander», bemerker Casey.
Oppdateringer av anleggsplaner i sanntid har også forbedret samarbeidet. Frivillige, ansatte og leverandører kan se og oppdatere planer umiddelbart, slik at alle er på plass på stedet. «Det at man kan oppdatere kart mens man er på farten har gjort koordineringen på stedet mye smidigere. Hvis det skjer en endring i siste liten, ser alle det umiddelbart», forklarer Casey.
Historiske kart og lagrede oppsett gjør det enklere å planlegge gjentatte arrangementer, og bruker lærdommer fra tidligere år. For profilerte arrangementer som sommer-OL reduserer tydelige visuelle planer risikoen, og sikrer at ansvar og plasseringer forstås. «Det er fint å ikke ha et 'han sa, hun sa'-scenario. Vi tilbyr et kart, feilene er tydelige, og rettelser er enkle», legger Casey til.
Sammen har disse funksjonene effektivisert planleggingen, minimert feil og gitt teamet muligheten til å gjennomføre komplekse hendelser med selvtillit.
Store tidsbesparende fordeler takket være OnePlan
Med OnePlanCasey og teamet hennes har gjort arrangementsplanlegging fra en stressende, fragmentert prosess til en strømlinjeformet, samarbeidende operasjon. Plattformen sparer de ansatte tid, reduserer feil og lar teamet fokusere på å levere eksepsjonelle opplevelser for både idrettsutøvere og tilskuere.
«Mengden tid spart er tidoblet. Vi har gått fra dager med måling og kartlegging for hånd til bare timer, eller til og med minutter, på plattformen. Det reduserer stress og risiko samtidig som det lar oss fokusere på deltakeropplevelsen», reflekterer Casey. «Det krever mer arbeid første gang, men det lønner seg hvert år. Sommerlekene i år burde bli litt mer avslappende fordi mye allerede er der.»
Disse effektiviseringene har gitt målbare effekter: SOVA sparer nå omtrent 20 timer og 1,000 dollar per arrangement gjennom redusert bemanningstid, færre oppsettfeil og strømlinjeformet leverandørkoordinering.
Ved å samle planlegging, kommunikasjon og historiske data på én plattform, har SOVA nå et verktøy som vokser med arrangementene deres. Casey oppsummerer det slik: «Ingenting slår reduksjonen i risiko, stress og tid. Om fem, ti år vil vi se tilbake og spørre hvordan vi noen gang planla uten et integrert kartleggingssystem.»
Spent på hva som skjer videre
Med OnePlanSpecial Olympics Virginia har fått et planleggingssystem som ikke bare støtter aktuelle arrangementer, men som også skaleres med fremtidig vekst. Plattformens integrasjon lar teamet fange opp lærdommer, bevare historiske oppsett og anvende dem på kommende arrangementer, noe som skaper et grunnlag for kontinuerlig forbedring.
Utover driftseffektivitet har systemet forbedret åpenhet og ansvarlighet, noe som sikrer at alle interessenter, fra frivillige til eksterne leverandører, har klarhet i sitt ansvar.
SOVA-teamet gleder seg til å fortsette planleggingen fremover. OnePlan, trygg på at plattformen vil støtte enda mer ambisiøse arrangementer og hjelpe dem med å levere eksepsjonelle opplevelser for både idrettsutøvere og tilskuere. Casey oppsummerer det: «Jeg vil absolutt anbefale OnePlan til hvem som helst. Det har gjort planleggingen vår smidigere, raskere og mye mindre stressende – jeg kan ikke forestille meg å dra tilbake.»
Bilder: Special Olympics Virginia
Klar til å spare tid og redusere stress på ditt neste arrangement? Se hvordan OnePlan kan jobbe for din organisasjon og bestill en demonstrasjon med en av våre medarbeidere >