Som en av grunnleggerklubbene i Major League Soccer er Columbus Crew ikke fremmed for drift av store arrangementer. Laget arrangerer arrangementer på Lower.com Field og Historic Crew Stadium i Columbus, Ohio, og er vertskap for en variert kalender med sports-, musikk- og samfunnsarrangementer året rundt – fra MLS-kampdager og konserter til løp i lokalsamfunnet, religiøse sammenkomster og firmamiddager.
For å håndtere denne variasjonen trengte Crews drifts- og gjesteopplevelsesteam en måte å sentralisere arrangementsplanlegging, forbedre samarbeid og spare tid på tvers av avdelinger og partnere. De fant den løsningen i OnePlan.
«Vi ønsket å overkomme gamle kart, mangel på samarbeid og utfordringen med å ha data på for mange steder», forklarer Michael Beirne, direktør for gjesteopplevelse hos Columbus Crew. «Med OnePlan, har vi samlet alt i ett system.»
Én plattform for alle typer arrangementer
Mannskapet bruker lagkontoen sin i OnePlan å planlegge både innendørs og utendørs områder rundt de to arenaene, Lower.com Field og Historic Crew Stadium. For innendørsplanlegging importeres eksisterende plantegninger til OnePlanFor det omkringliggende distriktet lager teamet oppsett for midlertidig infrastruktur, trafikkruter, parkering og folkemengdehåndtering.
Siden adoptering OnePlan, har laget over 65 arrangementsplaner som dekker et bemerkelsesverdig bredt spekter av arrangementer, inkludert:
- Sport: MLS-hjemmekamper, All Star- og MLS CUP-kamper, internasjonale fotballarrangementer, universitetskamper i fotball, fotballmesterskap på videregående skoler, All Out War motorsportarrangement
- Musikkonserter og festivaler: Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America og flere
- Arrangementer med lokalsamfunnsdeltakelse: Bønnearrangement i lokalsamfunnet, trappeløp mot 11. september, vaksinearrangement for Humane Society, Run Like a Girl
- Bedriftsarrangementer: sittende middager og private aktiviteter
Bedre samarbeid på tvers av alle interessenter
Fra driftspersonell til eksterne partnere kobler nå crewets planleggingsprosess flere interessentgrupper sammen i ett delt arbeidsområde.
"Vi bruker OnePlan med teammedlemmer, entreprenører, førstehjelpere, driftspersonell og interne team, sier Michael. «Alle kan legge til sitt eget lag – enten det er bemanning, utstyr eller endringer i layout. Vi kan lage en plan rett i et møte og umiddelbart vise alle hvor vi er.»
Dette samarbeidet omfatter også viktige partnere som politi, brannvesen og medisinske team, og sikrer klarhet i beredskapsplanlegging og risikostyring. Beirne fremhever hvordan verktøyet bidrar til å identifisere og korrigere problemer i sanntid – for eksempel å sjekke gangavstander mellom arenaer og parkeringsplasser, eller verifisere trygge adkomstveier for kjøretøy og fans.
«Vi kan planlegge raskere, samarbeide bedre og ta avgjørelser i samme møte. Det er rett og slett mye mer effektivt.»
Michael Beirne
Direktør for gjesteopplevelse, Columbus Crew
40 % tidsbesparelse – og tydeligere og mer trygg drift
Siden de byttet fra statiske kart og manuelle tegninger, har Columbus Crew-teamet hatt en 40 % reduksjon i planleggingstiden sammenlignet med tidligere metoder.
«Det sparer meg tid på å planlegge lokalet – omtrent 40 % reduksjon totalt», forklarer Michael. «Vi kan planlegge raskere, samarbeide bedre og ta avgjørelser i samme møte. Det er rett og slett mye mer effektivt.»
For Crews arrangements- og driftsteam gir denne effektiviteten direkte bedre opplevelser for fans og ansatte. Parkering på kampdager, bemanningsplaner og til og med orienteringskart for nyansatte håndteres nå i OnePlan – slik at teamet kan planlegge hver eneste detalj i reell skala, med lag de kan slå av og på etter behov.
«Jeg liker å kunne se den faktiske utformingen av bygningen og kombinere det fra start til slutt med veier, ruter og skilting», legger Michael til. «Det lar oss se hva vi egentlig jobber med – alt på ett sted.»
Planlegging av fremtidens arrangementer i Columbus
Med én enkelt, delt sannhetskilde for alle arrangementstyper planlegger Columbus Crews gjesteopplevelses- og driftsteam nå mer samarbeidsvillig og selvsikkert enn noen gang før.
Enten det er en utsolgt MLS-kamp, en lokal festival eller en stadionkonsert, starter nå alle arrangementer på Lower.com Field og Historic Crew Stadium på samme måte – med en klar, samarbeidende plan i OnePlan.
Begynn å planlegge lokaler og arrangementer mer effektivt, med opptil 50 objekter per arrangement inkludert i gratisplanen din.