For USA Triathlon (USAT), det nasjonale styringsorganet for triatlon i USA, er hvert arrangement et logistisk puslespill. I motsetning til stadionbaserte idretter har triatlon ingen fast arena. Hver løpshelg krever at man bygger en hel spillebane fra grunnen av – som strekker seg over veier, stier og vannmasser.
Flaggskiparrangementene deres, som USA Triathlon Nationals i Milwaukee, ønsker mer enn 7,000 utøvere velkommen og har flere løpsformater som går parallelt, fra ungdoms- og juniordivisjoner til elitekonkurranser og tilleggsdisipliner som vannsykling eller 5 km-løp. Hvert format krever sitt eget dedikerte fotavtrykk, spredt over forskjellige områder i en vertsby.
Som USATs arrangementssjef Brad sa det: «Vi skal ikke bare til et ikonisk sted. Vi skaper det ikoniske stedet selv. Med triatlon bygger du spillefeltet fra bunnen av på tvers av veier, stier og vann – og det krever mye detaljarbeid.»
Utfordringen med planlegging på flere steder og flere raser
Å gjennomføre arrangementer av denne størrelsen krever grundig planlegging år i forveien. USAT må evaluere potensielle vertsbyer, vurdere lokalsamfunnets innvirkning og utforme flere løyper som kan kjøres samtidig uten konflikt. Overgangsområder, svømmeutganger, oppstillingsområder og utstillingsområder må passe sømløst sammen, samtidig som det er plass til trygg fotgjengerflyt og nødtilgang.
Enhver avgjørelse bærer vekt: om en sti tåler tusenvis av løpere, hvordan en sykkelrute på 25 kilometer vil påvirke trafikkmønstre, eller hvor viktig infrastruktur skal plasseres for å redusere forstyrrelser for lokale innbyggere. Med så høye innsatser trengte USAT en planleggingsplattform som kunne håndtere ikke bare ett sted, men mange, og bringe alle bevegelige deler sammen med presisjon.
Hvorfor OnePlan Ble essensiell
OnePlan tilbød USAT akkurat det de manglet: en måte å designe og sammenligne flere potensielle arenaer med fullstendig nøyaktighet. Når nye byer foreslås som verter, kan teamet laste inn området i OnePlan og teste ulike konfigurasjoner umiddelbart. Svømmestarter, overgangssoner, registreringsområder og tilgangspunkter kan visualiseres på skjermen, noe som gir teamet en realistisk følelse av om et område vil fungere – før de i det hele tatt setter foten på stedet.
Denne nøyaktigheten fortsetter når et sted er valgt. Som Margie, USATs arrangementskoordinator, forklarte: «Når et sted anbefales, laster vi det inn i OnePlan for å se hvor registrering, overganger eller tilgangspunkter kan gå. Det gir oss full oversikt før vi i det hele tatt besøker.»
«Jeg setter opp alle teltene våre, merker alt og beregner hvor mange meter med gjerder eller barrierer vi trenger. OnePlan gir meg reelle tall, ikke bare estimater. Det har spart oss tid og penger.»
Margie Gronke
Arrangementskoordinator, USAT
Fra byvalg til utførelse på stedet
Fleksibiliteten til OnePlan betyr at USAT kan forberede hvert lag av et mesterskap lenge før den første barrikaden er levert. Flere løpsformater er designet side om side, med oppsett tilpasset de spesifikke behovene til eliteutøvere, ungdomsdivisjoner og konkurrenter i aldersgrupper. Overgangsområder, utøverlounger og til og med svømmeutgangsramper er plottet ned til minste detalj, noe som sikrer jevn flyt på tvers av arenaene.
Infrastruktur er en annen viktig del. Margie er avhengig av OnePlan for å beregne nøyaktig hvor mange gjerder, sykkelstativer, telt og barrierer som trengs. «Jeg plasserer alle teltene våre, merker alt og beregner hvor mange meter gjerde vi trenger», sa hun.OnePlan gir meg reelle tall, ikke estimater. Det har spart oss tid og penger.»
Når vi speider ut et sted og deretter går tilbake til planen i OnePlan, kartleggingen er oppdatert, detaljert og gjenspeiler det vi faktisk så på stedet. Det sparer oss mye tid.
Brad Hildebrant
Arrangementsansvarlig, USAT
Denne presisjonen overføres til leverandørene og entreprenørene som setter disse planene til live. I stedet for å utveksle skjermbilder eller PDF-oppsett, deler USAT nå live, skrivebeskyttet tilgang til sine OnePlan kart. Leverandører kan logge inn, zoome inn på sitt spesifikke område og se nøyaktig hvilken størrelse telt eller lengde gjerde som trengs og hvor det skal plasseres. «Det er noe de setter stor pris på», bemerket Margie. «De kan se på det mens de setter opp og følge stiene nøyaktig.»
Når teamet ankommer stedet en uke før løpsdagen, er planen allerede så nøyaktig at det er lite behov for å flytte ting rundt. Selv plasseringen av lastebiler på området er forhåndsskalert i OnePlan«Vi har virkelig klart å eliminere kontaktpunkter», forklarte Brad. «Med OnePlans nøyaktighet, flytter vi færre ting på stedet. Det sparer tid, reduserer fysisk belastning og hjelper oss til slutt med å produsere et bedre arrangement.»
Samarbeid gjort enkelt
For arrangementer av denne størrelsen er tydelig kommunikasjon med interessenter like viktig som selve utformingen av området. USA Triathlon samarbeider med dusinvis av eksterne partnere – leverandører, entreprenører og internasjonale styringsorganer – hver med sine egne krav. OnePlans delingsfunksjoner har forvandlet hvordan disse gruppene samarbeider.
I stedet for å sende endeløse skjermbilder eller PDF-filer frem og tilbake, gir USAT nå partnere skrivebeskyttet tilgang til planene for live-arrangementer. Leverandører kan logge inn og se nøyaktig hvilken størrelse telt de trenger å installere, hvor det skal plasseres og hvordan den omkringliggende infrastrukturen passer sammen. «I stedet for å sende skjermbilder eller PDF-filer, gir jeg leverandørene skrivebeskyttet tilgang», forklarte Margie. «De kan se nøyaktig hvor de skal plassere teltet, hvilken størrelse det er, og følge planen mens de setter opp.»
Den samme klarheten gjelder for globale partnere som World Triathlon, som håndhever strenge standarder for sykkelutforming ved elitearrangementer. «De var veldig nøye med avstanden mellom sykkelstativene», mintes Brad. «Ved å bruke OnePlans sykkelstativikon, kunne vi plassere alt nøyaktig og overlevere det til personen som kjørte overgangen.»
Dette samarbeidet i sanntid eliminerte ikke bare forvirring, men bygde også tillit hos interessentene om at hver detalj var nøyaktig og på plass. Enten det var en gjerdeentreprenør, en teltleverandør eller en internasjonal partner, jobbet alle ut fra den samme presise planen.
Organisasjonsomfattende innvirkning
Suksessen til OnePlan i arrangementsteamet fanget raskt oppmerksomheten til andre avdelinger i USA Triathlon. Partnerships-teamet begynte å bruke det til å kartlegge utstillingssoner og aktiviteter, og grafiske designere stolte på planene for å lage svært detaljerte løypekart. Selv løpsledere utenfor de nasjonale mesterskapene begynte å eksperimentere med nye formater direkte i OnePlan, og bruker den til å visualisere og justere oppsett med letthet.
Det som startet som et verktøy for drift har vokst til en delt plattform for hele organisasjonen – en plattform som forbedrer samarbeid, øker nøyaktigheten og til syvende og sist hever kvaliteten på alle arrangementer USAT leverer.
Et strategisk verktøy for planlegging av flere lokasjoner
For USA Triathlon, OnePlan har blitt mye mer enn et kartleggingsverktøy. Det er en strategisk verktøy som lar dem evaluere nye vertsbyer med selvtillit, utforme flere løpsformater i harmoni og koordinere uker med kompleks logistikk med nøyaktighet og letthet.
Som Brad konkluderte: «Med færre berøringspunkter, mer nøyaktighet og bedre koordinering, OnePlan har blitt avgjørende for hvordan vi planlegger og gjennomfører nasjonale triatlonmesterskap.»
Begynn å planlegge arrangementene dine på flere steder mer effektivt i dag med OnePlan, med opptil 50 objekter per arrangement inkludert i gratisplanen din!