Oste- og chilifestivalen arrangerer fire matarrangementer hvert år, med opptil 9,000 personer som deltar, og krever nøyaktig planlegging av arrangementer. I samarbeid med et lite kjerneteam av planleggere, støttet av underleverandører for arrangementsdagene, må direktøren Simon Stewart administrere over 120 matleverandører, lisensierte barer, messeaktiviteter og live underholdningsscener.
Simon begynte å bruke OnePlan å planlegge disse familiebegivenhetene etter å ha innsett de umiddelbare fordelene sammenlignet med CAD-pakken han hadde brukt tidligere.
Ost og chili før OnePlan
Før du bruker OnePlan, måtte Simon bytte mellom forskjellige programmer for å lage sin plan for Oste- og chilifestival – en situasjon mange arrangementsplanleggere opplever. Han brukte et eget excel-regneark for å samle overlegget som trengs for hver hendelse, mens bilder ble klippet og limt fra Google Maps for å tegne en områdeplan med former i PowerPoint. Denne prosessen tillot ikke nøyaktig kartlegging eller datafangst, noe som betyr at planene hans ikke oppfylte de profesjonelle standardene for hendelsene.
Simon sier: «Med programvaren vi brukte før, var ikke evnen til å skalere stor. Vi kunne ikke stole på at det var nøyaktig, og vi kom ofte til stedet og måtte gjøre endringer i layout på grunn av at planene ikke var i skala.»
En bedre måte å planlegge arrangementer på
Nå bruker Simon OnePlan å planlegge, kartlegge og skaffe alt han trenger for å skape vellykkede arrangementer. "OnePlan gir et nøyaktig kart i skala og 100-vis av elementer av arrangementsinfrastruktur som lar meg raskt bygge et arrangementssted, sier han.
Først velger han et basiskart i OnePlan for å begynne planleggingen, trygg på at alle elementene han plasserer på planen er på riktig plassering og har riktig størrelse. Han drar og slipper hendelsen Infrastruktur som toaletter, telt, gjerder, barrierer, forvaltere og brannbiler ... disse chiliene er varme!
Med nøyaktig arrangementsplanlegging kan Simon se alle infrastrukturelementer i en mengdeliste og eksportere denne for å dele med leverandører. Den inneholder all informasjonen han trenger, inkludert elementstørrelse, what3words- adresse, kostnad, samt installasjonstidspunkt og -dato.
"Ved hjelp av OnePlan Jeg lager nøyaktige, detaljerte og profesjonelt utseende arrangementsstedsplaner uten behov for en kompleks CAD-pakke."
Simon Stewart
Regissør, Cheese & Chili Festival
OnePlan gir en omfattende katalog over alt Simon trenger til arrangementene sine. Han har vært i stand til å lage nøyaktige og profesjonelle planer for arrangementssted umiddelbart etter at han har registrert seg.
"OnePlan er enkel å lære og bruke, gir profesjonelt utseende planer og gir meg avanserte verktøy for event management. Nå er jeg trygg på det profesjonelle utseendet til planene mine, og jeg har detaljene og dataene for å svare på alle spørsmål.»
Sikre sikkerhet for arrangementsdeltakere
Sikkerhet for deltakere er av største betydning ved disse britiske arrangementene. Ved hjelp av OnePlan'S Verktøysett for sosial distansering, Simon kan måle publikumsareal, kø- og evakueringskalkulatorer og utrykningskjøretøyruter. Dette gjør ham i stand til enkelt å presentere dataene i risikovurderingene og styringsplanene, noe som gjør hendelsesplanleggingsprosessen betydelig enklere.
"OnePlan gir oss pålitelig sikkerhets- og planleggingsinformasjon som støtter vår planlegging, drift og interessenter."
Simon Stewart
Regissør, Cheese & Chili Festival
Der han tidligere måtte sende store filer til interessenter og leverandører, kan Simon nå dele arrangementsplanen sin med ett klikk, noe som gir dem umiddelbar tilgang til skrivebeskyttede eller redigerbare versjoner av planene. Det sparer mye tid når man har med nødetater, lisensiering, britiske lokale myndigheters SAG-er (Safety Advisory Groups), grunneiere og leverandører å gjøre.
Simon sier, «Sikkerhet og tillit fra interessenter er avgjørende for å få tillatelser og innkvartere 10,000 XNUMX mennesker trygt. OnePlan gir oss pålitelig sikkerhets- og planleggingsinformasjon som støtter planleggingen vår, drift og interessenter."
Én plattform for nøyaktig arrangementsplanlegging
Til syvende og sist har Simon godt av å ha akkurat nå én plan for alt han trenger for å gjennomføre trygge og vellykkede arrangementer. OnePlan muliggjør nøyaktig begivenhetsplanlegging for hans by- og byarrangementer. Og han er i stand til å gi tilbakemeldinger for å hjelpe oss kontinuerlig å forbedre oss OnePlan i fremtiden. "Endelig, et system bygget spesielt for arrangementseksperter å bruke."