De internasjonale øylekene er et toårig multisportsarrangement som samler idrettsutøvere fra øynasjoner og territorier over hele verden, ofte beskrevet som et «mini-OL» for øysamfunn.
I 2025 ble Orkney stolt vertskap for lekene for aller første gang, og de ønsket deltakere fra mer enn 20 øyer velkommen til å delta i 12 forskjellige idretter. For lokalsamfunnet var dette en unik mulighet til å vise frem Orkneys kultur og gjestfrihet på den globale scenen.
Fra det øyeblikket lekene ble annonsert, var det klart at dette ville bli det mest ambisiøse arrangementet som noen gang ble gjennomført på øyene. Orkney 2025 International Island Games, spredt over flere arenaer og med store åpnings- og avslutningsseremonier, var mer enn bare en sportsfestival – de markerte et avgjørende øyeblikk i Orkneys historie.
I sentrum av det hele sto spilldirektør Kirsty Talbot , som ledet et lite kjerneteam på bare tre betalte ansatte som hadde i oppgave å levere et arrangement av ekstraordinær skala. «Det var det største arrangementet Orkney noensinne hadde sett», minnes hun. «Og med et så lite team trengte vi verktøy som kunne hjelpe oss med å levere på en global scene.»
Før OnePlanPlanlegging med PowerPoint
Lekene presenterte betydelige planleggingsproblemer. Flere arenaer måtte koordineres samtidig, infrastrukturkrav for et bredt spekter av idretter måtte tas i betraktning, og partnerorganisasjoner – inkludert Orkney Islands Council, EventScotland og Sportscotland – krevde regelmessige oppdateringer og innspill gjennom hele planleggingsprosessen.
Noe som gjorde saken enda mer komplisert, var at de ikke hadde noen spesialisert programvare for arrangementsplanlegging på plass. «Vi prøvde i hovedsak å planlegge størrelsen på et lite vinter-OL ved hjelp av PowerPoint», sier Kirsty. «Det var rett og slett ikke bærekraftig.» Mangelen på nøyaktige visualiseringsverktøy forsinket prosessen, kompliserte samarbeidet og gjorde det vanskelig å gi interessentene den klarheten og tryggheten de trengte.
Overgangen til OnePlan
Orkney Games-teamet erkjente behovet for en smartere og mer profesjonell tilnærming, og henvendte seg til OnePlan og endringen var umiddelbar. To nøkkelpersoner ble hovedbrukerne, og de oppdaterte planene regelmessig og delte dem på tvers av arenaer og partnerorganisasjoner. I stedet for statiske PowerPoint-lysbilder hadde teamet nå nøyaktige, interaktive oppsett som kunne eksporteres som PNG-filer eller deles som skrivebeskyttede lenker, noe som ga alle tilgang til den samme pålitelige informasjonen.
Samarbeidet mellom interessenter ble merkbart smidigere. «Med organisasjoner som Orkney Islands Council, EventScotland og Sportscotland involvert, var det avgjørende å kunne dele klare og konsistente planer.» OnePlan gjorde det enkelt for alle å få tilgang til informasjonen de trengte, og det å ha nøyaktige, profesjonelle visuelle elementer utgjorde virkelig hele forskjellen for interessentene våre», forklarer Kirsty.
Praktiske fordeler i praksis
Gjennom planleggings- og leveringsfasene, OnePlan ble ryggraden i driften. Stedsteam og byggemannskaper var avhengige av eksporterte PNG-er for å sikre at anleggsplanene var nøyaktige og oppdaterte. Plattformen fjernet også behovet for å investere i dyr CAD-programvare, med OnePlan i stedet sørget for at det var enkelt for alle i Kirstys lille team å planlegge i sanntid.
Én spesiell funksjon skilte seg ut. «Fotgjengerbarriererkalkulatoren var magisk», sier Kirsty. «Den gjorde bestilling så mye enklere.» Det som ellers ville vært en kompleks og tidkrevende oppgave, var nå rask, nøyaktig og kostnadseffektiv, noe som sparte både penger og stress for teamet.
For en liten stab som jobbet på grensen av sin kapasitet, var disse effektiviseringene transformative. Kirsty sa: «OnePlan Det ga oss så mange fordeler – det sparte oss tid, reduserte antallet besøk vi trengte å gjøre, forbedret nøyaktigheten på tvers av alle arenaene våre og gjorde samarbeidet med partnerne våre mye enklere. Viktigst av alt, det betydde at vi kunne fokusere på å levere et uforglemmelig arrangement i stedet for å slite med planleggingsverktøy som ikke var egnet for formålet.»
Da lekene ble til virkelighet, var fordelene ved å bruke dem OnePlan var ubestridelige. Ikke bare gikk arrangementet knirkefritt på tvers av alle arenaer med planer av profesjonell kvalitet som holdt alle på linje, men plattformen ga også betydelige kostnadsbesparelser. For Kirsty og teamet hennes betydde det å unngå behovet for dyr CAD-programvare eller flere verktøy OnePlanTeampakken tilbød alt de trengte i én rimelig og effektiv løsning. Som Kirsty uttrykker det: «Du trenger ikke å kjøpe CAD eller annen programvare – OnePlan ga oss alt vi trengte på ett sted.»
Utfallet
De internasjonale øylekene på Orkney 2025 demonstrerte hva som er mulig når kraftig programvare for arrangementsplanlegging plasseres i hendene på et dedikert, men ressursbegrenset team. OnePlan ikke bare fjernet ineffektivitet og kostnader, men ga også interessentene klarheten og tilliten som trengs for å levere et internasjonalt arrangement av bemerkelsesverdig skala på tvers av Orkneys forskjellige arenaer.
Med ordene til spilldirektør Kirsty Talbot taler resultatene for seg selv: «Bruk det! OnePlan er et flott verktøy. Orkney-lekene var en stor suksess – de ønsket velkommen over 2,000 utøvere og funksjonærer fra 24 øyer – og planleggingen gikk mye smidigere takket være OnePlan».
Begynn å planlegge arrangementer på flere steder mer effektivt, med opptil 50 objekter per arrangement inkludert i gratisplanen din.