Jockey Club er Storbritannias største hesteveddeløpsorganisasjon, og eier 15 kjente veddeløpsbaner, inkludert Cheltenham, Newmarket, Aintree, hjemmet til Grand National, og Epsom Derby, hjemmet til The Derby.
Epsom Downs Racecourse's Events and Operations-team bruker OnePlan for å planlegge flere arrangementer gjennom året, og er nå i planleggingsmodus for Betfred Derby Festival 2025.
Derby er en av Storbritannias store nasjonale sportsbegivenheter som ser at over 100,000 XNUMX mennesker drar ned til Epsom Downs for det to-dagers arrangementet, med millioner flere som ser på TV over hele verden. Vi snakket med Heidi Truman, Abby Pettit og Hannah Carter for å lære hvordan de planlegger storskala racingfestivaler mer effektivt takket være OnePlansin programvare for planlegging av arrangementssteder.
Fra uker med planlegging til bare dager
Betfred Derby Festival 2025 er høydepunktet på Epsom Downs i året som kommer. Et arrangement av denne størrelsen krever en nøyaktig og brukervennlig visuell planleggingsplattform som kan sikre at alle team jobber ut fra én sannhetskilde. «Vi pleide å planlegge arrangementer med bilder og skjermbilder som vi la inn i PowerPoint og la til røde og hvite linjer over. Vi tok flyfoto fra året før og plottet deretter ting over det. Det var veldig grunnleggende», sier Abby, arrangementsansvarlig i Jockey Club.
"Vi ville aldri vite den faktiske skalaen til nettstedet, og ville bare gjette på målinger. Det ville ta uker, til og med måneder å gjøre det på den måten, fortsetter hun.
Epsom Derby arrangeres i juni hvert år, og planleggingen starter i september for neste års arrangement. Det sier arrangementssjef Hannah Carter OnePlan har forvandlet hvordan teamet deres nå planlegger arrangementet: «Den gamle måten ville ta uker og uker med planlegging for å prøve å sette alt sammen, sende det frem og tilbake, få endringer og måtte starte på nytt.
"I OnePlan det er så enkelt for teamet vårt å gjøre endringer. Nå kan vi lage en plan for arrangementet på bare noen dager med OnePlan og foreta kontinuerlige oppdateringer etter hvert som planleggingen skrider frem, sier hun. Sammenlignet med de foregående ukene eller månedene det kunne ta tidligere, er det en betydelig tidsbesparelse Jockeyklubben får ved å bruke OnePlan.
Én levende masterplan for 6,000 entreprenører
Et sentralt element i planprosessen er samarbeidet, både internt og eksternt, for å sikre at alle er på samme side. Arrangementsteamet deler planen sin med andre operative team i Jockey Club for å få tilbakemelding, før de deler den med entreprenører for å sikre at planens nøyaktighet overholdes for arrangementsbyggingen.
Heidi Truman, prosjektleder i Jockey Club, sier at det er viktig for entreprenører å se live-planen for å hjelpe til med å planlegge byggingen: "På tvers av byggingen, live-arrangementet og de-riggen har vi rundt 6,000 mennesker fra 80 entreprenører som jobber på Derbyet. . Planlegger inn OnePlan reduserer risikoen vår ved å vite at entreprenørene alle jobber etter samme plan.»
«Det er én enkelt live masterplan – vi behandler den som sannhetens evangelium,» legger hun til.
Abby fortsetter: «Å dele visningslinken til planen vår er en fin måte å få entreprenører og leverandører til å få tilgang til. Vi kan kontakte dem, gjennomgå eventuelle endringer fra året før og sikre at disse er inkludert i deres detaljerte byggeplaner.»
Plotte soner, tusenvis av objekter og få avtegning
Jockeyklubbens plan for Betfred Derby Festival 2025 er utrolig grundig, med over 1,200 gjenstander plassert i OnePlan. Fremover kan de bruke mappefunksjonaliteten til å kategorisere og administrere disse objektene etter de forskjellige sonene på stedet. Arrangementsteamet skiller hver kartsone med forskjellige farger, som deretter hjelper dem med å planlegge spesifikke områder innenfor dem, for eksempel Tattenham Enclosure, Lonsdale Enclosure og Derby Family Festival.
Hannah sier: "Soner er veldig nyttige for planlegging av sikkerhet og helse og sikkerhet, siden vi har over 100,000 XNUMX mennesker på stedet innenfor innhegningene og ute på The Hill. Det hjelper sikkerhetsteamene til å forstå hvor de er basert og oppdraget til hver sone, og hjelper oss med å definere hva vi trenger i hvert område. Sørge for at St John's Ambulance har en personalhytte, strøm og toaletter for eksempel. Sikkerhet, og helse og sikkerhet, team kan da si hvis noe ikke ser riktig ut på planen, og kan signere det.»
Teamet er i stand til enkelt å "skjule" data på planen deres, avhengig av hvem de deler visningslinken med. Abby forklarer: «Det er i hovedsak to forskjellige versjoner av planen – byggeplanen for å instruere entreprenører hvor de skal gå, levere, slippe og så videre, og live-arrangementsplanen som hovedsakelig handler om fotgjengerruter, punktplaner, midlertidige strukturer, inngangsparti. og utganger, merkevarebygging og skilting og mer. Vi prøver å legge det hele til én plan.»
Det inkluderer et stort antall CCTV-kameraer, toaletter, barrierer, generatorer, PA-høyttalere og mer, alt nøyaktig plassert på planen.
Optimalisering av planer for fremtidige arrangementer
Ved å planlegge flere arrangementer i OnePlan, teamet klarer å optimalisere planene sine fra år til år. Hannah sier: «Det gjør oss allerede mer effektive som team, og vi lærer stadig å maksimere det fulle potensialet.»
«Vi får tilbakemeldinger fra våre interne og eksterne team, noe som hjelper oss å vurdere hva vi må endre til neste gang. For Derbyet fikk vi tilbakemeldinger etter arrangementet i 2024, for eksempel hvor travelt det var på toalettene, og det blir en del av planleggingen vår for arrangementet i 2025.»
Heidi legger til: "Det er et viktig skritt etter hendelsen at vi registrerer faktiske fakta og sammenligner det med planen, slik at vi kan optimalisere hver gang."
Utenom løpsdager bruker Jockeyklubben OnePlan for å planlegge andre arrangementer, inkludert "Epsom on Ice" juleisbane. Heidi og teamet kan planlegge nøyaktig, skalere skøytebanen til en bestemt omkrets og deretter finne ut hva annet som kan få plass i plassen for familier å nyte.
"Vi kan nå plotte kundereisen gjennom hele plassen, inkludert hvor vi skal plassere mat- og drikkevareleverandører. Hvis våre leverandører har CAD-filer, kan vi laste dem opp til OnePlan så alt er samlet og nøyaktig, sier hun.
Byggingen av "Epsom on Ice"-banen pågår
«Og det hjelper med å tegne inn skilting rundt parkeringsplassen. Skøytebanen er her i over en måned, og noen kvelder arrangerer vi også julebord, noe som betyr at vi må aktivere forskjellig skilting og dele det med våre trafikkledelsesteam. Vi kan gjøre alt det i OnePlan, og planlegg de forskjellige oppsettene som trengs over hele perioden.»
På tvers av deres arrangementer og med planer som allerede er i gang for Betfred Derby Festival 2025, drar Jockey Club-teamet nytte av OnePlan å gi en enkelt kilde til sannhet for deres hendelser som de kan sikre at interne og eksterne interessenter alle er på linje med. Som Abby sier det: "OnePlan har blitt vår bibel for hvordan vi går videre hvert år.»
For å utforske hvordan OnePlan kan forbedre din arrangementsplanlegging og -administrasjon, prøv det ut gratis nå, eller bestill en demonstrasjon med teamet vårt.