I City of Greater Dandenong, sørøst for Melbourne, Australia, arrangerer Festivals and Events-teamet fellesskapsarrangementer og feiringer. Med et team på 5 medlemmer er de ansvarlige for å planlegge og gjennomføre dynamiske arrangementer som trekker både lokale og regionale folkemengder.
Festivals and Events-teamet organiserer en rekke arrangementer, fra Keysborough Big Picnic, som tiltrekker seg omtrent 7,500 deltakere, til den store Springvale Snow Fest, som trekker inn så mange som 33,000 XNUMX deltakere. Utvalget av arrangementer er mangfoldig, inkludert prisutdelinger, filmvisninger og festlige feiringer som julesanger og nyttårsaften fyrverkeri.
Hva vellykkede arrangementer krever
Arrangementsplanlegging i denne skalaen innebærer grundig koordinering med flere interessenter. Teamet samarbeider tett med ulike rådsavdelinger, inkludert trafikk- og transportledelse, miljøhelse, byggtjenester og risiko- og beredskapsledelse, blant andre. Eksterne partnere som Victoria Police, Country Fire Authority og lokale samfunnsorganisasjoner er også integrert i arrangementets suksess.
For Patrick Mageean, festival- og arrangementsansvarlig og teamet hans, handler suksessen til et arrangement ikke bare om besøkstall. Det handler om å oppnå fastsatte mål, motta positive tilbakemeldinger fra deltakere, levere forbedringer fra tidligere arrangementer og tilfredshetsgraden til leverandører, partnere og sponsorer. Regelmessige tilbakemeldinger og benchmarking med andre arrangementsplanleggingsenheter over hele Melbourne hjelper dem å holde seg innovative og lydhøre for samfunnets behov.
«Du vil ha høye besøkstall. Du vil at det skal være en god investering og gi fordeler for lokalområdet, men du vil også bygge opp arrangementene år etter år», sa Patrick Mageen om vellykkede arrangementer. «I arrangementsplanleggingen vår setter vi en rekke mål vi ønsker å nå, enten det er å engasjere fem forskjellige kulturgrupper eller seks forskjellige bedrifter eller åtte forskjellige samfunnsorganisasjoner, for det er virkelig det som gir tilbake til lokalsamfunnet.»
Greater Dandenong-teamet understreker også viktigheten av undersøkelser og tilbakemeldinger fra interessenter for å evaluere arrangementets suksess. "Vi vurderer det ved undersøkelser på dagen også, og generelle tilbakemeldinger fra alle våre interessenter, hvor engasjerte de var på arrangementet og likte de det. Tilbakemeldingene på mange av arrangementene våre er på de høye 90 %.»
Utfordringer i planlegging av kommunale arrangementer
Før du adopterer OnePlan, brukte teamet verktøy som Microsoft Word eller PDF-er med bilder av arrangementsstedet der de ville legge til symboler for å markere infrastrukturen. Teamet møtte mange utfordringer med disse metodene:
Utdaterte og unøyaktige kart:
Områdeplanene de brukte viste ikke de siste endringene, ofte inkludert funksjoner eller infrastruktur som ikke lenger eksisterte eller var endret.
Vanskeligheter med å ha et kart som ikke er i målestokk:
Det er vanskelig å vite hva som passer inn på arrangementsstedet ditt. Det var vanskelig å plassere infrastrukturen som trengs for arrangementet nøyaktig uten å måtte gjennomføre mange besøk på stedet, noe som førte til ekstra kostnader og forsinkelser.
Manglende evne til å tydelig merke nødstedene:
Med de tidligere planleggingsmåtene var det ikke mulig å nøyaktig markere plasseringene til viktige hendelsesområder som Lost Child Point, Event Control, First Aid, Vehicle Access Routes og Emergency Evacuation Areas, som er kritiske for sikkerhet og operasjonell suksess.
Ikke-spesialiserte verktøy for arrangementsplanlegging:
Mindre justeringer i layoutplanleggingsverktøy, for eksempel flytting av små objekter i Microsoft Word, kan føre til forstyrrelser og inkonsekvenser på tvers av hele dokumentet, og komplisere planleggingsprosessen.
Hvor OnePlan Kommer inn
City of Greater Dandenong erkjente at tradisjonelle begivenhetsplanleggingsmetoder var i ferd med å bli foreldet i vår digitale verden og lette etter en innovativ måte å planlegge begivenhetene sine på. OnePlan forvandlet måten Dandenong bystyre planla og gjennomførte sine begivenheter.
Samlet sett har Events-teamet spart tid og penger ved å bruke OnePlan. Plattformen ga:
- Nøyaktige og oppdaterte områdeplaner, spare penger ved å sikre presise plasseringer og GPS-punkter for nødvendig infrastruktur.
- A betydelig reduksjon i frekvensen av besøk på stedet, frigjør tid til andre kritiske oppgaver.
- Forbedrede interessentforhold, med entreprenører som setter pris på klarheten til nettstedskartene som er gitt.
- Bedre koordinering med nødetatene, spesielt ved planlegging og gjennomføring av sikre fyrverkeri.
"Vi har brukt OnePlan det siste året, og det har vært veldig fordelaktig,” sa Patrick. Et flott verktøy vi har brukt er å sone av områder, siden disse kartene går til alle våre entreprenører og bodholdere, og til og med en versjon av kartet blir offentliggjort.»
Teamet har også funnet verdi i OnePlansine smarte kalkulatorverktøy, som å måle et område.
«For nyttårsfyrverkeriet vårt trengte vi å sette en sikker utelukkelsessone, og OnePlansitt måleverktøy var uvurderlig. Det reddet oss fra å gjøre mange nettstedsbesøk eller bruke unøyaktige kart.»
Patrick Mageean
Festival- og arrangementsansvarlig, City of Greater Dandenong
Den neste store begivenheten på deres kalender, Springvale Snow Fest, er en heldagsaffære med snølekeområder komplett med ekte snø fraktet fra Mt. Bullet, fyrverkeri og et livlig sceneprogram. Planleggingen av dette komplekse arrangementet har blitt gjort enklere med OnePlan, som gjør det mulig for teamet å administrere logistikk effektivt og sikre en spektakulær opplevelse for alle deltakere.
Bedre arrangementsplanlegging
Reflekterer over deres OnePlan reise, deler Patrick Mageean, "OnePlan kan lett beskrives som en eventplanleggers drøm. Du har alle verktøyene for å vise frem arrangementet ditt tydelig – bedre stedsplaner lages på kortere tid med mer tid til å skape wow-faktoren!
OnePlan har transformert arrangementsplanlegging i Greater Dandenong City Council, og satt et nytt standardverktøy for planleggingen deres. Adopterer OnePlan av Dandenong City Council's Festivals and Events Unit illustrerer en fremtidsrettet tilnærming til planlegging av arrangementer i samfunnet. Ved å utnytte innovative verktøy, forbedret teamet ikke bare operasjonell effektivitet, men forbedret også fellesskapsopplevelsen, noe som gjorde hvert arrangement trygt og vellykket.
Begynn å planlegge ditt neste arrangement og registrer deg gratis i dag!