Funksjonsområdet Event Services, eller EVS, i Paris 2024 jobber tett med People Management-avdelingen og andre funksjonelle områder for å sikre en utmerket fanopplevelse gjennom sommerens olympiske og paralympiske leker.
Vi snakket med Orso Porta, leder for arrangementstjenester i Paris 2024, om hvordan dette sentrale teamet omhyggelig planlegger tilskuervertsaktivitetene på tvers av konkurransestedene.
«Event Services-teamet er kjent som ansiktet til Paris 2024. Vi er ansvarlige for å tilby et innbydende og trygt miljø for fans på olympiske og paralympiske arenaer.»
Han fortsetter: "Vårt sentrale team planlegger tilskuervertsaktiviteter på 32 konkurransesteder i Paris 2024, samt åpningsseremoniene for de olympiske og paralympiske leker."
Hva er nøkkelrollene i Event Services-teamet?
På hvert sted påtar EVS fem viktige roller for å forbedre fanopplevelsen:
- Velkommen fans til å gi en uforglemmelig tid på en konkurranseøkt
- Direkte fans gjennom forsiden av huset til et spillested. Tilskuere går seg vill!
- Gi fansen informasjonen de trenger for å utnytte tiden sin fullt ut på en konkurranseøkt
- Hjelp fansen med deres behov, for eksempel tilgjengelighet og mobilitetsstøtte
- Støtt fansen ved å være en synlig tilstedeværelse og støtte dem for å løse problemer
Hvordan Event Services bruker OnePlan for Paris 2024
En grunnleggende måte som EVS bruker OnePlan er for "punktplanlegging". Denne øvelsen består i å posisjonere arbeidsstyrke og frivillige på spillestedsplanene.
Dette er spesielt viktig når man vurderer fansens reiser innenfor og utenfor arenaene. Orso sier: «Den andre nøkkelmåten EVS bruker OnePlan er å spore rutene tilskuere tar innenfor arenaer – og i umiddelbar nærhet – for å nå sitte- og visningsområder. Å kjenne til rutene gjør at teamet kan bestemme hvor de skal plassere frivillige lag og hvordan de skal dirigere strømmer av tilskuere."
Han legger til: «Vi setter oss i tilskuerens sko. Vi starter foran inngangen til køene til billettinspeksjonspunktene og fotgjengerkontrollområdet, for deretter å spore mot de forskjellige sitte- og visningsområdene for tilskuere, som jobber på tvers av de forskjellige etasjenivåene som er tilgjengelige for billettinnehavere.»
Arenadistriktene, utenfor selve stadion eller arenaen, er nøkkelrom å planlegge i. Orso sier: «Prikkene våre, teamet vårt, er plassert utenfor arenaene – og støtter den trygge strømmen av tilskuere, samt sikkerhets- og billettaktiviteter – og kurs på alle arenaer, på hvert etasjenivå, uansett hvor billettinnehavere vil være.»
En massiv forbedring for planleggingen
Brukt av 46 funksjonsområder i Organisasjonskomiteen, til å planlegge 49 arenaer, OnePlan sparer tid og reduserer risiko for planleggingen av de olympiske og paralympiske leker Paris 2024.
"Denne måten å planlegge på er en enorm forbedring i forhold til hvordan det har blitt gjort før," sier Orso.
"Det er nå med en sanntids GIS-kartprogramvare, som har alle lokale CAD- og plantegningsfilene lastet opp, slik at vi enkelt kan plassere og se de tusenvis av ansatte og frivillige vi trenger."
Orso konkluderer: "Vi sparer enormt mye tid sammenlignet med den gamle måten å gjøre dette på med regneark og skjermbilder."