Canadian Football League (CFL) er en unik merkevare innen profesjonell fotball kjent for vidåpent, fartsfylt og engasjerende spill. Ligaen er vertskap for arrangementer på flere steder over hele landet, inkludert Grey Cup, det største årlige sportsarrangementet som varer over én dag i Canada.
Vi snakket med Courtney Clace, seniorleder for Grey Cup & Events, og Bryden Boutilier, seniorleder for stadion- og spilldrift, om hvordan CFL-teamet har transformert sin prosess for planlegging av flere arenaer og arrangementer ved hjelp av OnePlan.
Før: Bruk av Excel og CAD for arrangementsplanlegging
Både Courtney og Bryden kommer fra sportsverdenen. Da de ble med i CFL, sto de overfor utfordringen med å organisere store arrangementer på arenaer over hele Canada, inkludert noen arenaer på «nøytralt sted» uten typiske CFL-store stadioner som måtte transformeres for å være vertskap for noen av ligaens største kamper. Deres tidligere planleggingsmetoder involverte en blanding av verktøy som Microsoft Publisher, Excel og CAD-tegninger, som var tidkrevende og unøyaktige.
Et stort problem var å måtte lage forskjellige versjoner av en arrangementsplan som ble tatt hensyn til spesifikke interessenter. For eksempel kan sikkerhetsteamet ha behov for å vite plasseringen av nødutganger og sikkerhetsområder, mens leverandører og leverandører må vite hvor de skal konfigurere. Med sine gamle planleggingsmetoder måtte de lage separate planer for hver gruppe, noe som tok mye tid.
Alt ble gjort manuelt og ikke i sanntid, noe som gjorde det vanskelig og tidkrevende å samarbeide og gjøre raske endringer.
Bildekreditt: Kevin Sousa
Bedre planlegging av arrangementer og lokaler OnePlan
Courtney kom over OnePlan da hun så Commonwealth Stadium hadde brukt det til en validering av FIFA-anlegg. Hun så verdien det kunne gi for å organisere fleranleggskamper der de skulle modifisere et stadion for å øke kapasiteten og legge til en rekke fasiliteter. Courtney trengte et verktøy som kunne hjelpe med å visualisere og planlegge hele oppsettet fra grunnen av.
OnePlans viktigste funksjoner, inkludert nøyaktig skalering, flotte kartalternativer og teamsamarbeid i sanntid, ga løsningen.
Da CFL-lagene begynte å bruke OnePlan De så raskt de enorme fordelene programvaren gir. «Den har redusert mange programmer. Vi kan bare ha alt i ett system», sier Bryden.
Dette er hvordan OnePlan ble satt i verk og hva de verdsetter med plattformen:
1. Presisjon og skalerbarhet:
OnePlansin evne til å plassere elementer i skalering på HD-kart muliggjør presis plassutnyttelse og planlegging, selv for komplekse arenaer og oppsett. Evnen til nøyaktig å kartlegge hver eneste detalj, fra stands og telt til nøyaktig plassering av gjerder, er nøkkelen. Dette sikrer at hvert element kan plasseres riktig, og unngår potensielle logistiske problemer under selve hendelsen.
"Jeg kan ta virkelige mål inn OnePlan«Jeg er trygg når jeg presenterer for toppledere – når de spør om dette kan passe inn her, kan jeg si ja, det kan det. Det passer. Det har definitivt gjort jobben vår enklere», sier Courtney.
2. Forbedret samarbeid på tvers av teamene deres:
OnePlan har umiddelbar samarbeid der endringer kan gjøres og umiddelbart deles med teamet og interessenter, noe som forbedrer beslutningstaking og problemløsningsprosesser
“Jeg har brukt OnePlan i styrerom og på besøk på stedet. Vi viser det på en TV og flytter ting rundt i sanntid, sier Bryden.
«Den siste måneden har jeg hatt seks personer i forskjellige områder som har ønsket å se kartet i OnePlan, så jeg sender dem lenken for visning og nå har de den for fremtiden. De har lenken, så når som helst ting blir endret eller oppdatert, kan de gå og se den selv, og jeg trenger ikke å sende ut en oppdatert versjon.»
3. Lagdelt informasjonsdeling:
OnePlansin evne til å lage ulike lag var en game-changer for kommunikasjon med ulike avdelinger og eksterne partnere. Sikkerhetsteam kan enkelt få tilgang til ruter og nødutganger uten å bli rotete av irrelevante detaljer som leverandørplasseringer. Dette strømlinjeformet informasjonsdelingsprosessen, noe som gjorde den mer effektiv og relevant for hver interessents behov.
"Det gjør det enkelt å bare dele den viktige informasjonen som hver gruppe trenger," sa Courtney. "Det faktum at du kan slå av og på seksjoner raskt og du ikke lager åtte forskjellige kart sparer så mye tid."
4. Redusert avhengighet av fysiske besøk på stedet:
OnePlan eliminerte ikke behovet for besøk på stedet, men det økte produktiviteten betydelig. «Jeg har mer tillit til hvordan området så ut, i stedet for å prøve å huske hva jeg så på et besøk på stedet. Det lar oss også forberede oss bedre på besøk på stedet, og dermed være bedre forberedt på selve arrangementet som et resultat.»
Teamet kan forberede seg bedre før hvert besøk ved å se på arrangementsplanen deres OnePlan, for å sikre at tiden på stedet brukes mer effektivt, noe som er spesielt viktig fordi mange av arrangementene er spredt over hele Canada.
5. Import av plantegninger og oppsett for planlegging av interiørarrangementer:
OnePlan lar deg importer din eksisterende fplantegninger og planløsninger på arrangementsplanen din og planlegg oppå den.
Courtney sier: «Layoutimport er en av favorittfunksjonene mine. Den kombinerer all planlegging på ett sted.» Før OnePlan, de brukte CAD-programvare, men med begrensninger, og trengte skjermbilder for ekstra detaljer fordi redigering krever spesialiserte ferdigheter eller en CAD-frilanser.
Med OnePlan, integrering av oppsett og plantegninger i .png-filer direkte i planleggingen gir en detaljert oversikt over arrangementslokaler. Dette har ikke bare forbedret planleggingsnøyaktigheten, men også effektivisert kommunikasjonen, noe som reduserer behovet for konstante oppdateringer og kontroller. «Jeg trenger nå ikke å sende meldinger om planleggingsoppdateringer hele tiden. Jeg kan i stedet raskt gå til OnePlan, klikk og oppdater den – så blir den perfekt. Teamet ser det med en gang, legger hun til.
6. Tillit til planlegging:
Det viktigste er kanskje, OnePlan gir Canadian Football Leagues arrangements- og driftsteam en nyvunnet tillit til sine arrangementsplaner for flere steder. De kan forsikre interessenter, fra toppledere til eksterne partnere, om at hvert arrangement har alle detaljer gjennomtenkt og er optimalisert for det tilgjengelige rommet.
Også, OnePlans nøyaktige skalering og omfattende planleggingsverktøy lar teamet forutse og håndtere eventuelle problemer.
«Det hjelper oss å varsle oss om ting på forhånd og fange opp ting som kan bli et problem senere. Det hjelper å ha disse samtalene på tvers av de ulike teamene våre før vi i det hele tatt er på bakken», sier Courtney.
"Jeg kan ta virkelige mål inn OnePlan. Jeg er trygg når jeg presenterer for toppledere – når de spør, kan dette gå her? Jeg vet det vil passe. Det har definitivt gjort jobbene våre enklere."
Courtney Clace
Senior Manager, Grey Cup & Events
Mer effektiv teamplanlegging
Den kanadiske fotballigaen ble vedtatt OnePlan for sin skalerbarhet og allsidighet når det gjelder å organisere arrangementer over hele ligaen. OnePlan har revolusjonert CFLs arrangementsavdelings operasjoner, og tilrettelagt for en mer integrert, effektiv og samarbeidende tilnærming til planlegging på tvers av ulike arenaer og lag i ligaen.
For å utforske hvordan OnePlan kan forbedre planlegging og administrasjon av arrangementer på flere steder, prøv det ut gratis nåeller bestill en demo med teamet vårt.