Het plannen van een enkele evenementenlocatie is al complex genoeg. Maar wanneer je evenement op meerdere locaties plaatsvindt of je verantwoordelijk bent voor een locatie die verschillende soorten evenementen organiseert, worden de uitdagingen snel groter.
Voor organisatoren betekent dit vaak dat ze moeten jongleren met eindeloze spreadsheets en verspreide bestanden, herhaaldelijk locatiebezoek moeten afleggen dat budgetten te veel belast, en moeten coördineren met stakeholders die mogelijk met verschillende versies van het plan werken. Miscommunicatie komt vaak voor, de risico's nemen toe en teams worstelen om alles op tijd af te ronden.
Dat is waarom OnePlan is ontworpen om de planning van meerdere locaties eenvoudig te maken. Of u nu een stadsbreed festival coördineert, een markt die meerdere steden beslaat, een wielerwedstrijd met meerdere etappes of 's werelds grootste sportevenement, ons platform biedt u de tools om elke locatie op één centrale plek te plannen.
Hier zijn 5 redenen OnePlan software voor evenementenplanning is gebouwd voor de planning van evenementen op meerdere locaties.
1. Gecentraliseerde planning op elke locatie
Een van de grootste uitdagingen bij de planning van meerdere locaties is om alle teamleden en belanghebbenden op één lijn te houden. OnePlankomen alle locaties samen op één platform, zodat iedereen altijd met dezelfde versie van de plannen werkt.
Een goed voorbeeld zijn de LSD Promotions-markten in het Verenigd Koninkrijk, die het hele jaar door in meerdere steden en dorpen plaatsvinden. OnePlanZe beheren de indeling, infrastructuur en bedrijfsvoering van een breed scala aan evenementen: van het aansteken van de kerstverlichting en eet- en drinkfestivals tot herfstmarkten, ambachtelijke markten en seizoensfeesten zoals kerst- en Halloweenmarkten. Hun locaties zijn verspreid over het Verenigd Koninkrijk, waaronder Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon en vele andere.
Door al deze evenementen in één keer te plannen, OnePlanOrganisatoren houden elk detail gecentraliseerd en nauwkeurig. Of het nu gaat om het indelen van kramen, het toewijzen van infrastructuur of het coördineren van lokale partners, elk plan staat op één plek – waardoor hun team de flexibiliteit heeft om tientallen unieke markten en festivals te organiseren zonder ooit het grotere geheel uit het oog te verliezen.
Op grotere schaal zijn de Olympische en Paralympische Spelen van Parijs in 2024 gebruikt OnePlan om alle 49 locaties te plannenBinnen het organiserend comité konden 46 verschillende bedrijfseenheden rechtstreeks samenwerken op het platform. Ze werkten samen aan alles, van de plaatsing van publieksruimtes tot de plaatsing van infrastructuur.
Het ging niet alleen om permanente stadions en arena's. Parijs 2024 omvatte ook tijdelijke locaties en multi-event hubs zoals Place de la Concorde, waar breakdance, BMX freestyle, skateboarden en 3x3 basketbal werden georganiseerd.
"Het is gemakkelijk om te schakelen tussen verschillende sporten, verschillende speelvelden, voor verschillende sessies op verschillende locaties, allemaal met één druk op de knop. Deze flexibiliteit is essentieel voor multisportevenementen."
Meerdere sporten plannen binnen dezelfde locatie zijn er lagen van complexiteit toegevoegd, elk met zijn eigen infrastructuurbehoeften, toeschouwersstromen en veiligheidsaspecten. OnePlan zorgde ervoor dat teams al deze variaties in één centraal plan konden beheren, waardoor tijdelijke en multifunctionele locaties net zo gedetailleerd en nauwkeurig waren als de grotere stadions.
Door alles op één plek te beheren, realiseerde Paris 2024 een tijdsbesparing tot wel 80% ten opzichte van traditionele methoden. Belangrijker nog, het gaf alle belanghebbenden het vertrouwen dat de plannen waarmee ze werkten accuraat en actueel waren, waardoor het risico op fouten aanzienlijk werd verkleind.
2. Bespaar tijd en geld met minder sitebezoeken
Evenementen op meerdere locaties vereisen vaak lange reisdagen, alleen al om de plattegronden te controleren of kaarten bij te werken. Die tijd loopt snel op, maar met OnePlankunnen organisatoren het aantal locatiebezoeken aanzienlijk beperken en toch met vertrouwen plannen.
De Ronde van Groot-Brittannië en de Women's Tour zijn daar goede voorbeelden van. Deze races beslaan meer dan 1,300 kilometer en doorkruisen tientallen dorpen en steden, met honderden medewerkers en vrijwilligers die de coördinatie verzorgen. OnePlan, waren locatiebezoeken frequent en tijdrovend. Nu hebben de organisatoren de locatiebezoeken met 75% verminderd, wat jaarlijks zo'n 300 planningsuren bespaart.
Deze efficiëntie heeft een drievoudig rendement op de investering opgeleverd, met jaarlijkse kostenbesparingen van € 8 tot € 10. Naast financiële besparingen heeft het ook geleid tot een besparing van 2.2 ton CO₂-uitstoot – wat bewijst dat slimmere planning ook duurzamer kan zijn.
3. Tools op maat van uw sport of sector
Elk evenement is anders en evenementen op meerdere locaties hebben vaak zeer specifieke vereisten, afhankelijk van de activiteit. OnePlan bevat precies de tools die organisatoren nodig hebben voor hun sector.
Bij Wereld triatlon, dit is essentieel geweest. De federatie toepassingen OnePlan om internationale triatlonevenementen te plannen, waarvoor gedetailleerde plattegronden nodig zijn voor zwem-, fiets- en hardlooproutes, maar ook veiligheidszones, barrières en de inzet van vrijwilligers.
Door direct in het platform te plannen, zorgen organisatoren ervoor dat aan elk detail wordt gedacht en dat alle stakeholders dezelfde routes en operationele gebieden kunnen visualiseren. Die nauwkeurigheid wekt vertrouwen en zorgt voor een soepelere uitvoering van het evenement op alle locaties.
Elk evenement is anders en evenementen op meerdere locaties hebben vaak zeer specifieke vereisten, afhankelijk van de sport of activiteit. OnePlan Kan worden aangepast aan de specifieke tools die organisatoren voor hun sector nodig hebben.
4. Verbeterde samenwerking tussen belanghebbenden
Bij grootschalige evenementen op meerdere locaties zijn uiteenlopende partners betrokken: lokale overheden, veiligheidsteams, leveranciers en vrijwilligers, om er maar een paar te noemen. Met zoveel mensen die meewerken aan het planningsproces, kan miscommunicatie zelfs de best voorbereide plannen gemakkelijk in de war schoppen.
Dat is waar OnePlan voor uw team komt eraan. Met dit pakket kunnen organisatoren in realtime samenwerken, waarbij meerdere mensen samen hetzelfde evenementenplan bewerken. Teams kunnen verschillende machtigingsniveaus toewijzen – zodat leden, beheerders en eigenaren elk de juiste toegang hebben – en wijzigingen direct zichtbaar maken voor alle betrokkenen.
Organisatoren kunnen ook alleen-lezen links delen met stakeholders die geen bewerkingsrechten nodig hebben, terwijl leveranciers en partners uitgenodigd kunnen worden om rechtstreeks infrastructuur te plaatsen. Elke update wordt vastgelegd in dezelfde centrale werkruimte, dus er is geen risico op werken met verouderde versies of het werken met conflicterende bestanden.
Het resultaat is een naadloze samenwerking op elke locatie. Teams werken efficiënter, stakeholders blijven op één lijn en leveranciers hebben er vertrouwen in dat ze werken met accurate, actuele plannen. Bij grootschalige evenementen met veel bewegende onderdelen transformeert deze mate van samenwerking de planning van een gefragmenteerd proces naar een uniforme, transparante operatie.
5. Verminder risico's met centimeternauwkeurigheid
Bij planning op meerdere locaties zijn de risico's groter: van verkeerd ingeschatte mensenstromen tot veiligheidsrisico's of fouten bij de inkoop. OnePlan helpt organisatoren deze risico's te beperken met behulp van GIS-kaarthulpmiddelen die tot op de centimeter nauwkeurig zijn.
Tijdens Parijs 2024 was deze precisie cruciaal. Van de indeling van de zitplaatsen tot transportlogistiek en veiligheidsmaatregelen voor de menigte: nauwkeurigheid tot op de centimeter betekende dat elk object – van afzettingen tot fietsenrekken – precies op de juiste plek werd geplaatst.
Dezelfde nauwkeurigheid is net zo belangrijk voor wegevenementen zoals de Ronde van Groot-Brittannië. Het uitzetten van meer dan 1,300 kilometer aan wedstrijden vereist meer dan alleen het uitstippelen van de route. Organisatoren moeten veilige toeschouwerszones, wegafsluitingen, marshalposities en teamgebieden langs de route inrichten. Door OnePlanZe kunnen elke fase nauwkeurig plannen, waardoor de mensenstroom in goede banen wordt geleid, risico's worden beperkt en last-minute wijzigingen snel voor iedereen zichtbaar zijn.
Of het nu gaat om een mega-evenement op meerdere locaties, een stadsbreed festival, een regionale marktserie of een multidisciplinaire triatlon, OnePlanDankzij de nauwkeurige mapping van 's wordt risicoreductie een integraal onderdeel van het planningsproces.
Gebouwd voor elk evenement, overal
Of uw evenement nu meerdere steden en dorpen beslaat, of uw locatie een gevarieerde evenementenkalender moet huisvesten, OnePlan is ontworpen om planning eenvoudiger, sneller en meer samenwerkingsgericht te maken. Van 's werelds grootste sportevenementen tot regionale tours, stadsfestivals en lokale markten: organisatoren besparen al tijd, verlagen kosten en verminderen risico's met ons platform.
Plan uw evenementen op meerdere locaties efficiënter, met maximaal 50 objecten per evenement in uw gratis abonnement.
