Como uno de los clubes fundadores de la Major League Soccer, el Columbus Crew tiene amplia experiencia en la organización de eventos a gran escala. Con sedes en el Lower.com Field y el histórico Crew Stadium de Columbus, Ohio, el equipo ofrece un variado calendario de eventos deportivos, musicales y comunitarios durante todo el año, desde partidos de la MLS y conciertos hasta carreras populares, reuniones religiosas y cenas de empresa.
Para gestionar esta variedad, los equipos de operaciones y experiencia del cliente de Crew necesitaban una forma de centralizar la planificación de eventos, mejorar la colaboración y ahorrar tiempo entre departamentos y socios. Encontraron esa solución en OnePlan.
“Buscábamos superar los problemas de los mapas obsoletos, la falta de colaboración y la dificultad de tener datos dispersos en demasiados lugares”, explica Michael Beirne, director de Experiencia del Cliente en Columbus Crew. “Con OnePlan“Lo hemos integrado todo en un solo sistema.”
Una única plataforma para todo tipo de eventos
El equipo utiliza su cuenta de equipo en OnePlan para planificar los espacios interiores y exteriores alrededor de los dos recintos, Lower.com Field y el histórico Crew Stadium. Para la planificación de interiores, se importan los planos existentes a OnePlanPara el recinto circundante, el equipo crea planos para la infraestructura temporal, las rutas de tráfico, el estacionamiento y la gestión de multitudes.
Desde la adopción OnePlanEl equipo ha creado más de 65 planes para eventos que abarcan una gama extraordinariamente amplia de eventos, entre los que se incluyen:
- Deportes: Partidos de la MLS en casa, partidos de las estrellas y de la Copa MLS, eventos internacionales de fútbol, partidos de fútbol universitario, campeonatos de fútbol y fútbol americano de secundaria, evento de automovilismo All Out War
- Conciertos y festivales de música: Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America y más
- Eventos de participación comunitaria: Evento de oración comunitaria, Subida de escaleras del 11S, evento de vacunación de la Sociedad Protectora de Animales, Carrera como una niña
- Eventos corporativos: Cenas sentadas y activaciones privadas
Mejor colaboración entre todas las partes interesadas
Desde el personal operativo hasta los socios externos, el proceso de planificación de Crew ahora conecta a múltiples grupos de interés en un espacio de trabajo compartido.
"Usamos OnePlan “Con miembros del equipo, contratistas, personal de primera respuesta, personal de operaciones y equipos internos”, dice Michael. “Cada uno puede aportar su granito de arena, ya sea en cuanto a personal, equipo o cambios en la distribución. Podemos crear un plan durante una reunión y mostrar a todos al instante en qué punto nos encontramos”.
Esta colaboración se extiende a socios clave como la policía, los bomberos y los equipos médicos, lo que garantiza claridad en la planificación de emergencias y la gestión de riesgos. Beirne destaca cómo la herramienta ayuda a identificar y corregir problemas en tiempo real; por ejemplo, comprobando las distancias a pie entre los recintos y los aparcamientos, o verificando las rutas de acceso seguras para vehículos y aficionados.
"Podemos planificar más rápido, colaborar mejor y tomar decisiones en la misma reunión. Es mucho más eficiente."
Michael Beirne
Director de Experiencia del Huésped, Equipo de Columbus
40% de ahorro de tiempo y operaciones más claras y seguras
Desde que dejaron de usar mapas estáticos y dibujos manuales, el equipo Columbus Crew ha logrado una reducción del 40% en el tiempo de planificación en comparación con sus métodos anteriores.
“Me ahorra tiempo en la planificación del lugar —una reducción de alrededor del 40% en total—”, explica Michael. “Podemos planificar más rápido, colaborar mejor y tomar decisiones en la misma reunión. Es mucho más eficiente”.
Para los equipos de eventos y operaciones del Crew, esa eficiencia se traduce directamente en mejores experiencias para los aficionados y el personal. El estacionamiento en los días de partido, los planes de personal e incluso los mapas de orientación para los nuevos empleados ahora se gestionan en OnePlan — lo que permite al equipo planificar cada detalle a escala real, con capas que pueden activar y desactivar según sea necesario.
“Me gusta poder ver la distribución real del edificio y combinarla de principio a fin con las carreteras, las rutas y la señalización”, añade Michael. “Nos permite ver con qué estamos trabajando realmente, todo en un mismo lugar”.
Planificando el futuro de los eventos en Columbus
Con una única fuente de información compartida para cada tipo de evento, los equipos de Experiencia del Cliente y Operaciones del Columbus Crew ahora planifican de forma más colaborativa y segura que nunca.
Ya sea un partido de la MLS con entradas agotadas, un festival comunitario o un concierto en el estadio, todos los eventos en Lower.com Field y el histórico Crew Stadium ahora comienzan de la misma manera: con un plan claro y colaborativo. OnePlan.
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