North Texas Tribute Jam es un festival musical anual para recaudar fondos organizado por la ciudad de Lewisville, en beneficio del programa Bedtime Rescue de Cloud 9 Charities, que brinda alojamiento de emergencia a familias en crisis. El evento atrae a más de 2,000 asistentes para disfrutar de 10 horas de música ininterrumpida de 9 bandas tributo en 2 escenarios.
Cloud 9 Charities lideró la iniciativa, en asociación con Daren Watkins, gerente de eventos de la ciudad de Lewisville. Fue un evento que requirió una planificación precisa y fue organizado sin problemas por la organizadora del evento, Evelin Costa, quien dirigió las operaciones en el lugar, la gestión de artistas, el marketing y más. Ella utilizó OnePlan para agilizar la logística y mejorar la eficiencia para ella y un equipo dedicado.
“Organizar un evento tan ambicioso como el North Texas Tribute Jam no fue tarea fácil. Fue un día lleno de emoción y la planificación requirió precisión y trabajo en equipo”, afirma Evelin.
“Como organizador, sabía que para llevar a cabo un evento de esta escala era necesario planificarlo cuidadosamente y contar con las herramientas adecuadas. OnePlan“El software de hizo una gran diferencia, ayudándonos a estar al tanto de todas las partes móviles y a garantizar que se tuvieran en cuenta todos los detalles”, agrega.
Buen funcionamiento con proveedores, patrocinadores y voluntarios.
OnePlan fue la solución elegida por Evelin para planificar y ejecutar el festival: “Las herramientas de mapeo del sitio nos permitieron diseñar el diseño con facilidad, agregando todas nuestras necesidades de escenario, AV y producción administradas por CK Productions, así como ubicar puestos de vendedores, camiones de comida, área VIP y dos áreas de actuación estratégicamente para crear un flujo perfecto para los asistentes ".
Para atender a los más de 2,000 asistentes, el North Texas Tribute Jam contó con 30 vendedores, 4 camiones de comida, 13 patrocinadores y 130 voluntarios. «El día del evento, todo transcurrió sin problemas», comenta Evelin. «Los vendedores recibieron instrucciones claras y la presencia de un coordinador en el lugar garantizó que cualquier problema de última hora se resolviera rápidamente».
Con tantas partes móviles para coordinar, Evelin está agradecida por el importante ahorro de tiempo y la planificación eficiente que OnePlan Ella estima que esto le permitió a su equipo ahorrar casi 15 días, o 3 semanas laborales, además de ahorros en costos.
"Utilizando OnePlan “Nos ahorramos al menos 110 horas de trabajo”, afirma. “Si se hubiera hecho manualmente, la planificación habría sido mucho más costosa, habría necesitado contratar personal adicional que no podíamos permitirnos y habría llevado más tiempo”.
Colaboración más sencilla con el Ayuntamiento
Un factor clave en el éxito del evento fue la forma en que Evelin utilizó OnePlan Para agilizar el proceso de planificación y aprobación con el ciudad de lewisvilleElla dice: “Como organización benéfica, Cloud 9 dependía de voluntarios, incluida yo misma, que contribuían al menos 3 horas diarias durante 5 meses junto con otros miembros de la junta. Tuvimos solo 2 semanas para completarlo y enviarlo al Ayuntamiento, donde OnePlan “Realmente hizo una diferencia.”
Esta colaboración del ayuntamiento involucró a varios departamentos de la ciudad de Lewisville para garantizar que todos los participantes del evento usaran el mismo plan en vivo. Esta colaboración con los equipos del gobierno local en OnePlan trajo beneficios adicionales para todos, incluido un proceso de aprobación más rápido.
Evelin dice: “Trabajar con el Departamento de Salud y Seguridad de la Ciudad de Lewisville fue mucho más sencillo gracias a OnePlanPoder compartir planes detallados para los bloqueos de carreteras, el control de multitudes y la gestión del tráfico nos permitió obtener las aprobaciones necesarias rápidamente y sin dolores de cabeza. Y el Departamento de Bomberos y Policía tenía una versión impresa del OnePlan ¡mapa!"
El enorme ahorro de tiempo que Evelin logró significa que pudo dedicarse mucho más tiempo al aspecto creativo del North Texas Tribute Jam. Ella dice: “Solo tuvimos cinco meses para planificar y ejecutar todo. ¡SÍ! OnePlan “¡Llegó al rescate y nos dejó mucho tiempo libre para dedicarnos a promocionar nuestro nuevo y emocionante evento!”
Esto fue muy importante porque el evento no se trataba solo de buena música, sino de contribuir con la comunidad. Las ganancias se destinaron al programa Bedtime Rescue de Cloud 9 Charities, que ayuda a al menos 30 familias en crisis cada mes al garantizarles alojamiento de emergencia.
"Trabajar con el Departamento de Salud y Seguridad de la Ciudad de Lewisville fue mucho más sencillo gracias a OnePlanPoder compartir planes detallados nos permitió obtener las aprobaciones necesarias rápidamente y sin dolores de cabeza"
Evelin Costa
Organizador de eventos, North Texas Tribute Jam
Reducir el estrés de planificar eventos
La comunidad se unió de una manera genial, con una multitud vibrante en el North Texas Tribute Jam disfrutando de la música de los años 80 y 90, incluido el cabeza de cartel 1999, The Legacy of Prince, y Dreams Unwind, A True Stevie Nicks Experience.
Las activaciones de patrocinadores se planificaron en OnePlan, incluidos seis exhibidores de automóviles Ford de Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's, que ofrece una experiencia de selfies de 360 grados, y Prime Controls, con una cabina de fotos interactiva. Había 30 vendedores en el mercado que mostraban su talento, mientras que 4 camiones de comida servían de todo, desde la clásica barbacoa de Texas hasta pasteles de embudo y creaciones culinarias únicas de ElCucuy Burritos.
“Fue increíble ver cómo meses de planificación se concretaban de una manera tan positiva”, añade Evelin.
“Para cualquiera que esté planeando un gran evento, no puedo enfatizar lo suficiente cuánto puede ayudar tener las herramientas adecuadas”, continúa Evelin. “Usar OnePlan “Nos ahorró cientos de horas, redujo el estrés y nos permitió concentrarnos en los aspectos creativos y divertidos del evento”.
“Si estás organizando algo similar, espero que el North Texas Tribute Jam te inspire a dar el salto y crear algo inolvidable y sorprendente”.
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