El Jockey Club es la organización de carreras de caballos más grande del Reino Unido y posee 15 hipódromos famosos, incluidos Cheltenham, Newmarket, Aintree, sede del Grand National, y Epsom Derby, sede del Derby.
Los equipos de eventos y operaciones del hipódromo de Epsom Downs utilizan OnePlan planificar múltiples eventos a lo largo del año y ahora está en modo de planificación para el Betfred Derby Festival 2025.
El Derby es uno de los grandes eventos deportivos nacionales de Gran Bretaña, que atrae a más de 100,000 personas a Epsom Downs para el evento de dos días, y millones más lo ven por televisión en todo el mundo. Hablamos con Heidi Truman, Abby Pettit y Hannah Carter para saber cómo planifican festivales de carreras a gran escala de manera más eficiente gracias a OnePlanSoftware de planificación de sitios para eventos de.
De semanas de planificación a solo días
El Betfred Derby Festival 2025 es el evento cumbre que se celebrará en Epsom Downs el próximo año. Un evento de esta magnitud requiere una plataforma de planificación visual precisa y fácil de usar que garantice que todos los equipos trabajen con una única fuente de información fiable. «Antes planificábamos los eventos con imágenes y capturas de pantalla que insertábamos en PowerPoint y a las que añadíamos líneas rojas y blancas. Tomábamos fotos aéreas del año anterior y luego superponíamos la información. Era muy básico», comenta Abby, gestora de eventos del Jockey Club.
“Nunca sabríamos la escala real del sitio y solo haríamos conjeturas sobre las medidas. Llevaría semanas, incluso meses, hacerlo de esa manera”, continúa.
El Derby de Epsom se celebra en junio de cada año y la planificación comienza en septiembre para el evento del año siguiente. La directora de eventos, Hannah Carter, dice OnePlan ha transformado la forma en que su equipo ahora planifica el evento: “Esa antigua forma requería semanas y semanas de planificación para intentar unirlo todo, enviándolo de un lado a otro, introduciendo cambios y teniendo que empezar de nuevo.
"En OnePlan Es muy fácil para nuestro equipo realizar cambios. Ahora podemos crear un plan para el evento en tan solo unos días con OnePlan y realizar actualizaciones continuas a medida que avanza la planificación”, dice. En comparación con las semanas o meses anteriores que podía llevar, ese es un ahorro de tiempo significativo que el Jockey Club obtiene al utilizar OnePlan.
Un plan maestro en vivo para 6,000 contratistas
Un elemento clave en el proceso de planificación es la colaboración, tanto interna como externa, para garantizar que todos estén en la misma sintonía. El equipo de eventos comparte su plan con otros equipos operativos del Jockey Club para obtener comentarios, antes de compartirlo con los contratistas para garantizar que se respete la precisión del plan para la construcción del evento.
Heidi Truman, directora de proyectos del Jockey Club, dice que es importante que los contratistas vean el plan en vivo para ayudar a planificar la construcción: “Entre la construcción, el evento en vivo y el desmontaje, tenemos alrededor de 6,000 personas de 80 contratistas trabajando en el Derby. OnePlan “Reduce nuestros riesgos al saber que todos los contratistas trabajan según el mismo plan”.
“Es un plan maestro único y vivo: lo tratamos como el evangelio de la verdad”, añade.
Abby continúa: “Compartir el enlace de solo lectura de nuestro plan es una excelente manera de que los contratistas y proveedores puedan acceder a él. Podemos comunicarnos con ellos, repasar los cambios del año anterior y asegurarnos de que se incluyan en sus cronogramas de construcción detallados”.
Trazar zonas, miles de objetos y obtener aprobación
El plan del Jockey Club para el Betfred Derby Festival 2025 es increíblemente completo, con más de 1,200 objetos colocados en OnePlanEn el futuro, podrán usar la función Carpetas para categorizar y administrar estos objetos por zonas en su recinto. El equipo de eventos diferencia cada zona del mapa con diferentes colores, lo que luego los ayuda a planificar áreas específicas dentro de ellas, como Tattenham Enclosure, Lonsdale Enclosure y Derby Family Festival.
Hannah dice: “Las zonas son realmente útiles para planificar la seguridad y la salud y la protección, ya que tenemos más de 100,000 personas en el lugar dentro de los recintos y en The Hill. Ayuda a los equipos de seguridad a entender dónde están ubicados y el alcance de cada zona, y nos ayuda a definir lo que necesitamos en cada área. Asegurarnos de que St John's Ambulance tenga una cabina de bienestar para el personal, energía y baños, por ejemplo. Los equipos de seguridad y salud y protección pueden decir si algo no se ve bien en el plan y pueden aprobarlo”.
El equipo puede "ocultar" fácilmente los datos de su plan según con quién compartan el enlace de solo lectura. Abby explica: "Básicamente, hay dos versiones diferentes del plan: el plan de construcción para indicar a los contratistas dónde ir, entregar, dejar, etc., y el plan de eventos en vivo, que se centra principalmente en las rutas peatonales, los planos de puntos, las estructuras temporales, las entradas y salidas, la marca y la señalización, y más. Intentamos superponerlo todo en un solo plan".
Esto incluye una gran cantidad de cámaras de CCTV, baños, barreras, generadores, altavoces y más, todos ubicados con precisión en el plano.
Optimización de planes para eventos futuros
Al planificar múltiples eventos en OnePlanEl equipo puede optimizar sus planes año tras año. Hannah afirma: «Ya nos hace más eficientes como equipo y seguimos aprendiendo para maximizar su potencial».
Recibimos retroalimentación de nuestros equipos internos y externos, lo que nos ayuda a considerar qué necesitamos cambiar para la próxima edición. Para el Derby, recibimos retroalimentación después del evento de 2024, como la cantidad de gente que había en los baños, y eso se incluye en nuestra planificación para el evento de 2025.
Heidi añade: “Un paso importante después del evento es registrar los datos reales y compararlos con el plan, para que podamos optimizar cada vez”.
Fuera de los días de carrera, el Jockey Club utiliza OnePlan para planificar otros eventos, incluida la pista de hielo navideña "Epsom on Ice". Heidi y el equipo pueden planificar con precisión, escalando la pista hasta un perímetro determinado y luego calculando qué más puede caber en el espacio para que las familias disfruten.
“Ahora podemos trazar el recorrido del cliente a través de todo el espacio, incluido dónde colocar los vendedores de alimentos y bebidas. Si nuestros proveedores tienen archivos CAD, podemos cargarlos en OnePlan “Para que todo esté en orden y sea preciso”, afirma.
La construcción de la pista de hielo 'Epsom on Ice' está en marcha
“Y ayuda a colocar la señalización alrededor del estacionamiento. La pista estará aquí durante más de un mes y algunas noches también celebraremos fiestas navideñas, lo que significa que debemos activar diferentes señalizaciones y compartirlas con nuestros equipos de gestión del tráfico. Podemos hacer todo eso en OnePlan, y planificar las diferentes configuraciones necesarias durante todo el período”.
En todos sus eventos y con planes ya en marcha para el Betfred Derby Festival 2025, el equipo del Jockey Club se beneficia de OnePlan Proporcionar una única fuente de información para sus eventos, con la que puedan garantizar que las partes interesadas internas y externas estén alineadas. Como dice Abby: “OnePlan “Se ha convertido en nuestra biblia sobre cómo avanzamos cada año”.
Para explorar cómo OnePlan Puede mejorar la planificación y gestión de sus eventos; pruébelo ahora de forma gratuita o reserve una demostración con nuestro equipo.